HACIENDO CRECER SU EMPRESA

Porque ser Formal es un Buen Negocio

QUE ES SER UN EMPRESARIO

FORMAL

Comerciante
Persona natural o jurdica que ejecuta
actividades dirigidas a la produccin,
comercializacin o distribucin de bienes
o servicios con el fin de obtener una
utilidad y que puede comprometerse con
terceros adquiriendo derechos y
obligaciones.

Empresa
Se entiende por empresa toda actividad
econmica organizada para la
produccin, transformacin, circulacin,
administracin o custodia de bienes o
para la prestacin de servicios. Dicha
actividad se realiza a travs de uno o ms
establecimientos de comercio.

Establecimiento de Comercio
Se entiende por establecimiento de comercio un
conjunto de bienes organizados por el empresario
para realizar los fines de la empresa. Una misma
persona podr tener varios establecimientos de
comercio y a su vez, un solo establecimiento de
comercio podr pertenecer a varias personas y
destinarse al desarrollo de diversas actividades
comerciales.
Se consideran igualmente como establecimientos
de comercio las sucursales y las agencias.

Sucursales
Son establecimientos de comercio
abiertos por una sociedad, dentro o fuera
de su domicilio para el desarrollo de sus
negocios sociales o de parte de ellos,
administrados por mandatarios con
facultades para representar a la sociedad.

Agencias
Son establecimientos de comercio
cuyos administradores carecen de
poder para representar a la sociedad.

Persona Natural
Son personas todos los individuos de especie
humana, cualquiera que sea su edad, sexo,
estirpe o condicin. Toda persona natural que
se ocupe profesionalmente en actividades
reputadas por la ley como mercantil, debe
matricularse en la Cmara de Comercio como
comerciante.

Persona Jurdica
Son sujetos diferentes a las personas naturales
que por ficcin jurdica estn en capacidad de
ejercer derechos, contraer obligaciones y ser
representadas judicial y extrajudicialmente. Hay
dos clases:
Las personas jurdicas de derecho pblico como
la nacin y sus entidades descentralizadas.
Las personas jurdicas de derecho privado como
las compaas, fundaciones, asociaciones,
corporaciones, cooperativas entre otras.

Sociedad de Hecho
No es una persona jurdica ni se
constituye por escritura pblica y
todos los socios responden solidaria e
ilimitadamente.

LA FORMALIZACION

EL REGISTRO MERCANTIL
El registro es una institucin que tiene como finalidad
dar publicidad a ciertos actos de los comerciantes que
deben ser conocidos por la comunidad, con el objeto
de hacerles producir efectos frente a terceros.
Los actos y documentos sujetos por ley a la
formalidad del registro slo producen efectos respecto
de terceros a partir de la fecha de su inscripcin, es
decir a partir de dicha fecha son oponibles frente a
terceros. (Artculo 29 numeral 4 Cdigo de Comercio ).

Aspectos que Comprende el

Registro Mercantil :
La matrcula de los comerciantes, sociedades
civiles establecimientos de comercio.
La Renovacin
La inscripcin de los actos, libros y
documentos respecto de los cuales la ley ha
exigido esta formalidad.
La certificacin de los actos inscritos

Caractersticas del Registro

Mercantil

Es pblico
Es un registro reglado
Es obligatorio
Es llevado por las Cmaras de Comercio
Funcin de Publicidad y Oponibilidad
Garanta de autenticidad

Aspectos que Comprende el

Registro Mercantil

La Matrcula
La matrcula hace pblica la calidad de
comerciante, en la medida que visualiza al
comerciante frente a potenciales clientes que
consulten el registro. Contiene informacin bsica
sobre los datos personales o empresariales y
sobre la situacin econmica de las empresas
legalmente constituidas.
La matrcula, protege el nombre de la empresa y
da legitimidad al negocio.

La Renovacin
Para obtener los beneficios que de la matrcula se
derivan y no incurrir en sanciones legales, sta
debe renovarse todos los aos dentro de los tres
primeros meses y sin importar la fecha en que se
haya efectuado.
Tienen como finalidad mantener actualizada su
informacin comercial para su propio inters y el
que de quienes negocian con su empresa.

