DISTRIBUCIN DEL

ESPACIO EN LAS
REAS DE TRABAJO

DISTRIBUCION DEL
ESPACIO EN LAS AREAS DE
TRABAJO
ES LA DISPOSICIN FSICA DE LOS
PUESTOS DE TRABAJO , SUS
COMPONENTES MATERIALES Y LA
UBICACIN DE LAS INSTALACIONES
PARA LA ATENCIN Y SERVICIOS AL
PERSONAL Y A LOS CLIENTES.

Incrementar la
eficiencia y la
eficacia de la
organizacin.

Contribuir a
que la gestin
de una
organizacin
sea mas
competitiva.

OBJETIV
OS

Generar
productos y
servicios de
calidad.

Crear
condiciones
laborales que
permita a los
empleados a
trabajar en un
ambiente
favorable.

CONSIDERACIONES
GENERALES PARA
LA REALIZACION DE UN
ESTUDIO
DE DISTRIBUCION DEL
ESPACIO

Nuevos

objetivos
y
program
as.

Incremen
to del
volumen
de
trabajo.

FACTORE
S QUE
LO
ORIGINA
N

Estrategi
a de
marketin
g.

Reformas
en la
estructura
de la
organizaci
n.

ASPECTOS ORGANIZACIONALES
CONJUNTO DE CRITERIOS PARA
ALINEAR

Estrategias

Estructura

La Cultura

El Liderazgo

Ser
acordes
con la
misin y
objetivos
trazados.

Incluir
niveles de
aplicacin.

ESTRATEGIA
ORGANIZACIONAL

Establecer
una clara
relacin
estrategia /
desempeo.

Utilizar la
cadena de
mando.

ESTRUCTURA
OGANIZACIONAL
Las relaciones de trabajo entre las unidades que
la componen.

Los sistemas de informacin y procesos de

comunicacin establecidos.

Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de

desarrollo de las funciones asignadas a cada
unidad.

CULTURA ORGANIZACIONAL
DEBE FOMENTAR EL RESPETO
A LAS CREENCIAS, ACTITUDES,
VALORES,
HBITOS,
COSTUMBRES Y SUPUESTOS.
FORTALECER LOS VALORES
MODULARES
PARA
LA
FORMACIN DE UNA CULTURA
FUERTE.
CREAR
CONDICIONES
ADECUADAS
PARA
UNA
CULTURA
ADAPTABLE,
DE
LOGRO,
DE
CLAN
Y
BUROCRTICA.

LIDERAZGO ORGANIZACIONAL
o

ES UN HECHO QUE LAS

INSTALACIONES
SON
UN
MEDIO
QUE
INCIDE
DE
MANERA DETERMINANTE EN
EL
COMPORTAMIENTO
DE
LDER
Y
DE
SUS
SUBORDINADOS.
EL EJERCICIO DE LIDERAZGO
Y LA DISTRIBUCIN DEL
ESPACIO
ESTN
ESTRECHAMENTE
RELACIONADO Y CONVIVEN
EN ARMONA Y FLEXIBILIDAD.

TCNICAS AUXILIARES

PRINCIPIO
S
INTEGRACION
TOTAL

MINIMA
DISTANCIA
RECORRIDA

CIRCULACIN

FLEXIBILIDAD

GUIAS FUNDAMENTALES
Una serie de guas para obtener una distribucin eficaz y alcanzar los
objetivos mencionados
Concentrar al personal en amplios locales de trabajo,
con divisiones interiores o sin ellas, con buena
iluminacin, ventilacin, comunicacin y adaptabilidad
al cambio
Evitar superficies donde trabaje un nmero excesivo de
personas,
Cuando se necesita aislar a algunos puestos, sin
renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local
comn, suelen utilizarse separaciones mviles

 El trabajo tiene que fluir siempre hacia delante

La colocacin del escritorio con o sin mquina de escribir o calculadora, as
como la silla o silln para un puesto de trabajo debe hacerse tomando en
cuenta el movimiento de la persona
Las unidades que tengan funciones similares y relacionadas entre s deben
colocarse prximas o adyacentes.
Los escritorios deben tener un estilo uniforme y de dimensiones acordes
con las necesidades del trabajo

 La ubicacin de los escritorios debe permitir que la luz natural

pase sobre el hombro izquierdo de cada persona, a fi n de evitar
las perjudiciales fuentes de luz frontales.
Los archiveros y otros gabinetes que se encuentren dentro de
una zona de trabajo deben tener una altura uniforme para
mejorar la apariencia general. Asimismo

