GESTIN INTEGRAL DE

COMPRAS
PLANIFICACIN DEL
ABASTECIMIENTO

MANEJO DEL ABASTECIMIENTO

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LA IMPORTANCIA DE LAS
COMPRAS DENTRO DE LA
COMPETITIVIDAD
Quien compra bien
vende bien

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LAS COMPRAS:
ESLABN CLAVE DENTRO DEL MUNDO DE LA
LOGSTICA E INSUMO PARA LA COMPETITIVIDAD

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FUNCIONES DE LA INVESTIGACIN
MERCADOS
EN EL RAMO DE LAS COMPRAS

DE

Disponibilidad de informaciones precisas

sobre la estructura y los cambios en los
mercados de compras
Apertura de fuentes de suministro favorables
Pronsticos sobre probables interferencias en
el mercado (cuellos de botella en el
suministro de materiales)
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FUNCIONES DE LA INVESTIGACIN
MERCADOS
EN EL RAMO DE LAS COMPRAS

DE

Investigaciones sobre posibles materiales

sustitucin favorables en cuanto a sus costos
Informacin sobre nuevas vas de suministro

de

Apoyos argumentativos para negociaciones

compras
Soluciones alternativas para la Administracin

de

Propuestas para el reciclaje de productos de desecho

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Gestin:
SISTEMA DE COMPRAS
EN LA
ESTRATEGIA DE LAadquisicin
EMPRESA
Propsito:
apoyar
los
objetivos
corporativos
y
funcionales.
Objeto: componente
del plan estratgico
y
del
proceso
operativo global de

y
de
y

entrega
bienes
servicios
necesarios.
Accin:
relaciones
estables
con

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RESPONSABILIDAD DE LA
PLANEACIN DEL
ABASTECIMIENTO
Se fundamenta en el
compromiso de la
Direccin
con
los
objetivos corporativos
y
funcionales
(formales
e
informales), incluye:

La asignacin de
recursos.
La infraestructura.

los

El ambiente de trabajo.
La satisfaccin de las
expectativas.
Exigencias del mercado.

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DECISIONES
HACER
O
COMPRAR:
VENTAJAS DE CADA ALTERNATIVA
Criterio

Posibles ventajas
HACER

Posibles ventajas
COMPRAR

Costos

Reduccin de costos de distribucin

Posibles economas de escala
Eliminacin de mrgenes de intermediarios
innecesarios
Oportunidades de financiamiento

Calidad

La fabricacin en casa puede garantizar

una mejor calidad.

Consecuencias
para las ventas

Los residuos y subproductos pueden ser

vendidos rentablemente si su calidad es
adecuada.

Si la imagen de calidad del proveedor es

buena, esto puede ser un argumento de compra
para el producto final.

Riesgos y
dependencias

Los proveedores de materias primas e

insumos condicionan la elaboracin de
nuestros productos. RIESGO

Una adecuada amplitud de oferentes, puede

eliminar riesgos y conducir a adecuados
procesos de seleccin.

Necesidades de
capital

Es necesario invertir en Activos Fijos

(maquinaria, instalaciones, etc). RIESGO

Menos inversiones necesarias en maquinaria.

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Reduccin de costos de almacenamiento

(especialmente cuando se compra Justo-atiempo)
Por mayores cantidades el proveedor puede
llegar a precios de produccin ms bajos que
pueden llevar a precios bajos de compra
(especialmente cuando estandariza los
productos)
Por mayores cantidades el proveedor puede
emplear mquinas muy buenas para producir
mejor calidad a bajo costo

DECISIN DE HACER O COMPRAR

Evaluar el
oportunidad

FACTOR:

MTODO:

Costo de oportunidad.

Capacidad
propias.

Idoneidad

Costo diferencial.
Disponibilidad
proveedores.
Impacto general.

de

costo

de

Presentar
precisa

especificacin

Analizar
existente

capacidad

Calcular
compra

el

costo

Analizar
ofertas
proveedores

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de
de
9

MAQUILAS
Se denomina MAQUILA
a la empresa que se
encarga de hacerle la
produccin a otra.

