GAE Gastos de

INSTRUCTIVO
empleado

HERRAMIENTA

SOLICITUD DE VIAJE,
GAE
GASTOS
DE
ALOJAMIENTO Y/O
EMPLEADO
ANTICIPO
Documento Gua

PROPOSITO
Este documento tiene por objeto dar a conocer el paso a paso para realizar la
solicitud y legalizacin de anticipos por concepto de viaje y en los casos que aplique
liquidacin para reembolso de acuerdo con el procedimiento PPC-ID-CO-011 Gestin
de gastos de empleado y polticas de viaje (tiquetes, alojamiento y/o anticipo para
alimentacin y transporte).

DEFINICIONES
Desplazamiento de Corta duracin: Corresponde a un desplazamiento nacional o
internacional que en razn de su trabajo el empleado deba realizar. Se considerar
un desplazamiento de corta duracin aquel que tenga una duracin de uno (1) a
treinta (30) das calendario.
Desplazamiento de Larga Duracin: Corresponde a un desplazamiento nacional o
internacional que en razn de su trabajo, el empleado deba realizar. Se considerar
un desplazamiento de larga duracin, aquel que tenga una duracin igual o superior a
31 das calendario.
Viaje Nacional: Desplazamiento del personal, por razones laborales, a una ciudad
distinta de aquella en la que est ubicado su centro de trabajo habitual, dentro del
pas.
Viaje Internacional: Desplazamiento realizado, por razones laborales, a un pas
distinto de aquel donde est ubicado su centro de trabajo habitual, fuera del pas.
Para la legalizacin de gastos internacionales se presentarn los soportes originales
al cambio de la certificacin de la compra de las divisas.

Anticipo: Dinero solicitado por un empleado de Indra en Colombia para

cubrir sus gastos de viaje (tiquetes, alojamiento y/o anticipo para
alimentacin y transporte) en un desplazamiento de corta duracin en razn
de su trabajo, el cual debe legalizar con los respectivos documentos
originales (facturas).
Las tarifas a contemplar para el clculo de anticipos, sern proporcionadas
por la direccin de cada proyecto de acuerdo con su presupuesto, a la
actividad que se va a desarrollar y a las polticas establecidas en el Anexo
A1 de este procedimiento.
Nota: Los anticipos solo aplican para gastos de viaje.

Legalizacin de Anticipo: Proceso mediante el cual el trabajador realiza el

clculo de los gastos en los que ha incurrido durante su viaje (alimentacin,
transporte, alojamiento y pasajes) y que deducir del anticipo pedido para
determinar su posicin deudora o acreedora con respecto a la empresa.
Liquidacin de Gastos: Hace referencia a los gastos incurridos por el
funcionario, los cuales fueron pagados con dinero no anticipado (el dinero
es de propiedad del funcionario) y es el proceso mediante el cual el
trabajador realiza el clculo de los gastos para determinar y solicitar el
reintegro a la empresa.

Gasto de Viaje: Desembolso asociado directamente a la realizacin de un

viaje.
- Gastos de alojamiento: Son los que se originan cuando el funcionario deba
pernoctar fuera del domicilio habitual. Se incluye en este concepto el alquiler
de la vivienda, cuando as se pacte expresamente.
- Gastos de manutencin: Son los que se originan a raz del viaje para cubrir
las necesidades de alimentacin.
- Otros gastos: Se incluyen en este concepto gastos de lavandera (aplica si
slo si esta ms de una semana en el viaje), telfono, aparcamiento, taxis,
etc., que se originan como consecuencia de un viaje.

POLITICAS DE CUMPLIMIENTO
Gastos que cubre la empresa
Tiquete ida y vuelta al destino solicitado en GAE.
Transporte desde y hacia al aeropuerto.
Transporte a los diferentes sitios a frecuentar por motivo de su actividad
laboral.
Alojamiento
Categoras autorizadas para hoteles:
-Directores..5 Estrellas
-Gerentes y jefes de proyecto..Mximo 4 Estrellas
-Consultores y cargos tcnicosMximo 3 Estrellas
Alimentacin diaria.
Gastos de lavandera, en los casos que la estada supere la semana.

