Situacin actual

La DGSC llev a cabo un esfuerzo importante en el

pasado para definir 13 distintos tipos de metodologas
de realizacin de proyectos y la metodologa de
administracin de proyectos.
La metodologa de administracin de proyectos se basa
en el PMBOK del PMI.
Se reconoce que se tienen las oportunidades de mejora
siguientes:
Adoptar un modelo de administracin de portafolios y
programas.
o Aplicar enfoques giles de administracin y ejecucin.
o

Situacin Actual
En cuanto a la duracin de los proyectos y si te toma en
cuenta el ciclo de vida de los proyectos, se encontr
que:
Las fases Anlisis de requerimientos con enfoque a procesos
(1 semana) , Definicin de alternativas de solucin (12
semanas) toman, en total, 3 meses como mximo.
o Las fases Analizar y disear la solucin (4 semanas),
Construir (mximo 3 meses), Pruebas & Capacitacin (4
semanas) y Acompaamiento (4 semanas) toman, en total,
6 meses mximo.
o Estos tiempos no consideran la duracin de actividades de
otras reas de apoyo: compras, legal, proyectos de inversin,
etc.
o

Situacin Actual
Proceso de
Autorizacione
s de
Proyectos de
las Unidades
de Negocio

Proceso de
Autorizacione
s de
Proyectos o
Iniciativas
Internas

Portafolio de
Proyectos de
TI para el
Negocio

Portafolio de
Proyectos
Internos

Portafolio de
Iniciativas de
Infraestructur
a

Una Metodologa
de Administracin
de Proyectos

Trece
Metodologas de
Realizacin de
Proyectos

No se administran
como proyectos

Operacin

Situacin actual
Los 13 tipos de proyectos para los que se tienen
metodologas de realizacin son:
2. Anlisis de negocio

8. Implementacin de solucin
nueva (caja)

3. Automatizacin de procesos y flujos de

trabajo

9. Modificacin a solucin
existente

4. Utilizacin de software como servicio

10. Modificacin a solucin

existente (BI)

1. Evaluacin de alternativas de solucin

5. Operativo
6. Implementacin de una solucin nueva
7. Implementacin de una solucin nueva
BI

11. Modificacin a solucin

existente (caja)
12. Proyecto de Infraestructura
13. Roll Out

Problemas detectados
Las reas usuarias se quejan por el tiempo en exceso que toman los proyectos.
Las reas de compras, proyectos de inversin, legal y cuentas por pagar, entre
otras, se han convertido en cuellos de botella que retrasan las actividades y
afectan la imagen de la DGSC.
Los usuarios cambian con frecuencia los requerimientos, an tarde en el desarrollo.
Pasa mucho tiempo para que el usuario reciba la funcionalidad solicitada.
En ocasiones, por falta de disponibilidad de tiempo, no participa el personal de la
Direccin de Infraestructura y Comunicaciones en el Diseo de las Soluciones.
El personal de la Direccin de Mejora Continua, no siempre participa el Diseo de
Soluciones.
Las reas usuarias no siempre reciben el valor esperado de las soluciones que
construye la DGSC.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

NFOQUE DE SOLUCIN PROPUEST

ENTRADAS
Proceso de
Autorizacione
s de
Proyectos de
las Unidades
de Negocio

Proceso de
Autorizacione
s de
Proyectos o
Iniciativas
Internas

FBRICA DE SOLUCIONES
Administracin
de Portafolios y
Programas

Portafolio de
Proyectos de
TI para el
Negocio

Portafolio de
Proyectos
Internos

Portafolio de
Iniciativas de
Infraestructur
a

SALIDAS

Metodologas de
Administracin de
Proyectos

Operacin
Metodologas de
Realizacin de
Proyectos

MODELO OPERATIVO

PROCESOS CRTICOS

Valor de la propuesta
La transformacin del modelo de administracin y
realizacin de proyectos considerar enfoques
tradicionales y giles: Las TI de dos velocidades.
Aplicar herramientas de optimizacin de procesos:
LEAN, SIX-SIGMA, KANBAN, KAIZEN...
Se alinear con el modelo operativo y procesos
crticos de TI (Cadena de Valor).
Transforma el rol de la PMO.
Cumplir con SOX.
Reducir los tiempos en los que el rea usuaria
recibir el valor esperado.
Mejorar la calidad de los productos generados.
Reducir los costos de realizacin.

PMBOK o
SCRUM

Go/No-Go

PROYECTO

E
E
Administraci
Anlisis de
n de
1
2 Necesidades
Portafolios y
de Negocio
Programas
A

Administracin
de Portafolios y
Programas (RUN,
GROW,
TRANSFORM)

Anlisis y
Administracin
de
Requerimientos
de Negocio

Lecciones aprendidas, QA
Herramientas (A SCAP, B - BPM, C SDLCM)

D
Diseo de la
Solucin

Adquisicin y
Contratacin
B

Diseo de la
Solucin con un
enfoque de
Arquitectura
Empresarial:
Fit for Business
Purpose & Fit for
IT. Ms:
Tiempos,
Costos,
Recursos,
Componentes,
Interfases,
+
Tecnologa.
Innovacin
basada en
Tecnologa

Autorizacin de
recursos
financieros,
Seleccin de
proveedores,
Contratos,
Compras.

