Perfiles de Riesgos

PERFILES DE PUESTOS Y
SITUACIONES DE RIESGO
Juan Antonio Garde Roca

Agencia Tributaria. Espaa
Octubre 2008
Servicio de Auditora Interna
ADMINISTRACIN TRIBUTARIA Y BUEN GOBIERNO

Hacer funcionar el Sistema Fiscal constituye, despus de
todo, un paso
importante para hacer funcionar la
democracia
Richard A. y Peggy B. Musgrave
Manual de Hacienda Pblica
La Administracin Tributaria, es donde con mayor nitidez se

detectan los conflictos y contradicciones sociales. Aparece
as como un rea muy sensible de conflicto social y por
idnticas razones como espacio estratgico en la bsqueda
de consenso y legitimidad social en democracia
Lecturas de Gerencia desde la
Administracin Financiera
Instituto de Estudios Fiscales. Espaa
OCDE. ACTIVIDADES SENSIBLES

Administracin fiscal
Servicios de Aduanas
Mercados Pblicos y Adjudicaciones
Polica, Magistratura, Sistema Penitenciario
PRECISAN
Rotacin Seguimiento regular

Ms Control Interno
Directivas complementarias y reglamentos especficos
Declaracin de bienes
Formacin especfica
OCDE REFORZAR LA ETICA EN EL

SECTOR PBLICO
ORIENTACIN
INFRAESTRUCTURA
TICA
GESTIN
CONTROL
MODELO AUTOEVALUACIN
ETICA EN BASE AL E.V.A.M
DIRECCIN
CONTROL
Y
RIESGOS
RESULTADOS
PROCESOS
PERSONAS
Y
ALIANZAS
ANLISIS Y DEFINICIN DE PUESTOS: Principales Referencias
Las Administraciones Pblicas estructuran sus recursos humanos de

acuerdo con normas especficas que regulan la seleccin, la promocin
profesional, la movilidad y la distribucin de funciones.
Las Administraciones Pblicas estructuran su organizacin a travs de
relaciones de puestos de trabajo u otros instrumentos organizativos
similares.
Estas relaciones, comprendern, al menos, la denominacin de los
puestos, los grupos de clasificacin profesional, los cuerpos o escalas, en
su caso, a que estn adscritos, los sistemas de provisin y las
retribuciones complementarias.
Podrn incorporarse funciones o tareas del puesto, as como los perfiles
profesionales y aptitudes necesarias para su desempeo.
Las relaciones de puestos debern tener carcter pblico.
Los empleados pblicos tienen derecho desempeo de un puesto

de trabajo de acuerdo con el sistema de estructuracin del empleo
pblico.
Las Administraciones Pblicas podrn asignar a su personal
funciones, tareas o responsabilidades distintas a las
correspondientes al puesto de trabajo siempre que resulten
adecuadas a su clasificacin, grado o categora, cuando las
necesidades del servicio lo justifiquen sin merma en las
retribuciones.
Los puestos de trabajo podrn agruparse en funcin de sus
caractersticas para ordenar la seleccin, la formacin y la
movilidad.
Las Administraciones Pblicas proveern los puestos de trabajo

mediante procedimientos basados en los principios de igualdad,
mrito, capacidad y publicidad.
Se llevar a cabo por los procedimientos de concurso y de libre

designacin con convocatoria pblica.
En el marco de la planificacin general de sus recursos humanos, y

sin perjuicio del derecho de los funcionarios a la movilidad podr
establecer reglas para la ordenacin de la movilidad voluntaria de los
funcionarios pblicos cuando considere que existen sectores
prioritarios de la actividad pblica con necesidades especficas de
efectivos.
Podrn trasladar a sus funcionarios, por necesidades de servicio o
funcionales, a unidades, departamentos u organismos pblicos o
entidades distintos a los de su destino, respetando sus retribuciones,
condiciones esenciales de trabajo, modificando, en su caso, la
adscripcin de los puestos de trabajo de los que sean titulares.
Podrn proveerse con carcter provisional y de forma