La Inscripcin
Tiene por objeto darle publicidad a los actos
que la ley determina y que slo surte efectos
frente a terceras personas, desde el momento
de la inscripcin. De este modo la ley
garantiza que los terceros conozcan aquellos
actos realizados por los comerciantes, en los
cuales tengan algn inters.

Es por esto que las empresas deben reportar a la

Cmara de Comercio aquellos actos que segn la ley
deben ser de conocimiento pblico como son:
La constitucin, reformas y liquidaciones de las
personas jurdicas.
Los nombramientos de administradores y revisores
fiscales.
La apertura de establecimientos de comercio, las
sucursales y las agencias.

 Los contratos de prenda sin tenencia,

compraventa con reserva de dominio, preposicin
y agencia comercial.
Las transferencias y limitaciones sobre
establecimientos de comercio.
Las situaciones de control y grupos empresariales.
Los embargos y desembargos que afectan bienes
sujetos a registro.
Las sucursales de sociedades extranjeras.

 Los avisos de promocin, de convocatoria a reunin,

determinacin de votos, de celebracin del acuerdo, de
convocatoria a reunin para reformar el acuerdo, de
convocatoria a reunin para terminar o no la negociacin,
de convocatoria a reunin por fracaso de la negociacin y
de terminacin en los casos de los acuerdos de
reestructuracin.
Los poderes que confieren o revoquen la administracin
parcial o general de los negocios.
Los libros de contabilidad, los de accionistas y los de
actas.

La Certificacin
La Cmara de Comercio emite certificados en
donde da constancia de la existencia y
representacin legal de todos los negocios o
entidades inscritas en los Registros Pblicos.
Igualmente suministra a quien lo solicite,
certificados de las personas naturales y
jurdicas inscritas en los registros pblicos de
otras cmaras de comercio en el pas.

INSCRIPCIN LIBROS DE
COMERCIO
De acuerdo con la ley los comerciantes deben registrar sus libros
contables en la Cmara de Comercio de su jurisdiccin. El destino
de los mismos es suministrar un fundamento razonable a la
fidelidad de los asientos o del contenido de stos.
El proceso de registro de los Libros en la Cmara lo pueden
realizar los comerciantes en el momento de la matricula, para ello
slo basta diligenciar un formato y efectuar el pago respectivo.
Podr llevarlos fsicamente marcados con la solicitud
correspondiente o adquirirlos en cualquiera de las taquillas de
cada Cmara de Comercio destinadas para ello.

Caractersticas del Registro

Mercantil

Pblico
As lo determina el artculo 26 del Cdigo
de Comercio, el cual expresa que
cualquier persona podr examinar los
libros y archivos en que fuere llevado,
tomar anotaciones de sus asientos o
actos y obtener copias de los mismos.

Reglado
El Ttulo III del Libro I del Cdigo de
comercio regula el Registro Mercantil:
matrcula, renovacin, actos sujetos a
inscripcin, oportunidad del registro,
requisitos referentes a las matrculas y las
inscripciones, de donde se desprende que
el registro est sujeto al cumplimiento de
reglas especficas que no pueden ser
vulneradas .

Obligatorio
Es obligatorio de todo comerciante matricularse en el
registro mercantil, renovar anualmente su matrcula y la
de sus establecimientos de comercio e inscribir todos
los acto, libros y documentos, respecto a los cuales la
ley exija esa formalidad (artculos 19, 26,28 y 33 del
Cdigo de Comercio). La ley ha previsto como sancin
por la omisin del registro, la inoponibilidad a terceros,
de los documentos, actos no dotados de publicidad. As
mismo, la ley ha previsto una sancin pecuniaria para
las personas que ejerzan profesionalmente el comercio,
sin estar inscritas en el registro Mercantil.

Es llevado por las Cmaras de

Comercio
De acuerdo con la ley mercantil, corresponde a
las Cmaras de Comercio llevar el Registro
Mercantil y certificar los actos y documentos
inscritos en el mismo, conforme a los
procedimientos y libros sealados por la
Superintendencia Industria y Comercio.

Funcin de Publicidad y
Oponibilidad
El registro cumple una funcin eminentemente
publicitaria. Es decir, busca hacer conocer a los
terceros la informacin contenida en la
matrcula o en los actos inscritos. En el evento
en que no se cumpla la formalidad del registro,
tales actos son inoponibles frente a terceras
personas.

