MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
(MAPRO)

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Que es el manual de procedimientos?

El MAPRO, es un documento normativo que
compendia por cada uno de los rganos de la
Municipalidad Metropolitana de Lima, la descripcin
de sus procedimientos, debiendo stos estar
alineados a sus funciones y objetivos estratgicos
institucionales vigentes que les correspondan y dentro
del marco de los dispositivos legales y/o
administrativos que los regulen.

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NORMATIVA

Resolucin Jefatural N.059-77-INAP/DNR que aprueba la Directiva

N002-77-INAP/DNR que norma el proceso de formulacin,
aprobacin, difusin y actualizacin de los Manuales de
Procedimientos de las entidades de la Administracin Pblica.

Resolucin de la Contralora General N320-2006-CG, que aprueba

las Normas de Control Interno

Decreto Supremo N.004-2013-PCM, aprueba la Poltica Nacional

de Modernizacin de la gestin pblica.

Resolucin de Alcalda N.125, que aprueba la Poltica de

Modernizacin de la Gestin Pblica de la MML.

Resolucin de Gerencia N.004-2014-MML-GP que aprueba la

Directiva N002-2014-MML-GP que norma la elaboracin,
modificacin, revisin, aprobacin y difusin del Manual de Manual
de Procedimientos de la Municipalidad Metropolitana de Lima.

CONCEPTOS
MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA

Procedimiento (PR): Es la forma especfica para llevar a cabo una serie de actividades;
describe que debe hacerse y quien debe hacerlo; cundo, dnde y cmo se debe ejecutar.
rgano: Hace referencia a las gerencias que conforman la Municipalidad Metropolitana de
Lima.
Unidad orgnica: Es la unidad de organizacin que conforma los rganos contenidos en la
estructura orgnica de la entidad. Se encarga de apoyar la elaboracin de la descripcin de los
procedimientos que les compete.
Responsable: Es el puesto de trabajo responsable de llevar a cabo determinada actividad de
un procedimiento. El puesto de trabajo se identifica teniendo, de preferencia, como referencia
el Cuadro de asignacin de personal y como ttulo de puesto el Manual de Organizacin y
Funciones.
Inventario de Procedimientos: Es una relacin o registro de procedimientos de lnea e
internos de una institucin que permite tener informacin bsica de cada uno de los
procedimientos.
Hoja de Trabajo del procedimiento : La hoja de trabajo es una herramienta considerada como
un borrador de trabajo para la definicin del procedimiento, que permite contar con datos mas
detallados sobre las actividades que lo conforman.
Diagrama de Flujo: Es la representacin grfica de los pasos que se siguen en una secuencia
de acciones, dentro de un proceso o procedimiento, identificndolos mediante smbolos.

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RECOLECCIN DE INFORMACIN

Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados,
analizados y sistematizados, permitan conocer los procesos actuales, y
posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.
Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes, entre
las que destacan; los archivos documentales, en los que se localizan los
aspectos jurdico administrativos que rigen el funcionamiento y actividades;
los funcionarios y empleados quienes pueden aportar informacin adicional
para el anlisis, diseo e implantacin de procedimientos; y las reas de
trabajo que sirven para tener la visin real de las condiciones, medios y
personal que operan los procedimientos.
Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin
necesaria son:
a.
b.
c.

Investigacin documental.
Entrevista directa.
Observacin de campo.

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ANLISIS DEL PROCEDIMIENTO

Constituye una de las partes ms importantes del anlisis de los procedimientos, consiste
fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de informacin o grupos de
datos que se integraron durante la recoleccin de informacin, con el propsito de obtener
un diagnstico que refleje la realidad operativa actual.
Para realizar el anlisis de la informacin recabada, se debe responder los
cuestionamientos fundamentales que se mencionan a continuacin:
Qu trabajo se hace?
Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la dependencia y los resultados que
se obtienen de stas.
Quin lo hace?
Son las dependencias que intervienen en el procedimiento y el recurso humano, ya sea
como
individuos
o
como
grupos,
para
la
realizacin
del
trabajo.
Cmo se hace?
Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o
servicio determinado.
Cundo se hace?
Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as como los horarios y tiempos
requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.
Dnde se hace?
Se refiere a la ubicacin geogrfica de las dependencias. Buscar la justificacin de la
existencia de ese trabajo o procedimiento, tambin se pretende conocer los objetivos de
las actividades que integran el procedimiento.

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ANLISIS DEL PROCEDIMIENTO

La descripcin de cualquier procedimiento deber hacerse "a detalle", sin obviar elementos que
posteriormente pudieran repercutir en el anlisis de la informacin e implique la realizacin de
nuevas consultas y/o mayores distracciones al personal en funcin.
La respuesta a estas preguntas, si bien implican disponibilidad de tiempo, es necesaria para el
anlisis de la informacin por ello, es indispensable dirigir principalmente la investigacin a:

La distribucin que se hace de los documentos,

El tipo de registros empleados (formularios)
Los tipos de archivos (permanentemente o provisional).
Las probables causas de demora.
Las probables causas de riesgos y como mitigarlos.
Los formatos o anexos que se utilizan, su contenido, as como que parte o partes
de las mismas se llenan y en qu rea lo hacen.
Las firmas o autorizaciones necesarias.

Estas recomendaciones permiten una visin ms clara del conjunto de las actividades.
Para realizar el anlisis y diseo de los procedimientos se debe utilizar diagramas de flujo para
detallar el procedimiento.

