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Professionelles Projektmanagement in

der Praxis
Veranstaltung 4 Teil 2 (19.05.2008):
Projektplanung 2 mit MS Project 2007
SS 2008

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2008 Dr. Harald Wehnes


Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia

kubus-IT

Ablauf- und Terminplan mit MS Project 2007


Review
Review
1. Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info
2. Projektkalender einrichten
3. Projektstrukturplan

Vorgangsnamen
Gliederung der Vorgnge
Hherstufen
Tieferstufen
Vorgangsinformationen

4. Dauer der Einzelvorgnge

Dauer: in min, h, t, w
Meilensteine

5. Ablaufreihenfolge

Verknpfung der Vorgnge

Ergebnis: Basisplan: Projektablauf mit Terminen


Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2008 Dr. Harald Wehnes
Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia

kubus-IT

Beispiel: Einfhrung einer PM-Software


Balkendiagramm
Review
Review
Menpunkt: Ansicht Balkendiagramm (Gantt)

Nr.

Vorgangsname

Vorbereitung

Anforderungen definieren

Angebote einholen

4
5
6

Dauer

Anfang

Ende
15. Mai '06

11 Tage Mon 22.05.06

Mit 07.06.06

2 Tage

Mon 22.05.06

Die 23.05.06

1 Woche

Mit 24.05.06

Mit 31.05.06

Ausw ahl der PM-Softw are

4 Tage

Don 01.06.06

Mit 07.06.06

Prsentation und Mittelfreigabe

0 Tage

Mit 07.06.06

Mit 07.06.06

Durchfhrung

5 Tage

Don 08.06.06

Mit 14.06.06

Installation der Softw are auf Server

1 Tag

Don 08.06.06

Don 08.06.06

Installation der Softw are auf Clients

3 Tage

Don 08.06.06

Mon 12.06.06

Schulung vorbereiten

2 Tage

Don 08.06.06

Fre 09.06.06

10

Schulung der Anw ender

2 Tage

Die 13.06.06

Mit 14.06.06

11

Feier

0 Tage

Mit 14.06.06

Mit 14.06.06

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2008 Dr. Harald Wehnes


Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia

22. Mai '06


29. Mai '06
05. Jun '06
12. Jun '06
S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F

07.06.

14.06

kubus-IT

Beispiel: Einfhrung einer PM-Software


Kritischer Pfad
Menpunkt: Ansicht Balkendiagramm: berwachung

Nr.

Vorgangsname

Vorbereitung

Anforderungen definieren

Angebote einholen

4
5
6

Dauer

Anfang

11 Tage Mon 22.05.06

Ende

Vorgnger
15. Mai '06

Mit 07.06.06

2 Tage

Mon 22.05.06

1 Woche

Mit 24.05.06

Mit 31.05.06 2

Ausw ahl der PM-Softw are

4 Tage

Don 01.06.06

Mit 07.06.06 3

Prsentation und Mittelfreigabe

0 Tage

Mit 07.06.06

Mit 07.06.06 4

Durchfhrung

22. Mai '06


29. Mai '06
05. Jun '06
12. Jun '06
S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S

Die 23.05.06

5 Tage

Don 08.06.06

Mit 14.06.06

Installation der Softw are auf Server

1 Tag

Don 08.06.06

Don 08.06.06 5

Installation der Softw are auf Clients

3 Tage

Don 08.06.06

Mon 12.06.06 5
Fre 09.06.06 5

Schulung vorbereiten

2 Tage

Don 08.06.06

10

Schulung der Anw ender

2 Tage

Die 13.06.06

Mit 14.06.06 7;8;9

11

Feier

0 Tage

Mit 14.06.06

Mit 14.06.06 10

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07.06.

14.06.

kubus-IT

Beispiel: Einfhrung einer PM-Software


Kritischer Pfad mit Puffer
Menpunkt: Ansicht
Weitere Ansichten ...
Balkendiagramm: Einzelheiten
Nr.