Garanta de autenticidad
El Registro Mercantil cumple una funcin de
garanta de autenticidad documental, que refuerza
hasta cierto punto la funcin de publicidad. Por ello
se ha previsto en el artculo 40 del Cdigo de
Comercio Que todo documento sujeto a registro,
no autentico por su misma naturaleza ni
reconocido por las partes, deber ser presentado
personalmente por sus otorgantes a los
secretarios de la respectiva Cmara.

REQUISITOS PREVIOS
DE FORMALIZACIN
1. Consultar el nombre comercial: verificar que el

nombre que va ha solicitar no exista registrado

por otra empresa o razn social. En muchas
ciudades este trmite, lo puede realizar por
Internet en la pgina de la Cmara o en los
mdulos de servicio dispuestos en la sede de
la Cmara de Comercio para tal fin.

2. Informativo de Uso de Suelos: Departamento

Administrativo de Planeacin. La localizacin del
establecimiento est determinada por las normas de
usos de suelos definidas por el acuerdo municipal en
el Plan de Ordenamiento Territorial P.O.T. y dems
normas que lo complementan.
La reglamentacin nacional decreto 2150/95 suprimi
las licencias de funcionamiento y reform los
procedimientos para poder ejecutar una actividad en
el territorio nacional.

 Existen normas especficas que regulan la

localizacin de los establecimientos abiertos al pblico
y actividades de servicios, y algunas de control
policivo que determinan los procedimientos a efectuar
por parte del Municipio para el cumplimiento de los
usos del suelo, las cuales pueden ser consultadas
previamente en las oficinas de Planeacin de los
municipios segn sea el caso
. Para el efecto deber informar, como mnimo, la
direccin del establecimiento y la actividad principal.
Se le recuerda que es obligacin informar a
Planeacin la apertura de su establecimiento .

 En general es necesario considerar los siguientes

aspectos, para cumplir con este requisito:
Instalaciones mnimas sanitarias
Buena iluminacin
Buena ventilacin
Buen estado en techos, pisos y paredes.
En negocios de Alimentos: cocinas y personal apto.
Farmacia: Ttulo del dependiente.
Fbrica: Desechos slidos, reglamento de salud
ocupacional.
Condiciones de lavaderos (aseo)

 Mientras opere el establecimiento ha de cumplir con

los requisitos para su ubicacin definidos en la
normativa que los regula y de las entidades
competentes en materias tales como: La racional
mezcla de usos, respeto y manejo del espacio
pblico, parqueaderos, control de impactos
ambientales, intensidad y conflictos funcionales,
horarios, condiciones locativas.

3. Si

es una Persona Jurdica, haber tramitado ante

una notara la minuta de constitucin de la empresa
para obtener la escritura pblica o presentar el
acuerdo privado en el caso de las SAS, que se debe
anexar al trmite de constitucin en la Cmara de
Comercio.

4. Antecedente Macario: Una vez definido el nombre

de su producto o marca, es recomendable que
realice la consulta de la base de datos de
antecedente macario para evitar posibles problemas
legales derivados de proteccin de nombre y marca.
Si desea, puede resolver la duda en la
Superintendencia de Industria y Comercio.

5. Visto Bueno de Salud: Para el cumplimiento de

normas sobre proteccin y conservacin de la
audicin en lo referente al control de las emisiones
de ruido adems, de un control de la
contaminacin del aire con elementos txicos, en
estos casos, se presenta un supervisor de la
entidad para constatar lo anterior y dar el visto
bueno.

6. Seguridad de Establecimientos Abiertos al Pblico:

Consiste en un certificado que expide el Cuerpo de
Bomberos donde consta que el local donde funcionar la
empresa o establecimiento de comercio rene normas
mnimas de seguridad.

En la inspeccin ocular se constata algunos elementos

como:
Extintor
Equipo de Seguridad
Instalaciones elctricas en buen estado
Puertas de acceso y salida sin obstculos.

DIAN
Este trmite se realiza en las Cmaras de
Comercio del Pas para los comerciantes
constituidos a partir del 5 de agosto del ao
2002, y que no estn en Sociedad de Hecho.
De esta forma el NIT aparecer en su
Certificado de Registro mercantil y podr
utilizarlo en reemplazo de la tarjeta plastificada
para todos los efectos previstos en la
Resolucin No. 2057 del 13 de marzo de 2002.

