You are on page 1of 53

Organizacin Funcional

Organizacin Matricial Dbil

Organizacin Matricial Equilibrada

Organizacin Matricial Fuerte

Organizacin Orientada a Proyectos

Los procesos de la direccin de proyectos se aplican de


manera global y a todos los grupos de industrias. Buenas
prcticas aumenta las posibilidades de xito de una amplia
variedad de proyectos.
Buenas prcticas no significa que los conocimientos,
habilidades y procesos descritos deban aplicarse siempre
de la misma manera en todos los proyectos.
Para un proyecto determinado, el director del proyecto,
tiene la responsabilidad de determinar cules son los
procesos adecuados, as como el grado de rigor adecuado
para cada proceso.

El propsito clave de este Grupo de Procesos es


alinear las expectativas de los interesados con el
propsito del proyecto, darles visibilidad sobre el
alcance y los objetivos, y mostrar cmo su
participacin en el proyecto y sus fases asociadas
puede asegurar el logro de sus expectativas.

Grupo de Procesos de Inicio


El Grupo de Procesos de Inicio est compuesto por aquellos procesos
realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un
proyecto existente al obtener la autorizacin para iniciar el proyecto o
fase.
Se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros
iniciales. Se identifican los interesados internos y externos que van a
participar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global del
proyecto.
Se toma entonces una decisin sobre la necesidad de continuar,
posponer o suspender el proyecto.

Grupo de Procesos de Planificacin


El Grupo de Procesos de Planificacin est compuesto por aquellos
procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo,
definir y refinar los objetivos, y desarrollar la lnea de accin
requerida para alcanzar dichos objetivos.
Se desarrolla el plan para la direccin del proyecto y los
documentos del proyecto que se utilizarn para llevarlo a cabo.
Se explorarn los aspectos de alcance, tiempo, costo, calidad,
comunicaciones, recursos humanos, riesgos, adquisiciones y
participacin de los interesados

Grupo de Procesos de Ejecucin


El Grupo de Procesos de Ejecucin est compuesto por aquellos
procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan
para la direccin del proyecto a fin de cumplir con las
especificaciones del mismo.
Durante la ejecucin del proyecto, en funcin de los resultados
obtenidos, se puede requerir una actualizacin de la planificacin
y una revisin de la lnea base.
Esto puede incluir cambios en la duracin prevista de las
actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de los
recursos, as como riesgos no previstos.

Grupo de Procesos de Monitoreo y Control


Est compuesto por aquellos procesos requeridos para rastrear,
analizar y dirigir el progreso y el desempeo del proyecto. El
beneficio radica en que el desempeo del proyecto se mide y se
analiza a intervalos regulares, y tambin como consecuencia de
eventos adecuados, a fin de identificar variaciones respecto del plan
de direccin del proyecto, e implica:

Controlar los cambios y recomendar acciones correctivas o preventivas para


anticipar posibles problemas,

Monitorear las actividades del proyecto, comparndolas con el plan para la


direccin del proyecto y con la lnea base para la medicin del desempeo del
proyecto, e

Influir en los factores, de modo que nicamente se implementen cambios


aprobados.

Este monitoreo continuo proporciona el conocimiento sobre la salud


del proyecto y permite identificar las reas que requieren ms
atencin.
En proyectos de varias fases, el Grupo de Procesos de Monitoreo y
Control coordina las fases del proyecto a fin de implementar las
acciones correctivas o preventivas necesarias para que se cumpla
con el plan para la direccin del proyecto.
Por ejemplo, el incumplimiento de la fecha de finalizacin de una
actividad puede requerir ajustes y soluciones de compromiso entre
los objetivos de presupuesto y de cronograma

Grupo de Procesos de Cierre


Esta compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar
todas las actividades a travs de todos los Grupos de Procesos de
la Direccin de Proyectos, a fin de completar formalmente el
proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales.
Establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha
finalizado.

En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:

Que se obtenga la aceptacin del cliente o del patrocinador para cerrar


formalmente el proyecto o fase,

Que se realice una revisin tras el cierre del proyecto o la finalizacin de


una fase,

Que se documenten las lecciones aprendidas,

Que se archiven todos los documentos relevantes del proyecto en el


sistema de informacin para la direccin de proyectos para utilizarlos como
datos histricos,

Que se cierren todas las actividades de adquisicin y se asegure la


finalizacin de todos los acuerdos relevantes, y

Que se realicen las evaluaciones de los miembros del equipo y se liberen


los recursos del proyecto.