 Deben realizarse previsiones con respecto a las cargas

mximas de trabajo para afrontar el incremento del volumen
de las operaciones,
Las unidades centrales de servicio, como archivos, pool
secretarial y fotocopiado, entre otras, deben ubicarse cerca de
las unidades que requieran sus servicios Colocar en reas a
prueba de sonidos las unidades que utilizan mquinas y equipo
ruidoso.
Las unidades que tienen mucho contacto con clientes deben
ubicarse cerca de las entradas, ascensores y zonas de
recepcin

 Deben instalarse suficientes contactos elctricos de piso

para equipo y oficina
Los archiveros y el equipo que se utiliza frecuentemente
deben instalarse cerca del personal que los usa.
Es necesario proporcionar al personal y a los visitantes
servicios adecuados de: sanitarios espacios para los
periodos de descanso o espera, donde se pueda hablar de
manera informal o tomar un refrigerio, y suficientes tomas
de agua.

PLANEACIN DE LA
DISTRIBUCIN DEL
ESPACIO

Diagnstico de la situacin actual

Anlisis de la organizacin
Revisin de los procedimientos
Distribucin actual del espacio
Lista del mobiliario y equipo
Plantilla de personal
Previsin de necesidades futuras
Organizacin
Procedimientos
Mobiliario
Personal
Estimacin de la superficie requerida
Inventario del personal actual y
necesidades de espacio
Transformacin de superficie neta en
superficie bruta
Plan bsico
Ubicacin de unidades
Asignacin de personal y equipo por
unidad
Mtodo para preparar el plan de
distribucin

PREVISIN DE
NECESIDADES
FUTURAS

ANLISIS DE LA
ORGANIZACIN

Organigramas.
Cuadros de distribucin del
trabajo.
Estadsticas de trabajo.
Sociogramas.
rboles de decisin.
Redes para el anlisis lgico de
problemas.
Tablas de decisiones.

Permite conocer las necesidades de espacio

y la distribucin que se requiere para el
desarrollo del
trabajo y derivar acciones de ajuste
orientadas a optimizarlo.

REVISIN DE LOS
PROCEDIMIENTOS

El arreglo del mobiliario y equipo

debe apoyarse en un anlisis de
flujo
correspondiente
a
la
realizacin
de las funciones.
Las
tcnicas
pueden
ser
herramientas
eficaces
y
relativamente
sencillas
para
analizar los datos.

LISTA DEL
MOBILIARIO Y
EQUIPO

DISTRIBUCIN
ACTUAL DEL
ESPACIO
El estudio de la distribucin debe
delimitar las reas de conflicto, lo que
permite
suministrar
informacin
preliminar
sobre
las
dimensiones
necesarias, los muebles y el equipo
utilizados, y una base para comparar la
distribucin actual con la nueva.

Debe elaborarse una lista que incluya

toda la informacin necesaria para
identificar el mobiliario y equipo ubicado
en el rea que se estudia. Cada unidad
fsica debe numerarse durante esta etapa
con el fin de utilizarla en la distribucin
final.

PLANTILLA DE
PERSONAL
El nmero de empleados de uno y otro sexo debe registrarse por unidad
especfica, identificando puestos y nmero de plazas.

PLAN
ESTRATGIC
O
La tercera etapa de la
planeacin
comprende los
aspectos siguientes:

Ubicaci
n de
unidade
s
Mtodo
para
preparar
el plan
de
distribuc
in

Asignaci
n de
personal
y equipo
por
unidad
Ambient
e Fsico

Ubicacin de
unidades

El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo

y las comunicaciones personales, su naturaleza, volumen
y secuencia.
Requerimientos de un tipo especfico de espacio por tipo
de unidad.
Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio
en caso de expansin.

Debe planearse el arreglo de escritorios, mobiliario y

equipo para cada persona y rea de la organizacin, con el
propsito de:
Facilitar el trabajo.
Respetar su flujo.
Integrar una oficina funcional y atractiva.

Asignacin
de personal
y equipo por
unidad

Mtodo para
preparar el
plan de
distribucin

Reunir los instrumentos para la distribucin del

espacio.
Configurar los modelos por rea.
Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes
menores.
Preparar la distribucin final.
Aprobacin.

La disposicin fsica de los puestos de trabajo y de los

componentes

materiales,

as

como

la

ubicacin

de

servicios al personal y al pblico, no deben hacer caso

omiso de aquellos factores fsicos que contribuyen a la
creacin de un ambiente de trabajo favorable.