ANEXOS 1. TOPES

TRANSPORTE
VIAJE NACIONAL

Col $ 20.000 General

VIAJE INTERNACIONAL

Pases donde la moneda fuerte es el dlar: USD 25

Pases donde la moneda fuerte es el Euro: 25

NOTA: TRANSPORTE AL AEROPUERTO NO APLICA

ALIMENTACION
VIAJE NACIONAL

Col $ 40.000 para Equipo de Gestin y Directores.

VIAJE INTERNACIONAL

USD 50 para Equipo de Gestin y Directores.

40 para Equipo de Gestin y Directores.

Col $ 20.000 para profesionales en Niveles T1, T2 y T3.

USD 20 para profesionales en Niveles T1, T2 y T3.

25 para profesionales en Niveles T1, T2 y T3.

Gastos que no cubre la empresa

Penalidades de Tiquetes en el caso que se haya generado por motivos
personales.
En Hoteles la empresa no cubre bebidas alcohlicas ni neveras,
service room, Internet, comidas en el restaurante del hotel.
Para toda excepcin a lo establecido en los puntos relativos a las
polticas de viajes y gastos de representacin, debe estar sujeta al
procedimiento de "Autorizacin especial. Toda excepcin debe estar
autorizada por la Direccin del Mercado, Direccin Administrativa y
Financiera y el Director General a travs de correo electrnico. Los
gastos incurridos en el viaje por entretenimiento en el tiempo libre, antes
y despus de la jornada laboral, o por actividades de ocio realizadas en
los hoteles, no son reembolsados por INDRA.

PASOS PARA EL USO DE LA

HERRAMIENTA

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I. CREAR SOLICITUD DE VIAJE Y/O ANTICIPO

Cuando un funcionario de Indra en Colombia requiera un viaje y/o anticipo
debe realizar la solicitud oportunamente por medio del aplicativo GAE.
No aplican para temporales y subcontratos.
Para empleados de otra filial se utilizara el CP04
Los anticipos solo aplican para gastos de viaje

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PASO 1
Ingresar a https://access.indraweb.net click en mi trabajo en el modulo de Herramientas
una vez estando en la pagina cliquear en Gastos de Empleado GAE

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PASO 2
Ingresar cdigo de empleado y Contrasea

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Paso 3
Seleccionar la opcin Crear solicitud de viaje para solicitar anticipo y/o
viaje.

14

Paso 4
En datos generales: se registran:
Fechas de inicio/final Hora Lugar del viaje:

15

Paso 5
Tratar Anticipos e ingresar el valor a solicitar.

16

Paso 6
nicamente ingresar el valor del anticipo y aceptar, por favor NO
marcar efectivo para Colombia no aplica

Valor de
anticipo

NO marcar
efectivo para
Colombia no
aplica
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Paso 7
En datos generales dar click en Asignar Proyecto lo cual mostrara
otra pantalla para ingresar los datos correspondientes
Asignar proyecto a que
corresponde el coste

Indra Colombia 7659|

proyecto_elemento
Indra Sistemas
7308|proyecto_elemento

Marcar solo un
autorizador/ aceptar

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Paso 8
Para ingresar el hotel y los pasajes areos dar click en Registrar
servicios de viajes, pero cuando solo solicita el anticipo se debe
marcar Solicitud sin servicios

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Paso 9
Para ingresar el vuelo de ida y vuelta

Ingresar el lugar de salida

Automticamente da el vuelo de
regreso

20

Paso 10
Para ingresar el alojamiento despus en la parte inferior click en

21

Paso 11
Seleccionar en Agencia Aviatur Colombia y verificar

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Paso 12
Seleccionar Grabar y enviar para autorizacin y en la pestaa, para que
sea aprobado numero de la solicitud y se pueda continuar el
procedimiento

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ACCIONES A SEGUIR
1. Una vez se apruebe la solicitud de GAE en el sistema, se genera un correo
automtico al correo corporativo (Indracompay.com) dando la notificacin de
aprobacin.
2. El funcionario enva el formato debidamente autorizado a las Asistentes
Administrativas o Responsables de gestionar las reservas de Hoteles y Tiquetes de
acuerdo con el mercado o proyecto, quienes sern las encargadas de seleccionar la
tarifa area ms favorable para la compaa y los hoteles de acuerdo con el rango
de la matriz de alojamiento, segn el rol que desempea en el funcionario en la
compaa.
3. El Asistente administrativo o responsable de las reservas solo puede realizar las
reservas siempre y cuando les sea entregado el formato en PDF autorizado.
4. No deber tener anticipos pendientes por legalizar para poder realizar la siguiente
solicitud.
5. Las solicitudes deben estar aprobadas antes del mircoles para poder realizar el
procedimiento interno.
5. El dinero de Anticipos se giran los viernes de cada semana.

