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SISTEMA DE

ABASTECIMIENTO

Alberto Aponte Lctor

VISIN FUNCIONAL DE LA GESTIN


PBLICA
Plan
Estratgico
Plan Operativo
Plan
Operativo
PAC

ROF
MOF
MP

Costos
Presupuestos
y Estados
Financieros

HERRAMIENTAS

Sistemas
Administrativos
NIVEL DE
EQUILIBRIO

Reformulacin

Objetivos
Metas

Racionalizacin

Recursos
Humanos y
Materiales

Reestructuracin

Recursos
Financieros

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Conjuntos
de
principios,
normas,
procedimientos, tcnicas e instrumentos
que regulan la utilizacin y promueven la
eficiencia en el uso de los recursos en las
entidades de la administracin pblica.
Son sistemas de gestin que actan
como normas de calidad.

PRINCIPALES SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMA
NACIONAL DE
PRESUPUESTO

SISTEMA
NACIONAL DE
TESORERIA

SISTEMA
NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO

SISTEMA
NACIONAL DE
CONTABILIDAD

SISTEMA
NACIONAL DE
INVERSIN
PBLICA

SISTEMA
NACIONAL DE
PLANIFICACIN

LEY GENERAL
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
PRESUPUESTO
LEY N 28411

LEY GENERAL
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
TESORERIA
LEY N 28693

LEY GENERAL
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO
D.LEY N 22056

LEY GENERAL
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
CONTABILIDAD
LEY N 28708

LEY DEL SISTEMA


NACIONAL DE
INVERSIN
PBLICA
LEY N 27293

LEY DEL SISTEMA


NACIONAL DE
PLANEAMIENTO
ESTRATGICO
D. LEG. N 1088

DIRECCIN
NACIONAL DE
PRESUPUESTO
PBLICO

DIRECCIN
NACIONAL DE
TESORERA

DIRECCIN
NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO

DIRECCIN
NACIONAL DE
CONTABILIDAD

DIRECCIN
NACIONAL DE
INVERSIN
PBLICA

CENTRO
NACIONAL DE
PLANEAMIENTO
ESTRATEGICO

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL


LEY N 27785
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

CREACIN DEL SISTEMA DE


ABASTECIMIENTO
D.Ley. 22056
(01.01.197
8)

Procesos
Tcnicos:
- Catalogacin.

Sist. de
Abastecimiento
Asegurar la unidad,
racionalidad, eficiencia
y eficacia de los bienes
y servicios no
personales en la
Administracin Pblica,
a travs de los

- Registro de
Proveedores.
- Programacin.
- Distribucin.
- Registro y
Control.

RGANOS DE EJECUCIN DEL SISTEMA


DE ABASTECIMIENTO

Oficinas de Abastecimientos de
los Ministerios.
Organismos cuyos jefes tengan
rango de Ministro.
Organismos
Pblicos
Descentralizados
Concejos Municipales.

PROCESOS TCNICOS DEL


ABASTECIMIENTO

Criterios, reglas y condiciones


previamente
establecida,
orientados al racional empleo y
combinacin de bienes y servicios
(eficiencia) as como conseguir
los objetivos propuestos (eficacia)
del mejor modo posible.

LA CATALOGACIN
Directiva N 01-80-INAP/DNA
Resolucin Jefatural N 015-80INAP/DNA
Poseer informacin simple, completa,
homognea y ordenada referida a los
bienes
y
servicios
materia
de
abastecimiento, para facilitar la toma de
decisiones y el desarrollo de los procesos
tcnicos.

REGISTRO DE PROVEEDORES
10.4 Normas Generales del Sistema de
Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administracin del
Abastecimiento

Poseer
informacin
sobre
los
proveedores de las entidades pblicas
a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de
sus negocios.
Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de
Proveedores (Art. 9 de la Ley de Contrataciones del
Estado)

LA PROGRAMACIN
Directiva N 055-89-INAP/DNA
Resolucin Jefatural N 001-89INAP/DNA
Preveer
en
forma
racional
y
sistemtica la satisfaccin de las
necesidades de bienes y servicios no
personales para el cumplimiento de las
metas asignadas a sus dependencias.