Vorgangsname

Vorbereitung

Dauer

Anfang

Ende
15. Mai '06

11 Tage

Mon 22.05.06

Mit 07.06.06

2 Tage

Mon 22.05.06

Die 23.05.06

1 Woche

Mit 24.05.06

Mit 31.05.06

Anforderungen definieren

Angebote einholen

Ausw ahl der PM-Softw are

4 Tage

Don 01.06.06

Mit 07.06.06

Prsentation und Mittelfreigabe 0 Tage

Mit 07.06.06

Mit 07.06.06

5 Tage

Don 08.06.06

Mit 14.06.06

Installation der Softw are auf Server


1 Tag

Don 08.06.06

Don 08.06.06

Installation der Softw are auf Clients


3 Tage

Don 08.06.06

Mon 12.06.06

Schulung vorbereiten

2 Tage

Don 08.06.06

Fre 09.06.06

10

Schulung der Anw ender

2 Tage

Die 13.06.06

Mit 14.06.06

11

Feier

0 Tage

Mit 14.06.06

Mit 14.06.06

Durchfhrung

Auswahl
22. Mai '06
29. Mai '06
05. Jun '06
12. Jun '06
S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S

freier
Puffer

2 Tage
1 Tag

freier
Puffer
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kubus-IT

Beispiel: Einfhrung einer PM-Software


Pufferzeiten im Projekt anzeigen
Menpunkt: Ansicht
Tabelle: Eingabe
Berechnete Termine

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kubus-IT

Beispiel: Einfhrung einer PM-Software


Netzplandiagramm
Menpunkt: Ansicht Netzplandiagramm
Vorbereitung
Anfang: 22.05.06 Nr.:

Anforderungen definieren

Angebote einholen

Anfang: 22.05.06 Nr.:

Anfang: 24.05.06 Nr.:

Ende:

07.06.06 Dauer: 11 Tage

Ende:

Abg.:

0%

Res.:

23.05.06

Dauer: 2 Tage

Ende:

31.05.06

Auswahl
Auswahl
der der
PM-Software
PM-Software
3

Dauer: 1 Woche

Res.:

Anfang:
01.06.06
Anfang:
01.06.06
Nr.: Nr.:
4

Ende:
07.06.06
Dauer:
4 Tage
Ende:
07.06.06
Dauer:
4 Tage
Res.:Res.:

Prsentation und
Mittelfreigabe
Meilensteindatum: Mit 07.06.06
Nr.: 5

Installation der Software auf Server

Durchfhrung
Anfang: 08.06.06 Nr.:

Anfang: 08.06.06 Nr.:

Ende:

14.06.06 Dauer: 5 Tage

Ende:

Abg.:

0%

Res.:

08.06.06 Dauer: 1 Tag

Installation der Software auf Clients


Anfang: 08.06.06 Nr.:
Ende:

12.06.06 Dauer: 3 Tage

Res.:

Schulung vorbereiten
Anfang: 08.06.06 Nr.:
Ende:
Res.:

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09.06.06 Dauer: 2 Tage

Ressourcen- und Kostenplanung


mit MS Project 2007
1.

Ressourcentabelle erstellen
Ansicht Ressource: Tabelle
2. Kalender fr Verfgbarkeit der Ressourcen definieren
Extras Arbeitszeit ndern Ressourcenkalender
3. Ressourcen Vorgngen zuordnen
Ansicht Balkendiagramm
Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen
4. Auslastung der Ressourcen prfen
Ansicht Ressource: Grafik bzw.
Ansicht Ressource: Einsatz
5. Ressourcenkonflikte lsen: Kapazittsabgleich
6. Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachten
Projekt Projektinfo Statistik
Ansicht Tabelle: Kosten
7. Basisplan speichern
Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung
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Ressourcentabelle

Maeinheit
des Materials
(z.B. m, kg)
Personenname,
Berufs- oder
Maschinenbez.,
Materialname, ..

Arbeit

(Personen- und
Sachmittel)

Max. Kapazitt
der Ressource
in %
Krzel des
Ressourcennamens

Material

(Verbrauchsmaterialien)

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Fester
Kostenbetrag pro
Einsatz einer
Ressource

Kosten pro
Zeiteinheit
z.B. 30 /h

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Flligkeitsverfahren
bezgl.
Vorgangsdauer:
Anfang
Anteilig
Ende

Beispiel: Ressourcenplanung
1. Ressourcentabelle anlegen (Ansicht Ressource: Tabelle)

2. Kalender fr Ressourcenverfgbarkeit

Allgemein Gltiges (z.B. 12.05.2008 und 22.05.2008 sind


Feiertage) im Standard (Projektkalender) definieren

Pro Ressource eigener Verfgbarkeitskalender mglich


(z.B. Einsatz fr andere Projekte, Urlaubsplanung etc.)

Festlegung ber
Extras Arbeitszeit ndern Ressourcenkalender

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10

Beispiel: Ressourcenzuordnung

3. Ressourcen zuordnen
Ansicht Balkendiagramm (Gantt)
Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen
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kubus-IT

Die Erstzuweisung von Ressourcen zu einem Vorgang legt die Arbeit fest!

11

Beispiel: Ressourcen sind zugeordnet


Nr.

