Setor de Compras

Buscar o melhor custo dentre opes reais

O Problema

Falta de disciplina das pessoas no cumprimento dos

procedimentos.
Ocorrem diverso atropelos e a rea de compras
apenas tiradora de pedidos, de forma que o
comprador est freqentemente vendido no
processo.
Ocorrem
compras
emergenciais
em
grande
proporo.
Compradores investem expressivo tempo em
cotaes antecipadas, que depois so abortadas.
Ainda compramos servios avulsos, ao invs de
consolidarmos um contrato mais abrangente.

Sienge - Suprimentos

O mdulo Suprimentos do Sienge permite que

voc gerencie de forma simples os fluxos de
compras,
estocagem,
distribuio
de
materiais e a contratao ou prestao de
servios. Para agilizar os processos, o mdulo
trabalha de forma integrada com o Financeiro
e confrontando sempre com os valores e
quantidades orados.

Formalizao de contratos
Os contratos de prestao de servios e/ou
fornecimento de materiais, somente sero assinados
pela diretoria aps aval e carimbo dos responsveis pela
consultoria jurdica. Da formalizao dos contratos,
encaminhar para empresa que fornece consultoria para
Soma urbanismo, o objeto do servio junto ao escopo,
prazo de execuo e pagamento, dados do contratante
e contratada para a elaborao do contrato estruturado
o bastante para prevenir a empresa de aes externas.
Logo criar cadastro de contrato via sienge, junto com
previses financeiras, e anexar contrato ao cadastro e
arquivar em sua devida pasta.

Compras extras sienge:

O sienge controla compras somente

destinadas obra de loteamentos, para
compras de insumos ou servios no
destinados ao mesmo, alimentar planilha em
Excel conforme modelo, com finalidade de
controlar datas de vencimentos, criar PRVs
que so previses financeiras para estimar
gastos.

Compras extras sienge:

Atividades do Setor de Compras.

Analisar novos empreendimentos e sua

localidade
certificando
que
temos
fornecedores cadastrados para o fornecimento
de materiais e insumos. Caso contrario,
alimentar
planilha
conforme
modelo,
confirmando que temos fornecedores que
possam
nos
atender
diante
nossas
necessidades e exigncias.

Atividades do Setor de Compras.

Atividades do Setor de Compras.

-Manter fornecedores alternativos que possam

ser acionados caso ocorram imprevistos na
entrega, visando reduo de tempo de
resposta
para
eventuais
problemas
relacionados ao fornecimento de seus prprios
servios.

-Acompanhar relatrio de necessidade de

compra via sienge, fazendo cotaes dos
insumos
necessrios
para
o
perodo
analisando prioridade de acordo com sua
logstica e disponibilidade (prazo de entrega).

Negociaes:

Por intuito de evitar o prolongamento das

negociaes com os fornecedores, estipular e
informar o fornecedor que temos um prazo de
3
(trs)
dias,
para
propostas
e
contrapropostas, ao finalizar as 72 horas o
fornecedor que tiver o menor preo vence a
cotao.
Informar ao fornecedor o prazo de pagamento
da empresa, sendo este do 16 ao ultimo dia
do ms.
Exigir o numero do pedido de compra gerado
pelo sienge e o local de entrega na nota fiscal.
procurar empresas que trabalham com boleto

Relao do Setor de Compra com os

outros setores da empresa.

Obra:

Analisar periodicamente as solicitaes de

compra vinda da obra, para melhor atender a
demanda e evitar o esquecimento.
Enviar ao almoxarifado os pedidos de compra
assim que realizados, para assegurarmos o
recebimento
de
somente
aquilo
que
compramos
e
nas
especificaes
e
quantidades do pedido.
Cobrar semanalmente o consumo de insumos
de cada obra, realizada pelo tcnico via
sienge, para o controle de movimentaes de
estoque.

Financeiro:

Encaminhar Nota fiscal para o setor financeiro com prazo

suficiente para a mesma ser lanada em no mnimo de dez
dias.
Acompanhar relatrio de contas a pagar para auxilio de
vencimento de notas fiscais, evidenciando previso de pedido
de compra e previso de contrato, corrigindo as previses
caso necessrias, acertando valores e vencimentos.
Compras de valores acima de R$ 2.000,00 comunicar o setor
antes de fechar negociaes, procurando estabelecer o fluxo
de caixa da empresa, para poder saber o quanto podemos
pagar.
Controlar Notas fiscais enviadas para o setor financeiro via
excel conforme modelo, evitando que a mesma nf seja
enviada mais de uma vez para o setor, que por sua vez pode
duplicar o pagamento.

Financeiro:

Aprovao:

Negociaes
referentes
a
servios
topogrficos devem ser encaminhadas ao
setor de compras aps a solicitao feita ao
prestador, assim o setor negocia valores e
prazos e controla da devida forma utilizando o
sienge.
Acompanhar evoluo de contratos referente
aprovao de loteamentos, junto ao setor,
no qual que informa o andamento e autoriza
pagamentos.

Estoque

O estoque ser controlado com a ferramenta

do sienge, no modulo suprimentos. Todo
material comprado, ao ser lanado a nota
fiscal
de
compra
no
sistema,
ser
contabilizado como entrada de insumo no
estoque e sair quando a obra contabilizar o
consumo.

Organizao da Armazenagem:

Local deve estar limpo

Isolado de Agentes fsicos e qumicos, que
possam prejudicar os produtos armazenados.
Proteger os Materiais do Calor Excessivo e luz
do sol
Os materiais no podem ter contato direto
com o cho
Isolado de locais onde se conservem ou
consumam alimentos, bebidas, medicamentos
e etc.
Evitar o acesso de pessoas no autorizadas.
Os materiais devem estar organizados por
grupo

Recebimento de Mercadorias:

Analisar a documentao recebida, verificando se a

compra est autorizada;
Controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no
Manifesto de Transporte com os volumes a serem
efetivamente recebidos;
Proceder a conferncia visual, verificando as
condies de embalagem quanto a possveis avarias
na carga transportada e, se for o caso, apontando as
ressalvas de praxe nos respectivos documentos;
Proceder a conferncia quantitativa e qualitativa dos
materiais recebidos;
Liberar o material para estoque no almoxarifado;

Deveres do responsvel

Promover o manuseio seguro dos produtos, atuando

da entrada e sada destes do armazm;
Manter uma rea de circulao. Esta deve, pelo
menos, ter um corredor central orientado para a
porta
principal
do
armazm,
e
corredores
secundrios, separando as diversas reas;
Manter um afastamento de, entre 30 e 50 cm, entre
as paredes laterais e as pilhas de produtos (alm de
funcionar como rea de ventilao, permite localizar
e identificar vazamentos);
Manter os rtulos existentes nas embalagens
sempre voltados para o lado de fora da pilha (fcil
identificao);

Avaliao de Fornecedores

A avaliao de fornecedores deve obedecer

aos seguintes parmetros:
Quantidade entregue.
Avarias.
Prazo.
Local de Entrega.
Essas Atividades devem ser feitas em
conjunto entre setor de compras e
almoxarifado.