ROTINAS

ADMINISTRATIVAS
Victor Marques

Ementa
O

Auxiliar Administrativo na Era da Globalizao; As

Organizaes na Era do Conhecimento; Qualidades e
Responsabilidades do Auxiliar de Administrao; A Histria
das Empresas e seus segmentos de Negcios; A
Administrao e os conceitos de Empregador e de
Empregado; Realiza as seguintes Rotinas da rea de
Pessoal; Preparar processos de admisso de empregados;
Conferir e registrar documentos de contratos de trabalho;
Realizar controles de jornada de trabalho; Efetuar clculos de
folha de pagamento e de encargos sociais; Realiza as
seguintes Rotinas da rea Administrativa; Entregar e controlar
a entrada, sada de documentos e materiais diversos; Emitir
Notas Fiscais; Operar equipamentos eletrnicos diversos;
Atender telefonemas, preencher documentos e dar recados
2

Bases Cientfico-Tecnolgicas (Conteudos)

1.

Conceitos de Administrao; de Administrador; de Empresas e segmentos de Negcios;

2.

Histrico da Organizao das Empresas da Era Industrial a Era do Conhecimento;

3.

Competncias, Conhecimentos, Responsabilidades e Atitudes valorizadas nas Pessoas, pelas Organizaes

da Era da Informao;

4.

Principais Rotinas e Processos desenvolvidos nas atividades da Administrao de Pessoal/Administrativo;

Como realizar/calcular; Admisso/Demisso de Empregados; Elaborao de Contratos de trabalho; Controles
de jornadas de trabalho; Clculo de folhas de pagamento e de Encargos Sociais;

5.

Como realizar/calcular o Apontamento de horas trabalhadas dos empregados, controlando horas extras, faltas
e atrasos;

6.

Como devem ser organizadas e mantidas as diversas informaes cadastrais dos empregados, para a
elaborao de clculos e informaes diversas;

7.

Atender e operar telefonia mvel, Projetores, Computador, Hardware e Software, Notebook, Impressoras, Facsmile, Copiadora;

8.

Como Preencher na prtica Documentos e Formulrios das principais Rotinas das reas de Pessoal e
Administrativa;

9.

Atividades prticas de Arquivo; Tipos de Arquivos, Atualizao dos Arquivos, Classificao dos Documentos;
Tipos de Documentos, Categorias de Arquivamento, Classificao e Mtodos de Arquivamentos;

10.

Como efetuar os controles de entrada e sada de materiais; preenchimento de Notas Fiscais, de

Contracheques, Recibos diversos; de dados informatizados;

11.

Como preparar expedientes Administrativos para remessa de documentos internos e externos, alm de formas
de contatos com clientes, fornecedores, colegas e Superiores.

Cronograma
21/01 Apresentao da disciplina, o que empresa,
quais as reas, como funciona um negcio
22/01 Como funciona a administrao de
23/01
27/01
28/01
29/01
30/01

Evoluo Histrica
Artesanato e produo industrial
Revoluo industrial
Mecanizao das atividades
Padronizao de processos
Planejamento e controle da produo
Segunda guerra mundial

Gesto da Produo e Logstica

Evoluo Histrica
Frederick Taylor
Estudo dos tempos e movimentos
Racionalizao das atividades
Henry Ford
Mecanizao das atividades
Custos operacionais
Produo em massa (1913).
Ford Modelo T

Gesto da Produo e Logstica

Bens e Servios
Produto fsico
Tangvel
Exemplos:
Geladeira

Servio prestado
Ao
Intangvel

Automvel

Sem estoques

Sabonete

Grande influncia de

Livros

mo de obra
Mdico
Professor

Gesto da Produo e Logstica

Estruturao de uma Empresa

Engenharia

Recursos
Humanos
Finana
s
Produ
o

Marketin
g

Informao
/tecnologia

Outras
Adaptado Slack, 2004

Gesto da Produo e Logstica

Funes Gerenciais

Gesto da Produo e Logstica

Nveis de Abrangncia

Gesto da Produo e Logstica

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ROTINAS ADMINISTRATIVAS

ATENDIMENTO
Victor Marques

11

Como foi seu melhor

atendimento?

12

E como foi seu

pior?

13

Video sobre atendimento 1

Tudo Que Voc No Deve Fazer No Atendimento Ao

Cliente.mp4

14

Video sobre atendimento 2

Vdeo treinamento para atendimento - FAMEC PANI

2013.mp4

15

Video sobre atendimento 3

Tipos de clientes:
TIPOS DE CLIENTES.mp4

16

Quais caractersticas devem ser valorizadas?

17

 Como saber se estamos

atendendo bem ou no?