Aspectos Generales Registro nico

Tributario - RUT

Qu es el RUT?
El Registro nico Tributario -RUT- constituye el
mecanismo nico para identificar, ubicar y clasificar a
las personas y entidades que tengan la calidad de
contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no
contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio,
los responsables del rgimen comn, los
pertenecientes al rgimen simplificado, los agentes
retenedores, los importadores, exportadores y dems
usuarios aduaneros; y los dems sujetos de
obligaciones administradas por la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.

Qu es el NIT?
El Nmero de Identificacin Tributaria - NIT
constituye el nmero de identificacin de los
inscritos en el RUT. Permite individualizar a los
contribuyentes y usuarios, para todos los
efectos en materia tributaria, aduanera y
cambiaria (artculo 4 del Decreto 2788 de
2004), y en especial para el cumplimiento de
las obligaciones de dicha naturaleza.

Para qu sirve el RUT?

Permite contar con informacin veraz,
actualizada, clasificada y confiable de todos los
sujetos obligados a inscribirse en el mismo,
para desarrollar una gestin efectiva en
materia de recaudo, control y servicio que a su
vez facilite el cumplimiento de las obligaciones
tributarias, aduaneras y cambiarias as como la
simplificacin de trmites y reduccin de
costos.

Quines estn obligados a

inscribirse en el RUT?
Segn el Artculo 5 del Decreto 2788 de 2004,
estn obligados a inscribirse en el Registro
nico Tributario -RUT:
Las personas y entidades que tengan la
calidad de contribuyentes declarantes del
impuesto sobre la renta,
Las personas y entidades no contribuyentes,
declarantes de ingresos y patrimonio

 Los responsables del impuesto sobre las

ventas pertenecientes, a los regmenes comn
o simplificado,
Los agentes retenedores,
Los importadores y exportadores,
Las personas o entidades no responsables del
impuesto sobre las ventas, que requieran la
expedicin de NIT, cuando por disposiciones
especiales estn obligadas a expedir factura

 Los profesionales en compra y venta de divisas,

Las dems personas naturales o jurdicas que participen en la
operaciones de importacin, exportacin y trnsito aduanero.
Los agentes de carga internacional,
Los agentes martimos
Los depsitos habilitados pblicos y privados
Las comercializadoras internacionales (C.I.),
Los comerciantes de las zonas de rgimen aduanero especial.
Los comerciantes del puerto libre de San Andrs, Providencia y Sant
Catalina
Los intermediarios de trfico postal y envos urgentes
Los operadores de transporte multimodal,
Las sociedades de intermediacin aduanera,
Los titulares de puertos y muelles de servicio pblico o privado ,

 Los transportadores en el rgimen de importacin o

exportacin
Los transportistas nacionales para operaciones del rgimen de
trnsito aduanero,
Los usuarios operadores de zonas francas
Los usuarios de zonas francas industriales de bienes y
servicios
Los usuarios aduaneros permanentes
Los usuarios altamente exportadores
Los usuarios de zonas econmicas especiales de exportacin y
dems usuarios aduaneros.

 Tambin podrn inscribirse en el Registro nico

Tributario aquellas personas o entidades no
responsables del impuesto sobre las ventas, que
requieran la expedicin de NIT, cuando por
disposiciones especiales estn obligadas a expedir
factura.
La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales
podr requerir la inscripcin de otros sujetos de
obligaciones administradas por la entidad, diferentes
a los ya enunciados en este artculo.

Quines no estn obligados a

inscribirse en el RUT?
Para efectos de las operaciones de importacin,
exportacin y trnsito aduanero, no estarn obligados a
inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros:
los extranjeros no residentes, diplomticos, misiones
diplomticas, misiones consulares y misiones tcnicas
acreditadas en Colombia, los sujetos al rgimen de
menajes y de viajeros, los transportadores internacionales
no residentes, las personas naturales destinatarias o
remitentes de mercancas bajo la modalidad de trfico
postal y envos urgentes, salvo cuando utilicen la
modalidad para la importacin y/o exportacin de
expediciones comerciales.

 Estos usuarios aduaneros podrn identificarse

con el nmero de pasaporte, nmero de
documento de identidad o el nmero del
documento que acredita la misin. Lo anterior
sin perjuicio de la inscripcin que deban
cumplir en virtud de otras responsabilidades u
obligaciones a que estn sujetos.

