Proceso de liquidacin

de pago de Nmina

Gua para administradores del

sistema
Visual Software. Enero de 2005
Revisin 1.4 Ene. de 2009

Presentacin:
Mensualmente la empresa debe
proceder a liquidar y contabilizar su
respectiva Nmina.
A continuacin se expone un ejemplo
de la causacin y pago de una
nomina.

Proceso de nmina:

Base para la liquidacin

Naturaleza de los pagos a

empleados:

Salario Mnimo Legal

Vigente
El salario mnimo es el lmite inferior
de remuneracin a que tiene derecho
todo trabajador, con el cual ha de
suplir sus necesidades bsicas.
El SMLV para el ao 2015 es de
$644.000

Creacin de los conceptos

de pago

Formato de entrada
Campo

Descripcin

Nombre

Identificacin del concepto (una palabra)

Descripcin

Detalle descriptivo del concepto

Tarifa

Valor fijo o porcentaje

Unidad

Periodicidad del pago (da, semana, mes etc)

Base

Base para liquidacin (fijo, % parafiscal, etc)

Naturaleza

Devengado o deducido

Centro

Centro de costo

Cuenta

Cdigo de la cuenta del PUC a la cual se va aplicar el

valor liquidado

Acumulados

Acumula para: Salarios / Parafiscal / Bsico

Subsidio de transporte

Es auxilio de transporte es un auxilio creado por la ley 15 de 1959, y

reglamentado por el decreto 1258 de 1959, con el objetivo de
subsidiar el costo de movilizacin de los empleados desde su casa al
lugar de trabajo, el cual para el 2015 es de $72.000.

Anualmente el estado, mediante decreto fija el monto de tal auxilio el

cual en trminos generales dice que se le pagar a todo empleado que
tenga un sueldo de hasta dos salarios mnimos (2 * SMLV 2008 = $

El auxilio de transporte no se incluye para el clculo de las vacaciones,

y como ya se hizo mencin tampoco para los aportes parafiscales ni
para seguridad social, pero si para las prestaciones sociales.

Creacin del concepto de ST

Vigencia de las tarifas

Al igual que el proceso de
inventarios, al momento de aplicar el
pago, el clculo se realizar sobre las
tarifas vigentes en los conceptos de
nmina. El cambio de tarifas no
afecta a los pagos ya efectuados,
excepto a que se actualicen manual
o por medio de la auto
contabilizacin.

Devengado

Deducido
Nota. El subsidio de transporte no se incluye como base para
el clculo de los aportes parafiscales ni de seguridad social

Reglamentacin
1.
2.

3.

4.
5.

El artculo 192 del C.S.T contempla que para el clculo de las vacaciones
no se tiene en cuenta el valor de las horas extras.
Para el clculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe
incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe
tomar el salario bsico, puesto que en vacaciones no tendr ni horas
extras, comisiones ni trabajo suplementario.
Segn la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de
justicia, la base para el clculo de la prima de servicios debe ser el
salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las
comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras.
Para el clculo de las cesantas se debe tomar el salario promedio, lo que
supone la inclusin de las comisiones, horas extras y trabajo
suplementario.
Para el calculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17%
lo que corresponde exactamente a 15 das de salario, pero se debe tener
en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar
aproximadamente 18 das de salario, toda vez que la norma habla de 15
das hbiles de descanso, lo que por lo general significan 18 das
calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son das hbiles.
El sbado es da hbil solo si en la empresa se labora ese da, de lo
contrario tampoco es da hbil.

Aportes parafiscales
Cdigo

Aportes parafiscales a cargo de

la empresa

Dbito

510572

Caja Comp. familiar (4%)

850.000*0.04

34.000

510575

I.C.B.F. (3%). 850.000*0.03

25.500

510578

Sena. (2%). 850.000*0.02

17.000

Crdi
to

Nota. Para el clculo de los Aportes

parafiscales se toma el valor total de la nmina
mensual de la empresa, excluyendo el Auxilio
de transporte que no es factor salarial.