temporal, la ocupacin de puestos de trabajo vacantes.
Se reconoce el derecho a la movilidad por razn de

violencia de gnero.
10
RIESGOS EN EL ANLISIS Y
DEFINICIN DE PUESTOS
DE CARCTER GENERAL
Quin y cmo efecta el anlisis y define los puestos?
Se alinean con las principales prioridades y la Poltica de RRHH?
Principales criterios de elaboracin?
Qu contiene y qu no contiene?
11
DE ESTRUCTURA Y GESTIN
Riesgos de rigidez en su diseo
Riesgos en relacin con la carrera y la renovacin
Riesgos de uniformidad
Riesgos vinculados al abanico retributivo
Riesgos en la gestin y ejecucin
12
DE PROCESO
a)
b)
Vinculados a las Polticas de RRHH
Riesgos en la Seleccin de Personal
Riesgos en la integracin en la Organizacin
Riesgos de incentivos y carrera
Riesgos de conflictos de intereses
Riesgos del entorno
Vinculados a los procesos tcnicos
Riesgos segn competencias en reas de negocio
Riesgos en relacin con los colaboradores sociales
Riesgos de coordinacin y trabajo integrado
13
DEFINCIN DE PUESTOS
DE ACCESO Y USO DE INFORMACIN
Carcter especfico de estos riesgos Necesidad Plan especfico
Riesgos en el diseo por niveles de acceso a la informacin
Riesgos en la definicin de perfiles de puestos ligados a accesos
Riesgos en la determinacin del Sistema de Controles previos
USUARIOS
Riesgos en la gestin del almacenamiento y seguimiento CONTROLA
Riesgos en el proceso de Justificacin e Investigacin
Usos Indebidos de Informacin
14
DE CONDUCTAS
Eficacia de las Polticas preventivas y de orientacin
Utilizacin de Mtodos de Gestin de Riesgos
Operatividad mecanismos de Investigacin de Conductas Irregulares
Efectividad mecanismos sancionadores
Transparencia en el funcionamiento
Calidad Regulatoria
Control: indicadores - alarmas
15
GESTIN DE RIESGOS
La
gestin de riesgos es una herramienta con una gran

incidencia en las modernas organizaciones.
A partir del Informe Chazel (1986) y de los nuevos paradigmas y

conceptos de Control Interno del Informe COSO (1992) y
COSO II. Gestin de Riesgos Corporativos (2004) ha pasado a
primer plano de la actividad directiva.
Los
informes sobre Control y Riesgo elaborados por

instituciones nacionales e internacionales lo han integrado en la
lgica del gobierno corporativo.
En
numerosas organizaciones pblicas y privadas, y

especficamente en las Administraciones tributarias, se est
implantando la gestin de riesgos apoyada en metodologas
especficas.
16
R IE
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LA
MEJORA DE
ORGANIZACIN Y CALIDAD
(Alianzas, Procesos....)
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GESTIN DE RIESGOS
Perspectiva
Estratgica
CONTROL INTERNO-CUADRO DE MANDOS (INDICADORES-METAS)

17
QU ES UN RIESGO?
El riesgo se define como la posibilidad de que
un evento ocurra y afecte adversamente a la
consecucin de los objetivos de una
organizacin.
Su naturaleza puede ser muy variada y deberse a
factores
polticos,
externos
sociales,
(econmicos,
medioambientales,
catastrficos,
etc.)
internos
(infraestructura, personal, procesos y tecnologa, etc.)