En qu momento debo
inscribirme en el RUT?
Tratndose de nuevos obligados, la inscripcin
deber efectuarse:
En forma previa al inicio de la actividad
econmica.
Al cumplimiento de obligaciones administradas
por la DIAN.
A la realizacin de operaciones en calidad de
importador, exportador o usuario aduanero.

 Las personas naturales que en el

correspondiente ao gravable adquieran la
calidad de declarantes del impuesto sobre la
renta y complementarios, tendrn plazo para
inscribirse en el Registro nico Tributario hasta
la fecha de vencimiento prevista para presentar
la respectiva declaracin. Lo anterior, sin
perjuicio de la obligacin de registrarse por una
calidad diferente.

Qu vigencia tiene la
inscripcin en el RUT?
Sin perjuicio de las actualizaciones a que
haya lugar, la inscripcin en el Registro
nico Tributario -RUT- tendr vigencia
indefinida y en, consecuencia, no se exigir
su renovacin (Art. 6 Decreto 2788 del 31
de agosto de 2004).

Cmo me inscribo?
La inscripcin en el Registro nico Tributario RUT de los sujetos de obligaciones
administradas y controladas por la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales, comprende
el diligenciamiento del formulario oficial, su
presentacin ante la Administracin, Cmaras
de Comercio o puntos habilitados para el
efecto, y la formalizacin de la inscripcin. (Art.
1 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007).

 El diligenciamiento del formulario oficial para la solicitud

de inscripcin en el Registro nico Tributario, RUT, se
realiza a travs de los servicios informticos
electrnicos, de manera virtual o presencial. La opcin
presencial implica, en todo caso, el diligenciamiento de
la solicitud de inscripcin a travs de los servicios
informticos electrnicos en forma asistida, en las
administraciones de impuestos, de aduanas, y de
impuestos y aduanas nacionales, cmaras de comercio
o Puntos de Contacto habilitados para el efecto (Art. 2
Res. 1887 de 22 de febrero de 2007).

 Si se encuentra obligado a inscribirse en Cmara de

Comercio, la solicitud de Inscripcin en el Registro nico
Tributario - RUT se realiza mediante el diligenciamiento
del formulario con la leyenda EN TRAMITE PARA
CAMARA a travs de:
Puntos de ConTacto, de la Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales habilitados para tal efecto.
A travs del portal de la DIAN www.dian.gov.co
Directamente en las Cmaras de Comercio a nivel
Nacional.

 Para estos casos la formalizacin de la inscripcin se

realizar directamente en las Cmaras de Comercio, donde
se entregar el original del formulario de inscripcin al cliente
debidamente formalizado con leyenda CERTIFICADO.
La inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT de los
sujetos de obligaciones administradas y controladas por la
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales que no
requieran de matricula mercantil, (tanto personas naturales
como jurdicas) realizarn la formalizacin de la inscripcin
a travs de los Puntos de ConTacto, de la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales habilitados, previo
cumplimiento de los requisitos.

Qu documentacin se requiere
para diligenciar el formulario de
inscripcin en el RUT?

El formulario de inscripcin del Registro

nico Tributario, debe presentarse con los
siguientes documentos (Art. 4 Res. 1887
de 22 de febrero de 2007):

 El original del documento de identificacin,

cuando se trate de persona natural, que se
exhibir cuando el trmite lo realice
directamente el interesado.
Poder debidamente otorgado, cuando se acte
a travs de apoderado.
Documento con autenticacin de firma del
interesado o de quien ejerza la representacin
legal, cuando se acte a travs de terceros.

 Documento que acredite la constitucin de la

sociedad y/o representacin legal con
informacin vigente cuando se trate de
personas jurdicas, o del documento de
creacin en el caso de entidades pblicas.
Documento de identificacin del representante
legal, cuando se trate de persona jurdica y el
trmite lo realice directamente el
representante.

Qu es y cmo se efecta la
formalizacin de la
inscripcin?
Se entiende por formalizacin el proceso
de autenticacin del obligado ante la
Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales y dems entidades autorizadas
con la expedicin del respectivo documento
con leyenda CERTIFICADO.