15. Mai '06


22. Mai '06
29. Mai '06
05. Jun '06
12. Jun '06
19. Jun '06
M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D

1
2

Methodix
Methodix

Methodix

07.06.

5
6

Installix

Installix

Schulix[50%]

Schulix[50%]

10

14.06.

11

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kubus-IT

12

Vorgangsarten
Feste Arbeit

Feste Einheiten

Feste Dauer

Arbeit ist konstant


Dauer und Einheiten sind variabel
Einheiten sind konstant
Dauer und Arbeit sind variabel
Dauer ist konstant
Einheiten und Arbeit sind variabel

nderung der Vorgangsart: Doppelklick auf den Vorgang


Informationen zum Vorgang Register Spezial
Grundformel fr die Berechnung:

Arbeit (h) = Vorgangsdauer (h) x Einheit Ressourcen x 8h / Tag


Beispiel:
1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 100% zugewiesen 12 h Arbeit
1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 50% zugewiesenkubus-IT
6 h Arbeit13

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Leistungsgesteuerte Terminplanung
Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project

Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der
Arbeit fr diesen Vorgang berechnet
Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt danach unverndert
Beim Hinzufgen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang
verndert sich die Dauer

Will man erreichen, dass die Dauer festbleibt, wenn Arbeit


(= Aufwand) einem Vorgang zugeordnet wird
a) Fr alle Vorgnge: Beim Anlegen des Projektes (vor Eingabe der
Vorgnge) unter Extras -> Optionen -> Terminplan folgende
Einstellungen als Standard festlegen:
Standardvorgehensart: Feste Dauer
Neue Vorgnge sind leistungsgesteuert: deaktivieren
b) Fr einen einzelnen Vorgang: Vorgangsart auf Feste Dauer setzen
und Hkchen von Leistungsgesteuert entfernen
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Beispiel: Ressourcenberlastung
4. Auslastung der Ressourcen prfen
Ansicht Ressource: Einsatz
Nr.
1

Ansicht Ressource: Grafik

Ressourcenname
Arbeit
05. Jun '06

Einzelheiten
M
D
Methodix
88 Stunde Arbeit
8Std.
Anforderungen definieren
16 Stunde Arbeit
Angebote einholen
40 Stunde Arbeit
Auswahl der PM-Software
32 Stunde Arbeit
8Std.
Installix
32 Stunde Arbeit
16Std.
Arbeit
Installation der Software
8 Stunde
auf Server
8Std.
Arbeit
Installation der Software
24 Stunde
auf Clients
8Std.
Schulix
16 Stunde Arbeit
4Std.
Arbeit
Schulung vorbereiten
8 Stunde
4Std.
Schulung der Anwender
8 Stunde Arbeit
PM-SW + Doku
0 Stunde Arbeit

05. Jun '06


M

200%

S
12.FJun '06
M

12. Jun '06


M

4Std.

4Std.

4Std.

4Std.

180%

160%

8Std.

140%

8Std.

8Std.
4Std.
4Std.

120%

8Std.

100%

80%

60%

40%

berlastungen: rot gekennzeichnet


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20%

Bentigte Ressourceneinheiten:

200%

kubus-IT

Installix

100%
berlastet:

15

100%
Zugeteilt:

Beispiel: Ressourcenplanung
5. Kapazittskonflikte lsen
Automatische Methode

Manuelle Methoden

Vorgangsdauer verlngern
Zustzliche Personalressourcen einfgen
+ berschaubar
- aufwendig
23. Mai '05
M

Kapazittsabgleich
berlasteter Ressourcen

Extras Kapazittsabgleich...
Neu
Neuabgleichen
abgleichen

100%

100%

100%

30. Mai '05


M

100%

80%

+ leistungsfhiges Tool
- Aktivitten nicht immer
leicht nachvollziehbar

60%

40%

20%

Bentigte Ressourceneinheiten:

Installix

berlastet:

100%

Zugeteilt:

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Beispiel: 6. Kostenplanung
6.1 Kosten pro Ressource:
Nr.

Ressourcenname

Art

1
2
3
4
5

Methodix
Installix
Schulix
PM-SW + Doku
Getrnke + Bffet

Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit

Ansicht Ressource: Tabelle

Materialbeschriftung
Krzel Gruppe
M
I
S
P
G
Nr.