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II. LEGALIZACIN DE VIAJE Y/O ANTICIPO

Cuando un funcionario de Indra en Colombia va legalizar un viaje y/o
anticipo de acuerdo al desplazamiento ya realizado. Esta solicitud debe
estar contabilizada por Tesorera para proceder.

25

PASO 1
Ingresar a https://access.indraweb.net click en mi trabajo en el modulo de Herramientas
una vez estando en la pagina cliquear en Gastos de Empleado GAE

26

PASO 2
Ingresar cdigo de empleado y Contrasea.

27

PASO 3
Entrar en el men de GAE en Crear liquidacin de desplazamiento y seleccionar el
anticipo y/o viaje a legalizar y Lanzar, si no aparece aqu deber ingresar en Mis
viajes y gastos.
Despus de haber seleccionado el
anticipo y/o viaje a legalizar y Lanzar

Seleccionar el anticipo
y/o viaje a legalizar

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PASO 4
Debe aparecer lo que ingreso al realizar el anticipo, en esta parte va a
diligenciar dos cosas:

Gastos justificados: para legalizar

el anticipo y/o viaje solicitado.

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PASO 5
No marcar Reembolso global para manutencin.
No ingresar la distancia Total.
Va de pago la que corresponda de acuerdo a:

[T] Transferencia Bancaria:

Cuando queda un saldo a favor del funcionario.
[D] Documento en Carta:
Cuando queda un saldo a favor de la empresa.
[C] Cheque:
Cuando se requiere que el pago sea en Cheque.
30

PASO 6

Se presiona Entrada Nueva y se despliega el contenido para ingresar la

informacin del soporte:
[Clase de Gastos]
[Importe de Documento]: Valor del Soporte.
[Fecha Documento]: Fecha emitida en el soporte.

31

PASO 7
Clases de Gastos todos son de reintegro.

[Descripcin]: Se debe indicar cual fue el gasto especifico en el recuadro blanco

existen unas opciones comunes y se escoge la que corresponda.
[Comentarios]: Se debe indicar el NIT y Nombre del establecimiento en que se
realizo el gasto por Alimentacin, Papelera, Hotel y otros Gastos.

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Los conceptos de reintegro hacen referencia a la legalizacin de un anticipo de

viaje o un reembolso de gastos.
Tener en cuenta que todas las facturas deben venir a nombre de Indra Colombia
Ltda. Nit 830.013.774-1 o Indra Sistemas SA Sucursal Colombia Nit 830.096.374-2
al cual corresponda el proyecto y el empleado.
Cuando son Pasajes areos y/o alojamiento que hayan sido solicitados por
Agencia de Viajes [Aviatur] y los cuales fueron pagados con tarjeta de crdito
corporativa, se debe escoger el concepto Agencia y Aviatur.
Para los casos en que la reserva de alojamiento haya sido negociacin directa
con el Hotel (sin intermediario o agencia) se debe escoger el concepto Agencia y
Buen turismo.
Se les recuerda que el usuario una vez utilice el servicio de alojamiento siempre
deben solicitar la copia de la facturas en el hotel.

33

PASO 8
Habiendo registrado los gastos uno por uno se verifican la
informacin ingresada.

Verificar al terminar de haber

ingresado la informacin

34

PASO 9
Grabar y enviar par autorizacin.

Se puede visualizar el formulario de solicitud para validar y asegurarse de que la

informacin este correctamente ingresada.

35

Se pueden realizar modificaciones cuando no se autorizado o cuando se ha rechazado

en la legalizacin de un anticipo o reembolso de gastos.

Cuando se puede visualizar el

anticipo

Cuando se legaliza se puede visualizar y/o

modificar cuando no se autorizado o ha
sido rechazado.
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POLITICAS DE CUMPLIMIENTO
1. Los soportes deben ser originales, con NIT y fecha de acuerdo al viaje.
2. El soporte para la relacin de gastos de transporte se debe realizar en el
formato PPC-ID-CO-011_F2_Relacin-transporte_V4.
Se debe tener en
cuenta los Topes Mximos del transporte diario de la Poltica ANEXO 1.
3. La relacin de gastos por alimentacin diaria no deben superar los Topes
Mximos de la Poltica ANEXO 1.
4. Se debe presentar la legalizacin de manera fsica y dentro de los 15 das
hbiles siguientes de regresar del viaje.