18
GESTIN DE RIESGOS
La gestin de riesgos identifica, evala y
controla acontecimientos que, potencialmente,
pueden poner en peligro los objetivos y metas.
El riesgo se mide en trminos de impacto y

probabilidad.
19
ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DE UN SISTEMA DE

GESTIN DE RIESGOS
1.
AMBIENTE INTERNO.
2.
DEFINICIN DE OBJETIVOS.
3.
IDENTIFICACIN DE RIESGOS.
4.
EVALUACIN DE RIESGOS.
5.
RESPUESTA AL RIESGO.
6.
ACTIVIDADES DE CONTROL.
7.
INFORMACIN Y COMUNICACIN.
8.
SUPERVISIN.
20
MAPA DE RIESGOS
ES
UNA
REPRESENTACIN
PRINCIPALES
RIESGOS
QUE
GRFICA
AFECTAN
DE
LOS
LA
CONSECUCIN DE LOS OBJETIVOS DE LA A.E.A.T.,

CATEGORIZADOS EN FUNCIN DE SU PROBABILIDAD
DE
OCURRENCIA
SU
IMPACTO
EN
DICHOS
OBJETIVOS.
21
MAPA DE RIESGOS: GRFICOS
CRTICO
ALTO
3-4
MEDIO
BAJO
22
RIESGO INHERENTE RIESGO RESIDUAL
EVALUACIN
=
PROBABILIDAD X IMPACTO
23
PROBABILIDAD - IMPACTO
ALTA: > 15%
PROBABILIDAD
MEDIA: 5-15 %
BAJA: < 5%
ALTO: compromete gravemente la
consecucin del objetivo.
MEDIO: tiene una incidencia
IMPACTO
media en la consecucin del

objetivo.
BAJO: tiene una incidencia baja

en la consecucin del objetivo.
24
EVALUACIN DEL RIESGO

PROBABILIDAD alta (3), media (2), baja (1)
X
IMPACTO alto (2), medio (1), bajo (0) *
EVALUACIN:
BAJO 1
MEDIO 2
ALTO 3 Y 4
CRTICO 6
* Convencin para que los riesgos de impacto muy bajo siempre
resulten con evaluacin final baja.
25
METODOLOGA DEL MAPA DE RIESGOS: ETAPAS
E1)
FIJACIN, catalogacin y priorizacin de los OBJETIVOS de

cualquier categora de la organizacin.
E2)
IDENTIFICACIN de los PROCESOS y subprocesos efectuados por

la AT que sean clave para el cumplimiento de cada objetivo.
E3)
IDENTIFICACIN de los RIESGOS asociados a cada uno de los

procesos clave y objetivos.
E4)
EVALUACIN del RIESGO INHERENTE, riesgo en ausencia de

controles.
E5)
IDENTIFICACIN de los CONTROLES ya establecidos por la

organizacin.
E8)
EVALUACIN del RIESGO RESIDUAL, riesgo remanente tras los

controles.
E7)
TRATAMIENTO. Anlisis del efecto del riesgo residual e identificacin

y evaluacin de las alternativas de tratamiento.
26
RESPUESTA AL RIESGO
La Direccin debe decidir la respuesta al riesgo
de la organizacin dentro de las cuatro
categoras siguientes:
Evitar: Salir de las actividades que generan
riesgos.
Reducir: Actuar para reducir la probabilidad
de ocurrencia, el impacto o ambos.
Compartir: Transferir una parte del riesgo.
Aceptar: No acometer ninguna accin que
afecte a la probabilidad o al impacto.
27
FACTORES A CONSIDERAR: efectos sobre

la probabilidad y el impacto, costes y beneficios
potenciales, oportunidades que supone la
aceptacin del riesgo. Una vez decidida la
respuesta, se establecer un plan de
implantacin y un seguimiento de su efectividad.
El riesgo residual deber ser reevaluado.
28
ACTIVIDADES DE CONTROL
Se trata de las polticas (lo que debe hacerse) y los
procedimientos (cmo hacerlo) que son necesarios para
asegurar que la respuesta al riesgo ha sido la adecuada.
Las actividades de control deben estar establecidas en
toda la organizacin, a todos los niveles y en todas sus
funciones y tienen integradas la respuesta a los riesgos.
Tipologa: revisiones a alto nivel, gestin directa de
funciones y actividades, procesamiento de la informacin,
controles fsicos, indicadores de rendimiento, segregacin
de funciones.
Los controles pueden ser automticos o manuales, contar
con indicadores de cumplimiento, y estar concebidos y
ejecutados como alertas.
29
EVALUACIN DEL RIESGO (1)

