TEMA N 9

SISTEMATIZACIN
Prof. Surelys Prez

2011

SISTEMATIZACIN
Proceso a travs del cual se busca
ordenar, organizar y conectar de la
mejor manera los elementos de la
organizacin, para lograr cumplir de la
forma mas eficiente y efectiva los
objetivos para los cuales fue creada la
organizacin.

PASOS
SISTEMATIZACIN

RDEN LGICO

ACTIVIDADES A DESARROLLAR,
EQUIPOS, PERSONAL Y AMBIENTE
DE TRABAJO

ARMONA ENTRE SUS ELEMENTOS

DEFINICIN
Estudio, anlisis y mejoramiento de los sistemas, que
sirven, controlan y coordinan todas las operaciones
de una empresa
ALONSO TUR, Jos M (2004)

Proceso permanente y acumulativo de construccin de

conocimiento a partir de nuestra experiencia de
accin/intervencin en una realidad
www.ccon.org.co [Documento en lnea]. Marzo, 2008

IMPORTANCIA DE LA SISTEMATIZACIN

Define objetivos generales y especficos de cada una de las

unidades que integran a la organizacin.

Asigna las funciones bsicas para as determinar las

responsabilidades que corresponden a cada uno de los
departamentos creados.

Asigna las tareas a cada uno de los procesos, con la finalidad

de organizar y concatenar adecuadamente los recursos de
cada departamento, para lograr as la eficiencia de la
organizacin, al menor costo y por ende cumplir con los
objetivos para la cual fue creada.

OBJETIVOS DE LA SISTEMATIZACIN

Mejorar el servicio al cliente.

Acelerar los procesos sin desmejorar
la calidad.
Mejorar los controles.
Reducir los costos operativos y
administrativos, as como mejorar la
productividad.
Obtener mayor exactitud y velocidad
en el procesamiento de datos y en la
generacin de informes.
Suministrar
informacin
contable
adecuada a la gerencia para la toma
de decisiones

BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACIN
Fortalece la organizacin ya que permite:

Corregir las debilidades de la estructura organizativa, aclarando y

definiendo las funciones y responsabilidades de las distintas
unidades.
Aclarar las lneas de autoridad.
Coordinar funciones y relaciones de departamentos.

BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACIN
Ayuda a la Administracin y a los Supervisores al:
Crear los medios de informacin oportuna
para la toma de decisiones.
Producir informes ms completos y oportunos.
Ahorrar tiempo a la administracin eliminando
la supervisin de las tareas, asegurando una
productividad satisfactoria.

BENEFICIOS DE LA
SISTEMATIZACIN

Asegura un trabajo de oficina de calidad y a un

costo menor al:
Establecer procedimientos simples y completos
que faciliten la ejecucin del trabajo.
Reducir la carga de trabajo mediante la
eliminacin de formularios, informes y controles
innecesarios.
Proporcionar ambiente de trabajo adecuado por
lo que se aumenta la productividad.

PARMETROS O
PRINCIPIOS QUE HAY
QUE TOMAR EN CUENTA
PARA EL PROCESO DE
SISTEMATIZACIN.

RAZONABILIDAD DEL COSTO: Se

debe dar el proceso de control
interno y a su vez debe suministrar
informacin a un costo razonable,
el costo debe ir de acuerdo a los
beneficios que el proceso genere.
CONFIABILIDAD: La informacin
que suministre debe ser lo ms
confiable posible para as poder
subsanar
errores
y
tomar
decisiones adecuadas.

ESTRUCTURA
ORGNICA
Y
EL
CONTROL INTERNO: El sistema se
adaptar a la organizacin de tal modo
que
le
permita
satisfacer
las
necesidades
particulares
de
informacin y control.
FACTORES HUMANOS: Se deber
escoger a los trabajadores y empleados
de acuerdo a sus aptitudes y destrezas
de
modo
que
su
labor
sea
desempeada lo mas eficientemente
posible.

PROCESAMIENTO
INTEGRADO
DE
DATOS: El sistema deber captar los
datos de las diferentes unidades que
componen a la organizacin de modo
que luego la ensamble para poder
suministrar informacin confiable y
global de acuerdo a las diferentes
necesidades usuarios.
OPERACIONES MECANIZADAS: Para
recolectar la informacin descrita en el
principio anterior se considerar la
mecanizacin de esta ya que se logran
trabajos ms claros, precisos y a mayor
velocidad.

REPORTAJE:
Toda
informacin
obtenida de la sistematizacin debe
servir para los usuarios internos y
los externos.
FLEXIBILIDAD CON UNIFORMIDAD Y
CONSISTENCIA: todo sistema debe
disearse para ser flexible, uniforme
en los criterios y consistente en su
adaptacin.