LA ADQUISICIN
Reglamento nico de Adquisiciones
Normas
Generales
del
Sistema
Abastecimiento
SA.02
Integridad
Abastecimiento

de

10.4
de

Administracin

Esencia del Sistema de Abastecimiento y de


las contrataciones del Estado, a travs del
cual las entidades publicas se relacionan
con los proveedores con el fin de
concertar comercialmente de la forma mas
conveniente y oportuna la contratacin de
bienes, contratacin de servicios y
ejecucin de obras.

del

LA ADQUISICIN
PROCESOS DE
SELECCIN
Adjudicacin de
Menor Cuanta

Compras
s/procesos

Adjudicacin
Directa
Concurso Publico

Licitacin Publica

MODALIDAD
ES
Compras
Corporativas
Subasta
Inversa
Convenio Marco

REGISTRO Y CONTROL
Directiva N 003-80-INAP/DNA
Resolucin Jefatural N 059-80INAP/DNA
Aplicacin de mtodos estadsticos para
compilar,
procesar,
analizar,
interpretar
y
aprovechar
la
informacin generada en el desarrollo de
procesos
tcnicos,
es
funcin
complementaria de la unidades orgnicas
responsable de abastecimiento.

ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCIN (I)
Resolucin Jefatural N 335-80INAP/DNA
Esta referido a la ubicacin temporal
de bienes en un espacio fsico
determinado con fines de custodia,
como va para trasladarlos fsicamente
(temporal y definitivo) a quienes lo
necesitan.

ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCIN (II)
Resolucin Jefatural N 335-80INAP/DNA
El
almacn
es
un
rea
fsica
seleccionada bajo criterios y tcnicas
adecuados; destinada a la custodia y
conservacin de los bienes que van a
emplearse para la produccin de bienes
y servicios o de bienes econmicos.
Stock de seguridad del disponible para
consumo

MANTENIMIENTO
10.4 Normas Generales del Sistema de
Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administracin del
Abastecimiento

Es el eficiente estado de conservacin


de los bienes de la Entidad, a travs
de los servicios preventivo y correctivo
requeridos.

RECUPERACIN DE BIENES
10.4 Normas Generales del Sistema de
Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administracin del
Abastecimiento

Es
una
actividad
tcnica
administrativa y jurdica orientada
ha recuperar el dominio o
disposicin sobre los bienes.

DISPOSICIN FINAL
10.4 Normas Generales del Sistema de
Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administracin del
Abastecimiento

Esta relacionado con la situacin tcnica,


administrativa y jurdica de los bienes
asignados en uso a la Entidad, que como
consecuencia de su normal uso han
sobrepasado su periodo de utilidad por
lo que es pertinente tramitar su baja.

FUNCIONES DEL RGANO DE


ABASTECIMIENTO

Actividades de Programacin
Ejecucin de procesos de
seleccin
Administracin de contratos
Control de Almacenes
Registro y control de bienes
patrimoniales
Seguridad integral
Servicios Generales

FUNCIONES DEL RGANO DE


ABASTECIMIENTO
Actividades de
Programacin
Ejecucin de procesos de
seleccin
Administracin de
contratos
Registro y Control de
Almacenes
Registro y control de
bienes patrimoniales
Seguridad integral
Servicios Generales

ORGANIZACIN DEL RGANO DE


ABASTECIMIENTO
JEFATURA
rea de Programacin

rea de Control Patrimonial

rea de Proc. de Seleccin

rea de Servicios Generales

rea de Adquisiciones

rea de Seguridad

rea de Almacn

REA DE PROGRAMACIN
Funciones Generales

Proyeccin PAC
seguimiento y modificaciones

Evaluacin de Requerimientos
generacin de expedientes

Implicancias Funcin- Dependencias


Normas relacionadas
involucradas
En base a los cuadros de necesidades, se
Directiva PAC OSCE
realiza la revisin, identificacin de procesos y
Ley de presupuesto para el
consolidacin. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Ao Fiscal
Presupuesto y Unidad de Programacin.

Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se


presenten con anticipacin (sin presiones) a la convocatoria,
a fin de proceder a la revisin de especificaciones y a las
evaluaciones presupuestarias. Se encamina el
requerimiento para que la aprobacin del Expediente
de Contratacin.

Ley de Contrataciones
del Estado y su Reglamento.

realiza el seguimiento a travs de cuadros a travs de Directiva para la Ejecucin del


Seguimiento de la Ejecucin Se
programas informticos, en los cuales se registra el
Proceso Presupuestario para
de Calendarios de Compromisos avance de la ejecucin del calendario.
el Ao Fiscal.

Elaboracin del POA

En base a las actividades identificadas en coordinacin


Instructivo para la formulacin
con la Administracin y el rgano de Abastecimiento;
y en coordinacin con la Unidad de Programacin.
de Actividades para el Ao Fiscal

PROGRAMACIN PROBLEMTICA
PROBLEMA

PROPUESTA
DE SOLUCIN

CAUSA

Retraso en la
elaboracin del
PAC.
Continuas inclusiones
y exclusiones
modificaciones al PAC.

