Ao de la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de la Educacin

CONTROL INTEGRADO
DE CAMBIOS

1. DEFINICIN DE LOS CAMBIOS

Realizar Control Integrado de cambios es el proceso que
consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar
los cambios y gestionar los cambios a los entregables, a los
activos de los procesos de la organizacin, a los documentos
del proyecto y al plan para la direccin del proyecto.

Es un cambio en cualquiera de los factores crticos de

xito (alcance, calendario, costes, calidad y criterios de
aceptacin del proyecto).

El problema no es que haya un cambio, de hecho, en muchos

proyectos los cambios, especialmente las expansiones en el
alcance, se esperan y se fomenta.

EL PROBLEMA ES EL CAMBIO INCONTROLADO

Un cambio en cualquiera de los aspectos que

afecta a los dems factores, afectarn a su vez
al rendimiento del proyecto y a la capacidad del
proyecto para lograr los criterios de xito, lo que
implicar un impacto en los niveles de
satisfaccin y en las percepciones de los
implicados.

EJEMPLO

Una expansin en el alcance del proyecto, aumentar el

trabajo que haya que hacer.

El aumento del trabajo implica

que el calendario debe cambiar y que los
costes subirn, y eso como mnimo.

Muchas veces el aumento de trabajo

tambin afecta a los planes de recursos
y aaden nuevos riesgos.

As que si en cualquier momento hay

un cambio, el proyecto necesita una
forma de reconocerlo, evaluar su
afectacin, comunicar ese cambio y
hacer los ajustes pertinentes en la
planificacin si al final se acepta el
cambio.
Este
mecanismo
se
normalmente
SISTEMA
CONTROL DE CAMBIOS.

llama
DE

Uno
de
los
propsitos
del
establecimiento de procedimientos para
la Gestin de Cambios en los Requisitos
es el de asegurar que, cuando existan
cambios en los requerimientos, su
impacto
en
el
proyecto
pueda
cuantificarse y acordarse con el Cliente
o Usuario en cuanto a plazo, esfuerzo y
compensacin
econmica
si
corresponde.

2. REQUISITOS PARA
GESTIONAR CAMBIOS
Para cada cambio, se registrar la siguiente informacin:

Formulario de Peticin de Cambio.

Catlogo de Necesidades.

Anlisis Funcional del Cambio.

Estimacin de Esfuerzo.

Variaciones en Coste y Plazos.

Es
importante
mencionar
que
las
actividades de control y seguimiento de los
cambios de requisitos se diluyen dentro de
las actividades normales de seguimiento y
control de todo el proyecto

La primera actividad en la Gestin de

Cambios es la peticin realizada por
el usuario para alterar las
especificaciones iniciales.

En la tabla siguiente se especifica la tarea que comprende esta

actividad:

TAREAS

Peticin de
Cambio de
Requisitos

PRODUCTO TCNICAS Y PARTICIPAN

S
PRCTICAS
TE
Registro de
Cambios: o
Formulario de
Peticin de
Cambio

Catalogacin

- Usuario
- Jefe de
Proyecto

Toda Gestin de Cambios implica:

Influir en los factores que crean cambios.

Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio de forma rpida.

Gestionar los cambios aprobados y mantener la integridad de las

lneas de base.

Revisar, aprobar o rechazar todas las acciones preventivas y

correctivas recomendadas.

Coordinar los cambios a travs de todo el proyecto

Documentar el impacto de todas las solicitudes de cambio.

3. HERRAMIENTAS Y TCNICAS

JUICIO DE EXPERTOS
Adems del juicio de los expertos del equipo de direccin del
proyecto, se puede solicitar a los interesados que aporten su
experiencia y que formen parte del comit de control de cambios
(CCC).
Durante este proceso, el juicio y la experiencia se aplican a
cualquier detalle tcnico y de gestin, y se pueden obtener de
varias fuentes, entre las que se incluyen: consultores; interesados,
incluidos clientes y patrocinadores; asociaciones profesionales y
tcnicas; grupos industriales; expertos en la materia (SMEs) y
oficina de direccin de proyectos (PMO).

REUNIONES DE CONTROL DE CAMBIOS

Un Comit de Control de Cambios

(CCC) es responsable de reunirse y
de
aprobar
o
rechazar
las
solicitudes de cambio.

