Organizacin de Eventos

Giovanna Filiziu

Robin Laight
Estrategias de Prensa y Comunicacin
J. E. Uriburu 115, Piso 6, Estudio M
C1027AAC Buenos Aires, Argentina
Tel. (54-11) 4953-8717
robin@robinlaight.com.ar
www.robinlaight.com.ar

Evento:

Todo acontecimiento previamente organizado que rene a un determinado

nmero de personas en tiempo y lugar pre-establecidos, que desarrollarn y
compartirn una serie de actividades afines a un mismo objetivo para estmulo
del comercio, la industria, el intercambio social y la cultura general.
El evento es en la actualidad un medio de comunicacin

Los eventos pueden clasificarse segn:

Quien convoca: Ya sea una entidad pblica o privada,
El carcter: Abierto a todos los que quieran asistir o por invitacin
La forma de acceso: podrn ser gratuitos, arancelados, o por invitacin del
anfitrin, invitacin por trayectoria.
El pblico: Pblico interno, pblico externo
El objeto: Es el propsito que gua la organizacin del evento, lo que le
proporcionar el carcter que lo identificar.
La procedencia de los participantes: Local, cuando provienen de la misma
ciudad, regional, nacional o internacional.

Clasificacin

CULTURALES, EDUCATIVOS, FORMATIVOS

> Colacin de Grado
> Actos Acadmicos
> Homenajes y Conmemoraciones
> Entrega de Premios
> Descubrimiento de Placa.
> Vernissage
> Conferencias
> Seminarios
> Congresos

Robin Laight, Estrategias de Prensa y Comunicacin

Clasificacin

ARTSTICOS > espectculos de

> Teatro
> Mimo
> Danza
> Coros
> Presentacin de libros, CD, Videos
> Festivales
> Concursos de Arte, danza, Msica, Cine
> Conciertos

Robin Laight, Estrategias de Prensa y Comunicacin

Clasificacin

COMERCIALES Y EMPRESARIALES
> Desfiles de Moda

> Inauguraciones
> Lanzamientos de Productos
> Showrooms
> Congresos
> Ferias y Exposiciones
> Jornadas
> Workshops
> Degustaciones
> Desayunos de Trabajo
> Promociones
> Aniversarios
> Fiestas de Fin de Ao
> Visitas a Planta Viajes de Incentivo

Clasificacin

SOCIALES
> Aniversarios
> Bodas
> Bautismo
> Festejos
> Reuniones Amistosas y/o Familiares
> Graduaciones
> Despedidas
> Inauguracin de una casa /Country
> Cumpleaos

Clasificacin

DEPORTIVOS
> Campeonatos
> Clnicas
> Concursos
> Olimpiadas
> Marathon

POTICOS
> Campaa Proselitistas - Concentraciones Manifestaciones Callejeras - Desfiles

Agrupaciones Tipos de eventos

Mesa Redonda
Foro
Panel
Seminarios
Jornadas
Reuniones de Trabajo o Workshop
Simposio
Banquetes, Desayunos de trabajo
Debates
Conferencias
Exposiciones y Ferias
Mega eventos
Lanzamientos
Descubrimiento de placa
Vernissage
Desfile de moda:

Caractersticas que debe tener un evento

Tema >
El tema a tratarse o desarrollarse debe ser comn a todos los
participantes, no importando el rol o la jerarqua dentro del encuentro.
Planificacin
Requiere establecer pautas, normas, reglamentos, horarios, locacin,
objetivos a cumplir, etc.
Fin determinado
En cuanto a un fin determinado es en funcin de cualquier tipo de
encuentro/reunin, por ms informal y sencilla que sea, debe tener un
objetivo a cumplirse, en relacin a las necesidades de sus
participantes.

Etapas del organizador

4 Etapas que el profesional debe ejecutar.

1- La concepcin de la idea, el concepto. (la creacin).
2- El anlisis de la VIABILIDAD de esa idea o del proyecto en su
conjunto. Es decir, llevarlo a cabo en si totalidad.
3- La materializacin de la idea/concepto. El da del evento.
4- La evaluacin profesional posterior.

Etapas que el profesional debe ejecutar.

