Gestation de Proyectos

Al trmino del presente curso, los participantes habrn desarrollado

conocimientos, habilidades y actitudes adecuadas para elaborar y
administrar proyectos en la prctica en forma eficiente y cumpliendo los
requisitos de calidad establecidos.

Gestin de Proyectos
Contenido
Qu es un Proyecto?

Que es la Administracin de Proyectos?

Origen de un Proyecto
Concepto de Proyecto en la Administracin de Proyectos
Qu hace nacer la Gestin de Proyectos?
Objetivos especficos de un Proyecto
factores crticos de xito
Beneficios de la Gestin de Proyectos
Componentes de la Administracin de Proyectos
Ciclo de vida del Proyecto

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Qu es un Proyecto?

Proceso nico consistente en un conjunto de

actividades coordinadas y controladas con fechas
de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para
lograr un objetivo conforme a requisitos
especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo,
costos y recursos.
Definicin segn ISO 10006 Gestin de la calidad.
Directrices para la calidad en la gestin de proyectos
PROYECTO: Serie de actividades relacionadas entre s, que estn
dirigidas hacia un resultado comn y cuyo desempeo requiere un
periodo significativo.

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Administracin de Proyectos
Es la planeacin, direccin y control de recursos ( personas, equipos, materiales) para
cumplir con las restricciones tcnicas (PARAMETROS) (ESPECIFICACIONES DE CALIDAD),
de costo (PRESUPUESTO) y de tiempo (PLAN) de un proyecto, son las herramientas
necesarias para guiar un proyecto a un resultado exitoso, cumpliendo con los lmites de
tiempo, y costo definidos: sin estrs y con buen clima interpersonal. Todo lo cual requiere
liderar los talentos, evaluar y regular continuamente las acciones necesarias y suficientes.

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Origen del Proyecto

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Concepto de Proyecto en la Administracin de Proyectos
El concepto de PROYECTO en Administracin de Proyectos se explica como
sigue:

Proyecto

es un esfuerzo enmarcado en el tiempo por lograr un objetivo

especfico.

Que satisface una necesidad del cliente.

Utilizando una metodologa definida.
Que permite administrar una serie de actividades interrelacionadas.
As como la administracin y utilizacin eficiente de los recursos.
Bajo la responsabilidad de un EQUIPO DE PROYECTO, encabezado por un
LIDER o COORDINADOR DEL PROYECTO.

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La Administracin de Proyectos no consiste solamente en repartir los trabajos entre

varias personas y despus confiar en que de alguna manera stos logren el resultado
deseado. De hecho, creerlo as, es la principal razn por la que fracasan los proyectos.

La Administracin de Proyectos se ha ido consolidando a travs del tiempo como una

tcnica con metodologa definida para lograr un objetivo que se considera necesario,
mediante la realizacin de un plan y un programa que implica una serie de actividades
interrelacionadas, optimizando la utilizacin de recursos, supervisando su avance real
contra el planeado y aplicando las medidas correctivas pertinentes.

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Qu hace nacer la Gestin de Proyectos?
La dinmica de los cambios.
La complejidad de los emprendimientos nuevos.
Los nuevos estilos de direccin.

Objetivos especficos de un Proyecto

Se debe definir especficamente que debo lograr (en tiempos y/o costos
y/o tcnicamente) con la ejecucin del proyecto para alcanzar el
objetivo general, recordando que cada objetivo especfico que se defina
consumir recursos para alcanzarse.

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El Objetivo de un Proyecto

Por lo general, el objetivo de un proyecto se define a partir de:

Alcance ( de qu se trata ).
Programa de actividades ( tiempos ).
Costos.
Ejemplo: el objetivo de un proyecto podra ser :

1.- Definir el Proyecto

2.-Planeacion del Proyecto
3.-Mantener lo Planeado

4.-Proyecto Terminado

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Una adecuada Gestin de Proyectos debe tener presente los
siguientes factores crticos de xito:
Entender claramente las expectativas del cliente y definir un plan de
trabajo realista, alcanzable y acorde a las mismas
Monitorear y controlar proactivamente el avance del proyecto de
acuerdo al plan para identificar y actuar rpidamente ante desvos.
Balancear alcance, calidad, esfuerzo, plazos, presupuesto y riesgos en
todo momento
Identificar, asignar y administrar los recursos adecuados
Mantener una alta satisfaccin del equipo de trabajo
Comunicar claramente el estado y avance del proyecto a todos los
sectores involucrados
Planificar prematuramente la transferencia de conocimientos al equipo
responsable de mantener y operar la solucin post-implementacin

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Beneficios de la Gestin de Proyectos

Proporciona una comprensin mucho ms clara de las actividades involucradas

Mejora la evaluacin inicial del proyecto
Permite una mejor planificacin y programacin del proyecto
Mejora el control dentro del proyecto
Mejorar la comunicacin
Identificar el riesgo
Proporcionar la estructura
Proporcionar directrices
Agiliza la integracin entre la licitacin y operaciones
Cumplir o exceder las especificaciones de calidad resultados

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Componentes de la Administracin de Proyectos
1.

2.