 La formalizacin se efecta una vez diligenciado el

formulario, debe presentarse ante las administraciones
de impuestos, de aduanas, y de impuestos y aduanas
nacionales o puntos habilitados. El funcionario
competente de la DIAN, de la Cmara de Comercio y de
las dems entidades facultadas, revisar y validar la
informacin, confrontando los datos que figuran en el
documento de identificacin con los incorporados en el
formulario, con el objeto de verificar la calidad de la
informacin incorporada en el Registro nico Tributario RUT.

 Una vez verificada la informacin, el

funcionario competente proceder a formalizar
la inscripcin en el registro, para lo cual
imprime
el
formulario
con
leyenda
CERTIFICADO que debe ser firmado por el
interesado, representante legal o apoderado,
segn el caso, y por el funcionario facultado.
Una copia del documento ser entregada al
interesado y otra reposar en la DIAN.

 Para aquellos obligados que an no cuentan con registro

mercantil ni con Nmero de Identificacin Tributaria - NIT,
y requieren de ello, la formalizacin podr realizarse en
Cmara de Comercio presentando el formulario
diligenciado o el nmero del mismo. Para el efecto, el
funcionario competente de Cmara de Comercio procede
a enviar la informacin requerida a la DIAN para la
asignacin del Nmero de Identificacin Tributaria - NIT,
que deben solicitar a ms tardar dentro los dos (2) das
calendario siguientes a la asignacin de la matrcula
mercantil.

Para formalizar debo

presentarme personalmente?
Existen las siguientes alternativas:
Personalmente por el interesado para persona natural, o
por quien ejerza la representacin legal, acreditando la
calidad correspondiente, para la persona jurdica.
A travs de tercero autorizado debidamente acreditado.
A travs de terceros previa autenticacin de la firma del
interesado o quien ejerza la representacin legal, en el
cuerpo del formulario.

 Tratndose de la inscripcin de personas

jurdicas u otras entidades al momento de
formalizar la inscripcin ante la DIAN o
entidades autorizadas, debe acreditar el
certificado de existencia o representacin legal.

 Las personas naturales que se encuentren en el

exterior podrn presentar el formulario de inscripcin,
previo diligenciamiento, en el Consulado del pas de
residencia y a travs de ste se har entrega del
certificado. En su defecto, enviarn la solicitud de
inscripcin a travs del correo electrnico al buzn
asistencia@dian.gov.co habilitado para tal efecto y
por medio de ste se enviar el documento
formalizado.

En qu evento debo
actualizar el RUT?
Cuando la informacin inicialmente registrada
en el RUT haya sufrido algn tipo de
modificacin ya sea de identificacin, ubicacin
o clasificacin.
La actualizacin del Registro nico Tributario RUT tambin procede en los siguientes
eventos, en los cuales se requiere realizar las
verificaciones consagradas en la normatividad
vigente:

 Por cambio de rgimen comn a simplificado. Cuando la

persona natural inscrita en el Registro nico Tributario RUT, pretenda obtener el cambio de rgimen de comn a
simplificado de que trata el artculo 505 del Estatuto
Tributario.
Por cese de actividades en el impuesto sobre las ventas.
Cuando la persona inscrita en el Registro nico Tributario
- RUT, cese definitivamente el desarrollo de actividades
sujetas a dicho impuesto. En este caso se realizarn
previamente las verificaciones de que trata el Art. 614 del
E.T.

 Cancelacin de la inscripcin en el Registro nico

Tributario - RUT. Cuando se pretenda cancelar la
inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT, en los
eventos sealados en el artculo 11 del Decreto 2788 de
2004.
Las dems que seale la ley. En todo caso, la solicitud
deber ser presentada acreditando los requisitos
especiales que para cada evento consagran las
disposiciones legales.

 Actualizacin de oficio. La actualizacin de oficio en el

Registro nico Tributario - RUT, (Artculo 8 de la Resolucin
01887 del 22 de febrero de 2007), proceder entre otros, en
los siguientes casos:
Cuando obedezca a un acto administrativo proferido por la
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales o a
informacin reportada por autoridad competente.
Cuando en alguna de las reas de la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales, en desarrollo de un
proceso, se establezca que la informacin contenida en el
Registro nico Tributario - RUT est desactualizada.