Informacin del
lo Proyecto
largo del ciclo de vida

A
del proyecto, se recopila, analiza,
transforma y distribuye a los miembros del equipo del proyecto y
a otros interesados una cantidad significativa de datos e
informacin
en diversos
formatos."datos" e "informacin" a
En consecuencia,
los trminos
menudo se utilizan indistintamente en la prctica. Esto puede
llevar a confusin y mala interpretacin por parte de los
diferentes interesados en el proyecto. Las siguientes pautas
contribuyen a minimizar los errores en la comunicacin y
ayudan al equipo del proyecto a utilizar la terminologa
adecuada:
Datos de desempeo del trabajo
Informacin
de
desempeo
del
trabajo
Informes
de
desempeo
del
trabajo

Datos de desempeo del


trabajo
Son las observaciones y mediciones directas identificadas durante las
actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto.
Pueden ser el porcentaje de trabajo fsicamente terminado, las medidas
de desempeo tcnico y de calidad, las fechas de comienzo y
finalizacin de las actividades planificadas, el nmero de solicitudes de
cambio, el nmero de defectos, los costos reales, las duraciones reales,
etc.

Informacin de desempeo del


trabajo
Son los datos de desempeo recopilados de varios procesos de
control, analizados en contexto e integrados en base a las relaciones
entre las reas.
Por ejemplo el estado de los entregables, el estado de
implementacin de las solicitudes de cambio y las estimaciones
hasta la conclusin previstas.

Informes de desempeo del


trabajo
Constituyen la representacin fsica o electrnica de la
informacin de desempeo del trabajo recogida en documentos
del proyecto para la toma de decisiones, el planteamiento de
incidentes, el emprendimiento de acciones y la generacin de
conocimiento.
Se pueden citar los informes de estado, los memorandos, las
justificaciones, las notas informativas, los cuadros de mando
electrnicos, las recomendaciones y las actualizaciones

Flujo de Datos, Informacin e Informes del


Proyecto

Correspondencia entre Grupos de Procesos


y reas de Conocimiento de la Direccin de
Proyectos

GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL


PROYECTO

GESTIN DE LA INTEGRACIN
La Gestin de la Integracin del Proyecto incluye los procesos y
actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar
y coordinar los diversos procesos y actividades de direccin del
proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la Direccin de
Proyectos.
La
integracin
incluye
caractersticas
de
unificacin,
consolidacin, comunicacin y acciones integradoras cruciales
para que el proyecto se lleve a cabo de manera controlada y se
complete con los requisitos y expectativas del cliente.

La Gestin de la Integracin del Proyecto implica tomar decisiones en


cuanto a la asignacin de recursos, equilibrar objetivos y alternativas
contrapuestas y manejar las interdependencias entre las reas de
Conocimiento de la direccin de proyectos.
Los procesos de Gestin de la Integracin del Proyecto, a saber son:

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

Realizar el Control Integrado de Cambios

Cerrar el Proyecto o Fase

Desarrollar el Acta de Constitucin del


Proyecto
Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza
formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director
del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la
organizacin a las actividades del proyecto.

Establece una relacin de colaboracin entre la organizacin


ejecutora y la organizacin solicitante.

Desarrollar el Plan para la Direccin del


Proyecto
Es el proceso de definir, preparar y
coordinar
todos
los
planes
secundarios e incorporarlos en un
plan integral para la direccin del
proyecto.
Las lneas base y planes secundarios
integrados del proyecto pueden
incluirse dentro del plan para la
direccin del proyecto.

Dirigir y Gestionar el Trabajo del


Proyecto
Es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo
definido en el plan para la direccin del
proyecto, as como de implementar los cambios
aprobados, con el fin de alcanzar los objetivos
del proyecto.

Monitorear y Controlar el Trabajo


del Proyecto
Es el proceso de dar seguimiento, revisar e
informar del avance del proyecto con
respecto a los objetivos de desempeo
definidos en el plan para la direccin del
proyecto.

Realizar el Control Integrado


de Cambios
Es el proceso de analizar todas las solicitudes
de cambio; aprobar y gestionar los cambios a
los entregables, activos de los procesos de la
organizacin, documentos del proyecto y plan
para la direccin del proyecto; y comunicar las
decisiones correspondientes.

Cerrar el Proyecto o
Fase
Es el proceso que consiste en finalizar
todas las actividades en todos los Grupos
de Procesos de la Direccin de Proyectos
para completar formalmente el proyecto o
una fase del mismo.

Desarrollar el Acta de Constitucin del


Proyecto

Enunciado del Trabajo del


una descripcin
narrativa de los productos,
Proyecto

Es
servicios o
resultados que debe entregar el proyecto. En proyectos
internos, el iniciador del proyecto proporciona el enunciado del
trabajo. En el caso de proyectos externos, el enunciado del
trabajo puede ser proporcionado por el cliente como parte de
un documento y hace referencia a:

Necesidad de negocio.- Las necesidades de negocio pueden


provenir de una demanda del mercado, de un avance tecnolgico, de
un requisito legal, de una reglamentacin gubernamental o de
consideraciones medioambientales. La necesidad de negocio y el
anlisis costo-beneficio se incluyen en el caso de negocio para
justificar el proyecto.
Descripcin del alcance del producto.- La descripcin del alcance
del producto documenta las caractersticas del producto, servicio o
resultados que el proyecto se encargar de crear.
Plan estratgico.- El plan estratgico documenta la visin, metas y
objetivos estratgicos de la organizacin y puede contener una
declaracin de alto nivel de su misin. Todos los proyectos deben
estar alineados con el plan estratgico de la organizacin. La
alineacin con el plan estratgico asegura que cada uno de los
proyectos contribuye a lograr los objetivos generales de la

Desarrollar el Acta de Constitucin del


Proyecto

Caso de
Negocio
Proporciona la informacin necesaria desde una perspectiva
de negocio para determinar si el proyecto es viable o no en
trminos de la inversin requerida. Normalmente se utiliza
para la toma de decisiones por parte de la direccin superior
al del proyecto. El anlisis costo-beneficio se incluyen en el
caso de negocio para justificar y establecer los lmites del
proyecto.

