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PROCESOS
DOCENTE: LIC. ADM. LADY D.. ARVALO ALVA
CONCEPTO
Procedimiento: Es una sucesin cronolgica y
secuencial
de
operaciones.
Mediante
procedimientos se cumplen las tareas que se
llevan a cabo en una organizacin.
Procedimiento: Que es un conjunto de
operaciones relacionadas entre s y ejecutadas
en base a determinado mtodo.
Estructura y
Procedimientos
Estructura y procedimientos administrativos son elementos
estrechamente interrelacionados.
Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mnimos a
partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de
la organizacin (funciones y relaciones) como el aspecto
operativos (sistemas administrativos).
Los procedimientos administrativos transitan, a travs de las
estructuras. Por eso cualquier modificacin en los aspectos
estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y
viceversa.
Estructura y
Procedimientos
Un conjunto de procedimientos afines conforman una
actividad y actividades afines constituyen una funcin.
Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su
cumplimiento conforman un rgano.
Los rganos y sus relaciones formales constituyen la
estructura formal. Las estructura junto con los sistemas
administrativos componen la organizacin formal.
SISTEMAS DE GRAFICACIN
DE CURSOGRAMAS
No existe universalidad de criterios respecto a
los sistemas de graficacin y existe gran
diversidad de lenguajes.
Todos los sistemas tienen: smbolos y un
conjunto de reglas. El smbolo es el elemento
o figura que sirve para representar los hechos
que suceden en los procedimientos.
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Cdigo ASME
Cinco operaciones:
Operacin
Transporte o traslado
Inspeccin o control
Demora o espera
Almacenamiento o archivo.
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Cdigo ASME
Ventajas:
Desventajas:
Cdigo ASME
Smbolos
OPERACIN
Simboliza toda accin de creacin, cambio o adicin
de algn elemento en el proceso
TRANSPORTE o TRASLADO
Simboliza el movimiento de un punto a otro.
CONTROL o INSPECCIN
Simboliza el cotejo o la verificacin contra un criterio
determinado
DEMORA o ESPERA
Simboliza las detenciones transitorias del proceso
durante las cuales no se realiza operacin alguna.
ARCHIVO o ALMACENAMIENTO
Simboliza el archivo de portadores de informacin o el
almacenamiento de objetos.
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Cdigo ASME
Reglas de diagramacin:
Presenta cinco columnas, una para cada operacin. Los cdigos se
relacionan mediante lneas.
Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si desviaciones.
Describir cada paso: breve en columna descripcin.
Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.
Seleccionar el smbolo: se relacionan entre s a travs de lneas rectas.
Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras y archivos, y
tambin tiempos y distancias establecidas.
Cdigo ASA
La American Standard Asociation (ASA), smbolos estandar para
la descripcin y anlisis de problemas de procesamiento de
informacin.
Resalta la importancia de la informacin dentro de los procesos
administrativos.
Con la informacin se pueden hacer cinco operaciones:
Registrar: anotar un dato en un portador de informacin;
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Cdigo ASA
Smbolos
REGISTRACIN
Grabacin de informacin en un portador
COMUNICACIN
Indica la direccin del flujo de operaciones, tanto transferencia
CONTROL
Seleccin de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir
COMPUTO
Obtencin de un nuevo conocimiento a partir de informacin conocida
ARCHIVO
Acumulacin centralizada de datos, ordenados de acuerdo a
determinado criterio de clasificacin.
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Cdigo ASA
Smbolos referidos a los portadores de informacin
FORMULARIO
Todo portador de informacin sea en papel o cartulina.
Donde se registran datos en forma manual, mecnica o
elctrica.
LISTADO o INFORME
Listados producto del procesamiento electrnico de datos y
los informes producto de elaboraciones humanas.
PROCESO PREDEFINIDO
Se realizan operaciones cuya secuencia se defini anteriormente.
