Film

Crew Organization

Matt Sawyers

   
 The Sequence of Events
• Script ­ 1st step is coming up with an 
acceptable script*
– Producer engages writers to rewrite, adapt & 
develop
• Key People
– Director ­ key decision maker
– Production Manager (PM)
– Director of Photography (DP) (cinematographer)

   
 The Sequence of Events
– Production Designer (PD)­ begins preliminary 
work to determine the overall design approach of 
the film
• Independent/ Students, unable to afford the costs of 
renting expensive studio space & creating sets, 
frequently do all work on location

   
 The Sequence of Events
• Casting
– Students/ Indi 
• Informal
• Non­union
• Sometimes lack talent
– Commercial
• Huge undertaking
• Agencies
– Unions (SAG & AFTRA)
» Rules

   
 The Sequence of Events
• Casting (cont.)
– Action
• Students/ Indi.
– “cattle calls”
» Ads
» Theater
» University 
Drama 
Dept

   
 The Sequence of Events
• Casting 
– Action
• Students/ Indi. (cont.)
– Information
» Upfront
» Roles
» Scheduling
– Auditions
• Different interpretations of reading
• 10­15 mins.

   
 The Sequence of Events
• Casting 
– Auditions (cont.)
• Don’t let appearance determine character
– Callbacks­ needed for final decision
• Talent commitment
• Work longer & larger parts of script
• Sense hesitation or condescending attitude
– Inexperienced 
– Maturity
» Tardiness
– Talent vs. Reliability
» Less vs. more
   
 The Sequence of Events
• Rehearsals ­ Arranging as much time as 
possible for rehearsals is a good idea, but in 
reality they are rarely afforded as much time 
as the talent and the director would desire.
– Bonus
• Location Scouting ­ location scouts
– They have explicit descriptions of the features of 
desired environments.
• A list of needed locations and their desirable features
– Once suitable possibilities are found, the director, 
DP, and sometimes PD will visit the locations and 
 
evaluate their visual and technical appeal.
 
 The Sequence of Events
• Location Scouting (Cont.)
– Larger Cities
• Permits
– Smaller cities/markets
• Advantages
– Free
• Disadvantages
– Damage
– Injury
– (Money)
– No “Welcome Mat”

   
 The Sequence of Events
• Location Scouting
– Smaller cities/markets (cont.)
• Always get permission
• Location
– Students/ Indi.
• Conform
– Commercial feature
• Manipulate

   
 The Production Crew
• The Production Crew ­ Most film crews 
are put together from scratch, with skill 
positions being filled from a pool of 
experienced freelancers.

   
 The Production Crew
• Catch 22
• Free­ taking advantage
– After 2­3 jobs w/o pay
• Freelancers (self)
– Deductions
• Taxes
• Social Security
• Health insurance
• Retirement

   
 The Production Crew
• Team Spirit
– Creativity or suffer
– Crew Committing
– Chronic complainers = poison 
• grant their wish
• Unproductive ­> door
– Crew is there to maximize efficiency
– Major Concerns for Independents
• With overwhelming technical and logistical 
considerations frequently detracting from what is 
occurring in front of the camera.
   
 The Crew’s Responsibilities
• Responsibilities ­ beginners may find 
themselves in the role of grip/boom operator/ 
part­time script supervisor or some similarly 
outrageous combination. This much 
multitasking is discouraged, certainly, but it 
represents the reality of working with limited 
resources.

   
 The Crew’s Responsibilities
• Professionals
– Must for certain cues
• Union Rules
– Dictate what can or can’t be done
• “Pitch in & get it done”
– Students/ indi
• Yes
– Commercial
• No

   
 The Producer’s Team
• Producer ­ supervisor ­ usually
present before the project starts 
to long after it ends.
• Production Manager (PM) ­ responsible for 
the general organization of crew as well as 
practical planning & scheduling of the film.
• Assistant Director (AD) ­ responsible to 
scheduling the daily operations of the crew.

   
 The Producer’s Team
• Production Management
– Production Board

    Digital Filmmaking 101 
Newton & Daspard
 The Producer’s Team
• Craft Services
– Food & Small Amenities
• Exe.
– Preferences

   
 The Director’s Team
• The Director’s Team reports to the director 
personally.
– First­time crew members
• Think director is rude
• AD with Caveat
– AD is responsible for communicating wuth all the 
departments, making sure the production is progressing
– AD also works hand in hand with the PM in scheduling all 
the needed elements for each scene.
– The AD’s major responsibility is making sure that all crew 
members are on the same wavelength, pursuing the same 
goals

   
 The Director’s Team
• Talent
– Working can be difficult for inexpireienced 
director’s
• Translating words in the script into recognizable human 
behavior
• Inexperienced actors
– Due to no pay

   
 The Director’s Team
• Production Assistants (PA) ­ do all the 
general running around on the setand behind 
the scenes. 
– Responsible to the AD and as such are actually 
part of the producer’s team
– Do last minute tasks
– Experienced & knowledgeable PAs can be a 
valuable asset on a set

   
 The Camera Crew
• Camera Operator ­ does the actual shooting
– First assistant Cameraperson (1st AC) ­ everything having 
to do with film, camera, & lenses
– Second Assistant Cameraperson (2nd AC) ­ also known as 
clapper/loader
• Marking the scene
• Loading magazines
• Filling out camera reports

   
 The Camera Crew
• Director/ DP Relationship
– Few directors shoot their own films, a fact that surprises 
many newcomers.
– Directors must focus on the performance when the camera 
is rolling. Rather than watch the performance, DPs tend to 
treat the entire field of camera vision as an abstract space, 
focusing on the movement of form & shape.
– Shooting & directing at the same time
• Commercials
– More attention is paid to each image and less to issues of 
performance, continuity, and marshaling the many resources that 
it takes to make a feature.

   
 The Camera Crew
• Grip/Electric
– Gaffer ­ the head of the electric crew
• Responsible for locating all sources of electricity and firecting the setup of the 
instruments
– Key Grip ­ head of the grip crew
– Best Boy ­ gaffer’s right hand
– Electricians
– Grips ­ the jacks­of­all­trades on the set
• The great practical problem solvers
– Expatiate filming greatly
• “They do just about everything under the sun”

   
 The Camera Crew
• The Art Department
– Art Director ­ an expert in materials and building and is responsible for executing the 
productions designer’s plans
– Set Decorator ­ plans the small items on the set, the details that make the space look 
realistic
• Set dresser
• Costume designer
• Props master
• Hairstylists
• Makeup

• Production Values
– General term referring to the 
overall quality of the image