El caso de negocio se crea como resultado de una o ms de las


siguientes razones:
Demanda del mercado: una compaa automotriz autoriza un
proyecto para construir automviles de bajo consumo por la
escasez de combustible.
Necesidad de la organizacin: debido a los altos costos
generales una compaa puede combinar funciones del personal y
racionalizar procesos para reducir costos.
Solicitud de un cliente: una compaa elctrica autoriza la
construccin de una nueva subestacin a fin de abastecer un
nuevo parque industrial.

Avance tecnolgico: una compaa area que autoriza


un nuevo proyecto para desarrollar el billete electrnico
y sustituir los billetes en papel, sobre la base de los
avances tecnolgicos.
Requisito legal: un fabricante de pinturas que autoriza
un proyecto para establecer guas para el manejo de
materiales txicos.
Impacto ecolgico: una compaa que autoriza un
proyecto para disminuir su impacto ambiental.
Necesidad social: una ONG en un pas en vas de
desarrollo autoriza un proyecto para dotar de sistemas
de agua potable, baos y educacin sanitaria a
comunidades que padecen altos ndices de desnutricin

Desarrollar el Acta de Constitucin del


Proyecto

Acuerdo
s para
establecen

Los acuerdos se
definir las intenciones
iniciales de un proyecto. Los acuerdos pueden tomar la
forma de contratos, memorandos de entendimiento,
acuerdos de nivel de servicio, cartas de acuerdo,
declaraciones de intenciones, acuerdos verbales, correos
electrnicos u otros acuerdos escritos. Normalmente se
utiliza un contrato cuando se lleva a cabo el proyecto para
un cliente externo.

Desarrollar el Acta de Constitucin del


Proyecto

Factores Ambientales de la
Empresa

Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el


proceso para Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
incluyen, entre otros:
Estndares gubernamentales, estndares de la industria o
reglamentos (p.ej., cdigos de conducta, estndares de calidad
o estndares de proteccin del trabajador);
Cultura y estructura de la organizacin, y
Condiciones del mercado.

Desarrollar el Acta de Constitucin del


Proyecto
Activos de los Procesos
de la Organizacin

Procesos estndar de la
definiciones de procesos;

organizacin,

polticas

Plantillas (p.ej., plantilla del acta de constitucin del


proyecto), e
Informacin histrica y base de conocimientos de
lecciones aprendidas (p.ej., proyectos, registros y
documentos, toda la informacin y documentacin de

Desarrollar el Acta de Constitucin del


Proyecto

Juicio de
Expertos
puede
ser proporcionada

Esta experiencia
por
cualquier grupo o individuo con conocimientos o
formacin especializados, y se encuentra disponible
a travs de diferentes fuentes, entre las que se
incluyen:
Consultores,
patrocinadores,

Interesados,
Asociaciones

clientes
profesionales

y
y

Desarrollar el Acta de Constitucin del


Proyecto

Tcnicas de
Facilitacin

Las tcnicas de facilitacin tienen una amplia


aplicacin. Tormentas de ideas, resolucin de
conflictos, solucin de problemas y gestin de
reuniones son ejemplos de tcnicas clave que
utilizan los facilitadores para ayudar a equipos
e individuos a llevar a cabo las actividades del
proyecto.

Desarrollar el Acta de Constitucin del


Proyecto
Acta de Constitucin
del Proyecto
Es un documento emitido por el iniciador del
proyecto
o
patrocinador,
que
autoriza
formalmente la existencia de un proyecto y
confiere al director del proyecto la autoridad
para asignar los recursos de la organizacin a las
actividades del proyecto.

Documenta las necesidades de negocio, los supuestos, las


restricciones, el conocimiento de las necesidades y requisitos de
alto nivel del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado
que el proyecto debe proporcionar, como por ejemplo:
El propsito o la justificacin del proyecto,
Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de xito
asociados,
Los requisitos de alto nivel,
Los supuestos y las restricciones,
La descripcin de alto nivel del proyecto y sus lmites,
Los riesgos de alto nivel,
El resumen del cronograma de hitos,

El resumen del presupuesto,


La lista de interesados,
Los requisitos de aprobacin del proyecto (es decir, en qu
consiste el xito del proyecto, quin decide si el proyecto tiene
xito y quin firma la aprobacin del proyecto),
El director del proyecto asignado, su responsabilidad y su
nivel de autoridad
El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de
quienes autorizan el acta de constitucin del
proyecto.