1- La IDEA
Interpretar, comprender el BRIEF del cliente.
Confirmar o rectificar este documento interno. Evitar dudas !
Proponerse en el anlisis el mayor vuelo creativopera luego bajarlo a
tierra.
No desviarse NUNCA de los objetivos de comunicacin del cliente.
2- VIABILIDAD
Tiempo de preparacin - El tipo de evento
Los recursos humanos - Recursos tecnolgicos
Locacin apropiada - El programa
Eleccin de los proveedores

Etapas que el profesional debe ejecutar

3-CONCRECION DE LA IDEA
La materializacin. El DA D - Un acontecimiento NICO
Un momento de NOTORIEDAD - Es ese DA n otro
El organizador es principal ejecutor, Coordinador y Responsable. NO
pasar inadvertida su actuacin profesional.
La actividad nos brinda la posibilidad de tener logros, alegras y el
deber cumplido tambin, sinsabores, comentarios negativos etc.
Por supuesto, que hay muchos factores que inciden directa o
indirectamente para lograr un resultado positivo o negativo de la
actividad, pero debemos ser concientes que muchos de esos factores
son controlables y de dominio del organizador.

Etapas que el profesional debe ejecutar

Esto depender de su formacin, sentido comn, experiencia y

conocimiento.
La personalidad del organizador, No es un dato menor. Pondr en prctica
sus cualidades, caractersticas personales y profesionales.

Su capacidad de comunicacin
Un pensamiento totalizador
Su autodominio
Autocontrol
Capacidad de reaccin, etc

Etapas que el profesional debe ejecutar

EVALUACIN POSTERIOR

A > Cliente
El cliente nos ha elegido y est expectante. Es el responsable de su
eleccin y nosotros responsables en brindarle el servicio que espera
recibir. Intercambio.
Expectativas Ansiedades Pre-ocupacin Tensiones lgicas, etc
B >Organizador
Siente la mirada del cliente en toda nuestra etapa, pre-produccin, el da
D y los siguientes.
El organizador articula > Cliente Proveedores y Equipo propio (RRHH).
Podemos pasar desde el halago hasta el deseo de perfeccionar lo que
no es posible, cuando uno edita el evento realizado.

PLANTEO DE OBJETIVOS

Una buena organizacin requiere que los objetivos sean definidos con
precisin, y que sean bien concretos, es decir que puedan realizarse
adems de medirse en calidad o en cantidad. Precisamente, el evento
es un hecho, algo que sucede, que existe, que se materializa, y no una
mera idea.
Por ello la determinacin de los objetivos que no deben ser ms de tres
o cuatro para cada avance organizativo que se haga suele ser ms
compleja de lo que se piensa.
Una manera de definirlos es responder a las preguntas: para que
hago este evento? , Qu quiero lograr con l?, Cmo deseara que
fuera recordado?

PLANTEO DE OBJETIVOS

Pueden ser:
Formativos (actualizacin, capacitacin o perfeccionamiento, )
Informativos (comunicacin actualizada de tcnicas, conceptos,
procesos)
Motivacionales (estado mental positivo hacia la empresa)
Social (festejo)
Lucro / obtener rdito econmico
Recreativos, divertir
Festivo
Benfico
Poltico
Institucional

Proveedores

Soporte Tcnico Servicios

Para un organizador de eventos es muy relevante contar con una cartera
de proveedores que tenga las siguientes caractersticas o cualidades:
> Calidad
> Eficiencia
> Flexibilidad
> Precio
> Disponibilidad
> Cumplimiento
> Seriedad
> Profesionalismo
> Financiacin

Proveedores

Es importante tambin desarrollar un grado de calificacin de cada

proveedor ya sea por: calidad; precio, cumplimiento, etc.
Definir beneficios.
Para cada tipo de servicio contratado es conveniente al menos contar con
una cartera de 3-4 proveedores opcionales, como base.