Ambiente
Fsico

AMBIENTE FISICO
ES NECESARIO SATISFACER
ALGUNOS REQUISITOS PARA
ELIMINAR O DISMINUIR LOS
EFECTOS
NEGATIVOS
PROVOCADOS
POR
FACTORES AMBIENTALES.

ILUMINACIN
SE HA DEMOSTRADO LA EXISTENCIA
DE VARIACIONES DEL RENDIMIENTO
CUANDO
SE
MODIFICA
LA
INTENSIDAD LUMINOSA.
SE ACONSEJA LA LUZ DIFUSA CON
PREFERENCIA A LA ILUMINACIN
DIRECTA PARA EVITAR CONTRASTES .

COLOR DE LAS REAS

SON AMPLIAMENTE CONOCIDOS

LOS EFECTOS PSICOLGICOS QUE
PRODUCE EL COLOR.

 NO DEBE EMPLEARSE EL
COLOR BLANCO EN
SUPERFICIES O MUROS
QUE RECIBAN LUZ SOLAR
DIRECTA.

Los tonos que tienden al violeta o

gris intenso se consideran
deprimentes.

Los tonos que tienden al rojo intenso producen excitacin

 Los colores que tienden al verde claro o azul se

consideran psicolgicamente fros y sedantes.

TEMPERATURA AMBIENTE

Los mrgenes de temperatura

ms recomendables para el
desarrollo
de
actividades
administrativas
se
suelen
establecer entre 18 y 22 C.

Insonorizacin

la calidad del trabajo depende en gran

medida del control de este factor.

La difusin del ruido se reduce con:

Paneles de filtro y cartn perforado en muros y techos.
Revestimientos de escayola o materiales porosos.
Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido.
Formacin de compartimientos mediante separaciones en
locales comunes.

Mobiliario de
trabajo

Disminucin
del nmero
total de
cajones o
compartimie
ntos

Utilizacin de
separadores
mviles

Los asientos
deben ser
giratorios

Supresin del
cajn central
en las mesas
de trabajo

Edificios inteligentes
Un edificio inteligente es aquel que proporciona un ambiente de trabajo
productivo y eficiente a travs de la optimizacin de sus cuatro elementos
bsicos: estructura, sistemas, servicios y administracin

Objetivos:
Conocer lo que sucede dentro y en el permetro inmediato de una
organizacin.
Dar una respuesta rpida a los requerimientos de sus ocupantes.
Establecer un clima personal y las condiciones tecnolgicas
necesarias para que los usuarios de las instalaciones desarrollen al mximo
sus capacidades, productividad y satisfaccin personales.
Reducir costos de operacin mediante el control de los consumos de
energa y material.

Trabajo inteligente
Es aplicar mtodos, tcnicas y estrategias para encontrar una forma
ms efectiva de realizar un trabajo.

Sistemas expertos (basados en conocimiento). Sistemas automatizados

para captar e imitar el conocimiento de un experto humano.

Sistemas en lenguaje natural. Procesamiento de lenguaje natural que

abre una puerta para el dilogo directo entre el hombre y la computadora, lo
que evita la programacin normal y el protocolo del sistema operativo.

Sistema de percepcin de visin, habla y tacto. Sistemas basados en

facilidades de interfaz con el usuario que aceptan informacin y la traducen
admisiblemente al resto del sistema, o de ste al usuario en forma
comprensible.

PLANEACIN DE LA DISTRIBUCIN DEL

ESPACIO
LA DISTRIBUCIN RACIONAL DEL ESPACIO DEBE SISTEMATIZAR
LAS
ACCIONES PROVENIENTES DE UN ANLISIS QUE CUENTE CON
LOS ELEMENTOS DE JUICIO Y ESTABLECER OBJETIVOS Y METAS.

DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL

PERMITE CONOCER LAS NECESIDADES DE ESPACIO Y LA
DISTRIBUCIN QUE SE REQUIERE PARA EL DESARROLLO
DEL TRABAJO Y DERIVAR ACCIONES DE AJUSTE
ORIENTADAS A OPTIMIZARLO.

ANLISIS DE LA ORGANIZACIN
ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA DETERMINAR LAS FUNCIONES QUE STA
DESEMPEA Y LAS ACTIVIDADES DE CADA EMPLEADO; EL RESPONSABLE
DEL ESTUDIO SE DEBE AUXILIAR DE INSTRUMENTOS TCNICOS COMO:

ORGANIGRAMAS.
CUADROS DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO.
ESTADSTICAS DE TRABAJO.
SOCIOGRAMAS.
RBOLES DE DECISIN.
REDES PARA EL ANLISIS LGICO DE PROBLEMAS.
TABLAS DE DECISIONES.