Para efectos de la actualizacin de oficio a que se

refiere el numeral 2 del presente artculo, el
funcionario que tenga conocimiento dejar constancia
de los hechos verificados y las pruebas pertinentes,
debiendo informar y remitir la documentacin
respectiva, a ms tardar dentro de los dos (2) das
hbiles siguientes a su conocimiento, a las reas de
Fiscalizacin para lo de su competencia y a la de
Gestin y Asistencia al Cliente de la Administracin
competente, para que proceda a la actualizacin del
Registro, a ms tardar dentro de los dos (2) das
hbiles siguientes al recibo del informe.

 Efectuada la actualizacin de oficio, de manera

inmediata se comunicar al interesado a travs de los
medios utilizados por la DIAN para el efecto. Tambin se
informar al rea que puso en conocimiento el hecho y
al rea de fiscalizacin.
De la misma manera se proceder cuando se reciba
informacin de terceros, evento en el cual la
actualizacin tendr lugar una vez el rea competente
realice las comprobaciones y verificaciones a que haya
lugar.
Comunicada la actualizacin al interesado, la misma
tendr plena validez legal.

Cmo realizo la actualizacin

del RUT?

El diligenciamiento del formulario para actualizar

el Registro nico Tributario - RUT deber
realizarse a travs de los servicios informticos
electrnicos o en forma personal asistida por un
funcionario acreditado, en los Puntos de
Contacto habilitados de la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales, consulados y
otras entidades pblicas o privadas facultadas
para el efecto.

Qu sanciones pueden
presentarse con respecto al
Registro nico Tributario
-RUT-?

Art. 49. Ley 1111 del 27 Diciembre de 2006. Que

adicion el artculo 658-3 al Estatuto Tributario:

 Sancin por no inscribirse en el Registro nico

Tributario - RUT, antes del inicio de la actividad, por
parte de quien est obligado a hacerlo, se impondr la
clausura del establecimiento, sede, local, negocio u
oficina, por el trmino de un (1) da por cada mes o
fraccin de mes de retraso en la inscripcin, o una
multa equivalente a una (1) UVT por cada da de
retraso en la inscripcin, para quienes no tengan
establecimiento, sede, local, negocio u oficina.

 Sancin por no exhibir en lugar visible al

pblico la certificacin de la inscripcin en el
Registro nico Tributario - RUT, por parte del
responsable del rgimen simplificado del IVA.
Se impondr la clausura del establecimiento,
sede, local, negocio u oficina, por el trmino de
tres (3) das.

 Sancin por no actualizar la informacin dentro del

mes siguiente al hecho que genera la actualizacin,
por parte de las personas o entidades inscritas en el
Registro nico Tributario - RUT. Se impondr una
multa equivalente a una (1) UVT por cada da de
retraso en la actualizacin de la informacin. Cuando
la desactualizacin del RUT se refiera a la direccin o
a la actividad econmica del obligado, la sancin ser
de dos (2) UVT por cada da de retraso en la
actualizacin de la informacin.

 Sancin por informar datos falsos, incompletos

o equivocados, por parte del inscrito o del
obligado a inscribirse en el Registro nico
Tributario - RUT se impondr una multa
equivalente a cien (100) UVT.

BENEFICIOS DE LA FORMALIZACION
EMPRESARIAL

- Mayores posibilidades de posicionarse en el mercado,

pues no se tendrn problemas por incumplimiento de

normas legales.
- Posibilidad de asociarse con otras personas o con
otras empresas para lograr mayor competitividad.
- Mayor credibilidad y confianza por parte de los
clientes, si se es informal no se les brinda seguridad,
por lo tanto se tendr una menor clientela.

- Tener

mayores posibilidades de acceder a nuevos

mercados y expandir el negocio hacia plazas
internacionales por medio de la exportacin.
- Poder acceder a prstamos y crditos de
diferentes instituciones financieras.

Poder participar en licitaciones pblicas y hacer de

Estado un cliente importante. Asimismo, tener la
posibilidad de ser parte de la lista de proveedores
de las grandes empresas.
En ocasionales problemas ante terceros la
empresa responde slo por el monto de capital
aportado.

Los trabajadores de la empresa acceden a los

beneficios establecidos en el sistema de
seguridad social y la empresa obtiene la
cobertura de dichos riesgos.
Contribuir con el Pas, ya que se apoya el desarrollo
social y econmico con el pago de impuestos.

