El Proceso de Auditora de los

Sistemas de Gestin
Direccin General de Derechos
Fundamentales y Seguridad y Salud
en el Trabajo

CONTENI
DO

Secuencia de
Implementacin
Sistemas Integrados
Directrices Auditoras
ISO 19011
Definiciones de
Auditora de Sistemas
Integrados
Tipos de Auditoras
Requisitos
Fundamentales para
una Auditora
Efectiva
Trminos y
Definiciones
Gestin de un
Programa de
Auditora
Actividades de
Auditora
Consejos para la

EL PROCESO DE AUDITORA

SECUENCIA DE IMPLEMENTACION
SISTEMAS INTEGRADOS

DIAGNOSTICO

PLANIFICACION

MEJORA CONTINUA

IMPLEMENTACION

MANTENIMIENTO

CONTROL

A. INTERNA

AUDITORIA DE CERTIFICACION

OSHAS 180011999
Poltica

Planificacin

Identificacin
Evaluacin Control
Riesgos

Legislacin Otros
Requisitos

Implementacin y Operacin
Estructura Responsabilidad

Competencias Conciencia
Consulta
Comunicaciones
Documentacin

Objetivos
Programas SSO

Verificacin Acciones
Prev/Correct.

Medicin
Monitoreo
Desempeo
Accidentes
Incidentes No
Conf. Acciones
C/P

Control Docs. Datos

Registros
Control Operacional
Auditoras
Preparacin Emergencias

Revisin
Gerencial

OSHAS 18001-2007

La auditora

La organizacin deber
establecer y mantener
programas de auditoras.

La organizacin deber
establecer y mantener
procedimientos para llevar a
cabo auditoras peridicas.

Deben considerar los resultados

de:
La evaluacin de riesgos SSMA
Auditoras anteriores

Deben incluir:
El alcance
La frecuencia
La metodologa
Las competencias y
responsabilidades
Requisitos para su ejecucin
Informar los resultados

DIRECTRICES AUDITORIAS
ISO 19011
Certificad
o Iso
14001 y
OHSAS
18001

AUDITORIA DE SISTEMAS
INTEGRADOS
Proceso sistemtico, independiente y documentado,
para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de determinar la extensin en
que se cumplen los criterios de auditoria
(3.1 ISO 19011)

Tipos de Auditoras
Auditoras Internas de Primera Parte

Auditoras Externas de Segunda Parte

Auditoras Externas de Tercera Parte

1.-Tipos de Auditoras de acuerdo con la Empresa

Auditada

PROVEEDOR
AUDITORIA
EXTERNA
(2a. Parte)

AUDITORIA INTERNA (1a. Parte)

FABRICANTE
O
EMPRESA DE SERVICIO
AUDITORIA EXTERNA
(2a. Parte)

AGENTE LEGAL
(REGLAMENTAR)
AUDITORIA EXTERNA (3a. Parte)

CLIENTE

AUDITORIA
EXTERNA
(3a. Parte)

ORGANISMO
DE
CERTIFICACION

Por Qu Necesitamos Auditar?

Para proporcionar informacin a la Gerencia sobre el desempeo
del Sistema Integrado.

Una Auditora realizada efectivamente debe:

Proporcionar informacin real sobre la cual puedan
basarse las decisiones de la Gerencia.
Eliminar ideas preconcebidas e informacin sesgada.
Promover la comunicacin entre los diferentes niveles
dentro de la organizacin.

2.-Requisitos fundamentales para una Auditora

Efectiva:
Apoyo de la Direccin
Auditores entrenados
Independencia de los auditores
Acceso a documentos
Acceso a todos los niveles
gerenciales
Procedimiento de auditora definido

3. Trminos y definiciones
3.2 Criterios de auditora

Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados

como referencia

3.3 Evidencia de auditora

Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra informacin

que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables

3.4 Hallazgos de la auditora

Resultado de la evaluacin de la evidencia de la auditoria

recopilada frente a los criterios de la auditoria

3.8 Auditor

Persona con la competencia para llevar a cabouna auditoria

3.9 Equipo auditor

Uno a mas auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo
de expertos tcnicos,si es necesario.