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ACCIONES A SEGUIR
1. Una vez se apruebe la solicitud de GAE en el sistema, se genera un correo
automtico al correo corporativo (Indracompay.com) dando la notificacin de
aprobacin.
2. En ese momento debes ingresar de nuevo al sistema e imprimir el formulario de
gastos que se genera, visualizando el visto bueno
del Autorizador.
3. Impreso el documento se debe adjuntar los soportes originales y enviarlos a la Calle
96 # 13-11 piso 4 de Bogot.

38

III. LIQUIDACION DE GASTOS - REEMBOLSOS

Cuando un funcionario de Indra en Colombia sin haber solicitado un anticipo
incurri en unos gastos de viaje o manutencin en el desarrollo de sus
actividades:

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PASO 1
Ingresar a https://access.indraweb.net click en mi trabajo en el modulo de Herramientas
una vez estando en la pagina cliquear en Gastos de Empleado GAE

40

PASO 2
Ingresar cdigo de empleado y Contrasea

41

Paso 3
Seleccionar la opcin Crear solicitud de viaje para solicitar anticipo y/o
viaje.

42

Paso 4
En esta ventana se debe escoger el escoger el Esquema del viaje y
lanzar o puede ser que haya solicitado un viaje sin anticipo para este
caso debe seleccionar el nmero de viaje a legalizar hotel y/o pasajes
areos y si incurri en gastos los puede legalizar ah mismo (se
asemeja a la legalizacin de viajes).

43

Paso 5
En datos generales: se registran:
Fechas de inicio/final Hora Lugar del viaje:

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Paso 6
En Informacion Adicional: se debe registrar los campos de:
Clase de Viaje, legal siempre debe ingresarse como Gastos
Justificados.
Motivo que haya sido.
Asignar el Proyecto que corresponda.

45

PASO 7
No marcar Reembolso global para manutencin.
No ingresar la distancia Total.
Va de pago la que corresponda de acuerdo a:

[T] Transferencia Bancaria: Esta es la nica opcin viable para este caso.

46

PASO 8

Se presiona Entrada Nueva y se despliega el contenido para ingresar la

informacin del soporte:
[Clase de Gastos]
[Importe de Documento]: Valor del Soporte.
[Fecha Documento]: Fecha emitida en el soporte.

47

PASO 9
Clases de Gastos todos son de reintegro.

[Descripcion]: Se debe indicar cual fue el gasto especifico en el recuadro blanco

existen unas opciones comunes y se escoge la que corresponda.
[Comentarios]: Se debe indicar el NIT y Nombre del establecimiento en que se
realizo el gasto por Alimentacin, Papelera, Hotel y otros Gastos.

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ACCIONES A SEGUIR
Los conceptos de reintegro hacen referencia a la legalizacin de un anticipo de
viaje o un reembolso de gastos.
Tener en cuenta que todas las facturas deben venir a nombre de Indra Colombia
Ltda. Nit 830.013.774-1 o Indra Sistemas SA Sucursal Colombia Nit 830.096.374-2
al cual corresponda el proyecto y el empleado.
Cuando son Pasajes areos y/o alojamiento que hayan sido solicitados por Aviatur
y los cuales fueron pagados con tarjeta de crdito corporativa, se debe escoger el
concepto Agencia y Aviatur.
Para los casos en que la reserva de alojamiento haya sido negociacin directa
con el Hotel (sin intermediario o agencia) se debe escoger el concepto Agencia y
Buen turismo.
Se les recuerda que el usuario una vez utilice el servicio de alojamiento siempre
deben solicitar la copia de la facturas en el hotel.

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PASO 10
Habiendo registrado los gastos uno por uno se verifican la
informacin ingresada.

Verificar al terminar de haber

ingresado la informacin

50

PASO 11
Grabar y enviar par autorizacin.

Se puede visualizar el formulario de solicitud para validar y asegurarse de que la

informacin este correctamente ingresada.

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Calle 96 No. 13 - 11
Bogot Colombia
T +91 646 36 00
F +91 646 36 22
www.indra.es

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