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Gestin de Stakeholders

Introduccin
Por su importancia para
la planificacin,
ejecucin, monitoreo y
control del proyecto, el
PMI decidi incluir al
Project Stakeholder
Management como un
rea de Conocimiento en
la Quinta Edicin del
PMBOK.
2

Introduccin
Los Stakeholders:
Son todas aquellas partes que pueden ser
impactados positiva o negativamente con el
proyecto
Pueden ganar o perder a travs del xito o
fracaso del proyecto
Pueden tener diferentes niveles de autoridad,
los cuales afectarn su forma de ejercer
influencia sobre el proyecto y sus entregables
3

Introduccin
La satisfaccin de
las expectativas de
los Stakeholders
debe considerarse
como un objetivo
clave del proyecto.

Descripcin General de la Gestin


de los Interesados del Proyecto

IDENTIFICAR A LOS STAKEHOLDERS

Entradas
Acta Constitutiva

Partes interesadas Internas y Externas


Patrocinador(es)
Cliente(s)
Miembros del equipo del proyecto
Otros

Documentos de
Procuracin

Contratistas
Intermediarios
Funcionarios
Otros

Factores
Ambientales de
la Empresa

Cultura de la organizacin
Estructura de la organizacin
Normas y regulaciones
Prcticas y tendencias de los negocios
Otros

Activos de los
Procesos
Organizacionales

Registros de Stakeholders
Lecciones aprendidas
Polticas y procedimientos
Plantillas e Instructivos

Herramientas y Tcnicas

Anlisis de
los
Stakeholders
Juicio de
expertos

Juntas
(Meetings)
8

Anlisis de los Stakeholders

Modelos de anlisis:
Red de autoridad e inters
Red de autoridad e influencia
Red de influencia e impacto
Prominencia (habilidad para imponerse, para
ser atendido cuando lo requiera y otros)

Ejemplo de parrilla de Poder/Inters


Alto
.B
Mantener
satisfecha
s

Gestionarlo
s de cerca

.H

.A

Poder

.C

.G
Monitorear

Mantener
informadas

.D

Bajo
Bajo

.F

.E

Inters

Alto

10

Ejemplo de parrilla de Poder/Inters

Alto

Piers Marshall

Verde:
Verde: De
De apoyo
apoyo
Rojo:
Renuentes
Rojo: Renuentes
Amarillo:
Amarillo:
Neutrales
Neutrales

Janet Blechar

Mantener
satisfechas

Gestionarlos
de cerca

Michael Smith
Amanda
Mckay

Poder
Dora Brown

Jose Hernanz
Monitorear

Mantener
informadas

Bajo
Mike Wilkins

Mauren Moss
Bajo

Inters

Alto
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Salidas
Registro de Stakeholders
Identificacin (nombre, puesto,
ubicacin y otros)
Informacin a evaluar
(requerimientos, influencia,
inters y otros)
Clasificacin (interno, externo,
de apoyo, neutral, renuente y
otros)
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Diagrama de flujo de Datos de Identificar a los


Interesados

13

Identificar a los Interesados

14

PLANEAR LA ADMINISTRACIN DE LOS


STAKEHOLDERS

15

Entradas
Plan de
administracin
del proyecto
Registro de
Stakeholders
Factores
ambientales de
la empresa
Activos de los
Procesos
Organizacionales

Ciclo de vida
Objetivos y formas de ejecutar e proyectos
Recursos humanos
Gestin de cambios
Tcnicas de comunicaciones

Informacin necesaria para planear cmo involucrar a los


stakeholders

Cultura de la organizacin
Estructura de la organizacin
Normas y regulaciones
Prcticas y tendencias de los negocios
Otros

Registros de Stakeholders
Lecciones aprendidas
Polticas y procedimientos
Plantillas e Instructivos

16

Herramientas y Tcnicas

Juicio de
Expertos
Juntas
Tcnicas
de
anlisis
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Tcnicas de Anlisis

Niveles de involucramiento
No consciente (Unaware)
Resistente (Resistant)
Neutral
De apoyo (Supportive)
Gua (Leading)
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Matriz para evaluar niveles de


involucramiento

Interesado
Interesado 1
Interesado 2
Interesado
3

Ajeno

Reticente

Neutral

Favorable

Partidario

C
C

D
DC

C = Compromiso Actual
D = Compromiso deseado.
19

Salidas

Plan para administrar


stakeholders
Actualizacin de
documentos del proyecto

20

Plan para administrar


stakeholders

Plan de gestin de los interesados:

Este documento incluye las estrategias que se llevarn a


cabo para obtener la participacin de los interesados y
manejar los posibles impactos negativos durante el proyecto.

El plan consiste principalmente en dar respuesta a :


Cul es el nivel actual de participacin de cada interesado?
Cul es el nivel deseado de participacin de cada interesado?
Qu impacto tendr sobre los interesados un cambio en el proyecto?
Cmo son las interrelaciones entre los interesados?
Qu tipo de informacin se va a comunicar a cada interesado?
Con qu frecuencia vamos a comunicarnos con los interesados?
Cmo y cundo se actualizar y ajustar el plan de gestin de los
interesados?

21

Planear la Administracin de los


Stakeholders

22

ADMINISTRAR EL INVOLUCRAMIENTO DE
LOS STAKEHOLDERS

23

Administrar el involucramiento de los


Stakeholders

Propsitos principales:
Mejorar el apoyo
Reducir la resistencia

24

Entradas
Plan de
administracin de
stakeholders

Mtodos y tecnologas de comunicacin


Niveles de interacciones
Estrategias

Plan de
administracin de
las
comunicaciones
Registros de
cambios

Cambios documentados
Impactos sobre tiempos, costos, riesgos y otros
Comunicacin apropiada para stakeholders

Activos de los
procesos
organizacionales
25

Herramientas y Tcnicas

Mtodos de
comunicacin

Habilidades
interpersonale
s

Habilidades
gerenciales
26

Habilidades Interpersonales

Ganar
confianza

Resolver
conflictos

Escucha
activa

Vencer la
resistencia
al cambio
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Habilidades Gerenciales
Obtener consensos
Influir en la gente para
obtener su apoyo al proyecto
Negociar
Modificar comportamiento
organizacional

28

Salidas
Registro de problemas
Cambios requeridos
Actualizacin del Plan de Administracin
del Proyecto
Actualizacin de los documentos del
proyecto
Actualizacin de los activos de los
procesos organizacionales
29

Administrar el involucramiento de los


Stakeholders

30

CONTROLAR EL INVOLUCRAMIENTO DE
LOS STAKEHOLDERS

31

Controlar el involucramiento de los


Stakeholders
Durante este proceso,
se lleva a cabo un
seguimiento de los
impactos del proyecto
en los interesados.
Por su parte, cuando sea
necesario se mejora o
corrige las estrategias
de gestin de los
interesados.
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Entradas
Plan de
administracin
del proyecto

Ciclo de vida
Objetivos y formas de ejecutar e proyectos
Recursos humanos
Gestin de cambios
Tcnicas de comunicaciones

Registro de
problemas
(Issue Log)
Datos de
desempeo del
trabajo
Documentos de
Procuracin
33

Herramientas y Tcnicas
Sistemas de Informacin
Gerencial
Juicio de expertos
Juntas

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Sistemas de Informacin Gerencial

Los sistema de gestin de la informacin incluyen


procedimientos estandarizados para recopilar, almacenar y
distribuir la informacin del proyecto a los interesados.

Estos sistemas puede ser la intranet disponible en la


organizacin para que los principales interesados accedan
en cualquier momento a actualizar la informacin y/o
solicitar el estado del proyecto: avances. Ejemplo de esto
es Microsoft project server, Primavera, etc.

35

Salidas
Informacin sobre desempeo
del trabajo
Cambios requeridos
Actualizacin del plan de
administracin del proyecto
Actualizacin de documentos
del proyecto
Actualizacin de los activos
de los procesos
organizacionales
36

Controlar el involucramiento de los


Stakeholders

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Sitios Web
Project Stakeholder Management Articles
http://www.pmhut.com/category/concepts/projectstakeholder-management

Manage Your Stakeholders - Manage Your Life


http://www.pmhut.com/manage-your-stakeholdersmanage-your-life

Stakeholder Analysis
http://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_07.
htm
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