3.10 Experto tcnico

Persona que aporta conocimientos especficos o su experiencia

al equipo auditor

3.11 Programa de auditora

Conjunto de una o mas auditorias planificadas para un

periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico

3.12 Plan de auditora

Descripcin de las actividades in situ y de los preparativos de

una auditoria

3.13 Alcance de auditora

Extensin y lmites de una auditora

4. Auditoria De Calidad-principios
(4. ISO 19011:2002

Independencia
Imparcialidad y objetividad de las conclusiones de
auditoria
Los auditores son independientes de la actividad
auditada
Los hallazgos estn basados solo en evidencia

Evidencia

Base racional para alcanzar conclusiones fiables

verificable

Es una muestra de la informacin disponible

5. Gestin de un Programa de Auditoria

Planifica
r

Autoridad para el
Programa
(5.1)

Definir y Difundir
Programa
(5.2, 5.3)

Actuar
Acciones de
Mejora
(5.6)

Implementar el
Programa
(5.4,
5.5)

Competencia de
Auditores
(7.0)

Hacer

Seguir el
Programa y
Realizar Ajustes
(5.6)

Verificar

5. Gestin de un Programa de Auditoria

Contenido del Plan de Auditora

Objetivo y alcance
Documentos de referencia
Equipo Auditor
Lugar y fecha
Programa de la Auditora
(Itinerario)
Programacin de la reunin de
apertura y cierre.

5. Gestin de un Programa de Auditoria

CALIFICACION DEL AUDITOR

Adiestramiento:
Sistemas de Gestin
Tcnicas de Auditora
Participacin en Auditoras
Examen
Re-calificacin
Habilidades adicionales:
planeamiento
organizacin
comunicacin
coordinacin

5. Gestin de un Programa de Auditoria

RESPONSABILIDADES
DE
AUDITOR
Cumplir
con el 100% de los requisitos
de UN
auditora.
Tener habilidades de comunicacin y entendimiento de los
requisitos de la auditora.
Realizar efectivamente las actividades asignadas.
Documentar el 100% de las observaciones.
Verificar la efectividad de las acciones
aplicadas como resultado de la auditora.

5. Gestin de un Programa de Auditoria

RESPONSABILIDADES DE UN AUDITOR LIDER

Responsabilidad final de auditora.

Participacin en la seleccin de los miembros del equipo.
Preparacin del plan de Auditora
Representacin del equipo auditor con la gerencia.
Preparacin y entrega del reporte de auditora
Direccin de las actividades de seguimiento

6. Actividades de Auditoria
In ic ia c i n d e la A u d it o r a
(6 .2 )
R e v i s i n d e l a D o c u m e n t a c i n
(6 .3 )
P r e p a r a c i n d e A c t iv id a d e s
d e A u d it o ra in s it u
(6 .4 )
A c t iv i d a d e s d e A u d it o r a In S i t u
(6 .5 )
In f o r m e d e A u d i t o r a
(6 .6 )
F in a li z a c i n d e l a A u d i t o r a
(6 .7 )
S e g u im i e n t o d e l a A u d i t o r a
(6 .8 )

6. Actividades de Auditoria

Iniciacin de la Auditora (6.2)

Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios

de auditoria
a) determinar el grado de conformidad del sistema de gestin del auditado
b) evaluar la capacidad del sistema del gestin para asegurar los requisitos
reglamentarios y contractuales
c) evaluar la eficacia del sistema de gestin para lograr los objetivos
especificados
d) identificar reas de mejora potencial del sistema de gestin

6. Actividades de Auditoria
Revisin de la Documentacin (6.3)

Documentacin
del Sistema
Inadecuada

Comunicar

Conforme
Criterios de
auditoria

Conformidad
documentaria
del SGC

Continuar con el proceso

No continuar hasta que se
resuelva el problema

Preparacin de las Actividades de Auditora

In situ (6.4)

Listas de verificacin

Soporte de la Auditoria

Herramienta del equipo auditor

Ayuda en la entrevista
Permite estructurar la evaluacin
Recordatorio
No limitarse a ella
No es para interrogar
Permite despersonalizar la auditora
Administracin del tiempo
Uniformidad al proceso de Auditora

Preparacin de las Actividades de Auditora In situ

(6.4)

Desarrollo de Preguntas

Concretas

De acuerdo con el propsito y alcance de la auditoria

Considerando las responsabilidades del auditado

Abiertas

Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

(6.5)

