LA FUNCIN DEL

APROVISIONAMIENTO Y LAS
DISTINTAS ORGANIZACIONES

CONCEPTUALIZACIN DE LA COMPRA
La funcin de compras es comnmente conocida como la funcin
de adquirir, contemplando la necesidad, localizacin y seleccin
de uno o ms proveedores, negociando el precio y otros trminos
inherentes al insumo a comprar, asegurndose de su entrega a
travs de un adecuado seguimiento.

CONSIDERACIONES AL COMPRAR

Insumo a
comprar

Volumen

Fecha en
que se
requiere

Unidad de
medida

Peso

Cantidad

Costo

Objetivos generales de la funcin de

compras
Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y
servicios requeridos para la operacin de la organizacin.
Conservar las inversiones y prdidas mnimas en el inventario.
Mantenimiento de estndares o controles de calidad adecuados.
Encontrar o desarrollar proveedores competentes.
Estandarizar, en lo que sea posible, los artculos comprados.

Objetivos generales de la funcin de

compras

Objetivos especficos de las compras

La reduccin de costos u obtencin de utilidades.
El servicio.
Control de los compromisos financieros.
Control de negociaciones y relaciones con proveedores

CONCEPTUALIZACIN DEL ABASTECIMIENTO

Abastecimiento es algo que se adquiere en forma continua, esta
actividad se realiza repetitivamente. Se debe planear y programar
el abastecimiento, esto nos lleva a tomar acuerdos con
proveedores normalmente en periodos que generalmente abarcan
un ao.

Situaciones que dan origen al abastecimiento

Volumen de
produccin

Capacidad de
almacenamiento

Sistema de
produccin

Mantenimiento
de equipo

Limpieza de las
fbricas

Consumos de
oficina

TIPOS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

COMPRAS

ABASTECIMIENTOS

Bienes de capital (son aquellos que nos Materiales e insumos

ayudan a producir bienes que generan
utilidades):

Maquinaria

Materia prima

Mobiliario

Materiales de acondicionamiento

Terrenos

Bienes de consumo (recibe todos los costos

adicionales administrativos, que pueden ser
identificados o no en el producto final):

Vehculos

Papelera

Computadoras

Luz (Energa)

PRINCIPIOS BSICOS DE COMPRAS Y

ABASTECIMIENTOS
Calidad. La cual debe cumplir
con
la
conveniencia,
disponibilidad,
costo,
sistematizacin y control, para
que los productos sean del
agrado de los clientes.

Cantidad. Es conveniente considerar los factores de regulacin tales

como: necesidad, precio, promedio de compras, emisin de pedidos,
costo de la transaccin, pedido y mantenimiento.

Elementos a considerar en las compras y

abastecimiento
Tiempo adecuado
de entrega,
recepcin y
produccin

Modelos de control
de inventarios

Mercado,
condiciones y
tendencias

Tradicin
comercial

Almacenaje y
mantenimiento

FUNCIN GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS
Tener la responsabilidad de satisfacer todas las necesidades
generales de compras dentro de la lnea de productos asignada,
as como de servicios, debiendo atender todas las requisiciones de
compras, colocacin de pedidos y estar al tanto de s tales ordenes
han sido surtidas por los proveedores.

Funciones especificas del departamento de

compras

Lograr un flujo
continuo de
materiales.

Mantener
niveles de
inventario y los
pedidos al
mnimo.

Mantener
adecuados
estndares de
calidad.

Mantener e
incrementar de
nmero de
proveedores
confiables.

Funciones especificas del departamento de

compras

Estandarizar
hasta donde se
pueda los
artculos que
se compren.

Comprar
productos al
precio final
ms bajo.

Mantener la
posicin
competitiva de
la organizacin

Alcanzar
relaciones de
trabajo
productivas y
armoniosas con
los dems
departamentos
de la empresa.

CENTRALIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS
Compras centralizadas: Las compras centralizadas tienen como
finalidad comprar materiales, suministros y equipo a travs de una
oficina matriz, con una unidad de polticas de compras y en la cual
se rene personal especializado y competente.

Ventajas de la centralizacin
Es ms fcil estandarizar los artculos comprados si las decisiones de su compra
se hacen por medio de un punto de control central.
Elimina la duplicacin administrativa.
Se contemplan mayores volmenes de compra.
En periodos de escasez de materiales, un departamento no compite con otro
por el abastecimiento disponible ya que esta accin puede hacer que el precio
aumente.
Es ms eficiente para los vendedores, debido a que no necesitan atender a
varias sedes y personas dentro de la compaa.
Se obtiene el mejor control sobre los compromisos de compras.
Facilita la experiencia y especializacin en las decisiones de compra, es decir,
existe una mejor utilizacin del tiempo.

Desventajas de la centralizacin
Las operaciones productivas pueden ser paralizadas por causa de tener todos los
insumos en un solo lugar.
Si los materiales son dismbolos en cada planta, la centralizacin inmoviliza las
operaciones.
Los volmenes de financiamiento son grandes y por consiguiente la tentacin de una
mayor compra impacta los costos de almacenamiento.
Los desperdicios y las mermas son mayores.
Mal servicio a los usuarios.
Incremento de los costos de distribucin.
Riesgo de servicio ms lento.

DESCENTRALIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS
Compras descentralizadas : Si una empresa considera las compras
sobre una base descentralizada, los gerentes de los departamentos
especficos manejarn sus propias compras.

Ventajas de la descentralizacin
Permite una relacin directa con las exigencias de las actividades
productivas.
Algunas veces se toma contacto directo con fuentes originales de
suministro.
Crea relaciones directas entre el personal de la empresa y los
proveedores.
Tiempo de respuesta de proveedores ms rpida.
Facilidades de negociacin de cosas.
Adicionales como capacitacin o seguros

Desventajas de la descentralizacin
Las polticas de la alta gerencia se ven fragmentadas con la
diversidad de criterios de suministro.
Se produce una subdivisin de las compras en perjuicio de la
obtencin de descuentos, facilidades de pago, etc.
No se aprovechan los volmenes de compra al negociar.
Probabilidad de prdida de control de la central de sus unidades.

POLTICAS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Comprar a los precios
presupuestados.

Comprar a los
proveedores
confiables.

Pagar a los proveedores

oportunamente, es
decir, en las fechas
convenidas.

Mantener buenas
relaciones con los
proveedores, nunca
pelear.

Comprar artculos de
acuerdo a las
especificaciones.

Todas las requisiciones

de compra debern ser
aprobadas por los
directores del rea
correspondiente.

Mantener toda la
informacin de compra
actualizada y en orden.

Capacitarse
constantemente en el
rea de compras.

Toda la informacin
deber manejarse en
forma confidencial.

Comprar slo lo que las

requisiciones dicen.