Proveedores

Soporte Tcnico
Disc-Jockey
Iluminacin
Sonido
Audio
Video
Efectos Especiales
Traduccin Simultnea
Escenarios y Teloneros
Estructura Tubulares
Equipamiento tecnolgico Software
Climatizacin adicional
Infraestructura y armado de stands
Pantallas
Acreditaciones

Proveedores

Servicios
Alquiler de Mobiliario
Alquiler de Carpas
Sealizacin y Comunicacin Visual
Alquiler de Lockers
Boleteras y Control de Accesos
Intercomunicadores
Seguridad y Vigilancia
Limpieza
Alfombramientos de pasillos y espacios
comunes
Logstica (carga, descarga, traslado interno)

Proveedores

Servicios
Equipamientos para Control de Accesos
Servicio Wifi
Emergencias Mdicas
Grupos Electrgenos
Ignifugado (evitar inflamacin)
Catering
Telefona (privada y pblica)
Asesores en Electricidad
Locaciones (predios-salones-etc)
Artistas musicales; humoristas; etc

Proveedores

Coordinadores
Locutores y Animacin
Recursos Humanos (Promotoras-Recepcionistas)
Escengrafos
Maquilladores
Ropa de etiqueta
Vestidos de Novias
Ramos y flores
Merchandising (productos promocionales)

La Sede Los espacios

Criterios de Seleccin
Cuando hablamos de Sede nos estamos refiriendo a un tipo de
locacin relacionada a eventos como: Congresos; Simposios.
Cuando nos referimos a eventos de tipo social comercial y/o
empresarial, definimos Lugar o Locacin.
Para escoger un espacio no nos limitemos a los lugares tradicionales
y habituales. Existen sitio que pueden servir como:
Museos Estaciones de Tren Subterrneos Sitios abandonados,
Galeras Comerciales, Iglesias, Templos, Un Puerto, Carpas,
Balnearios, Playas, Sedes mviles: Barco/Avin/Trenes/ Omnibus.

La Sede Los espacios

Criterios de Seleccin
En muchos casos el lugar elegido condiciona el nivel de evento: su
ubicacin; el estilo de la construccin; la decoracin y el tipo de
equipamiento.
Se han realizado Conferencias de Prensa en la Costanera Norte que
luego deriv a una invitacin en Yacht junto a los periodistas.
Lanzamientos de Productos en una sede mvil (avin) con un breve
viaje hacia un lugar dnde continuaba el acontecimiento.

La Sede Los espacios

Criterios de Seleccin
> Ubicacin
Este punto est ligado a las caractersticas del
tema del evento, las actividades previstas,
el tipo de pblico, entre otros.
> Acceso
Interno: presencia de escaleras y ascensores
Externo: posibles desvos de calles;
accesibilidad de rutas; calles asfaltadas;
medios de transportes pblicos, medios
de comunicacin.

La Sede Los espacios

Criterios de Seleccin
> Capacidad
Cantidad de pblico mximo de acuerdo a la
distribucin del saln. Las particularidades del
tipo de evento definir la necesidad de
sectores; sillas y mesas, stands, escenarios,
pistas, etc.

> Infraestructura
Sala de administracin; sala de descanso; sala
de TV y Video; sala de prensa; Business
Center, rea de recepcin; registro; servicios
administrativos; grupo electrgeno;
guardarropa; telfonos pblicos,etc

Servicios de Comidas -Tipos

Comida Americana o comida buffet.

> Carcter poco formal
> Horario de inicio 20:30/ 21:00 hs
Caractersticas:
Se facilita el dilogo informal
Poca cantidad personal de servicio
Mesas con platos y utensilios,
Mesas de apoyo, mesas con comida.
Se sirven en gral. platos fros y dulces

Servicios de Comidas -Tipos

Cocktail Sencillo
> Horario de inicio 18:30/ 19:00 hs.
Caractersticas:
- Men contiene comidas fras, algunos calentitos y dulces.
- Bebidas: vinos blanco, tinto, champagne, Whisky y en algunas
ocasiones vermouth, jerez o gin.
- Pocas sillas y sillones
Duracin no mas de dos horas

Servicios de Comidas -Tipos

Cocktail con mesa central

> Horario de inicio 18:30/ 19:00 hs.
Caractersticas:
- nica diferencia con Cocktail sencillo se agrega una mesa central.
- costo superior al anterior ( pata de ternera; de jamn crudo; otros tipos de carnes
elaboradas, etc)
Recepciones DApres-Dinner
> Horario de inicio aprox. 23:00 hs.
Caractersticas:
- Corolario de un reunin anterior como ser una comida formal.
- Es muy frecuente entre las representaciones diplomticas.