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10

COMPONENTES
DEL PROCESO DE
COMPRAS
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11

PRINCIPIOS DE ADQUISICIN
o Definicin de los criterios para la seleccin,
evaluacin y re-evaluacin de proveedores.
o Cumplimiento
de
especificaciones
y
requisitos de compra .
o Relacin del tipo y alcance del control
aplicado al proveedor con el impacto en el
producto.
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12

PRINCIPIOS DE ADQUISICIN
o Evaluacin
de
la
capacidad
de
los
proveedores para cumplir los requerimientos.
o Elaborar y mantener Documentacin formal
de los resultados de las evaluaciones.
o Informacin estructurada con respecto a
requisitos para la aprobacin de materiales,
procedimientos, procesos y equipos.
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13

PRINCIPIOS DE ADQUISICIN
oInspeccin y actividades afines necesarias
establecidas e implementadas.
oAplicacin de mtodos apropiados para el
seguimiento de los procesos de compras.
oMedicin y evaluacin de la capacidad de
los procesos.
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14

QU COMPRAN LAS
EMPRESAS?
Materias
primas,
COMPRAS PRODUCCIN:
componentes
y
productos para la
fabricacin.
Vertical:
suministros
especficos
para
cada
sector
industrial

COMPRAS NO PRODUCCIN

Productos indirectos.
Compras
mantenimiento,
reparaciones y operaciones.
Para llevar a cabo las
actividades empresariales.
Horizontal y comn a todos
los sectores de actividad.

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MATRIZ DE KRALJIC
Alto

Materiales
Especializados

Materiales
Estratgicos

Impacto en el
negocio ($)

Bajo

Materiales
No Crticos

Materiales
Cuello de Botella

Baja

Alta

Complejidad del Mercado

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16

MATRIZ DE KRALJIC
MATERIALES ESPECIALIZADOS:

MATERIALES ESTRATGICOS:

Se utiliza el poder de
compra, cuya estrategia es
el objetivo del precio para
reducir costos, pues no son
productos crticos y la
negociacin
mediante
contratos
corporativos
.
Ejemplo: El acero.

Son los ms importantes

en el proceso de compra
y a la vez los de mayor
complejidad y riesgo en
el proceso del suministro,
se deben manejar planes
de contingencia, Logstica
y control de Inventarios.
Ejemplo: Las turbinas.

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17

MATRIZ DE KRALJIC
Se debeCUELLO
garantizar
MATERIALES
DE BOTELLA: la

MATERIALES NO CRTICOS:

Son menos complejos en el

suministro y la estrategia
utilizada es reducir costes,
ya sea comprndole ms a
un proveedor o haciendo
ms competitiva la lucha
entre
ellos
Ejemplo:
Materias Primas.

continuidad
en
el
suministro, analizando el
riego y la seguridad de
los inventarios, as como
el diseo de planes de
contingencia, igualmente
investigando
productos
alternos. Ejemplo: Partes
Electrnicas.

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OBJETIVO DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
Proveer y dar seguimiento a
los procesos de compra
(nacionales
e
internacionales), desde el
momento
en
que
un
departamento de la empresa
(usuario) realiza una solicitud
de compra, hasta que el
producto ha sido recibido por
ste.

Se tendrn en cuenta
siguientes factores:

los

Recepcin
inventario

en

de

bodegas

Evaluacin de costos
Proveedores
Tiempos
pedidos

de

entrega

de

Necesidades del usuario

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OBJETIVOS ESPECFICOS DE
COMPRAS
1. Mantener continiudad 4.Obtener costos bajos
en el abastecimiento.
acordes con: calidad
2. Inversin
mnima
y servicio
compatible con:
5.Mantener niveles de
Seguridad.
Provecho econmico.

calidad
posicin
3. Evitar
duplicaciones, 6.Mantener
competitiva de la
desperdicios,
empresa
inutilizaciones
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20

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
Crear
y
mantener
un
Elaboracin de cotizaciones
registro
actualizado
de
por proveedor, para la
proveedores.
actualizacin de tiempos
Generar y dar seguimiento
de entrega y costos de los
a las solicitudes de Compra.
artculos.
Recibir las solicitudes de Generar y dar seguimiento
compra provenientes de los
a las rdenes de compra.
usuarios y encargados de Generar las rdenes de
otros departamentos
compra.

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FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
Realizar
rdenes
de
compras
utilizando
mltiples monedas.
Agilizar la recepcin de la
mercadera,
Realizar los procedimientos
de Costeo de las rdenes
de
compras
(costeo
estimado y costeo real).

Realizar
la
planeacin
de
compras para un
perodo dado.
Permitir
la
elaboracin de un
plan de compras.