Aportes extraordinarios
Estos aportes se hacen cuando el trabajador
incluye como beneficiarios en su Plan
Obligatorio de Salud-POS a personas que no
son de grupo familiar bsico.
Ejemplo, si es un trabajador casado, entonces
sus padres ya no son parte de grupo familiar
bsico y por ellos debe hacer dicho aporte
adicional
Consulte el literal f del art.156, y pargrafo 2
art.172 ambos en la ley 100/93
Vase tambin el acuerdo 351 de dic.26 de
2006 expedido por el Ministerio de la
proteccin social

Neto a pagar al
empleado
El siguiente sera el comprobante de egreso al empleado:

Comprobante de causacin

Planilla Integrada Pago de

Aportes
SISTEMA INTEGRADO DE PAGOS DE
APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL. Este
nuevo sistema permitir que los
aportantes realicen el pago integrado de
los aportes a la Seguridad Social y dems
parafiscales, a travs de transferencias
electrnicas de fondos, con la Planilla
Integrada de Liquidacin de Aportes a la
Seguridad Social, en formato electrnico.

Planilla integrada de pago

de aportes
La planilla incluye la informacin de
los Aportes para cada
Administradora, las AFP, EPS, ARP,
CCF, SENA, ICBF, ESAP y Ministerio
de Educacin Nacional, segn las
especificaciones de los archivos de
salida de este sistema

Pago PILA

Provisiones

Contabilizacin de la
causacin
Se puede causar la nmina en un
solo documento o en varios (uno por
cada empleado)
El pago se deber realizar en forma
individual (un comprobante de
egreso para cada empleado); con el
fin de que quede constancia
independiente del pago.

Contabilizacin de la
causacin

Cdigo
510506
510515
510518
510520
510530
510533
510536
510539
510568
510569
510570
510572
510575
510578
110505

Nombre de la cuenta
Sueldos
Horas extras
Comisiones
Auxilio de transporte
Cesantas
Intereses sobre las cesantas
Prima de servicios
Vacaciones
A.R.P
Aportes E.P.S
Aportes fondo pensiones
Aportes cajas de compensacin
I.C.B.F
Sena
Bancos

Debito
700,000.00
50,000.00
100,000.00
50,800.00
75,037.00
9,004.00
75,037.00
29,190.00
4,437.00
72,250.00
102,000.00
34,000.00
25,500.00
17,000.00

832800

237005 Aportes E.P.S

106,250.00

237006 A.R.P
237010 Aportes parafiscales

4,437.00
76,500.00

238030 Fondos de pensin

261005
261010
261015
261020

Cesantas
Intereses sobre las cesantas
Vacaciones
Prima de servicios
Sumas iguales

Crdito

136,000.00

1,344,255

75,037.00
9,004.00
29,190.00
75,037.00
1,344,255

Contabilizacin:
En el caso que haya lugar a practicarle retencin a
un empleado, el valor de la retencin se deduce del
total devengado y se contabiliza con un crdito a la
cuenta 236505.
Igual se deduce del total devengado, los embargos
judiciales, libranzas, aportes a Cooperativas y
fondos, y dems descuentos que deba hacer la
empresa al empleado. Estos conceptos se
contabilizan en la respectiva subcuenta de la
cuenta 2370.
No hay que olvidar, que la empresa solo puede
retener o deducir del sueldo del empleado aquellos
conceptos o valores autorizados expresamente por
el mismo empleado o por una autoridad judicial.

Contabilizacin

La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensin, se considera

como una retencin de nmina (deducciones de nmina.), y como se puede ver se
contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al
empleador.

Al gasto solo se lleva la parte de la pensin y de salud, que le corresponde al empleador,

puesto que el valor restante, es el trabajador quien lo aporta.

Las Prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una

provisin. Se considera provisin porque es una estimacin de lo que se pagara por ello.
Una vez se haya determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones
sociales se lleva a la cuenta 25.

Es importante aclarar, que no se debe olvidar a final de ao cancelar las respectivas

provisiones y llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que los
pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondra un aumento del patrimonio
fiscal que es la base para el calculo de la Renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.