VALORACIN DEL RIESGO
=
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA x IMPACTO EN EL OBJETIVO
ESCALA DE PROBABILIDAD ALTA (3), MEDIA (2), BAJA (1)

ESCALA DE IMPACTO ALTO (2), MEDIO (1), BAJO (0) (*)
ESCALA DE VALORACIN DEL RIESGO CRTICO (6), ALTO (3 y 4),
MEDIO (2), BAJO (0 y 1)
* Convencin para que los riesgos de impacto muy bajo siempre resulten con
valoracin final baja.
( )
30
DESARROLLO EN LA AGENCIA TRIBUTARIA

ESPAOLA
SITUACIN DEL MAPA: RIESGOS OPERATIVOS (1)
FASE DE ANLISIS:
En 2006, los Grupos de Riesgo de las Comisiones de
Seguridad y Control catalogaron en conjunto 192
riesgos operativos susceptibles de tratamiento,
cumplimentando para cada uno de ellos una ficha de
anlisis.
31
FASE DE GESTIN:
El Comit de Direccin seleccion 62 riesgos entre los
192 estudiados, tomando como criterios el mayor riesgo
residual y la relevancia de los objetivos afectados. Para
estos riesgos operativos, deba determinarse un
tratamiento complementario o sustitutivo del actual,
articulado en medidas que los mitigasen. El resultado
de esta tarea, realizada en 2007, fue consolidado en un
modelo de ficha de gestin.
32
FASE DE SEGUIMIENTO:
En julio de 2007, el Servicio de Auditoria Interna
present al Comit de Direccin las 121 medidas de
tratamiento de los riesgos operativos. El Comit acord
impulsar el proceso. La ejecucin de las medidas debe
efectuarse
por
los
responsables
designados,
bsicamente en 2008. Las Comisiones se ocuparn del
seguimiento,
cumplimentando
una
ficha
de
seguimiento.
Los resultados del seguimiento de la ejecucin de las
medidas de tratamiento de los riesgos operativos se
han integrado por el Servicio de Auditoria Interna en un
informe estadstico, con referencia 31/01/2008.
33
SITUACIN DEL MAPA: RIESGOS ESTRATGICOS (1)
FASES DE ANLISIS Y GESTIN:

En 2006, el Comit de Direccin consider que el Mapa
deba extenderse a los riesgos estratgicos,
seleccionando 8 riesgos, crticos para la Agencia y de
carcter transversal. En 2007, los Departamentos ms
afectados por cada uno de los 7 riesgos actuaron como
ponentes, confeccionando las fichas de anlisis y
gestin, con el mismo formato que para los riesgos
operativos.
34
RIESGOS OPERATIVOS ESTUDIADOS, POR CATEGORAS

CATEGORAS
N RIESGOS
Riesgos de naturaleza estructural o institucional
25
Riesgos vinculados a la gestin econmico-financiera
11
Riesgos vinculados a la gestin inmobiliaria
Riesgos en las comunicaciones
Riesgos de cumplimiento de normas
Riesgos de informacin para la gestin
21
Riesgos en los procesos de gestin
55
Riesgos de Recursos Humanos
18
Riesgos de sistemas informticos
35
10
Riesgos de seguridad de la informacin
11
Riesgos externos
TOTAL
190
35
MAPA DEL RIESGO RESIDUAL ANTES DEL PLAN DE TRATAMIENTO

Impacto
72
28
Bajo 0-1
Medio 2
Alto 3-4
Crtico 6
13
77
Probabilidad
36
RESULTADOS. DISMINUCIN DEL RIESGO

RIESGO
COMISIONES SECTORIALES
RIESGO INHERENTE
RIESGO RESIDUAL
INICIAL
DISMINUCIN
RELATIVA DEL
RIESGO %
RIESGO RESIDUAL
DESPUS DE LA
GESTIN
DISMINUCIN
RELATIVA DEL
RIESGO %
ADUANAS
5,64
4,18
25,89
3,64
12,92
GESTIN
6,00
3,36
44,00
3,36
0,00
INFORMTICA
5,20
3,70
28,85
3,20
13,51
INSPECCIN
5,20
4,60
11,54
3,90
15,22
RECAUDACIN
4,82
2,73
43,36
2,18
20,15
SEGURIDAD GENERAL Y AE
5,22
4,33
17,05
3,67
15,24
TOTAL
5,35
3,79
29,16
3,31
12,66
37
LA GESTIN DE RIESGOS PERMITE OBTENER