Sus decisiones se documentan y

comunican a los interesados para
su informacin e implementacin
de acciones de seguimiento

Toda peticin de cambio debe ser analizada en detalle por el Equipo del
Proyecto, contemplando los posibles cambios en la funcionalidad y el impacto
que el cambio pedido tendra sobre el resto del Sistema de Informacin.
En la siguiente tabla se expresan las tareas que componen esta actividad:

TAREA

PRODUCTOS

TCNICAS Y
PRCTICAS

PARTICIPANTES

Estudio de la
Peticin de
Cambio de
Requisitos

- Registro de Cambios:
*Catlogo de
Necesidades

- Entrevistas
- Catalogacin

- Equipo del Proyecto

- Usuario

Impacto de la
Peticin de
Cambio de
Requisitos

- Registro de Cambios:
- Las propias de
* Anlisis Funcional del
Anlisis y
cambio
Diseo
* Diseo Tcnico

- Equipo del Proyecto

Estudio de
Alternativas y
Propuesta de
Solucin

- Registro de Cambios:
* Propuesta de
Solucin

- Jefe de Proyecto
- Equipo del Proyecto

- Sesiones de
Trabajo

 ESTUDIO

DE LA PETICIN DE CAMBIO DE
REQUISITOS
El Jefe de Proyecto entrega la peticin de cambio al Equipo del
Proyecto para su estudio.
El miembro del equipo encargado de realizarlo deber mantener
las entrevistas necesarias con el usuario para aclarar todas las
dudas y poder efectuar un anlisis completo.

4. RESULTADOS DE LA
GESTIN DE CAMBIOS

IMPACTO DE
REQUISITOS

LA

PETICIN

DE

CAMBIO

DE

Una vez conocidas las nuevas necesidades, el Equipo del

Proyecto por medio de sus analistas realizar un anlisis
funcional de alto nivel de los nuevos requerimientos y el
correspondiente diseo tcnico a grandes rasgos, ya que
es necesario contemplar ambos para poder estimar
adecuadamente el esfuerzo de desarrollo que conlleva.

ESTUDIO DE
SOLUCIN

ALTERNATIVAS

PROPUESTA

DE

A partir del Anlisis Funcional y Diseo Tcnico obtenido en la

tarea anterior, el Jefe de Proyecto y el Equipo de Proyecto
estudiarn las posibles alternativas de solucin, considerando
para cada alternativa los recursos, esfuerzo, tiempo y coste que
supone, presentando la ms adecuada al Comit de
Seguimiento para su aprobacin.
Esta actividad tiene como objeto que
el Comit de Seguimiento considere
la solucin propuesta en la actividad
anterior y decida sobre la
procedencia o improcedencia del
cambio de requisitos.

En la tabla siguiente se resume la tarea que comprende esta actividad:

TAREA

PRODUCTOS

TCNICAS Y

PARTICIPANTE

PRCTICAS

- Registro de
Aprobacin de

Cambios:

la

-Aprobacin

Solucin

/Rechazo de la
Solucin

- Comit de

Seguimiento
- Jefe de Proyecto

APROBACIN DE LA SOLUCIN
Es necesario que el Comit de Seguimiento est de
acuerdo con los costes que el cambio va a ocasionar y
con la dilatacin que se producir en los plazos de
entrega.

Como consecuencia de esta evaluacin pueden darse cuatro posibilidades:

El Comit de Seguimiento rechaza la peticin. En este caso la peticin

se archiva como rechazada indicndose los motivos.

El Comit de Seguimiento estima que la peticin es necesaria pero

que el coste o la dilatacin son excesivos. Se pide al Equipo del
Proyecto que revise las condiciones.

El Comit de Seguimiento aprueba la peticin. En este caso se

desarrolla como se haba previsto.

El Comit de Seguimiento aprueba la peticin pero decide aplazar

su desarrollo hasta otro momento.

5. PROCEDIMIENTO DE
GESTIN DE CAMBIOS

INTRODUCCIN
Para cumplir con las metas establecidas del proyecto, los tiempos y el presupuesto
asignado, es recomendable evitar cualquier tipo de cambio en el alcance definido
originalmente para el proyecto. Una buena gestin de cambios es clave para el
xito de cualquier proyecto.

OBJETIVO
El Objetivo, es otorgar a todas las partes involucradas en el proyecto de un
mecanismo controlado y ordenado para solicitar los cambios definidos
originalmente en el alcance del proyecto estipulado, as como cualquier otro tipo de
cambio que afecte el presupuesto, el cronograma y/o el contenido del proyecto.

 REGLAS

GENERALES

Para realizar un cambio en el proyecto se seguirn las siguientes reglas:

El Gerente del Proyecto es el responsable de la Gestin de Cambios y de llevar el control de los

cambios

Existir un Comit de Cambios (CC) que estar integrado por todas las partes involucradas en el
proyecto.

El CC ser responsable del tratamiento y aprobacin final de todos los cambios solicitados.

Los cambios pueden ser identificados y solicitados por cualquiera de las partes.

Cada cambio deber ser canalizado a travs del Gerente de Proyecto para su clasificacin,
valoracin y anlisis.

Todas las Solicitudes de Cambio sern aceptadas, rechazadas diferidas y adems formarn
parte de la documentacin del proyecto.

Las solicitudes de Cambio una vez aprobadas por el Comit de Cambios, forman parte del
contrato.