Habilidades clave

Liderazgo

Comunicacin

Negociacin

Solucin de problemas

Lograr objetivos

Conocimientos

Tcnicos

Administrativos

3.

Herramientas

4.

Tcnicas

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Ciclo de vida del Proyecto
Identificar las
necesidades
Aprobaci
Funciones y
n
Responsabilidad
es

Avance

EJECUCIN
INICIO

Recursos

PLANEACIN

Program
a
Ingenier
a

Objetivos y Alcance

Y
CONTROL

CIERRE

Aceptacin
Entrega

PRODUCTO O SERVICIO

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Identificacin de Necesidades

La IDENTIFICACION DE NECESIDADES es la fase inicial del

ciclo de vida de un proyecto, el cual inicia con el
reconocimiento de:

UNA NECESIDAD.
UN PROBLEMA.
UNA OPORTUNIDAD.
Y termina con la emisin de una SOLICITU DE PROPUESTA
(SDP).

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Tcnicas y Herramientas

INICIO

Registro de IPL en el Sistema de EnerMech

Al recibir un IPL, el Administrador Contratos

y Propuestas registrar el IPL en el Registro
y Rastreo de Licitacin, situado en el disco
local, en el directorio
\\EM-VSA-DC01\Local\Operaciones\Proyectos
PPU\Nombre
del
proyecto\1.0
Comercial\Oferta.

Recolectar lo datos del proyecto

Identificar las Necesidades

Perfil del proyecto

Alcance del proyecto
Riesgos
Recursos
Costos
Vender el Concepto
Aprobacin

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Perfil del Proyecto

Formaliza el inicio del proyecto

Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados

Proporciona informacin general

Qu?

Por qu?

Quin?

Para qu?

Cmo?

Cundo?

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Objetivos del Proyecto
El propsito es sentar las bases para lograr un proyecto exitoso. Esto se logra
garantizando que todos los involucrados en el proyecto tienen claros los
elementos clave del proyecto. Concretamente todas las partes deben tener claro
cul es el objetivo del proyecto, porque se est llevando a cabo y cmo lograr el
resultado.
El objetivo es asegurarse de que haya un entendimiento comn de:

El alcance y los elementos a entregar del proyecto

Quin debe estar involucrado en el proyecto y el proceso de toma de decisiones
del proyecto
Las interfaces con el Cliente y los proveedores que apliquen
Cmo se identificarn, evaluarn y controlarn los riesgos, los problemas y los
cambios
Cmo se monitorear y controlar el avance
Quin necesita la informacin, en que formato y cuando.

Al garantizar la claridad desde la Fase de Inicio, se pueden evitar que puedan tener
efectos perjudiciales para el costo, el programa o el alcance del proyecto.

Tiene que definirse en trminos de alcance, programa y costo.

El objetivo tiene que ser claro, especfico, medible y alcanzable.

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Definicin del Alcance
Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el
trabajo necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo
de esta forma con xito.
Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para
entregar un servicio con las caractersticas y funciones
especificadas.
Procesos
Lugar
Participantes
Revisin Inicial del Alcance de Trabajo
Antes de iniciar cualquier trabajo en la preparacin de una propuesta de
licitacin, el personal de PPU designados por el Gerente General de PPU
llevar a cabo una primera revisin del IPL.

Esta revisin inicial se centrar en el alcance de trabajo, el programa

operativo propuesto, los recursos necesarios, la ubicacin y la fecha de
entrega de la oferta. Al terminar la revisin inicial el Director / Gerente de
Unidad PPU tomar la decisin de concursar o no.

Gestin de Proyectos
El Riesgo
A qu llamamos riesgo?
Cualquier contingencia que
puede ocurrir, que provoque
que el resultado real de una
actividad
se
desve
significativamente
del
resultado esperado.
Esa desviacin puede ser
tanto positiva como
negativa.
Efectos positivos
oportunidades
Efectos negativos
amenazas

E.mail: me he dado cuenta de que

cada vez que resolvemos un problema,
creamos dos ms. Desde ahora queda
prohibido resolver problemas.

Gestin de Proyectos
El Riesgo
Durante el Proceso de licitacin, se evaluaran y
consideraran los riesgos de la siguiente
manera:

El riesgo y su impacto potencial sobre el proyecto

Cundo es probable que se presente durante el
programa?
El riesgo potencial; es una amenaza, una
oportunidad o ambos?
El tipo de riesgo; interno/externo
La categora del riesgo; QHSE; Metodologa;
Equipo; Personal; Tcnico; Proveedor; Logstica;
Comercial/contractual
Como se puede hacer frente al riesgo; acciones de
prevencin, reduccin, transferencia, aceptacin o
contingencia.

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Desarrollo de una respuesta ante los riesgos
Hay que tener previsto como reaccionar ante una
situacin de riesgo

Ejemplo: La incapacidad de un tercero de suministrar los equipos para

las fechas del proyecto propuestas, es un riesgo que puede ser
identificado, evaluado y analizado en la fase de planificacin y por lo
tanto atenderse antes de llegar a la fase de ejecucin, lo que limita las
consecuencias de la entrega. Por lo contrario una falta de entrega durante
la ejecucin tendr mucho mas impacto en el desempeo general del
proyecto con respecto a los costos y el programa.