BENEFICIOS TANGIBLES NO SLO EN RELACIN
CON LAS CONDUCTAS
Crea Oportunidades para la mejora e innovacin de las
organizaciones
Beneficia a ciudadanos y contribuyentes
Se integra en la Administracin por Objetivos
Sirve a una renovacin del Sistema de Control Interno
38
PUEDE APLICARSE CON XITO A LAS

POLTICAS DE RRHH
Mejorando la infraestructura tica de la Organizacin
Favoreciendo la transparencia y la rendicin de cuentas

Apoyando una poltica proactiva de Personal
Previniendo la realizacin de conductas irregulares
Fortaleciendo las tareas de direccin y el desarrollo de la
gestin
39
Una organizacin inteligente es la que

sabe transformar sus riesgos en oportunidades
MUCHAS GRACIAS
juanantonio.garde@correo.aeat.es
40
FIN DE LA
PRESENTACIN
www.agenciatributaria.es
41

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Servicio de Auditora Interna

OCDE REFORZAR LA ETICA EN EL

Servicio de Auditora Interna

ANLISIS Y DEFINICIN DE PUESTOS: Principales Referencias

Las Administraciones Pblicas estructuran sus recursos humanos de

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Los empleados pblicos tienen derecho desempeo de un puesto

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Las Administraciones Pblicas proveern los puestos de trabajo

Se llevar a cabo por los procedimientos de concurso y de libre

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En el marco de la planificacin general de sus recursos humanos, y

Servicio de Auditora Interna

ANLISIS Y DEFINICIN DE PUESTOS: Principales Referencias

Podrn proveerse con carcter provisional y de forma

Se reconoce el derecho a la movilidad por razn de

Servicio de Auditora Interna

Servicio de Auditora Interna

Vinculados a las Polticas de RRHH

Riesgos en la Seleccin de Personal

Riesgos en la integracin en la Organizacin

Riesgos de incentivos y carrera

Riesgos de conflictos de intereses

Riesgos del entorno

Vinculados a los procesos tcnicos

Riesgos segn competencias en reas de negocio

Riesgos en relacin con los colaboradores sociales

Riesgos de coordinacin y trabajo integrado

Servicio de Auditora Interna

gestin de riesgos es una herramienta con una gran

A partir del Informe Chazel (1986) y de los nuevos paradigmas y

informes sobre Control y Riesgo elaborados por

numerosas organizaciones pblicas y privadas, y

Servicio de Auditora Interna

Servicio de Auditora Interna

CONTROL INTERNO-CUADRO DE MANDOS (INDICADORES-METAS)

(infraestructura, personal, procesos y tecnologa, etc.)

El riesgo se mide en trminos de impacto y

Servicio de Auditora Interna

ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DE UN SISTEMA DE

Servicio de Auditora Interna

CONSECUCIN DE LOS OBJETIVOS DE LA A.E.A.T.,

Servicio de Auditora Interna

MAPA DE RIESGOS: GRFICOS

Servicio de Auditora Interna

RIESGO INHERENTE RIESGO RESIDUAL

Servicio de Auditora Interna

media en la consecucin del

BAJO: tiene una incidencia baja

EVALUACIN DEL RIESGO

METODOLOGA DEL MAPA DE RIESGOS: ETAPAS

FIJACIN, catalogacin y priorizacin de los OBJETIVOS de

IDENTIFICACIN de los PROCESOS y subprocesos efectuados por

IDENTIFICACIN de los RIESGOS asociados a cada uno de los

EVALUACIN del RIESGO INHERENTE, riesgo en ausencia de

IDENTIFICACIN de los CONTROLES ya establecidos por la