Anlisis, T
Diseo,
Construccin
, Pruebas y
Despliegue

Operaci
n

1.Implantacin de
Paquetes/SaaS
(for ACQ)
2.Desarrollo a la
Medida (for ACQ)
3.BI/Analytics
[Centro de
Competencia]
4.BPM/Mejora de
Procesos (Lean,
SS) [Centro de
Competencia]
5.Infraestructura
6.Administracin
del Cambio
Organizacional
+
Administracin
de Proveedores

Administracin
de Proveedores:
pagos,
penalizaciones,
rescisiones
contractuales.
+
Validacin de
Beneficios

B-as-U

PMBOK o
SCRUM

Go/No-Go

PROYECTO

E
E
Administraci
Anlisis de
n de
1
2 Necesidades
Portafolios y
de Negocio
Programas

D
Diseo de la
Solucin

RUTA GIL
Lecciones aprendidas, QA
Herramientas (A SCAP, B - BPM, C SDLCM)

Adquisicin y
Contratacin
B

Innovacin
Basada en
Tecnologa

Recursos
Financieros,
Proveedores y
Contratos preaprobados y
firmados

Anlisis, T
Diseo,
Construccin
, Pruebas y
Despliegue

Operaci
n

SCRUM

Administraci
n de
Portafolios y
Programas

Anlisis de
Necesidades
de Negocio

Este proceso servir para confirmar y estructurar la lista de proyectos

autorizados con prioridades, agrupados en Portafolios o Programas. Los
proyectos autorizados son los que resultan de la revisin y aprobacin
del Comit de Sistemas o de cualquier Unidad de Negocio que cuente
con la autonoma para proponer sus propias iniciativas.
Adems, actualiza continuamente la lista de iniciativas, con base en los
cambios de prioridades y objetivos de cada una de las Unidades de
Negocio atendidas.
Incluir las iniciativas de mejora internas de la DGSC y las de
infraestructura que califiquen como proyectos.
Cada Coordinacin de Consultora ser responsable de documentar los
portafolios o programas de las Unidades de Negocio que atienda.
El proceso de Anlisis de Necesidades de Negocio posibilita el cambio en
las Unidades de Negocio mediante la identificacin de necesidades para
recomendar soluciones que generen valor. Permite articular los
requerimientos y su justificacin, as como sustentar el diseo y
descripcin de las soluciones correspondientes.
Incluye tcnicas para identificar y manejar requerimientos giles, de
inteligencia de negocios, sistemas, arquitectura de negocio y BPM, entre
otros.
Cada Coordinacin de Consultora ser responsable de realizar estas
actividades para las iniciativas o proyectos autorizados de las Unidades
de Negocio que le corresponda.

Diseo de la
Solucin

En el proceso Diseo de la Solucin se define la forma en la que se

cubrir la necesidad de negocio identificada previamente, por ejemplo:
Mejora y/o automatizacin de procesos, Desarrollo a la medida,
Implantacin de un paquete de software hecho por terceros, Anlisis de
datos o Innovacin basada en tecnologa o Capacitacin, entre otros.
Adems, se identifican los componentes de la solucin y se revisa que
sta se alinee con el resto de los procesos de negocio e infraestructura
tecnolgica y respete las polticas y estndares establecidos, como SOX.

Adquisicin
y
Contratacin

Esta fase, dentro del ciclo de vida de los servicios que entrega la DGSC,
se refiere a las actividades que llevan a cabo reas externas o de apoyo,
como: aprobacin del ejercicio del presupuesto, compras, elaboracin de
contratos, pagos, etc.
Se sugiere que esta fase y la siguiente se consideren y administren como
proyecto.

Anlisis,
Diseo,
Construccin
, Pruebas y
Despliegue

Durante esta fase se construye la solucin y se prepara el despliegue a

produccin.
La responsabilidad de las Coordinaciones de Consultora y PMO es
asegurar que la solucin se construye en tiempo y forma, y satisface las
necesidades del negocio.
Los proyectos se basarn en modelos de referencia tradicionales y giles
(SOX/COBIT, CMMI-ACQ, SCRUM, DEVOPS).

Operacin

Esta fase del Ciclo de Vida del Servicio no forma parte de un proyecto;
sin embargo, es importante realizar las actividades de Administracin de
Proveedores y Validacin de los Beneficios que aportan los proyectos al
negocio, una vez que la solucin entra a la fase de operacin.

Duraciones por Fase promedio

(posibles reducciones)
Fase

Duracin Actual
Mxima

Duracin
Promedio
Objetivo

Administracin de Portafolios y Programas

No Aplica

Proceso continuo

Anlisis de Requerimientos de Negocio

1 Semana

1 semana

12 semanas

4 a 6 semanas*

Adquisicin y Contratacin

Depende de reas
externas

Depende de reas
externas

Anlisis, Diseo, Construccin, Pruebas y

Despliegue

6 meses mximo

Entregas continuas
cada 4 o 6 semanas

No Aplica

No Aplica

Diseo de la Solucin

Operacin

* Puede variar dependiendo de los tiempos de respuesta por parte de los proveedores.

Estructura de una Metodologa

Fases
Etapas (marcos normativos, estndares y regulaciones )
Actividades
Tcnicas
Roles y Responsabilidades
Formatos/Plantillas
Herramientas
Competencias
Posibles ajustes a la estructura organizacional