Cada solicitud de Cambio identificada en el proyecto, deber ser manejada en forma

centralizada de acuerdo al procedimiento de Gestin de Cambios

PROCEDIMIENTO
1 Paso
Solicitud de Cambio
2 Paso
Identificacin y Clasificacin
3 Paso
Valoracin y Anlisis
4 Paso
Aprobacin de la Valoracin
5 Paso
Desarrollo del Cambio

PROCEDIMIENTO
Cada solicitud de Cambio va a cumplir con el siguiente procedimiento:

1 Paso: Solicitud de Cambio: Cuando una de las parte identifica un cambio, presenta el documento de Solicitud de
Cambio al Gerente de Proyecto, completando el campo Descripcin del Problema.
2 Paso: Identificacin y Clasificacin: El Gerente de Proyecto identificar con un nmero nico la Solicitud y
Clasificar el cambio como: cambio de alcance, evolucin o reparacin y definir su criticidad en: alta, media o baja.
3 Paso: Valoracin y Anlisis del Cambio: El Gerente del Proyecto junto con el equipo del proyecto, hace el anlisis
del cambio, estimacin, costos, cronograma, e impacto, en 5 das hbiles. Pudiendo ser definido un nuevo proyecto.
4 Paso: Aprobacin de la Valoracin: El Comit de Cambio deber aprobar formalmente el Cambio respecto a la
estimacin, costos, impacto, cronograma, etc. en un mximo de 10 das hbiles. El estado de la solicitud de cambio
podr ser: aprobada, cancelada, en estudio o en espera.
5 Paso: Desarrollo del Cambio: Puede ser un proyecto nuevo, cumpliendo con las etapas correspondientes de
Anlisis, Diseo, Implementacin, Pruebas e Implantacin del Cambio. O puede ser un cambio que genere cambios
en el Alcance, con las tareas de modificacin de los planes de gestin, cronograma, costos, equipo, etc.

CASO SNIP - PER

Qu es el SNIP?

Sistema administrativo del Estado que acta como un sistema de

certificacin de calidad de los Proyectos de Inversin Pblica.

Herramienta de planificacin de la inversin que es anterior a la

formulacin del presupuesto.

Por qu es necesario el SNIP?

Para gastar bien los recursos pblicos.

Para garantizar proyectos de inversin socialmente rentables,

efectivos y sostenibles.

Para reducir lo ms rpido posible nuestros dficit de

infraestructura y servicios bsicos.

La fase de inversin comprende:

La elaboracin del Estudio Definitivo, Expediente Tcnico u otro

documento equivalente, y

La ejecucin del PIP.

Las disposiciones establecidas en la Directiva
para los estudios definitivos o expedientes
tcnicos tambin son de aplicacin a los
trminos de referencia, especificaciones
tcnicas u otro documento equivalente que se
requiera para la ejecucin del PIP, conforme
al marco legal vigente.

Artculo 27.- MODIFICACIONES DE UN PIP DURANTE LA FASE DE

INVERSIN

27.1 Durante la fase de inversin, un PIP puede tener

modificaciones no sustanciales que conlleven al incremento del
monto de inversin con el que fue declarado viable el PIP.
Las variaciones que pueden ser registradas por el rgano que declar la viabilidad
o el que resulte competente sin que sea necesaria la verificacin de dicha
viabilidad, siempre que el PIP siga siendo socialmente rentable, debern cumplir
con lo siguiente:

a. Tratarse de modificaciones no sustanciales

Se consideran modificaciones no sustanciales a: el aumento en las metas asociadas a la
capacidad de produccin del servicio; el aumento en los metrados; el cambio en la
tecnologa de produccin; el cambio de la alternativa de solucin por otra prevista en el
estudio de pre-inversin mediante el que se otorg la viabilidad; el cambio de la localizacin
geogrfica dentro del mbito de influencia del PIP; el cambio de la modalidad de ejecucin
del PIP; el resultado del proceso de seleccin y el plazo de ejecucin.

b. El monto de inversin total con el que fue declarado viable el PIP es:

Menor o igual a S/.3 millones de Nuevos Soles, la modificacin no deber incrementarlo

en ms de 40% respecto de lo declarado viable.

Mayor a S/.3 millones de Nuevos Soles y menor o igual a S/.6 millones de Nuevos Soles,
la modificacin no deber incrementarlo en ms de 30% respecto de lo declarado viable.