Servicios de Comidas -Tipos

Asado formal
Caractersticas:
- Tipo de lugares: casas quintas, countrys, chacras, etc.
- Vestimenta: tipo sport-formal. En ocasiones saco y corbata, segn jerarqua
de los invitados
- En general se acompaa con algn tipo de
espectculo.
Comida Formal
> Horario de inicio 21:30 / 22:00 hs.
Caractersticas:
- Todos los invitados sentados la mesa.
- Men compuesto por entrada, plato principal y postre.
- Pensar en costumbres, raza y religin.
- Vestimenta: en general ropa de noche.

Servicios de Comidas -Tipos

Vino de Honor
Caractersticas:
- Reuniones de corta duracin. aprox. 45.
- Se utilizan al finalizar exposiciones, presentaciones de libros., reuniones
de prensa u homenajes breves.
- Se sirve solamente vino blanco o champagne. En
ocasiones se acompaa con algn bocadillo.
- Puede haber discursos, entrega de premios u obsequios.
Costumbre utilizada en las Fuerzas Armadas.

Servicios de Comidas -Tipos

-

Desayunos de Trabajo.
Caractersticas:
- Pequeas reuniones de trabajo de no ms de 15 personas. Ya sea
en mbito empresarial u oficial.
- Generalmente se desarrollan dentro de la institucin.
- Los contactos para estas reuniones son telefnicos.
Catering: Caf, te, jugos, masas, sandwiches.
self service.

Servicios de Comidas -Tipos

Almuerzos de Trabajo.
Caractersticas:
- Al igual que en los desayunos de trabajo en los
almuerzos participan grupos reducidos de
personas con un inters en comn.
- Pueden llevarse a cabo dentro de la empresa
como en un restaurante.
- Tener en cuenta: facilidad de acceso al lugar,
estacionamiento, lugar reservado dentro del
rest.
- Men fijo. Comidas livianas , porciones
pequeas, Vinos cant. moderada.

Servicios de Comidas -Tipos

Ceremonia del T
Caracterstica:
- La costumbre de hacer del t es un acto solemne que data de
muchos siglos atrs.
- En la actualidad es muy comn entre las esposas de los
diplomticos o damas distinguidas.
- Dos formas: 1) formal, sentadas alrededor de un mesa. 2) Informal,
en sillones de una sala.

El Timing

Es una gua donde se refleja el minuto a minuto, lo que va a ocurrir en

el evento.
Esto nos sirve para la planificacin del mismo y ayuda a evitar
imprevistos.
El organizador del evento es el responsable de confeccionar el timing.
En general 48 hs. antes del evento este es entregado a los diversos
proveedores que trabajarn ese da. Catering, DJ, fotgrafo, locutor y
otros.
Todos se manejarn con esta planilla respetando cada uno de los
tiempos que fueron pensados previamente para cada momento
Ejemplos

PLANIFICACIN DE LOS EVENTOS

Es organizar algo conforme a un plan. Es la disposicin general de un

proyecto.
El proceso de planificacin consta de seis etapas:

1) Previsin
2) Planeacin
3) Organizacin
4) Integracin
5) Direccin
6) Control

PLANIFICACIN DE LOS EVENTOS

ANTES DEL EVENTO

PREVENCIN

PLANEACIN

ORGANIZACIN

Qu se puede hacer?

Qu se va a hacer?

Cmo se va a
hacer?

... ESTUDIO DE
RECURSOS:
... TECNICOS
... HUMANOS
... FINANCIEROS

... OBJETIVOS
... CRONOGRAMA

DEFINICION DE
ESTRATEGIAS...

ANTES, DURANTE Y DESPUES DEL EVENTO

INTEGRACIN

DIRECCIN

CONTROL

Con qu y con quin

se va a hacer?

Ver que se haga

Cmo se hizo?

...ESTUDIO deE ECURSOS

TCNICO - HUMANOS
...FINANCIEROS

... COORDINACIN
... SUPERVISIN

EVALUACIN
FINAL...

Regla de Oro para los Organizadores de Eventos

NUNCA SE DEBE SUPONER NADA. ESTA PROHIBIDO CREER,
ENTENDER, O PENSAR EN LUGAR DE CONFIRMAR