PISTA DE AUDITORA: Significa que

al obtener un resultado este pueda
ser analizado siguiendo los pasos
del proceso.
DOCUMENTACIN:
Para
toda
transaccin debe ser diseado un
formulario o forma que avale la
operacin, debe ser reglamentado
su uso y descrito el procedimiento.

SISTEMAS DE INFORMACION
CONJUNTO
DE
ELEMENTOS
INTERRELACIONADOS ENTRE SI DENTRO DE UN
AMBIENTE DETERMINADO Y CUYA FUNCION
ESTA BIEN DEFINIDA
ELEMENTOS

DATOS
SOFTWARE
HARDWARE
RECURSOS HUMANOS
REDES

SO
FT
W
AR
E

E
R
A
W
D
R
HA

H
H
R
R

DA
T
O
S

REDES

SISTEMAS DE INFORMACION
SEGN COHEN (1996)
UN SISTEMA DE INFORMACION ES UN
CONJUNTO DE ELEMENTOS QUE
INTERACTUAN ENTRE SI CON EL FIN
DE APOYAR LAS ACTIVIDADES DE
UNA EMPRESA O NEGOCIO

SISTEMAS CONTABLES
Los Sistemas Contables en una organizacin
estn integrados por un conjunto de
subsistemas que tienen como finalidad cumplir
con las polticas, normas, principios y
procedimientos, para generar informacin
contable en cada uno de los niveles de la
organizacin y que ser utilizada por cada uno
de los diferentes usuarios para poder proceder
a la toma de decisiones.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Son el conjunto de pasos a seguir en la realizacin del
trabajo contable. Cada procedimiento, debe seguir
para su buen desenvolvimiento, una secuencia
ordenada y lgica, para lograr el objetivo para el cual
fue creado y as nutrir el todo denominado SISTEMA
CONTABLE. Los procedimientos contables definen
que trabajo debe realizarse, quien o quienes deben
realizarlo y cuando o en que momento deben
proceder a realizarlo.

MTODO
INSTRUMENTO QUE DESCRIBE UN
PROCEDIMIENTOS ESPECFICO YA
ESTANDARIZADO:
MTODO DE INVENTARIO
PROMEDIO MOVIL
PESP

MTODO DE DEPRECIACIN
LINEAL
HORAS MAQUINA

CARACTERSTICAS DE LOS
SISTEMAS CONTABLES

FLEXIBLE
COMPLETO
OPORTUNO
SENCILLO Y CLARO
CONFIABLE

CLASIFICIACIN DE LOS
SISTEMAS CONTABLES
LOS SISTEMAS CONTABLES ESTAN
INTEGRADOS POR SUBSISTEMAS,
DONDE CADA UNO DE ELLOS
CUMPLE
CON
UN
OBJETIVO
PREVIAMENTE
ESTABLECIDO,
CONVIRTIENDOSE ASI, EN SISTEMAS
ESPECIFICOS QUE EN CONJUNTO
VAN A CONFORMAR EL TODO.

CONT. CLASIFICACIN.
LOS DIFERENTES SUBSISTEMAS SE
DISEAN DEPENDIENDO DE LAS
CARACTERISTICAS PARTICULARES
DE LA ORGANIZACIN, COMO SON,
OBJETO SOCIAL, RAZON SOCIAL,
POLITICAS ESTATUTARIAS, ENTRE
OTRAS.

ALGUNOS SUB SISTEMAS

DE VENTAS
DE COMPRAS
DE CUENTAS POR COBRAR
DE CUENTAS POR PAGAR
DE INVENTARIO
DE NOMINA
DE EFECTIVO
DE PROPIEDADES, PLANTAS Y EQUIPOS
DE CONTABILIDAD GENERAL

CLASIFICACIN DE LOS
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
VAN A ESTAR CONFORMADOS POR
TODOS LOS PROCESOS QUE SE
REALIZAN Y NO AFECTAN A LA
CONTABILIDAD EN CUANTO A REGISTRO
CONTABLE SE REFIERE, REUBICACION
DE PERSONAL, CREACION DE UNA
NUEVA UNIDAD CON EL PERSONAL
EXISTENTE, ENRE OTROS.

CLASIFICACIN DE LOS
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
VAN A REFERIRSE A TODOS
AQUELLAS OPERACIONES QUE
AFECTEN DIRECTAMENTE A LA
CONTABILIDAD,
VENTAS,
COMPRAS,
DEPRECIACIONES,
ENTRE OTROS.

TIPOS DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
LOS TIPOS DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES VAN DISEADOS DE
ACUERDO A LOS SUBSISTEMAS
EXISTENTES EN LA ORGANIZACIN,
ENTRE
LOS
CUALES
SE
ENCUENTRAN:
PROCEDIMIENTOS DE VENTA
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

"Las tres cuartas partes de las miserias

y malos entendidos en el mundo
terminaran si las personas se pusieran
en los zapatos de sus adversarios y
entendieran su punto de vista"
Gandhi