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TAGUNG

Die Rolle eines Organisators


--> Spezialist fr Organisation und Planung
--> Leiter fr Fhrung und Beratung

Fhrungsqualitten

Organisation (Aufbau, Ablauf)


Betriebswirtschaft (Finanzen, Buchhaltung)
Technologien (E-Technologie)
Infrastruktur (Stadtplanung)
Recht
Sozialkompetenz
--> Erfolgreiches Kommunikationsgeschft

Der Schlssel zum Erfolg


Zielsetzung
Engagement
Planung und Kalkulation
Programm
Veranstaltungssttte
Entscheidungsprozesse
Motiviertes Team
Verwaltungsablufe
BEGEISTERUNG

Das Handwerkszeug
--> Veranstaltungsprofil: Was? Wer? Warum? Wann?
Wie? und Wo?
-->

Teilnehmerprofil: berblick ber jeden Teilnehmer

-->

Aktionsplan: Organisation und Zeitmanagement

Wohlbefinden der Teilnehmer


"Unser Geist gewinnt an Kraft, wenn wir
uns um andere kmmern." - Dalai Lama

Wahl der Tagungsregion


Hier ist zu bercksichtigen:
Zahl der Teilnehmer
Erwartungen der Teilnehmer
Budget
Zeit und Kosten fr die Anreise
Klima
Sehenswrdigkeiten/Freizeitangebote
Entscheidungen zwischen:
o Stadtzentrum
o Lndliches Gebiet
o Urlaubsort
o Flughafen

Wahl der Tagungssttte


Request for proposals
Anforderungsformular
-RFP enthlt Liste mit von Anforderungen, die der Tagungsort
erfllen soll erlutert werden Anforderungen an:
Den Tagungsort
Kapazitten fr Gesellschaftliche Anlsse
Unterbringungsmglichkeiten
Side Inspection
-Kontrolle durch Besichtigung
-Bei der Besichtigung soll man nach folgendem fragen:

Referenzen
Buchungskonditionen oder Mustervertrag
Ideen fr die Freizeit
Liste lokaler Lieferanten
-Checkliste mit Fragen davor vorbereiten
Besichtigung der Rumlichkeiten

Die Lage
Zugang zum Tagungsraum
Behindertenzugang
Registrierungsbereich
Fahrstuhl
Toiletten
Zusatzrume
Speiseraum
Ausgnge nach drauen

Die Ausstattung
Schalldichtes Wand und Bodenmaterial
Akustik
Heizung/Klimaanlage
Position der Tren
Notausgnge
Tageslicht/Aussicht
Technische Anschlsse
Beleuchtung
Gestaltung des Raumes:Sulen, Dekor, Deckenhhe

Planung der Bewirtung


grtes Erinnerungserlebnis = Essen
Speiseplankoordination
Absprache mit den einzelnen Bereichen
Informationen aus Vergangenheit sammeln
Raumplan
Raumvolumen
Bilder von frheren Veranstaltungen
Ort und Jahreszeitentypische Speisen

Programmerarbeitung
Entscheidungsfaktoren fr Planung:
Geld
Zeit
Teilnehmer

Bercksichtigungskomponenten
Dauer und Zeitpunkt der Veranstaltung
Anreisestrecke
Art der Teilnehmer (mit Begleitung)
Ziel der Veranstaltung

Relevant:
Flexibilitt im Programm

Fazit: Unerwartete Vorflle besser steuer- und kontrollierbar

Planung der Freizeit


idealer Ablauf:
angenehmes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeitangeboten fr
Entspannung
Planung mit Bercksichtigungsfaktoren
Mensch: wer sind die Teilnehmer, ihre Erwartungen, voraussichtliche
Teilnehmerzahl

Zeit: Arbeitszeitplan, verfgbare Freizeit, Zeiten fr Mahlzeiten vor und


nach der Freizeit

Region: Klima und Wetter, was bietet die Veranstaltungssttte, Catering,


Eintrittsgelder & Trinkgelder, Verfgbarkeit Ressourcen: Personal, Transport
etc

Sonstiges : Budget, Marketing und PR, Versicherung

1. Kontaktpersonen
-gute Beziehung zu Mitarbeitern und Arbeitspartnern der
Veranstaltungssttte sehr wichtig
Ein Team -> gute Zusammenarbeit
Motivation von Personal:
-Team stets informieren und in Planung mit einbeziehen
-alles schriftlich besttigen
-um Ratschlge bitten
Anforderungsbogen fr Veranstaltung
Wichtig: Flexibilitt und Gelassenheit

2.Budgetplanung
Logisches Vorgehen wichtig, um aufkommende Ausgaben
voraussehen zu knnen
2 Arten von Kosten: variabel und fix
Budgetierungsgrundstze:
Zuteilen
-Verhandeln
-Kontrolle
-Buchfhrung
Versteckte Kosten bercksichtigen, Reserven einplanen

3. Einsparungsmglichkeiten
-> Steigerung der Umsatzes
->Senkung der Ausgaben (Gemeinkosten)
Mitunter grter Ausgabeposten: Speisen und Getrnke

4. Verhandeln
Verhandeln grundstzlich mglich, aber: NICHT ZUVIEL
handeln, um gute Geschftsbeziehungen zu wahren
Beste Strategie:
1.Vernnftiger Preis
2. Verhandlung ber Mehrwert
-> Verzicht auf bestimmte Berechnung?
-> Kostenloser Zusatzservice?

Einsatz von Multimedia


Mit allen multimedialen Mglichkeiten der Darstellung
in Text und Bild, Ton und Grafik. mit zeitgesteuertem Ablauf
und beliebiger Vernderbarkeit, auf der Basis aller
marktblichen Softwareprogramme.- so was in der Art
bietet fast jedes Hotel an.
Wenn die Checkliste gemacht ist und die Tema des
Veranstaltungs sehr gut erkannt ist, dann knnen wir
weiter Entscheidungen treffen wegen alles was benutzt
werden sollten und alles was fehlen.

Tagungstechnik unterscheiden:
1. Beamer
2.

Dokumentenkamera

3.

TV-Gert

4. Leinwand
5.

Flipchart

6.

Pinnwand

7.

PCs fr Tagungsbro

8.

Internetzugnge

9. Mikrofone fr Vortrag und Diskussion


10. Telefon, Fax, Kopierer und Drucker

Preise: Tages-Gebhr fr Tagungstechnik,wenn


ausschlielich Rume gemietet werden:

Beamer 50,00
Dokumentenkamera 35,00
TV-Gert 50,00
Flipchart 8,00
Pinnwand 5,00
Moderatorenkoffer 12,00

Marketing
entscheidet ber Erfolg und Misserfolg der Tagung
Presse weit im Voraus ber die anstehende Tagung
informieren

Weiter zu beachten
Zimmerliste
Behinderte Mitmenschen
Umwelt

Nachbereitung
GROES DANKESCHN
Vor Ort
Im Unternehmen

Bestuhlungsplne
4 verschiedene Bestuhlungsarten

Quellen: