AUDIT 2

Substantive Testing, ComputerAssisted Audit Techniques (CAATs),

and Audit Programmes
The Audit Process: Principles, Practice and Cases
Chapter 10
Ian Gray
Stuart Mason

Substantive
Testing of
Transactions,
Account
Balances, and
Disclosures

Big concept
How auditors use substantive procedure to
test that transactions, processed, and
controlled by accounting and control
systems, are genuine, accurate and
complete.

Substantive
Procedure

Suatu prosedur audit

yang dirancang untuk
mendeteksi kesalahan
penyajian material
pada tingkat asersi.
- SA 330, p4

[?]
Why Substantive
Test should always
be performed

Judgmental
and may
not be
sufficiently
precise
Inherent
limitations
to internal
control

Substantive Procedure
Test of Details of
transactions and of
balances

Substantive test to obtain

audit evidence regarding
certain financial
statement assertions,
including existence and
valuation.

Hayes, Rick, Roger Dassen. Principles of Auditing. Prentice Hall.

Substantive Analytical
Procedure
Analytical procedures
consist of the analysis of
significant ratios and
trends including the
resulting investigation of
fluctuations and
relationships that are
inconsistent with other
relevant information or
deviate from predicted
amounts.

Analytical Procedure

Reasonablenes
Testing

Statistical Analysis

Ratio Analysis

Trend Analysis

Data Mining

The Use of Audit

Software

Generalized
Audit
Software

Specific
Industries

Statistical
Analysis
Software

Expert
System
Software

Several Types of Software for Use of Auditor

Generalized Audit Software (GAS)

Generalized audit software (GAS) is a computer
software package (e.g., ACL, Idea) that performs
automated routines on electronic data files based on
auditor expectations.
What such software can do?

Access files with many different characteristics and can

manipulate the data on them
Select data on the basis of predetermined criteria and can
perform arithmetical functions on data selected (add, subtract,
multiply, etc)
Analyze selected data statistically and stratify data into desired
categories
Cause files to be created and updated from the companys own
files
Produce reports for the auditor in desired format
It may also include statistical sampling for detailed tests, and

Example of Generalized Audit Software and Software developed for

specific industries

3.

Statistical
Analysis
Software

Paragrap
h A16
of
ISA 330

The use of CAATs may enable a

more extensive testing of
electronic
transactions
and
account files, which may be
useful when the auditor decides
to modify the extent of
testing,
for
example,
in
responding to the risks of
material misstatement due to
fraud. Such techniques can be
used
to
select
sample
transactions from key electronic
files, to sort transactions with
specific characteristics, or test
an entire population instead of
a sample.

Recall: uses of generalized audit

software
Extract important ratios and balances
Select data on a statistically sound basis
Prepare summaries
Software with regression analysis capabilities
would help in finding out company trends.

What should the auditors

do?
Decide any particular inventory
items to observe
List selected items using the
reporting facility
Use the supplementary data
provided by the software

There are disadvantages, but,

Can only
be used
after event

Cost of
developmen
t
Time
consuming
Can be
economical
in audit
resources

Useful for
interrogati
Only related
ng data
to
to
efficiency,
not
effectivenes

Difficult
to
assess
the
likelihoo
d of
error

CAATs Examples
Inventories & production
costs
1. Listing material changes in
standard costs from
previous year of period
2. Comparing finished
inventory records with
sales data
3. Identifying obsolete
inventory by calculating
inventory turnover
statistics
4. Identifying abnormal
usage or costs
5. Testing overhead cost
allocation
Etc...

Wages and salaries

1. Listing details of new or
dismissed/resigning
employees for later
checking to supporting
records
2. Comparing date of first/last
entry of employees on the
payroll date of
appointment/leaving in
personnel records
3. Testing mathematical
accuracy of tax, social
security and other
deductions
Etc...

4.

Expert
Systems

VALUE
ADDED
TAX

Clear
rules
Questions

Answered
by
computer
programs

Prepare
reports

Essentially,
Expert systems make expertise
available to persons who are
not experts themselves.

Expert systems have been devised

to
Evaluate risk
Evaluate strength of systems
Suggest appropriate audit program steps
based on evaluation of systems
Check that legislation and accounting
standards have been complied with

Directional
Testing

Understateme
nt

Overstateme

Credi
t
Items

Debit
Item
s

Example
Trade receivables (1,375,000) overstated
Sales (2,500,000) understated
Testing programs:
Test sales orders for completeness
Select a representative sample of orders and vouch to
sales delivery notes
Test sales delivery notes for completeness
Select a representative sample of sales delivery notes
Perform a sequence test on sales invoices
Check inventory movement records to the delivery
notes and sales
Objective: to ascertain that sales invoices have properly
raised for all goods dispatched.

Test of details
Credits

Debits

Examin
e

Chec
k

Write

Test

Directional testing should

be
supplemented
by
other kinds of tests, such
as analytical procedures,
inventory levels testing,
and global approach.

Substantive Audit
Programs for
Wages

Important matters in the program

Includes program objectives
Auditors approach is dependent on the sophistication
of the computers system
Auditors would prepare statistical information which is
available in the companys information system
Program refers to documents and records in existence
Production costs may well be high risk so that the labor
costs should have been properly determined
The system is the one in operation at the present of
time

Payrolls
Regarded as a low-risk area
Auditors tend to carry out limited tests of
control or substantive tests of detail
Frauds often occur in this area

Objectives of production wages

program
Financial accounting and costing records are
accurate, complete, and valid
The money paid out by the company reached
the persons it was intended
The wages paid have been made for services
performed for the benefit of the company

Directional tests for wages

Tests to ensure there is no overstatement of gross
wages
Tests to ensure there is no understatement of
deductions from wages
Auditors checks both calculations of gross wages and
deductions to confirm that the gross wage cost has been
properly calculated and distributed.

Substantive
Audit
Programmes
for Cash and
Bank Balances

Hotel
Industry
Cash control is particularly
important in the hotel industry
because of number of cash
points where cash and cheques

Tujuan audit:
menguji apakah kas
sebagai aset benarbenar dijaga.
Asersi apa saja yang
dilihat:
a. Complete and
accurate recording
b. Proper
safeguarding of
cash

Complete and Accurate recording

Pendapatan akomodasi akan di terima dalam
bentuk kas secara langsung atau dibebankan
pada customers account untuk pungutan
berikutnya
Maka, prosedur pengawasan untuk
memastikan ketepatan dan kelengkapan
pencatatan sangatlah penting
Masalah lain yang mungkin muncul untuk
auditor dan management (accomodation
income) adalah bervariasinya rates dan harga
standar kamar

Proper Safeguarding of Cash

Perlindugan yang tepat dalam transaksi
membentuk dasar dalam pembayaran kas
Receipt / bukti / kwitansi adalah prasyarat
dalam cash control, meskipun hal ini tidak lah
cukup
Auditor juga menguji apakah pembayaran
dilakukan dengan individu yang benar dan
piutang benar-benar diterima

Bank Balance
Untuk men-cek bank balance, auditor dapat
melakukan external confirmation kepada bank.
Biasanya tiap kantor akutnan publik memiliki
template nya masing-masing
Jika terjadi perbedaan, dapat dilakukan
rekonsiliasi bank.

Communication of
Audit Matters to
Those Charged
with Governance
(Management
Letter)

TCWG
(Those Charged with Governance)
Orang atau organisasi seperti corporate trustee
/ wali amanah korporasi dengan tanggung
jawab pengawasan umum atas arahan
strategis
entitas
dan
kewajiban
yang
berkenaan
dengan
akuntabilitas
entitas.
TCWG juga terdiri atas personalia manajemen
seperti
anggota
eksekutif
dari
dewan
governance di sektor privat maupun publik
atau seorang pemiliki yang menjadi manajer


ISA 260.9
Menetapkan
Tujuan Auditor

Mengomunikasikan dengan jelas

kepada TCWG tanggung jawab auditor
berkenaan dengan audit atas laporan
keuangan, dan tinjauan umum
mengenai lingkup audit yang
direncanakan dan waktu pelaksanaan
audit yang direncanakan
Memperoleh informasi yang relevan
untuk audit, dari TCWG
Memberikan kepada TCWG
pengamatan yang berasal dari
pelaksanaan audit yang penting dan
relevan bagi tanggung jawab
pengawasan umum atau proses
pelaporan keuangan
Mendorong komunikasi dua arah yang
efektif antara auditor dan dan TCWG

ISA 260.14
Komunikasi
mengenai
tanggung
jawab

Auditor wajib berkomunikasi

dengan TCWG mengenai
tanggung jawab auditor
berkenaan dengan audit atas
laporan keuangan, termasuk:
Auditor bertanggung jawab
untuk merumuskan dan
memberikan opini atas laporan
keuangan yang dibuat oleh
manajemen dibawah
pengawasan TCWG
Audit atas laporan keuangan
tidaklah membebaskan
manajemen atau TCWG dari
tanggung jawab mereka


ISA 265.9

Auditor wajib
mengomunikasikan
secara tertulis
kepada TCWG
tentang kelemahan
signifikan dalam
pengendalian
internal yang
ditemuwkan selama
audit secara tepat
waktu


ISA 450.12
dan 450.13

Auditor wajib
mengomunikasikan kepada
TCWG salah saji yang tidak
dikoreksi dan dampaknya,
atas opini dalam laporan
auditor. Auditor wajib
meminta agar salah saji yang
tidak dikoreksi, dibetulkan
Auditor juga wajib
mengomunikasikan dampak
saji yang tidak dikoreksi yang
berkaitan dengan periode lalu
terhadap jenis transaksi,
saldo akun, dan laporan
keuangan secara keseluruhan

Fitur dalam Management Letter

Managemen Letter memiliki judul dan nama
penerima dengan jelas tertulis
Introduction menceritakan pada penerima
mengenai perkara dan alasan hal tersebut
disampaikan pada TCWG. Disampaikan juga
bahwa tujuan utama auditor bukan untuk
mendeteksi semua weaknesses dan efficiency
matters yang ada pada sistem dan
perusahaan secara general

Fitur dalam Management Letter

Pihak-pihak yang bertanggung jawab dan

pihak lain yang ikut berdiskusi mengenai
momerandum, men-state pandangan mereka
termasuk pandangan yang berbeda dengan
auditor. Internal control matters didiskusikan
dengan management yang berwenang untuk
melakukan perbaikan. Diyakinkan tidak ada
kesalahpahaman dan perbaikan yang
direkomendasiakn sudah tepat

Fitur dalam Management Letter

The main conclusion: detailed comments,

each comprising a brief description of the
system in use, possible consequences, and
recommendations
Minor matter yang telah di clear kan dengan
management seharusnya tidak perlu
ditambahkan dalam report. Keberadaan minor
matter ini boleh untuk di mention

Fitur dalam Management Letter

Dalam concluding paragraph auditor

menyatakan willingness to discuss dengan
pihak yang terkait untuk membahas
rekomendasi yang diberikan auditor

Audit
Management
with The
Computer

Risk assessment, planning and

allocation of staff and other
resources to the audit assignment
Prosedur penggunaan kertas kerja dan teknik
statistik akan lebih terbantu dengan
menggunakan IT.
Spreadsheet ideal untuk melakukan analytical
reviews tahun sebelumnya, budgeted and
current year financial information. Dapat juga
digunakan untuk membandingkan rasio
perusahaan dalam industry tertentu.
Dengan sistem yang lebih dikembangkan lagi,
dapat menemukan audit risk analysis
(important stage of audit planning)

Risk assessment, planning and

allocation of staff and other
resources to the audit assignment
Komputer juga digunakan untuk mencatat
waktu yang dihabiskan oleh tiap pekerja di
berbagai aspek kegiatan audit
Lebih mudah untuk mem budget times dan
mengalokasikan staf di tahun selanjutnya

Information retrieval and analysis

Audit Firms mentrasfer data dan informasi dari
computer client files ke komputernya dan
akhirnya dianalisa. Ada kemungkinaan
pengembalian barang dari konsumen atau ke
supplier. Teknik yang biasa digunakan dalam
hal ini digunakan untuk membaca trade
receivable ledger yang terkomputerisasi dan
untuk memilih sample

Interpretation and documentation

of results
Kertas kerja semakin lama semakin sering
dicatat dalam file komputer. Beberapa item
(seperti sales invoice) dicatat dalam kertas
kerja dan hasil dari tes (ketepatan kalkulasi,
checking sales order, dst) juga dicatat.
Kegiatan ini biasanya telah berupa templates
pada central computer files dan dapat di
download oleh staff audit untuk penyelesaian
tugas.

Review and reporting activities

Audit report, seperti management letters, dan
laporan kepada partner serta manager
mengenai hal-hal yang penting dapat dengan
mudah disiapkan menggunakan software

Manuals and checklists on

computer life
Panduan audit dan petunjuk untuk
permasalahan tertentu, misalnya solusi untuk
permasalahan akuntansi atau audit biasa,
seperti audit completion checklist dan
accounting standards checklists
Access control harus dirancang dengan baik
agar mengurangi kecurangan dan mencegah
files jatuh pada tangan yang salah. Back up
dokumentasi audit juga sebaiknya dibuat
untuk menghindari kehilangan data.

Thanks
!