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ETAPAS BSICAS EN EL SISTEMA

DE COMPRAS
Inicio
Reconocimiento de
una necesidad
Descripcin de
la necesidad
Determinacin y
anlisis Fuentes de
Abastecimiento

Determinacin de
precios y trminos

Preparacin y
asignacin de la
Orden de Compra
Seguimiento y/o
expedicin de la
Orden de Compra
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Recepcin e
inspeccin de
los
artculos
Liquidacin de la
factura y pago
al proveedor
Mantenimiento
de registros

Fin
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EVALUACIN DE OFERTAS
Las
ofertas
de
proveedores
no
seleccionados
previamente
deben
evaluarse y calificarse
previamente
para
participar en el proceso
de adquisiciones
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24

EVALUACIN DE OFERTAS
Participacin en Preparacin
de ofertas: Ingeniera, Calidad,
Ventas,
Administrativa,
Compras y Financiera
Aspectos
que
debe
contemplar: Especificaciones,
dibujos,
hojas
de
datos,
requisitos de entrega, planes
de inspeccin y prueba

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25

SUMINISTRO DE PLIEGOS DE
OFERTAS
Elaboracin
y
entrega del paquete
de
propuestas,
pliegos o licitaciones
Revisin
para
verificar integralidad
y exactitud
Presentacin

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26

EVALUACIN DE OFERTAS
Asignacin de personal
idneo
de
las
reas
administrativa,
jurdica,
ingeniera,
compras
y
calidad
Supervisin por el rea de
aseguramiento
de
la
calidad o los auditores
internos correspondientes
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27

EVALUACIN DE OFERTAS
Revisar y calificar las
propuestas
de
conformidad con los
criterios, factores
Caractersticas
y
especificaciones
definidas
en
las
condiciones
de
las
requisiciones
de
la
compra y los paquetes

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28

EVALUACIN TCNICA
ISO 9000: Proveedores de
Industria, comercio y servicios:
- Sistema de gestin de Calidad
Responsabilidad
Direccin

de

la

- Gestin de los recursos

- Realizacin del producto
- Medicin, anlisis y mejora

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EVALUACIN TCNICA
Equipos y mtodos de inspeccin
para determinar caractersticas
del material
Organizacin,
Calidad

Sistema

de

Personal administrativo
Equipos,
mtodos
y
procedimientos de medicin,
ensayo, manejo de muestras
Gestin ambiental

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REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES

REA
DE CALIDAD
Caractersticas

de

la

calidad
(Especificaciones)
Certificaciones
de
Calidad (Respaldo)
Garantas de Calidad
(Responsabilidades)
Especificaciones
Tcnicas
(Normas
Tcnicas)

REA FINANCIERA

Fortaleza
Financiera
(Manejo econmico y
estabilidad financiera)
Fluidez Financiera
(Razn Corriente,
Capital de Trabajo)

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REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES

REA TECNOLGICA

REA DE TIEMPOS Y RESPUESTA

Manejo de la
Tecnologa
(tiempos
y
calidad)

Tiempos y Movimientos
(a mayor tiempo menor
eficiencia)
Tiempos
Pactados
(relacin de tiempo de
cubrimiento y tiempo
comprometido)

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REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES

REA DE PRECIOS

REA ADMINISTRATIVA

Precios
Pactados
Precios
Competitivos

Normatividad y legislacin
Actitud Gerencial
Modelo de Comunicacin
Experiencia y pericia gerencial
Proyeccin a Largo Plazo
Disponibilidad de Instalaciones

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REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES

REA DE INVENTARIOS

REA DE MERCADEO

Establecimiento
de
parmetros de control
de inventarios
Especificaciones
de
manipulacin de los
inventarios

Tradicin e imagen de
la marca
Tradicin e imagen de
la empresa
Inversiones
en
publicidad

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CRITERIOS PARA LA SELECCIN

DE PROVEEDORES
Grupo de criterios

1. Criterios de precios y
condiciones

2. Criterios de calidad
de materiales

3. Criterios de tiempo

4. Criterios de servicio

Criterios
Nivel de precios
Desarrollo de precios (fidelidad de precios)
Crditos de proveedores
Aceptacin de costos de flete y transporte
Posibilidad de negocios recprocos
Calidad tcnica
Normas
Garantas de calidad
Plazos de entrega
Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos)
Periodicidad de las entregas
Notificacin en la demora / suspensin de entregas
Asesora
Disposicin de cooperacin / Facultad comunicativa
Elaboracin de reclamos
Ofertas de capacitacin de los proveedores
Gama de productos
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CRITERIOS PARA LA SELECCIN

DE PROVEEDORES
Grupo de criterios
5. Criterios sobre el
Medio Ambiente

6. Criterios de
ubicacin

7. Criterios relativos a
la empresa

Criterios
Poltica de medio ambiente del proveedor
Transporte y Manipulacin
Empaque
Desechos
Retiro de la ubicacin del proveedor
Conexiones de transporte
Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicacin del proveedor)
Fuentes de compra del proveedor
Investigacin y Desarrollo (know-how tcnico)
Capacidades productivas y financieras
Participacin en anlisis de valores
Encargarse del almacenaje y control de calidad
Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)

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