El control y prevencin de los riesgos consiste en:

Descripcin del riesgo y objetivos afectados
Definir Acciones (Plan de accin)
-Preventivas (para evitar que suceda)

-Correctivas (para subsanar lo sucedido)

Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas
noticias si

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Preparacin de la Propuesta
SECCION TECNICA

CONTENIDO DE
LA PROPUESTA

SECCION
COMERCIAL

Gestin de Proyectos
Revisin Tcnica
La IPL ser sometida a una revisin tcnica. Esta revisin asegura que el proyecto
anticipado se considera tcnicamente viable por las personas que a su vez gestionarn el
proyecto.

La revisin tcnica consistir en una revisin completa del Alcance del Trabajo y las
especificaciones asociadas, a partir de la revisin tcnica la siguiente informacin ser
entregada a la Unidad Comercial como parte del documento de la oferta tcnica:
Requerimientos de gastos de capital

Consumibles requeridos (y sus precios)

Estructura del desglose del trabajo
Aspectos tcnicos del alcance, especificaciones Plan de Ejecucin del Proyecto
Metodologa de trabajo
y la metodologa propuesta por el Cliente
Revisin de HSE
Lista de recursos internos requeridos
Propuestas tcnicas alternas
Lista de recursos externos requeridos
Planos de arreglo
Programa
Servicios requeridos en el sitio
Disponibilidad de recursos

Riesgos tcnicos crticos

El Gerente o el Director de PPU realizarn la revisin tcnica internamente
comparndola con la seccin correspondiente de la IPL. Al trmino de la revisin
tcnica se documentar un conjunto de cualificaciones y exclusiones para la
presentacin al Cliente como parte de la propuesta.

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Revisin Comercial
La IPL ser sometida a una revisin comercial conjunta por las Unida Comercial y la
Unidad de PPU. Esta revisin se realiza para asegurar que el proyecto propuesto,
establecido en el IPL sea viable con respecto a los costos, los riesgos y los
beneficios para la empresa.

Esto implicar una revisin de los trminos y condiciones comerciales propuestos

por el cliente y considerar todos los aspectos del contrato, incluyendo:

Ubicacin del trabajo

Moneda
Programa Calendarizado
Periodo de Notificacin
Estructura de precios (rentas diarias)
Mecanismo de contratacin/terminacin de la contratacin
Costos
Descuentos
Suministros especiales
Trminos de pago

Gestin de Proyectos
La preparacin de una solicitud de propuesta

El propsito de una SOLICITUD DE PROPUESTA es describir en

forma amplia y detallada lo que desea obtener el cliente con el
proyecto.

Una buena SDP permite a los equipos de proyecto, a los

contratistas o prestadores de servicios en su caso, qu espera el
cliente, de modo que con base en ello, puedan stos elaborar
una buena propuesta, trabajando todos con las mismas bases,
con lo que se facilitar su evaluacin, es decir, comparar peras
con peras.

Una solicitud de propuesta debe incluir:

1. OBJETIVOS DEL PROYECTO: Resultados o productos que deben
alcanzar con el proyecto.
2. DESCRIPCION DEL TRABAJO (DDT): Alcance del proyecto,
exponiendo en forma muy general las tareas que el cliente desea
que realice ell contratista o el equipo de proyecto, para alcanzar
el objetivo.
3. REQUISITOS DEL CLIENTE: Se refieren a las especificaciones
de calidad del trabajo que se exigirn en el proyecto.

Gestin de Proyectos
4.

ESPECIFICACION DE LAS ENTREGAS QUE DEBEN HACER EL

CONTRATISTA O EL EQUIPO DE PROYECTO: Elementos o contenidos
que deber entregar el contratista o equipo de proyecto al cliente:
reportes, folletos, carpetas, discos para computadora

5.

INFORMACION QUE EL CLIENTE ENTREGARA AL CONTRATISTA O AL

EQUIPO DE PROYECTO, BAJO EL COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD.

6. APROBACIONES QUE DEBERA OTORGAR EL CLIENTE. Por ejemplo,

aprobacin de programas, metodologas, presupuestos, permisos de
trabajo
7. TIPO DE CONTRATO QUE SE DEBERA ENTREGAR AL CLIENTE, HACIENDO
CONSTAR LAS OBLIGACIONES CONTRATADAS.
9. FECHA MAXIMA DE ENTREGA DEL TRABAJO.
10. CRITERIOS DE EVALUACION:
a)
b)
c)
d)

Experiencia en proyectos similares.

Metodologa y enfoque tcnico.
Programa de trabajo y fecha de entrega.
Precio y forma de pago.

Gestin de Proyectos
Factores decisivos para el xito de una SDP
1. Definir claramente la necesidad antes de preparar una solicitud
de propuesta.
2. Se elegir la necesidad, problema u oportunidad que aporte
mayores beneficios en relacin con el costo y consecuencias.
3. Una buena SDP permite a los contratistas o equipo de proyecto,
preparar propuestas ajustadas a la necesidad del cliente en
forma completa y ajustada a presupuesto.
4. La SDP debe incluir una descripcin del trabajo, de las exigencias
del cliente, de las entregas previstas y los criterios con los que se
evaluarn las propuestas presentadas.
5. Los contratistas o equipos de proyecto deben recibir la misma
informacin por parte del cliente.