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CRITERIOS DE SIMPLIFICACIN

Una vez que todas las actividades se han sometido al anlisis

correspondiente, y se considera que es necesario mejorar o redisear un
procedimiento, se podr utilizar la tcnica de los cinco puntos que
presenta a continuacin :
a.
Eliminar.- La primera y ms importante preocupacin
de este
mtodo es eliminar todo lo que no sea absolutamente necesario.
Cualquier operacin, cualquier paso, cualquier detalle que no sea
indispensable, deben ser eliminados.
b.
Combinar.- Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto
es combinar algn paso del procedimiento con otro, a efecto de
simplificar el trmite. Cuando se combina, generalmente se eliminan
algunos detalles, como un registro, una operacin, etc.
c.
Cambiar.- En este punto debe revisarse si algn cambio que
pueda hacerse en el orden, el lugar o la persona que realiza una
actividad, puede simplificar el trabajo. Los procedimientos pueden
simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, modificando o
cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que realiza determinada
actividad.

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CRITERIOS DE SIMPLIFICACIN

d.
Mejorar.- Algunas veces es imposible eliminar, combinar o
cambiar; en estas circunstancias el resultado ms prctico se logra
mejorando el procedimiento; rediseando una forma, un registro o un
informe; haciendo alguna mejora al instrumento o equipo empleado,
o encontrando un mtodo mejor.
e.
Mantener.- Consiste en conservar las actividades que como
resultado del anlisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar,
cambiar o mejorar.

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CARATULA DEL MAPRO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MML-Gerencia-Subgerencia-MAPRO0XX
Versin - 01

GERENCIA DE XXXXXXX
Fecha de Vigencia: / /

NOMBRE DEL ORGANO

SOLICTANTE

CARACTERISTICAS DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS
MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA

1.
2.
3.

4.

5.

Introduccin
ndice
Datos Generales
3.1
Objetivo
3.2
Alcance
3.3
Correspondencia funcional y operativa de los procedimientos
3.4
Aprobacin y actualizacin
Estructura del procedimiento
4.1
Nombre del procedimiento
4.2
Unidad Organizacional
4.3
Responsables de elaboracin, revisin y aprobacin del Manual de Procedimientos
4.4
Finalidad
4.5
Documentos asociados o base legal
4.6
Objetivo Estratgico
4.7
Requisitos
4.8
Acciones, Fases y Etapas del procedimiento
4.9
Instrucciones
4.10 Duracin
4.11 Diagrama de flujo
4.12 Lista de Registros y formularios
4.13 Hoja de Identificacin de Cambios
Glosario de Trminos

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INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS

RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

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Funciones del ROF

N

Numer
al
(4)

Artculo
(4)

Gerencia
reas
Equipo de trabajo
Subgerencias
Divisiones
Equipos de Trabajo
(8)

Observaciones: (9)
Elaborado por: (10)
Revisado por:
(11)
Fecha Elaboracin:

DEFINICION DEL INVENTARIO DE

PROCEDIMIENTOS
Plan de
Accin

Procedimientos

Denominacin
(5)

Product
o
(6)

Tarea
(7)

Activi
dad
(7)

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INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS

RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

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INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS

RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

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Gerencia:

HOJA DE TRABAJO (4.8)

Desarrollo Social

Subgerencia:

Sub Gerencia de Bienestar y Promocin

Procedimiento: 1. Autorizacin Metropolitana de Centro de Atencin

Residencial de personas Adultas mayores - CARPAM

Unidad orgnica
/unidad funcional

Tipo de valor

Responsable (cargo
del Clasificador de
cargos /
Denominacin de
MOF)

Descripcin de la
Actividad

Duracin

10

11

12

Identificacion del Riesgo

VA

Control

SVA

Tipo de Riesgo

Actividad de Contingencia

13
Minutos

Horas

Dias

Riesgo

La redaccin de las actividades deber ser en verbos infinitivos, que son palabras
que expresan acciones y su terminacin es en ar, er o ir.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO: xxxxxx

Unidad orgnica/unidad
funcional

Responsable
(Clasificador de Cargos / MOF)

Descripcin de la actividad

Duracin (Tiempo)

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Clasificador
de cargos
R.A. 306-2013-MML

CONSIDERACIONES PARA DEFINIR LOS

CARGOS

MOF Subgerencia de la Subgerencia si tiene

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CONSIDERACIONES PARA DEFINIR LOS TIPOS

DE VALORES

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CONSIDERACIONES PARA IDENTIFICACIN

DE RIESGO
Identificacin de los riesgos
En la identificacin de los riesgos se tipifican todos los
riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la
entidad debido a factores externos o internos. Los factores
externos incluyen factores econmicos, medio ambientales,
polticos, sociales y tecnolgicos. Los factores internos
reflejan las selecciones que realiza la administracin e
incluyen la infraestructura, personal, procesos y tecnologa.
Valoracin de los riesgos

El anlisis del riesgo le permite a la entidad considerar

cmo los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus
objetivos. Se inicia con un estudio detallado de los temas
puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El
propsito es obtener la suficiente informacin acerca de las
situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de
ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias.
Respuesta al riesgo

La administracin identifica las opciones de respuesta al

riesgo considerando la probabilidad y el impacto en
relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin costobeneficio. La consideracin del manejo del riesgo y la
seleccin e implementacin de una respuesta son parte
integral de la administracin de los riesgos.

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CONSIDERACIONES PARA IDENTIFICACIN

DE RIESGO

Riesgo Operacional
Accesos no autorizados
Corrupcin de los empleados
Obsolescencia del sistema
Ausencia de gestin experta
El ciudadano no cumple las pautas de seguridad
Riesgo Legal
Incertidumbre y ambigedad en la aplicacin legal
Revelacin inadecuada de informacin del ciudadano
Riesgo Logstico
Desabastecimiento
Falta de continuidad de algn servicio contratado
Infraestructura deficiente
Inseguridad

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CONSIDERACIONES PARA LA DIAGRAMACIN

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INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS

RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

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INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS

RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

FIN