ISO

Sistemas
de Gestin

Instructivos de Trabajo

ISO 10013 Directrices para la

documentacin de sistemas de gestin
Segn la norma ISO 10013, cada organizacin debera
desarrollar la cantidad de documentacin que necesite
para demostrar la eficacia de la planificacin,
operacin, control
y mejora de su sistema de gestin y de sus procesos.
Es importante que los requisitos y el contenido de la
documentacin del sistema de gestin, se oriente de
acuerdo
con
que
Un
aspecto
delas
unnormas
sistemadedecalidad
gestin,
esse
la pretende
planificacin
satisfacer
y
lo
objetivos
que
quiera
alcanzar.
hacia el cumplimiento de los objetivos. Los documentos
de la planificacin incluyen entre otros la planificacin
administrativa y operativa, la preparacin de la
aplicacin del sistema de gestin, incluyendo la
organizacin y la programacin, y el enfoque por el cual
los objetivos han de ser logrados.

Para qu quiero documentar mi Sistema?

Propsitos y beneficios
Los propsitos y beneficios de tener documentado el
sistema de gestin, para una organizacin incluyen, pero
no estn limitados a, los siguientes:
a.-) describir el sistema de gestin de la organizacin;
b.-) proveer informacin para grupos de funciones
relacionadas, de manera tal que puedan entender mejor las
interrelaciones;
c.-) comunicar a los empleados las intenciones de la
Direccin;
d.-) ayudar a los empleados a comprender su funcin dentro
de la organizacin, dndoles as un mayor sentido del
propsito e importancia de su trabajo;
e.-) facilitar el entendimiento mutuo entre los empleados y
la direccin;
f.-) proveer una base para las expectativas del desempeo
del trabajo;
g.-) declarar la forma en que se llevarn a cabo las

Para qu quiero documentar mi Sistema?

i.-) proveer un marco de operacin claro y eficiente;
j.-) proveer una base para la formacin inicial de nuevos
empleados y la actualizacin peridica para los empleados
actuales;
k.-) proveer una base para el orden y el equilibrio dentro de
la organizacin;
l.-) proveer coherencia en las operaciones basadas en
procesos documentados;
m.-) proveer una base para la mejora continua;
n.-) proveer confianza al cliente basada en los sistemas
documentados;
o.-) demostrar a las partes interesadas las capacidades
dentro de la organizacin;
p.-) proveer un marco de referencia claro de requisitos para
los proveedores;
q.-) proveer una base para auditar el sistema de gestin;
r.-) proveer una base para evaluar la eficacia y adecuacin
continua del sistema de gestin.

Qu incluye la documentacin?
La documentacin de un sistema de gestin usualmente
incluye lo siguiente:
a.-) poltica y sus objetivos;
b.-) manual de gestin;
c.-) procedimientos documentados;
d.-) instrucciones de trabajo;
e.-) formularios;
f.-) planes de la calidad, inocuidad, gestin
medioambiental, etc
g.-) especificaciones;
h.-) documentos externos;
i.-) registros.

Qu es un instructivo de trabajo?
instrucciones de trabajo = descripcin detallada de
cmo realizar las tareas.
Las instrucciones de trabajo pueden ser, por ejemplo:
descripciones escritas detalladas,
diagramas de flujo,
plantillas,
modelos,
notas tcnicas, incorporadas dentro de dibujos,
especificaciones,
manuales de instrucciones de equipos,
Fotos y videos,
listas de verificacin,
o una combinacin de las anteriores.
Las instrucciones de trabajo deberan describir cualquier
material, equipo y documentacin a utilizar. Cuando sea
pertinente, las instrucciones de trabajo incluyen criterios
de aceptacin.

Instrucciones de trabajo
Tipos de instrucciones de trabajo
Aunque no se requiere una estructura o formato
especificado en esta norma para las instrucciones
de trabajo, generalmente stas deberan cubrir el
propsito de las operaciones, que reflejen
exactamente los requisitos y actividades
pertinentes.
Un formato o estructura coherente debe ser
establecido y mantenido para reducir la confusin o
incertidumbre en el personal de la organizacin.

Instrucciones de trabajo
Estructura y formato
Las instrucciones de trabajo deberan ser
desarrolladas y mantenidas para describir el
desempeo de todo trabajo que podra verse
afectado adversamente por la falta de tales
instrucciones.
Existen muchas maneras de preparar y presentar
las instrucciones.
Las instrucciones deberan contener el ttulo y una
identificacin nica.
La estructura, formato y nivel de detalle utilizado en
las instrucciones de trabajo deberan adaptarse a
las necesidades del personal de la organizacin y
dependen de la complejidad del trabajo, mtodos
utilizados, formacin recibida, y las habilidades y

Instrucciones de trabajo
Contenido
Las instrucciones de trabajo deberan describir las
actividades crticas.
Deberan evitarse detalles que no den mayor control de
la actividad.
La formacin del personal puede reducir la necesidad de
tener instrucciones detalladas, siempre y cuando el
personal involucrado tenga la informacin necesaria para
hacer su trabajo correctamente.