Gestin de Proyectos
Seguimiento posterior a la licitacin

Tras la presentacin de una oferta, las unidades de ventas y comerciales

realizarn llamadas de seguimiento u organizarn reuniones para discutir
cualquier aspecto de la propuesta segn lo sugerido por el Cliente.

Adjudicacin del Contrato: Cuando se adjudica un contrato, normalmente se

comunica con uno de estos tres medios:
Carta de Intencin (CI)
Orden de Compra (OC)
Contrato Aprobado por el Cliente

Nota: Bajo ninguna circunstancia se iniciar la preparacin de los procedimientos

de Ingeniera, la procura, la movilizacin de personal o equipo hasta que las
unidades de ventas y comerciales confirmen, reciban y aprueben de forma legal,
aceptable y por escrito de la adjudicacin a menos que sea aprobado por el
Director de PPU.

Gestin de Proyectos
Adjudicacin del contrato (entrega de la unidad de
Ventas y Comercial a Operaciones
En la adjudicacin del contrato se tendr una reunin de entrega entre las
Unidades Comerciales y de Operaciones. El Gerente de Proyecto se asignar en
este
punto. de esta Reunin de Entrega del Proyecto es establecer y confirmar
El
propsito
con el equipo de proyecto todos los aspectos comerciales y operativos,
incluyendo los requisitos del Cliente con respecto a la documentacin especfica
(procedimientos), la procura, los requisitos de fabricacin y las fechas de
movilizacin.
Los
asistentes a esta sesin incluirn, como mnimo, la persona que prepar la
oferta (de la unidad comercial de PPU), el director de operaciones de PPU, el
Gerente de Proyecto nombrado y otro personal de proyectos involucrado
personal
de apoyo
funcional. de licitacin tambin sern entregados al
incluyendo
En esta reunin,
todos
los documentos
Equipo de Proyecto o al Gerente de Proyecto. Al terminar la reunin, el formato
ENM-MX-FOR-429 Entrega Lista de Verificacin de Reunin de Arranque
ser firmado por todas las partes.

Gestin de Proyectos
Entrega lista de verificacin de reunin de arranque

Gestin de Proyectos
Asignacin de no. De trabajo y creacin de carpeta del proyecto

Tras la reunin de entrega, el GP solicitar que se establezca un Directorio de

Proyectos para el trabajo en el Disco Duro de Respaldo. El Administrador del
Proyecto asignado ser responsable de la introduccin de toda la informacin
requerida del proyecto en la Base de Datos y a su vez asignar un nmero de
trabajo. Este nmero de trabajo ser citado en toda la documentacin
relacionada con el proyecto (emitida internamente y externamente). As mismo
el Gerente de Proyecto o el Ingeniero de Proyecto crearn una carpeta de
proyecto en \\PPU\Operaciones\Carpetas de Proyecto, Esta estandarizacin
asegurar la consistencia entre todos los proyectos de EM mejorando la
eficiencia y eficacia de la administracin de proyectos.

Gestin de Proyectos
Tcnicas y Herramientas

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )
Definicin de actividades, de hitos o
milestones
Secuencia de actividades
Programa

PLANEACIN

Logstica para el Personal / Equipos

Ingeniera
Ruta critica
Matriz
de
roles
(Funciones
y
Responsabilidades del equipo de trabajo)
Alcance, definicin y plan de administracin

Plan del proyecto

Gestin de Proyectos
Planificacin de Proyectos
Planeacin: Se decide anticipadamente, qu, quin, como, cuando y por que
se har el proyecto.
Las tareas mas importantes son: Pronosticar situaciones futuras, Determinar
los recursos que se necesitarn, Revisar y ajustar el plan de acuerdo con los
resultados de control, Coordinar durante todo el proceso de Planeacin.
Distribuye el proyecto en tareas y estima el tiempo y los recursos
requeridos para completar cada tarea.
Organiza las tareas de forma concurrente para hacer mejor uso de la
fuerza laboral.
Minimiza dependencias entre tareas para evitar retrasos debidos a
que una tarea espere a la terminacin de otra.

La planeacin del proyecto es el corazn de la administracin del

proyecto. Define el alcance, los recursos y el tiempo requerido, y
permite mantenerlos en balance a travs de todo el proyecto.

Gestin de Proyectos
Plan de Administracin del Proyecto

Gua la ejecucin y control del proyecto; define referencias para evaluar el

avance y cumplimiento del programa

Contempla elementos de las reas de conocimiento, tales como:

Definicin del alcance

Organizacin del Proyecto

Mecanismos y programas de comunicacin

Programa de Proyecto

Estimados de costos

Procesos de administracin de riesgos

Procedimientos de control de cambios

Gestin de Proyectos
La Planeacin del Proyecto
QUE SE NECESITA
HACER

PLANEACION DEL
PROYECTO

QUIEN LO HARA
CUANTO TIEMPO SE
NECESITARA

CUANTO COSTARA

1. La responsabilidad de la PLANEACION del proyecto es del

equipo de proyecto, bajo la coordinacin del Lder del
mismo.