ESTE ANLISIS PERMITE QUE EL PLAN DE ACONDICIONAMIENTO RESPETE LA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y COMPLEMENTA LAS FUNCIONES
ESTABLECIDAS.

REVISIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

EL ARREGLO DEL MOBILIARIO Y EQUIPO DEBE APOYARSE EN UN ANLISIS DE FLUJO
CORRESPONDIENTE A LA REALIZACIN
DE LAS FUNCIONES. ESTA INFORMACIN PUEDE REPRESENTARSE EN FORMA DE
FLUXOGRAMA, DONDE SE
MUESTRAN LOS PASOS RELATIVOS A LAS OPERACIONES DE LAS UNIDADES
ORGNICAS. SON HERRAMIENTAS EFICACES Y SENCILLAS PARA ANALIZAR LOS DATOS.
ENTRE LOS DIAGRAMAS MS TILES PARA ESTE PROPSITO EST EL FLUXOGRAMA
ARQUITECTNICO, EN EL SE PERCIBE EL ARREGLO ACTUAL DE MOBILIARIO Y EQUIPO
DENTRO DE UN REA, AS COMO EL MOVIMIENTO
DE LOS DOCUMENTOS EN FUNCIN DE ESE ARREGLO.

DISTRIBUCIN ACTUAL DEL ESPACIO

EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIN DEBE DELIMITAR LAS REAS DE CONFLICTO.
PARA REPRESENTAR CON FIDELIDAD LA DISTRIBUCIN ACTUAL ES NECESARIO
CONTAR CON UN PLANO O DIBUJO DEL
ESPACIO DISPONIBLE EN UNA ESCALA DETERMINADA (DE PREFERENCIA 1:50
PARA PLANOS GENERALES Y 1:20 O 25 EN PLANOS DE DETALLE).
EN EL PLANO SE DEBEN REPRESENTAR LA UBICACIN PRECISA Y EL TAMAO DE
ELEMENTOS.

LISTA DEL MOBILIARIO Y EQUIPO

DEBE ELABORARSE UNA LISTA QUE CON TODA LA INFORMACIN
NECESARIA PARA IDENTIFICAR EL MOBILIARIO Y EQUIPO UBICADO
EN EL REA QUE SE ESTUDIA; SON DATOS RELEVANTES LA
CANTIDAD, DIMENSIONES, CLASE, MODELO, MATERIAL,
ANTIGEDAD, AS COMO OTRAS OBSERVACIONES SOBRE CADA UNO
DE LOS ELEMENTOS
MATERIALES POR UNIDAD ADMINISTRATIVA Y POR PUESTO.

PLANTILLA DE PERSONAL
EL NMERO DE EMPLEADOS DE UNO Y OTRO SEXO DEBE
REGISTRARSE POR UNIDAD ESPECFICA, IDENTIFICANDO PUESTOS Y
NMERO DE PLAZAS. ESTA INFORMACIN ES ESENCIAL PARA
PROYECTAR INSTALACIONES TALES COMO CASILLEROS, LAVABOS,
SANITARIOS, COMEDOR, ETCTERA.

PREVISIN DE NECESIDADES FUTURAS

1. ORGANIZACIN
PROYECTAR, EN LO POSIBLE, LA MEDIDA EN QUE LAS DECISIONES DE LA ALTA AUTORIDAD INFLUIRN
EN LA DISTRIBUCIN EN UN FUTURO PRXIMO, PARA DETERMINAR SI LA ORGANIZACIN CONSIDERA
LOS CAMBIOS MENCIONADOS A CONTINUACIN:

A) AMPLIAR O REDUCIR LA ESTRUCTURA ORGNICA.

B) DESCENTRALIZAR O DESCONCENTRAR FUNCIONES O UNIDADES.
C) INCLUIR NUEVAS FUNCIONES.
D) REORIENTAR FUNCIONES.
E) MODIFICAR LAS CARGAS DE TRABAJO.
F) IMPLEMENTAR NUEVOS SISTEMAS.
G) DESINCORPORAR REAS, SERVICIOS O AMBOS.
H) MODIFICAR EL OBJETO DE LA ORGANIZACIN.
I) INVERTIR RECURSOS DE CAPITAL.
J) DIVERSIFICAR LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS EN EL MERCADO.
K) REORIENTAR LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SE OFRECEN AL MERCADO.
L) FORTALECER LOS CANALES DE DISTRIBUCIN.