Las oficinas usuarias no


cumplen con los plazos para
presentar sus cuadros de
Necesidades.
Los TDR/EETT no se elaboran
adecuadamente.

La presentacin de los
requerimientos por parte de las
oficinas usuarios no se ajustan
a los plazos determinados.
Las especificaciones tcnicas no
son preparadas de acuerdo a la
necesidad real.

Falta de previsin por parte


de las oficinas usuarias e
improvisacin de sus
necesidades.

Los usuarios deben tener


un especialista responsable
para elaboracin de los
TDR /EETT
Capacitacin a los
usuarios.
Equipo que coordine con
los usuarios en la
programacin de
necesidades y el
requerimiento.

PROGRAMACIN PROBLEMTICA

PROBLEMA

PROPUESTA
DE SOLUCIN

CAUSA

Demora en la
programacin de
metas.

Las reas usuarias no cumplen


con los plazos establecidos.

Que cada rea usuaria


designe responsables
para la aprobacin de
los formatos y
elaboracin de metas.

Reprogramaciones y
modificaciones en la
elaboracin del Plan
Operativo de la Unidad de
Abastecimiento.

Desfinanciamiento de los
servicios bsicos para la Sede
Central.

Oficina de Presupuesto o
Planificacin a travs de sus
Unidades correspondientes
debe cumplir con priorizar
dentro del Marco
Presupuestal los servicios
bsicos para la Entidad as
como para la adquisicin de
insumos y materiales en
general

REA DE PROCESOS DE
SELECCIN
Funcin General

Asistencia a Comits
Especiales. en
procesos de Adjudicacin
Directa, Concurso y
Licitacin Pblica.
Tambin exoneraciones

Proyeccin de Contratos

Implicancias de la funcin
Dependencias involucradas

La funcin implica la preparacin del proyecto


Resoluciones de designacin de Comits Especiales.

Norma relacionada

de

La proyeccin de las Bases, actas del Comit Especial,


cuadros de evaluacin, cartas de Buena pro, informes del
Comit Especial y dems documentos relacionados al
proceso de seleccin.
Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el
rea de Programacin, Oficina de Asesora Jurdica, Oficina
de Administracin, Alta Direccin y postores.

Coordinacin con los postores ganadores de la buena pro de


los procesos de seleccin para la presentacin oportuna de
los documentos necesarios para la suscripcin del contrato
Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesora
Jurdica, Oficina de Administracin, Alta Direccin y postores
ganadores de la Buena pro.

Ley de
contrataciones del
Estado y su
Reglamento

Ley de
Contrataciones del
Estado y su
Reglamento

PROCESOS DE SELECCIN
PROBLEMTICA
CAUSA

PROBLEMA

Incumplimiento de los plazos


para presentar requerimientos,
no
permite
convocar
el
proceso en el plazo previsto,
permitiendo retraso en su
ejecucin. Falta de previsin
de
impugnaciones
o
declaratoria de desierto.
Presiones a los Comits
Especiales, lo cual no les
permite cumplir su funcin; no
se tiene margen de tiempo
prudencial para evaluar y
calificar propuestas.
El
ingreso
de
similares
requerimientos en distintos
perodos,
trae
como
consecuencia la convocatoria
de
varios
procesos
de
seleccin, incluso del mismo
tipo, por las mismas fechas, lo

PROPUESTA
DE
SOLUCION

Falta de planificacin de las


dependencias usuarias de la
programacin
de
sus
necesidades

Adecuada planificacin de las


necesidades por parte de las
dependencias usuarias.

Coordinacin efectiva entre los


usuarios y la Unidad de
Programacin
para los
calendarios de compromisos.
Capacitacin,
poniendo
nfasis a la autonoma de los
Comits Especiales.

Disciplinar
usuarias

Usuarios sealan que su


presin se debe a la prdida
del
calendario
de
compromisos.

Desconocimiento y falta de
planificacin
de
las
necesidades por parte de los
usuarios

las

Oficinas

PROCESO DE SELECCIN
PROBLEMTICA
PROBLEMA
S

CAUSAS

La formulacin de caractersticas
tcnicas incompletos, imprecisos,
ambiguos, genera retrasos en la
elaboracin de Bases, cuando al
analizar el expediente se tiene
que solicitar precisiones para
proceder con la convocatoria del
proceso.

Falta de conocimiento tcnico


por parte del equipo que
trabaja
o
formula
las
caractersticas tcnicas.

Exceso de tiempo en la
formalizacin de Resoluciones
de inclusin de procesos en el
PAC, aprobacin de expedientes
y designacin de Comits
Especiales, generando retraso
en la convocatoria.