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Reunin de Arranque (posterior a la asignacin)

El proyecto ser "arrancado" por el Gerente de Proyecto por medio de una

reunin de arranque que se facilitar con el equipo del proyecto designado
incluyendo todo el personal de apoyo funcional.
El equipo del proyecto debe estar familiarizado con el proyecto ya que asisti
a la reunin de entrega anterior organizada por la Unidad Comercial. Por lo
tanto, el objetivo de esta reunin ser discutir con ms detalle los requisitos
del proyecto, aqu se contempla como realizar las diferentes tareas, quin las
realizar y cualquier comentario posterior. Como mnimo, la reunin de
arranque considerar lo siguiente:
Estrategia del Proyecto
Entregables del Proyecto
Organizacin del Proyecto
Recursos
Funciones y Responsabilidades
Programa
Revisin
del
Contrato
Logstica para el Personal / Equipo
Retroalimentacin
Administracin
Revisin Comercial Retroalimentacin
Revisin de Riesgos
QHSE
Medicin del Desempeo
Administracin de Cambio
Revisin de Riesgos

Gestin de Proyectos
Identificacin de los responsables de cada
actividad del proyecto
Planificacin del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades
del proyecto.
- Funciones (quin hace qu)
- Responsabilidades (quin decide qu)
Pueden ser asignadas a personas internas o externas
Equipo interno: Gerente, Ingenieros, Supervisores, Tcnicos y Administrativo.
Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.

Gestin de Proyectos
Revisin de riesgos en la fase de planeacin

Durante la reunin de arranque los riesgos identificados en la etapa de licitacin sern reevaluados y revisados usando la misma metodologa. A partir de este momento, los
riesgos y las medidas de mitigacin posteriores sern asignados a personas especficas
para la finalizacin y se revisarn en la reunin semanal del proyecto, para ser atendidos
antes de emitir los procedimientos finales y de la movilizacin de equipos y personal.

El proceso de revisin del riesgo es continuo durante todo el proyecto, y debe

seguir cuatro pasos secuenciales "Identificar" "Evaluar" "Planear" e
"Implementar" mientras debe reconocerse la importancia de la comunicacin de
estos riesgos. Por lo tanto, los riesgos sern registrados en una bitcora de
riesgos que se guarda en la carpeta del proyecto.
Implementar
Identificar

Comunicar

Planear

Evaluar

Gestin de Proyectos
Organizacin de Actividades y Entregables del Proyecto
Las actividades en un proyecto deben ser organizadas para producir resultados
tangibles para que la administracin pueda juzgar el progreso.

Se debe tener claro que cada fase del proyecto tiene actividades y entregables
especficos, los cuales debieron definirse durante el proceso de licitacin, de
acuerdo a las necesidades del cliente. Un acuerdo claro sobre los elementos a
entregar proporciona claridad sobre los requerimientos del equipo del proyecto
permitiendo una planeacin concisa de los recursos necesarios para asegurar la
entrega
a tiempo.
El Gerente
de Proyecto leer los trminos y condiciones del contrato para estar

totalmente consciente de los 'Entregables del Proyecto' y las fechas de entrega

claves acordadas. En muchos casos, los entregables del proyecto tendrn
clusulas de Daos y Perjuicios (DP) que pueden ser aplicadas si no se cumple
con la(s) fecha(s) de entrega prevista(s), ejemplo:
Si no se presentan en la fecha(s) de vencimiento los Documento(s) o
Procedimiento(s) Tcnico(s) acordado(s) contractualmente
Si no se cumple con las fechas de Movilizacin del Personal y/o Equipo acordada
contractualmente.
En caso de falla del equipo que cause retraso en el programa del Cliente

Gestin de Proyectos
Actividades claves durante la Planeacin
Ingeniera: La preparacin de la ingeniera y de los procedimientos, ser realizada por el
ingeniero de proyecto, totalmente dirigido por el Gerente de Proyecto y con el apoyo del equipo
de trabajo asignado al Proyecto.
Consultas Tcnicas: Durante la ingeniera puede ser requerida una clarificacin
por parte del Cliente sobre un aspecto tcnico del proyecto. Esto se lleva a cabo de
acuerdo al proceso indicado en el contrato.
Recursos: La planeacin de los recursos del proyecto requiere disciplina y
visibilidad. Para ello, el equipo del proyecto dividir progresivamente el trabajo del
en partes ms y ms pequeas creando un desglose del trabajo formado por
paquetes de trabajo. De esta manera el equipo del proyecto puede garantizar que
identificar y comprender las principales partes del trabajo a realizar y por lo tanto
las planificar. A esto se le conoce como Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) o
Work Breakdown Structure ( WBS )
Requerimientos de Equipos y Consumibles: El Equipo del proyecto, emitir
una lista detallada de movilizacin de los equipos y materiales requeridos para
realizar las actividades del proyecto, la lista ser revisada y aceptada por el
Gerente de operaciones y el Gerente del Proyecto.

Gestin de Proyectos
Actividades claves durante la Planeacin
Ejemplo de Lista de Movilizacin

Planeacin y Movilizacin de Equipo y Personal: Una planeacin eficaz de las

necesidades de personal y logsticas es fundamental para la ejecucin satisfactoria
del proyecto. Sin tener una visibilidad clara, concisa y oportuna de estos requisitos,
el proyecto no puede ser dotado de recursos suficientes y por lo tanto no puede ser
ejecutado con xito.