PROCEDIMIENTOS
PLANES Y PROPSITOS REPERCUTIRN EN LOS SISTEMAS DE TRABAJO,
TODA VEZ QUE CAMBIARN EL FLUJO DE LAS OPERACIONES. ENTRE LOS
MECANISMOS QUE SE EMPLEAN ESTN LOS SIGUIENTES:
DIAGRAMAS DE FLUJO.
DIAGRAMAS DE PROGRAMACIN DE COMPUTADORAS.
DIAGRAMAS DE DISTRIBUCIN DE ESPACIO.
MATRIZ DE ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTO DE ESPACIO.

MOBILIARIO
DEBEN TOMARSE EN CONSIDERACIN LAS NECESIDADES DE NUEVO
MOBILIARIO Y EQUIPO PARA LLEGAR A UNA CUERDO SOBRE SUS
DIMENSIONES Y CARACTERSTICAS. DE LA MISMA MANERA, SELECCIONAR
EL TIPO DE DIVISIONES Y CANCELES DE LAS REAS DE TRABAJO.

PERSONAL
ES NECESARIO PREVER LOS CAMBIOS EN EL NMERO DE
PERSONAL, PUES EN MUCHOS CASOS UN REA DE TRABAJO
PARA CIERTA CANTIDAD DE EMPLEADOS. ESTA INFORMACIN
ES INDISPENSABLE CUANDO SE TIENE QUE PROYECTAR LA
INSTALACIN DE SERVICIOS PARA EL PERSONAL (SANITARIOS,
GUARDARROPAS, SALAS DE DESCANSO, COMEDOR,
ETCTERA).

ESTIMACIN DE LA SUPERFICIE REQUERIDA

ESTE CLCULO DEBE REPETIRSE EN LAS REAS REQUERIDAS PARA TODOS LOS PUESTOS.

INVENTARIO DEL PERSONAL ACTUAL Y NECESIDADES

DE ESPACIO
EL INVENTARIO PUEDE HACERSE ANOTANDO LOS DATOS RELATIVOS A LOS PUESTOS DE
CADA UNIDAD. LA ASIGNACIN DE ESPACIOS DEBE EFECTUARSE EN FUNCIN DE:
TIPO DE ESCRITORIO Y EQUIPO AUXILIAR NECESARIO PARA REALIZAR EL TRABAJO (FI GURAS
5.27 Y 5.28).
DESCRIPCIN DE CADA ARTCULO DEL MOBILIARIO Y EQUIPO, APARTE DEL INCLUIDO POR
CADA INDIVIDUO. ESTO MOSTRAR EL TAMAO Y TIPO DE ARTCULO (FI GURAS
5.29, 5.30 Y 5.31).
REQUERIMIENTOS DEPARTAMENTALES PARA SERVICIOS ESPECIALES, TALES COMO ALMACN,
SALN DE CONFERENCIAS, ETC. (FI GURAS 5.32 Y 5.33).

RESUMEN POR DEPARTAMENTO : PERSONAL ACTUAL Y CATEGORAS;

SUPERFICIE NETA
REQUERIDA PARA DESPACHOS INDIVIDUALES SEGN CATEGORAS;
SUPERFICIE NETA REQUERIDA PARA DESPACHOS
COLECTIVOS; SUPERFICIE REQUERIDA PARA EQUIPO ESPECIAL Y SERVICIO,
Y SUPERFICIE NETA TOTAL REQUERIDA PARA EL PERSONAL ACTUAL Y EL
EQUIPO.

TRANSFORMACIN DE SUPERFICIE NETA EN SUPERFICIE BRUTA

EN LA ESTIMACIN DE LAS REAS DE TRABAJO SUPERFICIE NETA EXPUESTAS,
NO SE INCLUYERON ALGUNOS FACTORES QUE IMPLICAN UNA MAYOR
DISPONIBILIDAD DE SUPERFICIE, COMO LOS ESPACIOS DESTINADOS A
SERVICIOS(PORTERA, INSTALACIN PARA EQUIPO DE AIRE ACONDICIONADO,
ESCALERAS, TIRO DE ELEVADORES, CORREDORES,
ETC.), TAMPOCO LOS DESTINADOS A EQUIPO ELECTRNICO, CALEFACCIN Y
TRANSPORTACIN DENTRO DEL EDIFICIO, NI LAS REAS OCUPADAS POR
COLUMNAS U OTRO TIPO DE ESTRUCTURAS