18

DOCUMENTOS
OFICIAIS
Victor Marques

19

Redao oficial
Comunicar com a mxima clareza e impessoalidade os

assuntos pertinentes ao rgo emissor

Oficial (meio publico) x Comercial (particulares)
Internos e externos
Orientam feitura e tramitao

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Estilo
Impessoalidade
No pode usar 1 pessoa
No pode adjetivao

Correo
Padro culto da lngua portuguesa
Uso de normas gramaticais

Errado: tempo do Congresso votar a emenda

Certo: tempo de o Congresso votar a emenda
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Caracterizao
Conciso:
transmitir o mximo de informaes com o mnimo de palavras. Se
voc quer chamar ateno para algo, coloque em negrito (mas no
exagere).
Clareza:
o documento no pode apresentar palavras ou expresses
ambguas. Tente ser o mais direto possvel, sem rodeios.
Padronizao:
diz respeito a manter a formalidade e a uniformidade nos
documentos emitidos em toda a Administrao Federal.
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No envelope

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Ofcio
O ofcio tem a finalidade de
estabelecer
uma
comunicao
entre
os
diferentes
rgos
do
Servio Publico e entre
rgos do Servio Publico
com particulares.

Memorando

memorando tem a
finalidade
de
estabelecer
a
comunicao
interna
dos rgos do Servio
Pblico

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 Oficio
Aviso
Memorando
Mensagem
Telegrama
Correio eletronico

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Documento o
Timbre
No alto da folha. Deve conter o smbolo do rgo, o nome do

rgo e do setor, o endereo para correspondncia, o telefone, o

fax e o e-mail.

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Tipo e numero
Tipo e numero do expediente, seguido da sigla do rgo

que o expede, com alinhamento esquerda e sem ponto

final.
Memorando n. 1/2014/GR
Ofcio n. 1/2014/DDP/SEGESP
o

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Localizao
Local e data em que foi assinado por extenso, com

alinhamento direita, ponto final e sem o numero zero

antes do dia.
Florianpolis, 1 de janeiro de 2014

28

Destinatrio
O nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a

comunicao, com alinhamento esquerda.

29

Assunto
Resumo do teor do documento. Em negrito e com

alinhamento esquerda. Sem ponto final.

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Texto
Introduo
Desenvolvimento
Concluso

31

Fechamento
2,5 cm de distncia da margem esquerda.
Atenciosamente,
Respeitosamente,

32

Assinatura
Assinatura do autor da comunicao e identificao do

signatrio: centralizado.

33

34

35

Sugestes para uma boa redao

Adote como norma a ordem direta:
sujeito verbo complementos
No tenha pressa ao escrever. Gaste seu tempo para o

leitor economizar o dele

Elimine o que suprfluo. Seja objetivo. Ningum tem
tempo para ficar meditando sobre aquilo que voc
escreveu;
Evite frases muito longas, com excesso de pontuao.

Fonte: http://www.ifam.edu.br/portal/images/file/CARTILHA%20DE%20REDACAO%20E
%20CORRESPONDENCIAS%20OFICIAIS-1.pdf

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40

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ARQUIVAMENTO E
PROTOCOLO
Victor Marques

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Arquivo: funes
Armazenagem:
Recolher, selecionar, classificar e catalogar
Integridade
Garante a conservao do documento

Conservao
Garantir a conservao do conteudo

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Classificao
Ativo: sempre consulta
ltimos 2 anos

Inativo: consultados ocasionalmente (no morto)

Fornece informaes ocasionais

Histrico: memria empresarial

Dinmico: est em formao

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Sistema de arquivo
Centralizado:
Todos num unico lugar
Pessoal especializado
Local restrito

Descentralizado:
Cada ator tem o seu arquivo

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Rotina de um arquivo
1. Ler
2. Classificar
3. Numerar
4. Agrupar
5. Arquivar

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Dicas de organizao
Gavetas folgadas
Preferencia ao plstico
Grampeie do lado superior do papel
Papeis rasgados devem ser consertados
Quando retirar um documento assine o local

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Moveis para arquivo

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Pastas para arquivo

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Mtodos para arquivamento

Alfabtico
Nominal, geogrfico, especifico, por assunto. Acesso direto.

Numrico
Se baseia em atribuir cdigo numrico aos documentos. Acesso

indireto. Uso de ndice.

Alfanumrico
Combina numeros e letras.

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Tempo de reteno
Guarda eventual: interesse passageiro
Guarda temporria: interesse administrativo temporrio
Guarda permanente: valor probatrio

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Tabela de aquivamento

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Arquivo eletrnico
Dropbox
Box
Google drive
outros

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Dropbox

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Dropbox - victor

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Box

62

Google drive

63

Google drive - victor

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Protocolo
Recebimento
Classificao
Assunto Ostensivo tratamento necessrio
Assunto sigiloso
Particular

Registro
Movimentao
Distribuio dentro da organizao
Expedio para fora da organizao

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