Instrucciones de trabajo
Registros
Cuando sea aplicable, los registros especificados en la
instruccin de trabajo deberan definirse en esta seccin
o en otra u otras secciones relacionadas.
Los registros mnimos requeridos estn identificados en
la Norma ISO
pertinente.
El mtodo requerido para completar, archivar y
conservar los registros debera estar establecido.
Los formularios usados para estos registros deberan
estar identificados como corresponda.

Instrucciones de trabajo
Revisin, aprobacin y modificacin
La organizacin debera proporcionar clara evidencia de
la revisin y aprobacin de las instrucciones de trabajo y
los registros y de su estado de revisin y fecha de
modificacin.
Identificacin de los cambios
Cuando sea factible, la naturaleza del cambio debera
identificarse en el documento o en los anexos
apropiados.

Ejemplos de Instructivos de
Trabajo

Procedimiento para la elaboracin de

instrucciones de trabajo

Objetivo
Establecer la metodologa para la elaboracin y
tratamiento delas instrucciones de trabajo.
Alcance
Se elaborarn instrucciones de trabajo escritas de
aquellas tareas que se consideren crticas, bien sea
debido a su complejidad y dificultad, o bien debido a que
la mala ejecucin u omisin de dicha tarea pueda
repercutir significativamente en la calidad o inocuidad
del proceso, o en la seguridad de las instalaciones o del
personal.

Procedimiento para la elaboracin de

instrucciones de trabajo
Responsabilidades:
El Encargado General ser el responsable de la
elaboracin de las instrucciones de trabajo. Deber
contar con la opinin y colaboracin de los Responsables
de rea y de los trabajadores implicados. No obstante,
podr delegar esta funcin de elaboracin a especialistas
concretos para aquellas instrucciones de trabajo
cuya complejidad requiera de unos conocimientos
especializados.
Es responsable de identificar necesidades de
instrucciones de trabajo en tareas consideradas crticas.

Procedimiento para la elaboracin de

instrucciones de trabajo
Responsabilidades:
Responsables de rea: Son responsables de la
distribucin y transmisin de las instrucciones de su
mbito, utilizndolas como documento bsico en la
formacin especfica del puesto de trabajo.
Tambin debern supervisar su correcto cumplimiento y
detectar necesidades de actualizacin y mejora.
Debern tambin identificar necesidades de
instrucciones de trabajo.

Procedimiento para la elaboracin de

instrucciones de trabajo
Responsabilidades:
Trabajadores:
Debern cumplir con lo indicado en las instrucciones de
trabajo, comunicando a su responsable de rea las
carencias o deficiencias que encuentren en su aplicacin.
Los trabajadores asignados participarn en la elaboracin
y/o revisin de la instruccin de trabajo.

Procedimiento para la elaboracin de

instrucciones de trabajo
Las instrucciones de trabajo desarrollan secuencialmente
los pasos a seguir para la correcta realizacin de un
trabajo o tarea.
Por tanto deben servir de gua al trabajador en el
desarrollo de actividades que pueden ser crticas.
Para la elaboracin e implantacin de las instrucciones se
deberan seguir las siguientes fases:
Determinacin de los aspectos o tareas objeto de
instruccin
El primer paso para iniciar la elaboracin de
instrucciones es establecer un listado de aquellas
actividades, tareas o aspectos que las requieran. Se han
de elaborar las instrucciones estrictamente necesarias.
Es importante no caer en un exceso de sistematizacin y
protocolos que pueda ir en detrimento de lo

Procedimiento para la elaboracin de

instrucciones de trabajo
Como criterios generales en la elaboracin de
instrucciones se tendrn en cuenta los siguientes puntos:
1.- No ser preciso documentar una determinada tarea si
la realiza siempre personal con suficiente y demostrada
formacin y experiencia (ejemplo: un MVZ aplicando
tratamientos), como para que les resulte trivial y sea
impensable cometer errores relevantes en su ejecucin.
No obstante si la tarea es crtica y puede repercutir
significativamente en la calidad y seguridad del trabajo
deber protocolizarse.
2.- No debiera caerse en un abuso de la sistematizacin
si no hay una repercusin directa en la calidad del
trabajo.
3.- Se procurar que la sistematizacin de las tareas no
conlleve una limitacin considerable de la aportacin
personal y de la creatividad del trabajador.

Procedimiento para la elaboracin de

instrucciones de trabajo
Planificacin de la elaboracin de instrucciones
Una vez dispuesta la lista de tareas de las cuales
creemos conveniente realizar instrucciones de trabajo, se
deber fijar una priorizacin en funcin de su
importancia, nivel de riesgo, frecuencia de ejecucin y
otros aspectos que determinen el grado de necesidad de
dicha instruccin escrita.
Una vez realizada esta priorizacin se designarn los
responsables e implicados en la elaboracin y los plazos
correspondientes, establecindose as un plan de trabajo
de la elaboracin de las instrucciones.