Gestin de Proyectos
Actividades claves durante la Planeacin
Reunin Previa al Trabajo antes de la Movilizacin: Antes de la movilizacin
del personal, los miembros del Equipo de Proyecto, tendrn una reunin informativa.
El Gerente de Proyecto dar un panorama detallado del alcance de trabajo, discutir
todas las consideraciones de HSE, de Aseguramiento de calidad, de los riesgos y
operacionales. La reunin se registrar en el Formato de Reunin Informativa Previa
al Trabajo ENM-PPU-For-427 que ser firmado por todos los participantes.
Inspeccin y Pruebas Previas a la Movilizacin: El contrato puede indicar que
antes de la movilizacin de cualquier equipo se debe realizar una inspeccin previa
a la movilizacin y/o pruebas de operacin del equipo. El Gerente de Proyecto debe
conocer los equipos que se incluirn en la inspeccin y/o prueba de operacin.

Gestin de Proyectos
Planificacin del Aprovisionamiento
Procesos necesarios para adquirir bienes y
servicios, de otras organizaciones, con el fin de
alcanzar los objetivos del proyecto;
Planificar las adquisiciones: qu, cundo
Bsqueda y seleccin de proveedores
Comparativa de proveedores y servicios
Contratos y gestin de la relacin con el
proveedor
Evaluacin del servicio prestado
Durante la planeacin el GP se asegurara de que no hay problema
con los principales proveedores y que han pasado el proceso de
evaluacin de la Empresa y se encuentran registrados en la
lista de proveedores de EM

Los proveedores debern ser evaluados antes de su aprobacin segn el SAI

y
esto
se
evidenciar
en
ENM-MX-FOR-404 Evaluacin de cuestionario para proveedores.

Gestin de Proyectos
Planificacin temporal: Elaboracin del
cronograma

Planificacin requerida para asegurar la

conclusin del proyecto en los plazos previstos:
Definicin de actividades
Secuencia de las actividades: identificar y
definir las interrelaciones.
Estimacin de la duracin
Desarrollo del cronograma
Control del cronograma

Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado

respecto a la planificacin y por debajo del
presupuesto, No est mal para la primera hora!!!!

Gestin de Proyectos
Grfica de Gantt

1. Programar

las actividades del

Proyecto considerando tiempo y
responsables.

2. Permite

registrar avances
acuerdo con lo planeado.

de

Gestin de Proyectos
Planificacin temporal: Elaboracin del
1er paso: El Responsable estima
la duracin de las tareas considerando:
Cronograma

TAREAS DEL PROYECTO

la
complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo
disponible.
2 paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.
3 paso: Plasmar esta informacin en un cronograma (tabla Excel,
Project,..)

TIEMPO DE EJECUCIN

Gestin de Proyectos
Medicin del Desempeo
La Medicin del Desempeo se llevar a cabo durante toda la vida del proyecto y
es el proceso de recoleccin y distribucin de informacin sobre el desempeo.
Esto incluye reportes de estado, medicin y previsiones del avance. La medicin
del desempeo debe ser discutida y acordada por el GP y el Gerente de Operacin
de PPU antes de la ejecucin del proyecto y puede ser administrada en diferentes
formas con el fin de proporcionar a todos los participantes la informacin
pertinente y necesaria.
Se deben considerar mediciones en las reas siguientes:

Presentacin a tiempo del paquete/procedimiento de trabajo

Desempeo de seguridad - ningn incidente o accidente
Desempeo Tcnico
Confiabilidad del equipo
Corresponde
Desempeo del personal en el rea de trabajoEstablecer
Medir el
Mtodos
el
Desempe
para medir
Desempeo
Soporte para las operaciones
o
el
a lo
Desempeo
esperado
Reportes del trabajo
Comercial
Control de cambios

Gestin de Proyectos
Medicin del Desempeo (Anlisis de valor ganado)

Permite evaluar el desempeo del

proyecto, considerando medidas de
tiempo y costo.

Valor planeado

Valor ganado

Gestin de Proyectos
Administracin de cambios

Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance, riesgos

resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:

Comparar y evaluar el avance real del Proyecto

Dar seguimiento y supervisin de riesgos

Documentar la situacin actual del Proyecto

Gestin de Proyectos
Administracin de cambios

A lo largo del proyecto, el alcance del trabajo, las responsabilidades o las tareas
pueden cambiar y pueden no estar incluidas en el contrato o procedimientos
existentes. Si este problema no se aborda a travs de una gestin sistemtica de
los procesos de cambio, el proyecto estar sujeto a un riesgo innecesario y
podemos estar abierto a la responsabilidad si se lleva a cabo trabajo que no est
detallado en el contrato o variaciones posteriores.
Para mitigar este riesgo, todas las solicitudes del Cliente o cualquier cosa que se
identifique como "significativa" debe ser revisada con el contrato acordado, el
alcance del trabajo y los procedimientos y planes.
Cualquier cambio debe ser identificado y categorizado. La Administracin de
Cambios generalmente se puede dividir en las siguientes cinco categoras:
Seguridad
Tcnica
Comercial
Tcnica y Comercial
Logstica