Carga de trabajo excesiva en


las Oficinas por donde fluye la
documentacin (OAJ y reas
involucradas).

Expedientes que ingresan al rea


con
el
tiempo
lmite
al
vencimiento del valor referencial,
que
no
permite
analizar
adecuadamente el contenido de

PROPUESTA
DE
SOLUCION

Priorizar estos asuntos en


Asesora Jurdica y reas
involucradas
y/o
mayor
anticipacin y previsin por
parte de los usuarios.

Demora en la expedicin de la
disponibilidad presupuestal.

Las personas elegidas por las


oficinas usuarias deben ser
los ms competentes o en su
defecto
el
representante
administrativo
evale
las
caractersticas tcnicas, antes
de
ser
enviada
a
la
Administracin.

Coordinacin mas efectiva


entre usuarios y las Unidades
de
Presupuesto
y
Programacin

REA DE ADQUISICIONES
Funciones Generales

Implicancias de la funcin
Dependencias involucradas

Determinacin de
Valore Referencial

Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado


Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobacin
Del Expediente de contratacin.
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS
Apoyo a los Comits Especiales en elaboracin de bases,

Asistencia a Comits Especiales en


registro en el SEACE, elaboracin de actas y cuadros de evaluacin.
OFICINAS USUARIAS, rea de Programacin
Procesos de Menor Cuanta Interrelacin:
y Presupuesto
Emite O/C y O/S r de procesos de seleccin, servicios bsicos.

Emisin de Ord. Compra y Servicio Compromisos y devengados de O/C y O/S,

Norma relacionada

Ley de Contrataciones
del Estado
y su Reglamento

Ley de Contrataciones
del Estado
y su Reglamento
Manual de Pago a Proveedores

Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalizacin

Ejecucin Contractual y
Administracin de Contratos
Compras Directas y Adquisiciones
por Caja Chica

Adendas, ampliacin de plazo, reducciones adicionales,


contratacin complementaria
Ley de Contrataciones del Estado y
Administracin y liquidacin de contratos, administra cartas fianza.
su Reglamento
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administracin y
Of. de Economa y Finanzas
Efecta la atencin de bienes y servicios por la modalidad de
compra directa y caja chica.
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administracin.

Directiva de Tesorera

ADQUISICIONES
PROBLEMTICA
PROBLEMA

Caractersticas tcnicas
mal formuladas por
usuarios.
Requerimientos urgentes
(para el mismo da).
Actualizaciones
repetitivas del valor
referencial (duplicidad de
trabajo).
Demora en el
procesamiento de la
informacin.

PROPUESTA
DE
SOLUCION

CAUSA

Desconocimiento de la
necesidad.

Seminarios o talleres de
capacitacin.

Mejorar la programacin
de necesidades

Mayor conocimiento e
informacin del
requerimiento.

Adquisicin de equipos
de cmputo nuevos o
evaluar repotenciacin.

Falta de planificacin.

Caractersticas tcnicas
mal formuladas.

Falta de programas
informticos.
Equipos de cmputo
obsoletos.

ADQUISICIONES
PROBLEMTICA
PROBLEMA

Prdida de calendario
por demora en la
ejecucin de
contratos.

CAUSA

Las oficinas no cuentan


con la informacin o si
la tienen ha sufrido
variaciones.

Excesivos
requerimientos bajo
dicha modalidad.

Falta de una efectiva


coordinacin entre las
oficinas usuarias y
Programacin..

Falta de liquidez en la
caja chica.

Retraso en el trmite
de algunas rdenes
de compra y servicio.

PROPUESTA
DE
SOLUCION

No comprometer un
contrato sin que no se
haya previsto el acto de
inicio de la ejecucion.

Mejor programacin en
sus requerimientos
permitir una atencin
oportuna sin generar una
cartera pesada.
Reunin y coordinacin
constante con
Programacin para
solucionar aspectos
operativos.

REA DE ALMACN
Implicancias de la funcin
Dependencias involucradas

Funcin General
Recepcin, Registro y Almacenamiento
de bienes y materiales

Despacho y Distribucin

Emisin de Documentos Fuentes NEA,


Pecosas, Krdex,

Informacin Contable

rea de Programacin
rea de Adquisiciones
rea de Control Patrimonial
Oficinas Usuarias

Oficinas Usuarias

Oficinas Usuarias

Oficina de Administracin Financiera


rea de Contabilidad

Norma relacionada
Sistema de Abastecimiento
Decreto Ley N 22056

INAP /DNA -Normas Generales de


Abastecimientos

Resolucin Jefatural N335-90


INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
Resolucin de Contraloria
Normas de Control Interno
en el Sector Publico.
Resolucin Jefatural N335-90
INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
Normas de Control Interno en el
Sector Pblico.