Ansicht
Vorgang: Einsatz
Ansicht
Tabelle: Einsatz
Kosten

Standardsatz

Kosten/Einsatz Fllig am Basiskalender

100% 40,00 EUR/Stunde


100% 35,00 EUR/Stunde
50% 35,00 EUR/Stunde
100% 0,00 EUR/Stunde
100% 0,00 EUR/Stunde

Vorgangsname

Vorbereitungen
Anforderungen definieren
Methodix
3
Angebote einholen
Methodix
4
Auswahl der PM-Software
Methodix
5
Prsentation und Mittelfreigabe
Methodix
PM-SW + Doku
6
Durchfhrung
7
Installation der SW auf Server
Installix
8
Installation der SW auf Clients
Installix
9
Schulung vorbereiten
Schulix
10
Schulung durchfhren
Schulix
11
Feier
Getrnke + Bffet
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6.2 Kosten pro


Vorgang:

1
2

Max.
Einh.

Feste
Kosten

0,00 EUR
0,00 EUR
0,00 EUR
5.000,00 EUR
250,00 EUR

Flligkeit
fester Kosten

0,00 EUR
0,00 EUR

Anteilig
Anteilig

0,00 EUR

Anteilig

0,00 EUR

Anteilig

0,00 EUR

Anteilig

0,00 EUR
0,00 EUR

Anteilig
Anteilig

0,00 EUR

Anteilig

0,00 EUR

Anteilig

0,00 EUR

Anteilig

0,00 EUR

Anteilig

Gesamtkosten
8.520,00 EUR
640,00 EUR
640,00 EUR
1.600,00 EUR
1.600,00 EUR
1.280,00 EUR
1.280,00 EUR
5.000,00 EUR
0,00 EUR
5.000,00 EUR
1.930,00 EUR
280,00 EUR
280,00 EUR
840,00 EUR
840,00 EUR
280,00 EUR
280,00 EUR
280,00 EUR
280,00 EUR
250,00 EUR
250,00 EUR

kubus-IT

Anteilig
Anteilig
Anteilig
Anteilig
Anteilig

Standard
Standard
Standard
Standard
Standard

Einzelheiten
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit
Arbeit

17

23. Mai '05


M

8Std.

8Std.

8Std.
8Std.

8Std.
8Std.
0Std.
0Std.
0Std.

Kostenplanung mit MS Project


6.3 Projektgesamtkosten
Projekt Projekt-Info

Statistik...
Statistik...

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18

Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (1)


Ausgehend von Ihrer Lsung von Aufgabe 3 ist eine
Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazittsabgleich
durchzufhren:
1.
2.
3.
4.
5.

Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten fr die einzelnen


Ressourcen in MS Project 2007 ein (25 / h fr jedes Teammitglied)
Ordnen Sie diese Ressourcen Ihren Vorgngen (APs) zu
Prfen Sie, ob Kapazittsberlastungen vorliegen
Fhren Sie ggf. einen Kapazittsausgleich durch. Achten Sie dabei
darauf, dass der Projektendtermin nicht berschritten wird!
Speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP2-Team_x .mpp

Prsentation der Projektleiter der Teams 2 und 3


Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit

Wchentlichem jour fixe-Meetings mit Protokoll sowie


Erfassung der tatschlichen Arbeitszeiten

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19

Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2)


Aufgabe der Projektleiter (mit Teamuntersttzung)

Erstellung einer Prsentation Plan2-Team_x.ppt

Gemischtorientierter Projektstrukturplan mit allen APs

Ressourcenplan

Ressourcentabelle auf Ebene der APs


(personelle und nicht-personelle Ressourcen)

Beispiel fr Kapazittsausgleich (vorher/nachher)

Kostenplan (Darstellungen gem Projektbericht)

Stand der Umsetzung der Projektarbeiten (1 Statusfolie) zum 29.05.2008

Erfahrungen

Projektarbeit

MS Project 2007
Erstellung des Jour fixe-Protokolls 2: P2-Team_x.doc
Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team_x.mpp
Erstellung der Kapitel 7 und 8 des Projektberichtes
Projektbericht-Team_x.doc

Sptester Abgabetermin fr die 4 Dateien: 29.05.2008


(Mail an Dozenten + Assistenten bitte
mit Angabe der Team-Nummer im Betreff)

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20

Zu Aufgabe 4: Eingabe des ermittelten Aufwandes


ohne dass sich die Dauer ndert
Beispiel: Vorgang mit Dauer von 5 Tagen und Aufwand (= Arbeit) von
3 Tagen fr Methodix und 0,5 Tagen fr Schulix

1.

Vorgangsart dieses Vorgangs


auf Feste Dauer setzen und Hkchen
von Leistungsgesteuert entfernen

2.