Gestin de Proyectos
Ejemplos de cambios significativos en un Proyecto:
Seguridad: el Cliente ha cambiado el tipo de traslados Costa a Fuera; solicita
equipo de seguridad fuera del alcance contractual acordado en el contrato,
cambio en la presin de prueba, cambio en la ubicacin del sitio.
Programa: se ha causado una extensin del programa debido a los retrasos del
Cliente. Esto ha provocado que el personal y los equipo en el sitio superaran el
nmero de das acordado dentro en el precio global y el cambio en la fecha de la
movilizacin.
Costo: el Cliente pide suministrar personal y equipo adicional que no est
cubierto en el alcance contractual acordado.
Procedimientos, especificaciones, planos y entregables: el Cliente ha
pedido producir entregable(s) adicionales o realizar revisiones adicionales de los
entregables diferente a lo acordado en el contrato. El Cliente ha cambiado la
metodologa del alcance de trabajo.
Procura: el Cliente ha suministrar artculos a precio de costo + una cuta
Elpreestablecida
Gerente de Proyecto
si el cambio
por de
el Cliente
es
pero nodeterminar
est dispuesto
a pagarsolicitado
los costos
ingeniera
intrascendente
adicionales. o significativo. Despus de haber determinado la naturaleza del
cambio y el acuerdo entre el Gerente de Proyecto y el Gerente de Operaciones de
PPU, se presentar al Cliente una solicitud formal de una Orden de Variacin de
acuerdo con los requisitos de la Administracin del Contrato

Gestin de Proyectos
Reuniones de proyecto
Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el
punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de informacin.
Cuando se convoca una reunin debemos garantizar que sta va a ser til y
dinmica.
Reuniones eficaces:
Reuniones no muy largas
Llegar con los temas preparados
Ceirse al orden del da
Puntualidad
Talanto adecuado

Al terminar, determinar las tareas

pendientes y sus responsables

Gestin de Proyectos
Tcnicas y herramientas

Sistema de autorizacin de trabajo

Reuniones de trabajo
Reportes de avance
Procedimientos y especificaciones
detallados
Movilizacin de Personal y Equipos
Cambios requeridos
Resultados del Trabajo
Monitoreo de avances
Entrega de Turno

Ejecucin del Proyecto

Gestin de Proyectos
Ejecucin del Proyecto

La ejecucin del proyecto iniciar una vez que se hayan movilizado los recursos
(Personal y Equipos) hasta el rea de trabajo.

A lo largo de la ejecucin se seguirn teniendo reuniones semanales de operacin con el

equipo de trabajo, para discutir lo siguiente:
Las actividades realizadas durante el da
Las actividades que se realizarn al da siguiente
Desempeo real vs el planeado
Estado/programa de recursos
Requisitos de cambio de guardia
Registro de SOV (Solicitud de Orden de Variacion)
Gestin del Proceso de cambios
Registro de Consultas Tcnicas
reas problemticas.

Gestin de Proyectos
Equipos de trabajo
Conjunto de personas con funciones diferentes y
complementarias, reunidas por razn de su trabajo, unidas
por un fin comn, sentimiento de pertenencia al equipo y
conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto
al mismo.
Para que el proyecto funcione,
Implica que los participantes basen
sus relaciones en,
la confianza,
la identificacin con los objetivos de la
asociacin,
una metodologa activa para resolver los
problemas de una manera creativa.

Gestin de Proyectos
Conflictos personales en el proyecto
Qu es un conflicto?
Un problema, una cuestin o materia de discusin, una situacin desgraciada y de
difcil salida.
Oposicin de intereses opiniones o valores entre dos o ms partes cuya
satisfaccin simultnea resulta incompatible.
Si una persona gana, la otra pierde y viceversa
Objetivo: WIN to WIN
Los conflictos son inevitables y adems son un indicador de buena salud dentro de
una organizacin.
El conflicto bien resuelto permite la evolucin de las personas
Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que mejoren
el proyecto.

Gestin de Proyectos
El consenso de objetivos
El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperacin
(divisin del trabajo, adaptacin de las ideas individuales,
adopcin de normas comunes) y cuando se potencia lo mejor
de cada uno en beneficio del conjunto y la satisfaccin de
los individuos.
Todo ello orientado a los objetivos.

Gestin de Proyectos
Difusin y comunicacin
Procesos requeridos para asegurar la generacin oportuna y apropiada, la
difusin, recopilacin, archivo, etc. de la informacin del proyecto:
Planificacin de las comunicaciones:
QUIN necesita la informacin
QU tipo de informacin
CUNDO la va a necesitar
CMO le ser enviada
Distribucin difusin: en el momento preciso!