Procedimiento para la elaboracin de

instrucciones de trabajo
Estudio o anlisis de la tarea a sistematizar
Se realizar un estudio de la tarea objeto de instruccin
antes de proceder a su redaccin. Se debe efectuar un
anlisis detallado de los posibles riesgos que pudieran
derivarse en la ejecucin de dicha tarea teniendo en
cuenta tanto los factores tcnicos como humanos que
inciden en cada uno de los posibles peligros. Para ello, es
fundamental no slo la propia experiencia o buenas
prcticas del trabajador, sino tambin las indicaciones o
recomendaciones que respecto a una mquina, equipo o
sustancia nos aporta el fabricante o proveedor. Los
manuales de instrucciones del fabricante, las fichas de
seguridad y etiquetado son documentos bsicos a
consultar a la hora de determinar los aspectos
importantes a incluir en la instruccin.

Procedimiento para la elaboracin de

instrucciones de trabajo
Estudio o anlisis de la tarea a sistematizar
Aquellos aspectos de seguridad a tener en cuenta
debieran ser destacados dentro del propio contexto de la
instruccin de trabajo para que el operario sepa como
actuar correctamente en las diferentes fases de la tarea
y adems perciba claramente las atenciones especiales
que debe tener en momentos u operaciones claves para
su seguridad personal, la de sus compaeros y la de las
instalaciones. Las normas de seguridad debieran estar
integradas dentro de la estructura secuencia de la
instruccin de trabajo. Sin embargo tambin se podran
desarrollar en un apartado especfico.

Procedimiento para la elaboracin de

instrucciones de trabajo
Redaccin de la instruccin
La redaccin de una instruccin ha de ser lo ms sencilla
y clarificadora posible indicando, paso por paso, todo lo
que hay que seguir para la consecucin del objetivo de la
misma. Una instruccin bien redactada y estructurada
debera facilitar que hasta una persona no entendida en
la materia pudiese conocer la actividad tan solo
leyndola. Las tareas que deban realizarse por personal
autorizado
con la formacin o experiencia necesarias, se deben
hacer constar claramente en la instruccin de trabajo.
Tambin deber constar si para la realizacin del trabajo
se requieren medios y equipos de proteccin personal.

Procedimiento para la elaboracin de

instrucciones de trabajo
Aprobacin, tratamiento y control de la instruccin
Una vez redactada la instruccin esta deber ser
revisada y aprobada. Esta revisin la llevarn a cabo las
personas que hayan realizado la instruccin en
colaboracin con el Encargado del Sistema de Gestin de
la empresa o persona designada. Una vez aprobada la
instruccin se codificar de acuerdo a los cdigos del
control documental de la empresa.

Procedimiento para la elaboracin de

instrucciones de trabajo
Distribucin y divulgacin de la instruccin
Una vez aprobada una instruccin debe distribuirse
adecuadamente para poder ser aplicada correctamente.
Se ha de llevar un control de las instrucciones que
disponen los trabajadores, asegurando que todos poseen
las necesarias para realizar su trabajo. Para ello se
establecer una lista de distribucin en la que aparezcan
las copias entregadas, la versin vigente y los
destinatarios de las mismas.. La entrega de instrucciones
ha de ir siempre acompaada de una explicacin
suficiente para su comprensin por parte del supervisor
inmediato. Adems de esta entrega personalizada, las
instrucciones de trabajo deberan localizarse en lugares
concretos de fcil acceso y consulta.

Procedimiento para la elaboracin de

instrucciones de trabajo
Distribucin y divulgacin de la instruccin
Dado que la instruccin de trabajo suele comportar no
solo conocimientos, sino el desarrollo de destrezas, hay
que prever el tiempo necesario para que pueda ser
asumida plenamente y el trabajador pueda actuar de
manera autnoma. Para ello debera registrarse
documentalmente la finalizacin del proceso formativo
correspondiente y la entrada en vigencia de la
instruccin para cada uno de los trabajadores implicados.
Es necesario tomar todas las medidas para que sea leda,
comprendida y aceptada, tanto a nivel de los
trabajadores como de los mandos. Si la instruccin no
fuera aceptada o aplicada, se debern buscar los motivos
de tal actitud, y en el caso de que no hubiera justificacin
vlida, deber procurarse por todos los medios que sea

Procedimiento para la elaboracin de

instrucciones de trabajo
Revisin peridica y actualizacin
Se deber vigilar la posible variacin del contenido de las
instrucciones a tenor de las necesidades que se planteen
en la ejecucin de los trabajos para, de esta forma, lograr
unos documentos permanentemente actualizados. Las
revisiones son necesarias porque en el trabajo se pueden
efectuar modificaciones substanciales del trabajo original
debidas a la inercia, la experiencia, la confianza o porque
el trabajo ya no es el mismo. A travs de la actividad
preventiva "Observacin del trabajo" se pueden
evidenciar incumplimientos, deficiencias o carencias de
las instrucciones existentes.

ISO
22000:2005

POR SU ATENCION
GRACIAS