Mayor a S/.6 millones de Nuevos Soles, la modificacin no deber incrementarlo en ms

de 20% respecto de lo declarado viable.

c. No podrn sustentarse en modificaciones sustanciales al PIP

Debiendo entenderse por modificaciones sustanciales a las siguientes: el cambio de
la alternativa de solucin por otra no prevista en el estudio de pre-inversin
mediante el que se otorg la viabilidad; el cambio del mbito de influencia del PIP; y
el cambio en el objetivo del PIP.
Para la aplicacin de lo dispuesto en la presente norma entindase por mbito de
influencia a la zona geogrfica afectada por el problema central sobre el cual
interviene un proyecto de inversin pblica.

d. Debern registrarse en el Banco de Proyectos

A travs de la Ficha de Registro de Variaciones en la Fase de Inversin, en el plazo
mximo de 03 das hbiles, como requisito previo a la ejecucin de las variaciones.
Dicho registro tiene carcter de declaracin jurada, siendo el rgano que declar la
viabilidad, o quien haga sus veces, el responsable por la informacin que se registra.

27.2 Las variaciones que no se enmarquen en lo dispuesto por el

numeral 27.1, conllevan a la verificacin de la viabilidad del PIP
que consiste en que el rgano que declar la viabilidad o el que
resulte competente, realice una nueva evaluacin del PIP
considerando las modificaciones que tendr el PIP como requisito
previo a la ejecucin de dichas modificaciones. Para efectos de la
verificacin de la viabilidad, deber tenerse en cuenta lo siguiente:

a. La OPI o la DGPM sealarn la informacin o estudio adicional, que fuera necesaria.

b. La OPI o la DGPM, segn corresponda, realizan una nueva evaluacin del PIP considerando
en el flujo de costos, aquellos que ya se hubieren ejecutado y emite el Informe Tcnico
elaborado de acuerdo al Anexo SNIP-16 y el Formato SNIP-17 respectivo. Si se trata de un
Programa de Inversin se debe tomar en cuenta lo sealado en el Anexo SNIP-17.
c. Si el monto de inversin del PIP vara de tal forma que correspondera ser evaluado con un
nivel de estudio de pre-inversin distinto a aquel al que sirvi para declarar su viabilidad, la UF
deber presentar a la OPI, la informacin correspondiente al nuevo nivel de estudio.

d. Si el proyecto pierde alguna condicin necesaria para su sostenibilidad; se suprimen metas

asociadas a la capacidad de produccin del servicio o componentes; o, se aumentan o
cambian componentes, inclusive si el monto de inversin no vara o disminuye, tambin
corresponde la aplicacin de lo sealado en el presente numeral.
e. En el caso de las verificaciones de viabilidad realizadas por las OPI, deber remitirse una
copia del Informe Tcnico a la DGPM, en el plazo mximo de 05 das hbiles de emitido dicho
documento.
f. La DGPM tiene un plazo mximo de 10 das hbiles para registrar en el Banco de Proyectos,
las conclusiones y recomendaciones del Informe Tcnico de Verificacin de Viabilidad, salvo
que emita recomendaciones en el marco de lo dispuesto por el literal j) numeral 3.2 del artculo
3 del Reglamento.

27.4 Para efectos de lo dispuesto en el presente artculo, la UE, bajo

responsabilidad, debe informar sobre las variaciones antes sealadas al
rgano que declar la viabilidad o al que resulte competente en el momento
en que se produzcan tales cambios, con un plazo mnimo de 20 das hbiles
antes de su ejecucin.

27.5 Siempre que se solicite informacin o estudios adicionales a la UE, sta

deber coordinar con la UF la elaboracin y remisin de la misma.

27.6 La OPI o la DGPM, segn sea el caso, realizarn el anlisis para

determinar la existencia de prdidas econmicas que el Estado estara
asumiendo en el caso que la UE ejecute las variaciones sin el registro o
evaluacin previa dispuestas en el presente artculo, informando de ello al
rgano de control respectivo, para las acciones que correspondan.

VENTAJAS DEL SNIP

ALGUNOS CASOS
ILUSTRATIVOS

FORTALECIMIENTO DE LA TELEVISIN NACIONAL

Proyecto inicial: Recuperacin de la capacidad de transmisin

de Canal 7 y creacin de un segundo canal en UHF.

Proyecto
final
aprobado:
Recuperacin de la capacidad de
transmisin de Canal 7, codificacin de
la seal e incremento de su capacidad
de produccin de programas nacionales.
El estudio de demanda determin que
solo
eran
requeridas
2.5
horas
adicionales de programacin.
Ahorro aproximado de s/. 40 millones, lo
que permite la creacin de 700
estaciones retransmisoras en zonas
rurales.

BIBLIOTECA NACIONAL

Proyecto inicial: Infraestructura y equipamiento.

Proyecto final aprobado:

Infraestructura, equipamiento,
fortalecimiento institucional,
capacitacin y Sistema
Nacional de Bibliotecas.

HOSPITAL DE VENTANILLA

Proyecto inicial: Demoler Centro de Salud y construir Hospital

de 40 camas.

Proyecto final aprobado:

Construir hospital de 45 camas
adecuando infraestructura del
Centro de Salud.

GRACIAS