(
Cdigo ASA
Reglas de diagramacin:
Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, ponindose en el
encabezamiento nombre de unidad o puesto.
Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo.
No se representan hechos fsicos, sino operaciones con la informacin.
El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a derecha y de
arriba hacia abajo. No lneas quebradas ni diagonales.
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Cdigo ASA
Reglas de diagramacin:
Cuando se cruzan dos lneas de comunicacin, una de ellas debe
formar un codo.
1
Nombre,
apellido
domicilio
Cdigo ASA
Reglas de diagramacin:
TODO
F 32/0/1
Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez,
luego se indica sobre la lnea de comunicacin, el cdigo del formulario
y las copias que circulan por la lnea del flujo.
F 23
RECIBO
01
01
Cdigo ASA
Reglas de diagramacin:
Destruccin de un formulario.
Cul es el monto?
Precio Total
Precio unitario x
cantidad
Rutina 3
Deudores
alfabtico
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Cdigo IRAM
grfica
de
los
procedimientos
administrativos
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Cdigo IRAM
Smbolos
OPERACIN
Toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de
informacin o decisin. (cuando no se puede utilizar otro).
CONTROL
Verificacin: cotejo entre comprobantes o registros, constatacin,
comprobacin, control de clculos, de integridad de datos, etc.
DEMORA
Detencin transitoria del procedimiento en espera de un
acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.
ARCHIVO TRANSITORIO
Almacenamiento sistemtico en forma temporaria, de elementos
de portadores informacin (formulario y archivos magnticos).
Debe existir un criterio de ordenamiento.
ARCHIVO DEFINITIVO
Almacenamiento sistemtico en forma permanente de elementos
portadores de informacin.
DESTRUCCIN
Eliminacin de la informacin, ya sea que se destruya o no
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el elemento portador de la misma.
Cdigo IRAM
Smbolos
ALTERNATIVA
Frente a una consulta, pueden originarse
distintos cursos de accin.
FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE
INFORMACIN
Elemento portador de informacin que se traslada a trves
de las reas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas,
soporte magnticos (diskettes, CD,etc).
PROCESO NO REPRESENTADO
Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa
representar.
TRASLADO
Desplazamiento fsico del elemento portador de informacin.
La flecha indica el sentido de la circulacin.
TOMA DE INFORMACIN
Desplazamiento de la informacin, sin desplazamiento fsico de los
elementos que intervienen en el procedimiento.
La "toma de informacin" significa la incorporacin de datos al
procedimiento que se extraen de archivos o listados.
CONECTOR
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Nexo entre procedimientos o procesos.
Cdigo IRAM
Reglas de diagramacin:
Orientacin del diseo: sentido descendente y de izquierda a derecha.
Ubicacin de los smbolos: multicolumnar, cada columna una unidad
funcional.
Traslado de Informacin o comunicaciones: lneas rectas continuas, el
sentido con una flecha. Punto de encuentro de lneas puentes. Entrada de
lneas por parte superior o lateral del smbolo, salida por parte inferior o lateral.
Ubicacin de los smbolos: posicin inicial, media o final.
Generacin de informacin impresa: emisin de documentos e informes:
smbolo operacin a continuacin de smbolo de formulario.
Etc.
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Manual de Procedimientos
Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en
forma cronolgica y secuencial para realizar una tarea.
Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los rganos y
puestos que intervienen y los portadores de informacin que se utilizan.
Ventajas:
normatizan y estandarizan la ejecucin,
facilitan la toma de decisiones programadas,
capacitan al nuevo personal,
elementos de consulta en caso de duda,
jefes no participan en decisiones programadas.
Desventajas:
enlentecen el trabajo,
difcil mantenimiento actualizado,
pueden limitar la iniciativa del personal.
Recomendable. Tamao, rotacin del personal.
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Manual de Procedimientos
El manual debe contener una relacin ordenada y sistematizada de
los procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos
principales y procedimientos accesorios.
