Diseo: Myriam Sanabria Clavijo

Divisin de Clasificacin y Descripcin

Archivo General de la Nacin - 2006

Acto de enumerar los folios solo por su cara recta

Operacin incluida en los trabajos de ordenacin

que consiste en numerar correlativamente todos
los folios de cada unidad documental

FOLIO RECTO
Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solo a esta.

RECTO

FOLIO VUELTO
Segunda cara de un folio y a la cual NO se le escribe nmero
No se escribe
nmero en el
folio vuelto

VUELTO
RECTO

F
O
L
I
A
R

P
A
G
I
N
A
R

FOLIO: Hoja

FOLIAR: Accin de numerar

hojas

1234

PAGINA: Cara de una hoja.

Lo escrito o impreso en una cara

462

PAGINAR: Accin de numerar pginas

135

Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento

Es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control
(inventarios, formatos de control de prstamos, TRD) y de
consulta (inventarios, guas, catlogos).
Es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias
(archivo de gestin al archivo central) como secundarias (archivo
central al archivo histrico).

Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservacin dada

(carpeta, legajo, etc.) .
Controlar la calidad, entendida esta ltima como respeto al principio
de orden original y la conservacin de la integridad de la unidad
documental o unidad archivstica. En tanto se cumplan estas
finalidades, la foliacin es el respaldo tcnico y legal de la gestin
administrativa
La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de
descripcin o proceso tcnico de reprografa (microfilmacin o
digitalizacin).

Documentacin previamente
Clasificada

Documentacin previamente
Ordenada

Documentacin previamente
Depurada

Documentacin previamente
Clasificada

Documentacin de las oficinas :

relacionada con la TRD

En Fondos Acumulados : La
Documentacin que sea objeto de
conservacin segn la TVD

Archivo

Archivo

Central

Historico

Documentacin que va a ser

reproducida en otros soportes

Documentacin de las oficinas :

relacionada con la TRD

Se deben foliar todas y cada una de las

unidades documentales de una serie
En SERIES DOCUMENTALES SIMPLES (acuerdos,
decretos, circulares, resoluciones) la foliacin se
ejecutar de manera independiente por carpeta, tomo o
legajo
2
36

35

En SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS (contratos,

historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos
jurdicos), cada uno de sus expedientes tendr una sola
foliacin de manera continua y si tal expediente se encuentra
repartido en ms de una unidad de conservacin (carpeta), la
foliacin se ejecutar de forma tal que la segunda ser la
continuacin de la primera.

Documentacin previamente
Ordenada

Resolucin 004
(24 Octubre de 2000
Resolucin 003
(18 de Julio de 2000
Resolucin 002
(15 de Marzo de 2000
Resolucin 001
(5 de Enero de 2000

La fecha ms antigua
va encima y la ms
reciente va debajo.

Documentacin previamente Depurada

La depuracin consiste en el retiro de

duplicados idnticos, de folios en
blanco y de documentos de apoyo en
los archivos de gestin o de oficina.
En fondos acumulados, se har
igualmente depuracin.

MATERIALES
METALICOS

COPIAS IDENTICAS

DOCUMENTOS
DE APOYO

FOLLETOS,
BOLETINES,
REVISTAS,
ETC

OTROS

FORMATOS
EN BLANCO

Documentacin previamente Depurada

MATERIALES METALICOS

Documentacin previamente Depurada

COPIAS IDENTICAS

Folios
En
blanco

Documentacin previamente Depurada

DOCUMENTOS DE APOYO

LEYES

Documentacin previamente Depurada

FORMATOS SIN DILIGENCIAR

Documentacin previamente Depurada

FOLLETOS, BOLETINES, REVISTAS, ETC

Documentacin previamente Depurada

OTROS

H
B

No se debe
foliar con
lpiz de
mina roja

Lpiz de mina negra y

blanda, tipo HB o B

Otra alternativa el uso de

bolgrafo (esfero) de tinta
negra insoluble, pero este
elemento dificulta corregir
una foliacin mal ejecutada.

5
5

Se debe numerar de manera

consecutiva, es decir, sin omitir
ni repetir nmeros.

En la Cara RECTA, escribir el nmero en

la esquina superior derecha, en el mismo
sentido del texto.

TESTIGO
9

En el folio 58 hay un plano referente

a Planta Elctrica Casa de Plantas de
la Ciudad de Bogot, Elaborado por
Jos Prez, el 23 de Octubre de
1998. Esta identificado con el No.
520, en la Planoteca 5, gaveta 3.

NOTAS:
NOTAS caractersticas del documento
foliado: tamao, colores, ttulo, asunto,
fechas y otros datos que se consideren
pertinentes
Numerar en forma consecutiva

13

Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a una hoja, a

sta se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el rea de NOTAS del
instrumento de control o de consulta las caractersticas del documento foliado: cantidad
de documentos adheridos, ttulo, asunto y fecha de los mismos Para adherir
documentos o fotografas a una hoja, debe utilizarse pegante libre de cido.

Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) que se

encuentren se numerarn como un solo folio. En el rea de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de ttulo, ao y
nmero total de pginas. Si se opta por separar este material se har la
correspondiente referencia cruzada.

SOBRES DE PROTECCIN
Se deja constancia en el rea de NOTAS del
instrumento de control o de consulta el
contenido del sobre: cantidad, tamao,
color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que
se consideren pertinentes.

En caso de unidades de conservacin (copiadores

de correspondencia, legajos, tomos, libros de
contabilidad, etc.) que ya vienen empastados,
foliados y/o paginados de fbrica, puede aceptarse
como mecanismo de control sin necesidad de
refoliar a mano. De todos modos debe registrarse
en el rea de notas del instrumento de control o de
consulta, la cantidad de folios o pginas que
contiene.

9
8

8
7
7
6
5

Si existen errores en la foliacin, sta

se anular con una lnea oblicua,
evitando tachones

En unidades documentales que se generan

foliadas por impresora, se dejar esta foliacin
siempre y cuando en una unidad de
conservacin no haya mas de una, en caso
contrario, cuando haya ms de una, deber
refoliarse toda la unidad de conservacin

Los folios sueltos en blanco cuando cumplen una funcin de

conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro
biolgico, proteccin de fotografas, dibujos, grabados u otros, o
para evitar migracin de tintas por contacto, no se deben retirar, ni
foliar.

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales CD

s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de
consulta. Si se opta por separar este material se har la correspondiente referencia
cruzada

Foliar con trazo fuerte

5A

Foliar con numerador

No se debe foliar utilizando nmeros

con el suplemento A, B, C, bis.

Foliar sobre texto

9

8
7
5

Omitir nmeros

No se deben foliar las pastas ni

las hojas-guarda en blanco

7
5

9
7

Varias foliaciones
4

Foliar cara recta en fotografas

2 2

Numerar folios en blanco

8

Repetir nmeros

Foliar Documentos en otros soportes

Pagina WEB: www.archivogeneral.gov.co

Carrera 6 No. 6 -91 Telfono: 3 3 7 3 1 1 1

Fax: 3 3 7 2 0 1 9

Email: contacto@archivogeneral.gov.co