REUNION DE APERTURA

Presentacin de los auditores

Metodologa de la Auditoria
Alcance y objetivos
Acordar el Itinerario
Confirmar los acompaantes de
Disposiciones logsticas

la auditoria

Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

(6.5)

Comunicacin durante la
auditoria

Miembros del equipo auditor consultarse peridicamente para

intercambiar informacin

Las evidencias recopiladas en la auditoria deben ser comunicadas al

auditado

Acciones para reconfirmacin del plan de auditoria

Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

(6.5)

Tcnicas de Auditora:

Observacin
Entrevista
Documentacin
Verificacin Registros

Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

(6.5)

TECNICA DE ENTREVISTA
Palabras fundamentales
del Auditor:

Cmo
Dnde
Cundo
Qu
Por qu
Quin

Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

(6.5)

TECNICA DE ENTREVISTA
Preguntas Abiertas
Preguntas Cerradas
Se debe evitar hacer:
Preguntas que sugieren una respuesta
Preguntas sin salida
Preguntas antagnicas

Entonacin adecuada

Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

(6.5)

Recopilacin y Verificacin
de la Informacin
Mtodos:
entrevistas
observacin de las actividades
revisin de documentos
Tres criterios de evaluacin:
la existencia
funciona correctamente
es efectivo

Consejos para la Conduccin de Auditoras

Realizacin de las Actividades de Auditora In situ
(6.5)

Contacto cara a cara

Mostrarse interesado

Tomar notas en corto tiempo

Inclinar la cabeza (aceptar) ocasionalmente

Observar el lenguaje corporal

Verificar con evidencia

Preguntas silenciosas

Dar las gracias

Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

(6.5)

Prdida Tcticas
de tiempo

del Auditado

Querer manejar al auditor

Probar la fortaleza del

auditor

Respuestas limitadas

Engaar al auditor

Actitudes que deben ser evitadas

Realizacin de las Actividades de Auditora In situ
(6.5)

Ser controvertido

Ser negativo, indisciplinado

Ser crtico

Caer en disputas

Discutir personalidades

Comparar al auditado

Ser sarcstico

Generacin de hallazgos de auditora

Realizacin de las Actividades de Auditora In situ
(6.5)

Evidencia de
auditoria

Criterios de
auditoria

Hallazgos de auditoria

Realizacin de la reunin de cierre

Realizacin de las Actividades de Auditora In situ
(6.5)

Presentacin de los resultados

Explicar con exactitud las no Conformidades
Estar preparado para justificar las no conformidades
Dar oportunidad al auditado de explicar informacin discrepante
Informar que el proceso es por muestreo
Alcances sobre el seguimiento

Informe de Auditora (6.6)

Estructura:

Alcance y objetivos de la auditora

Identificacin de los auditores
Personas contactadas
fecha de la auditora
Normas de referencia
Descripcin de las no conformidades encontradas
Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los requisitos
de la Norma y documentos
Adjuntar: SAC y Observaciones
Conclusiones

Seguimiento de Auditora (6.8)

No
No
conformidad
conformidad

NO
Accin
Accin
inmediata
inmediata

Evaluacin
Evaluacinde
de
causas
causas

Acciones
Acciones
correctivas
correctivas

ok

SI

FIN

Evaluacin
Evaluacinde
dela
la
efectividad
efectividadde
delas
las
acciones
accionestomadas
tomadas

Implementacin
Implementacin
de
deacciones
acciones
correctivas
correctivas

Seguimiento de Auditora (6.8)

La accin correctiva siempre debe contemplar:

Implementar mecanismos temporales para minimizar los

efectos de la no conformidad (correccin)
Determinar la extensin del problema
Realizar una investigacin de causas acorde al problema
Eliminar las no conformidades (accin correctiva)
Acciones para evitar repeticin de la no conformidad
Definir el tiempo de implementacin y responsables

7. Competencias de los auditores

Cualidades personales
Un auditor debe ser:
tico imparcial, sincero, honesto y discreto
De mentalidad abierta
Diplomtico-Amable
Con capacidad de comunicacin (oral y escrita)
Observador
Perceptivo
Preparado
Paciente
Interesado
Verstil capaz de adaptarse a diferentes situaciones
Tenaz persistente, orientado a la consecucin de los objetivos
Decidido
Seguro de si mismo acta y funciona en forma independiente a la
vez que se relaciona eficazmente con otros
Puntual

GRACIAS