Resolucin N 039-98/SBN
Reglamento para el Inventario
Nacional de Bienes Muebles del
Estado

ALMACN PROBLEMTICA
PROBLEMA
1. Implementacin de
Medidas de Seguridad,
para los Almacenes
Perifricos e internos.
2. Falta de Infraestructura,
para un adecuado
ambiente en el
almacenamiento de los
bienes.
3. Inadecuado manejo del
procedimiento de
almacenaje.
4. Custodias y Material de
poco movimiento.
5. Stock mnimo y su
reposicin.

PROPUESTA
DE
SOLUCION

CAUSA
1. Falta de presupuesto y un
adecuado tratamiento a los
requerimientos y/o solicitud de
implementacin de las medidas de
seguridad requeridas.
2. Lugares inadecuados para la
asignacin de almacenes
temporales ( cocheras ).
3. No se cuenta con cursos de
capacitacin adecuados para el
responsable de Almacn.
4. Materiales de Gestiones de aos
anteriores .
5. Falta de una adecuada
programacin para la
determinacin del Stock mnimo y
su reposicin pertinente.

1.

Priorizar por parte de


programacin y presupuesto el
desembolso de la partida
presupuestal correspondiente.

2.

Coordinacin con Servicios


Generales/ Infraestructura, para la
solucin correspondiente.

3.

Programacin de Cursos de
capacitacin permanentes.

4.

Oportuna gestin de Bajas.

5.

Coordinacin con el rea de


Programacin, para la
determinacin correspondiente a
las necesidades de atencin del
almacn.

REA DE CONTROL
PATRIMONIAL
Funciones Generales

Implicancias de la FuncinDependencias involucradas

Normas relacionadas

ADMINISTRACIN Y DISPOSICIN Administra los bienes patrimoniales


Decreto Supremo N 007DE BIENES DE LA ENTIDAD
asignados en uso a los usuarios, ejecucin2008-VIVIENDA- Rgto. de
la Ley de 29151- Ley General
de altas y bajas y su disposicin final
Del Sistema Nacional de
Bienes Estatales.

INVENTARIO, REGISTRO Y
CONTROL DE BIENES
PATRIMONIALES

SEGUROS

Registro y control de bienes, conciliacin


Resolucin N 039-98/SBN
contable en coordinacin con la Oficina de Reglamento para el Inventario
Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos) Nacional de Bienes Muebles
del Estado.

Seguro de los bienes muebles, inmuebles


Resolucin N 320-2006-CGy valores - Plizas de Seguros Multiriesgo,
Normas de control interno.
Deshonestidad y de vehculos

PATRIMONIO
PROBLEMTICA
PROBLEMA
Activos fijos son
entregados a los usuarios
sin el documento fuente, lo
que origina que se
desconozca el origen de
procedencia del bien.

Contratacin de
personal con falta de
conocimiento de la
normativa aplicable y
sin experiencia en el
componente funcional
de control patrimonial.

Existencia de bienes
muebles e inmuebles

CAUSA

PROPUESTA
DE
SOLUCION

Almacn entrega los


bienes sin la
PECOSA
correspondiente,
siendo el nico
documento
sustentario para la
salida del bien.

Deficiencia en los
perfiles para la
contratacin del
personal.

Mejorar los perfiles y


trminos de referencia
para la contratacin
del personal.

Desconocimiento de
la normativa.

Capacitacin
permanente para el
personal del rea.

Las entregas de los


bienes a las reas
usuarias deben estar
acreditadas con la
PECOSA respectiva.

PLANIFICACIN DE LAS
COMPRAS PBLICAS

Que se comprar? Cundo se


comprar? Donde se comprar?
Definir e identificar periodicidad
de la compra.
Tiempos
de
respuesta
de
proveedores.
Discriminar las compras que
necesitan
una
atencin
particular,
de
aquellas
que
calificamos de rutinarias.
Mayor atencin a la compra que
involucre ms dinero.

PLANIFICACIN DE LAS
COMPRAS PBLICAS
Que se comprar? Cundo se
comprar?
Definir e identificar periodicidad
de la compra.
Tiempos de respuesta de
proveedores.
Discriminar las compras que
necesitan una atencin particular,
de aquellas que calificamos de
rutinarias.
Mayor atencin a la compra que
involucre ms dinero.

EQUIPO DE
PROGRAMACION
Y CONTRATACION

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