Bei der Zuweisung der Ressourcen


zu einem Vorgang den Aufwand z.B. in Tagen
(t) oder Stunden (h) angeben

Zeitangaben werden automatisch


in % umgewandelt
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21

zu Aufgabe 4: Projektbericht
7. Ablauf- und Terminplanung
7.1 Vorgangsliste
Auflisten der Arbeitspakete/Vorgnge mit Vorgangsnummer und Angaben zur Dauer und zu den
Anordnungsbeziehungen (Art, Zeitabstand). Die PSP-Struktur muss erkennbar sein.

7.2 Vernetzter Balkenplan oder berechneter Netzplan


Darstellung eines grafischen Ablaufplans mit Anordnungsbeziehungen und Termin-/Zeitpunktangaben.
Die Meilensteine des Phasenplanes mssen erkennbar sein.

7.3 Anordnungsbeziehungen (AOB)


Erluterung von mindestens 3 Anordnungsbeziehungen aus dem eigenen Ablaufplan (Begrndung von Art der AOB und
Zeitabstand).

8. Einsatzmittel-/Kostenplanung
8.1 Einsatzmittelbedarf / Einsatzmittelplan
Beschreibung der Art der bentigten Einsatzmittel (EM) und wie deren Verfgbarkeit ermittelt wird. Bei Personal mit
Hinweisen auf die Qualifikation. Erluterung des Verfahrens fr die Ermittlung des EM-Bedarfs. Tabellarische Darstellung
des EM-Bedarfs auf Ebene der Arbeitspakete.

8.2 Auslastungsprofil fr kritische Einsatzmittel


Abbildung einer Ganglinie (Auslastungsprofil) fr eine kritische Einsatzmittelart ber der Zeitachse mit Hinweis auf EMKonflikte und Optimierung.

8.3 Projektkosten
Erluterung der Kostenberechnung (z.B. monetre Bewertung des Einsatzmittelbedarfs auf Basis des tabellarischen
Einsatzmittelplanes fr Phasen oder Arbeitspakete). Grafische Darstellung einer Kostenganglinie (Kostenkurve) und einer
Kostensummenlinie (Kostensummenkurve) ber der Zeitachse.
Inhaltliche Anforderungen kursiv
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22

Vortrag 3: SWOT-Analyse im Projektmanagement


Die SWOT-Analyse (Kurzform: SWOT) untersucht Strken und
Schwchen sowie Chancen und Gefahren
Welches Grundprinzip hat die SWOT-Analyse
Wie wird die sie in Projekten eingesetzt?
Quelle:

Georg Angermeier: Die SWOT-Analyse - Schnell entscheiden in


komplexen Situationen. Projektmagazin 2/2007

Aufgabe

Auswertung des Artikels


Prsentation der wichtigsten Aussagen zur Fragestellung

Termin: 19.05.2008

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2008 Dr. Harald Wehnes


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23

Ein starker Rede-Schluss ist Gold wert*


Donts

Das wars
Das wars eigentlich gewesen
Ich bin fertig
Danke fr die Aufmerksamkeit

*) Quelle: Gerhard Reichel: 10 Muntermacher fr Ihren


Redeschluss, SYSTEMS-world.de, 5.4.2006

Muntermacher fr den Redeschluss

Zusammenfassen: Zum Schluss mchte ich die wichtigsten berlegungen meines


Vortrags noch einmal zusammenfassen: 1,2,3 (mit bersichtsfolie)
Appell; Konkrete Aufforderung zu bestimmten Handeln
Positiver Abschluss; Zuhrer zum Schmunzeln oder zum Lachen bringen
Sie waren ein wunderbares Publikum. Ich wrde mich freuen, Sie bald wieder zu sehen
Story-Telling: Kleine Geschichten sind besonders wirkungsvoll, wenn sie am Schluss
eines Vortrages eingesetzt werden
Wnsche an die Zuhrer: Ich wnsche Ihnen weiterhin viel Erfolg bei Ihren
Projektarbeiten
Bogen zum Einstieg spannen; Erinnern Sie sich noch an unsere Problemstellung zum
Beginn des Vortrages. Mit diesem Produkt ...
Blick in die Zukunft werfen; z.B. darauf hinweisen, was passiert, wenn Ihren
Vorschlgen nicht gefolgt wird.
Zitat; Ein gutes Zitat passt immer.
Mark Twain hat einmal gesagt: Die schlimmste aller Todesarten ist, zu Tode geredet
Damit
das 2008
heute
nicht
passiert, mache ich jetzt Schluss.
Professionelleswerden.
Projektmanagement
in der Praxis,
Dr. Harald
Wehnes

Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia

kubus-IT

24