Contenido:
IDENTIFICACIN: nombre del rgano, nombre del procedimiento,
nmero y/o cdigo del procedimiento, fecha de elaboracin, fecha
de vigencia.
OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qu se
desarrolla.
TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en
orden cronolgico, en qu consiste cada operacin, y quien debe
ejecutarla, cmo, cuando y dnde.
PORTADORES DE INFORMACIN: dibujo de un ejemplar del
portador y las instrucciones del mtodo de llenado.
CURSOGRAMA.
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Procesos
CONCEPTO
1.
Conjunto
de
actividades
mutuamente
relacionadas o que interactan, las cuales
transforman
entradas
en
salidas
(ISO
9000:2000).
2.
Conjunto
de
actividades
mutuamente
relacionadas o que interactan, que tienen el
propsito de agregar valor a los inputs (elementos
de entrada), transformndolos en un grupo de
outputs (elementos de salida; resultados) valiosos para
un cliente.
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Procesos
Las organizaciones tradicionales se gestionan por
funciones
Las concepciones administrativas modernas indican
que la eficacia aumenta cuando se identifican los
procesos
Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la
adopcin del enfoque basado en procesos
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Orientacin a procesos
Gerencia General
Direccin
Gerencia
Produccin
Comercial
Proceso Comercial
Adm. y Fin.
Departamentos
Compras
Fabricacin
Ensamblado
Envasado
Calidad
Ventas
Mking
Proceso de Produccin
Interior
Contabilidad
Finanzas
Montevideo
Seccin
Mapa de Procesos
Proceso 1
Sub-proceso 1.1
Actividad 1.1.1
Tarea 1.1.1.1
Tarea 1.1.1.2
rea 1.1.1.n
Actividad 1.1.n
Sub-proceso 1.n
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PERMITE
Optimizacin de los procesos
Simplificacin de los procesos
Mejora continua de los procesos
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LA MEJORA CONTINUA DE
PROCESOS ES...
Un proceso sistemtico y continuo para conseguir
el mejor producto (bien o servicio) en opinin de
los clientes y con el mnimo costo de recursos.
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MEJORA CONTINUA DE
PROCESOS
PAUTAS A SEGUIR:
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DOCUMENTACIN DE LOS
PROCESOS
AYUDA A:
Identificar y comunicar las caractersticas de los procesos.
Formar al personal.
Compartir conocimiento y experiencia.
Efectuar la medicin de los procesos.
Llevar a cabo auditoras.
Analizar, revisar y mejorar los procesos.
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DIAGRAMA DE FLUJO
Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa, observando la totalidad
de las actividades del proceso desde la ptica del cliente, con independencia de los lmites
funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo
PERMITE:
Ver un proceso o parte de l
Detectar cuellos de botella
Detectar ausencia o duplicacin de controles
Racionalizar la documentacin
Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor
Determinar la secuencia de los procesos de realizacin
Facilitar la elaboracin de la documentacin
Otros.
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Ejemplos de Software de
Procedimientos y Procesos
WIZSPRO: es una herramienta de documentacin de informacin
empresarial en lnea, especialmente desarrollada para disear y
documentar procesos de negocios, en forma lgica,
estructurada, y secuencial.
Utilidades:
Graficacin automtica de procesos (Flow Charts).
Descripcin resumida de tareas y acceso a documentacin
ampliada.
Designacin de responsables de tareas y tiempos de ejecucin.
Simulacin automtica de procesos.
Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.
http://www.wizspro.com/
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EJEMPLOS DE SOFTWARE DE
PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS
MetoCube: Es un sistema de documentacin de Procesos, que
permite describir los mismos en un formato , uniforme y fcilmente
actualizable
Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base) dentro
de otro proceso (proceso padre).
Ejemplo:
Proceso padre: Recursos Humanos
Subproceso: Seleccin de personal
http://www.nevant.com/en/metocube.php
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