Gestin de Proyectos
Reportes de avance
Para controlar y administrar los trabajos correctamente se deben de elaborar todos los
reportes y llenar los formatos aplicables al proyecto, para incluir el avance comparado con el
planeado y cualquier incidente de QHSE, operacional y con el equipo, adems que estos se
utilizaran como soporte para entregar la factura mensual al cliente y poder realizar el cobro
por las actividades del proyecto, los reportes necesarios son:
Certificado de Aceptacin de la Prueba de Presin
Formato de Reporte de Prueba de Presin
Reporte de Operaciones Diarias
Formato de Inicio de Operaciones
Formato de Reporte de Vaciado

Hoja de Tiempo Semanal del Equipo

Hoja de Tiempo Semanal del Personal
Entrega de Turno
Formato de Plticas de Seguridad
Formato de Anlisis de Trabajo Seguro.

Gestin de Proyectos
Control de cambios

El control de cambios debe:

Asegurar que los cambios sean beneficiosos

Los cambios pueden ser;

En el alcance
En los plazos

Detectar los factores que ocasionan los cambios

Determinar cundo se produce un cambio

En los costos

Gestionar los cambios reales cundo ocurren

En los riesgos

Buscar los por qu de las variaciones tanto positivas como negativas

Durante las operaciones pueden ocurrir cambios del proyecto.
Solicitados por el cliente, si este cambio lo hacen de manera
Oral en el lugar de trabajo se puede llenar una Orden de Variacin
y posteriormente llenar la Nota de Control de Cambios

Gestin de Proyectos
Evaluacin y satisfaccin del cliente
Al finalizar las operaciones, el Cliente deber llenar y firmar el
formato ENM-MX-For-430 Cuestionario de Retroalimentacin
del Cliente, con el fin de Indicar y evaluar al equipo del y as poder
determinar y monitorear el desempeo durante la ejecucin del
proyecto.

Evaluaci
n

Evaluacin del Personal Posterior al

Trabajo

Calida
d

Para ayudar con el desarrollo de todo el personal de campo, el Jefe

Directo del trabajador debe llenar el formato ENM-MX-For-449
-Evaluacin Posterior al Trabajo. Todos los resultados / hallazgos
deben ser discutidos, acordados y regresados al Gerente de
Operaciones de PPU. Estos formatos se utilizan para identificar los
requisitos de capacitacin adicionales y pueden usarse como
justificacin para la promocin

360 Feedback

Gestin de Proyectos
Tcnicas y herramientas

Revisin y aceptacin del Proyecto

Reporte final
Presupuesto
Programa
Evidencias
Identificar las Lecciones aprendidas
Reporte de control de cambios

Fin del Proyecto

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Cierre del proyecto
El cierre del proyecto tiene como objeto principal:
Analizar econmicamente el resultado del Proyecto
Recursos iniciales Recursos consumidos

Diagnosticar la actividad desarrollada

Identificar desviaciones y las causas
Corregir las actuaciones inadecuadas

OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y

procurar una mejora continua

Gestin de Proyectos
Informe de cierre
Contiene: informacin necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados
previstos, y en caso contrario, las razones.

Un proyecto bien gestionado es aquel en el

que las desviaciones son mnimas.

Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado)

Alarma!: la superacin de los objetivos no se suele lograr salvo que

Que la Estimacin en el presupuesto inicial sea excesivamente conservadora

Se exijan sobre-esfuerzos al personal

Ahorro en materiales, equipos, etc.

Gestin de Proyectos
Cierre del Proyecto
Despus de finalizar el proyecto y de haber recibido la documentacin completa
desde el sitio de la obra, se deber de preparar el Reporte Final, segn el formato
acordado en el contrato. Antes de la presentacin del reporte, el Gerente de Proyecto
lo verificar con los requisitos del contrato.

Reunin de Cierre
A la aceptacin del Reporte Final, el Gerente de Proyecto organizar una reunin de
Cierre del Proyecto. En la reunin participar el Gerente de Proyecto y un
representante de la Unidad Comercial. El propsito de la reunin ser revisar todas
las operaciones realizadas y evaluar las mejoras que se pueden hacer en el futuro,
as como las lecciones aprendidas, se llenara el Formulario Post-Trabajo

Archivo Muerto del Proyecto

El Ingeniero de Proyecto guardar toda la documentacin tcnica correspondiente
electrnicamente en la carpeta del proyecto. La documentacin impresa preparada
junto con la lista de verificaciones de documentacin firmada ser archivada por
Control de Documentos y se conservar durante cinco (5) aos o como dicten los
requisitos del Contrato.

Gestin de Proyectos
Los factores decisivos para el xito de un proyecto

Que tenga un objetivo bien definido en trminos de alcance, programa

y costo, acordado con el cliente.
Desarrollar el proyecto completo antes de iniciarlo.
La Planeacin y comunicacin del proyecto son fundamentales.
Previenen la ocurrencia de problemas.
Involucrar al cliente como parte del resultado exitoso, mediante su
participacin activa en el proyecto.
La clave del control eficaz del proyecto es comparar el avance real del
proyecto contra el que se plane y program, implantando de
inmediato las medidas correctivas.
A la conclusin de un proyecto, debe ser evaluado su desarrollo y
resultados, a fin de aprender qu podra mejorarse en proyectos
similares (Lecciones Aprendidas pueden definirse como el
conocimiento o entendimiento ganado por medio del anlisis y la
reflexin sobre una experiencia o proceso, o un conjunto de ellos).

GRACIAS

Curso de Gestin de Proyectos