MECANISMOS Y PROGRAMAS
DE APOYO PARA LA EMPRESA
FORMAL
LEY 1429 DIC 29 DE 2010

PEQUEAS EMPRESAS
No. DE
EMPLEADOS

ACTIVOS
SMMLV 2011

Pesos a 2011

Microempresas
: hasta 10

< 500

< 268.335.600

Pequeas: De
11 a 50

> 501 <

5.000

>
268.335.600
<
$2.678.000.0
00

Focalizacin de programas
de desarrollo empresarial

Programas de microcrdito y crdito

orientados a empresas, creadas por
jvenes menores de 28 aos.

Herramientas
Incentivos a la tasa
Incentivos al capital
Periodos de gracia
Incremento de las garantas financieras que
posee el Estado
Simplificacin de trmites.

Crdito Para:
Asistencia tcnica
Capital de trabajo
Activos fijos

Ms Beneficios
Progresividad en el pago del impuesto sobre la
renta as:
Cero (0%) en los dos primeros aos gravables.
Veinticinco por ciento (25%) en el tercer ao.
Cincuenta por ciento (50%) en el cuarto ao.
Setenta y cinco por ciento (75%) en el quinto
ao.
Ciento por ciento (100%) a partir del sexto ao.

Mas Beneficios

No sern objeto de retencin en la fuente,

Sujecin al sistema de renta presuntiva a partir del
sexto (6) ao gravable.
Al finalizar la progresividad, las pequeas empresas,
que en el ao inmediatamente anterior hubieren
obtenido ingresos brutos totales, < a mil (1.000) UVT, se
les aplicar el 50% de la tarifa del impuesto sobre la
renta.

Mas Beneficios
Progresividad en el pago de los parafiscales y otras
contribuciones de nmina, as:
Cero (0%) en los dos primeros aos gravables.
Veinticinco por ciento (25%) en el tercer ao.
Cincuenta por ciento (50%) en el cuarto ao.
Setenta y cinco por ciento (75%) en el quinto ao.
Ciento por ciento (100%) a partir del sexto ao.

Mas Beneficios
Progresividad en el pago del impuesto de industria y
comercio y otros impuestos.

Progresividad en la matrcula mercantil y su renovacin

as:
Cero (0%) para el primer ao de operacin..
Cincuenta por ciento (50%) en el segundo ao.
Setenta y cinco por ciento (75%) en el tercer ao.
Ciento por ciento (100%) a partir del cuarto ao.

Mas Beneficios
Descuento en el impuesto sobre la Renta y Complementarios de los
aportes parafiscales y otras contribuciones de nmina por vincular
laboralmente a nuevos empleados que al momento del inicio del
contrato de trabajo :
sean menores de veintiocho (28) aos.

mujeres que al momento del inicio del contrato de trabajo sean

mayores de cuarenta (40) aos y que durante los ltimos doce (12)
meses hayan estado sin contrato de trabajo.

nuevos empleados que devenguen menos de 1.5 smlmv.

ASPECTOS BSICOS DE
CONTABILIDAD

LA CONTABILIDAD

La Contabilidad se define como: El arte de

registrar, clasificar, resumir e interpretar los datos
financieros, con el fin de que stos sirvan a los
diferentes estamentos interesados en las
operaciones de una empresa
CARACTERSTICAS DE LA CONTABILIDAD

La Contabilidad como sistema de informacin

econmica debe ser til, lo cual se logra si es
confiable, razonable, verificable y oportuna.
A
continuacin analizamos estos trminos:

CONFIABLE: La Contabilidad es confiable cuando los usuarios pueden, con

seguridad, tomar decisiones teniendo como base la informacin contable.

RAZONABLE: La Contabilidad es razonable cuando utiliza los mtodos

adecuados, por lo tanto se deben emplear los principios de Contabilidad
generalmente aceptados, complementados con el uso de las normas y
procedimientos de reconocido valor tcnico.
VERIFICABLE: La Contabilidad es verificable si existen las evidencias que
soporten la informacin contable. Como evidencias estn los recibos,
facturas, libros de contabilidad, etc.
OPORTUNA: La Contabilidad es oportuna cuando guarda relacin directa
entre la fecha requerida por el usuario y la fecha de presentacin de la
informacin.

USUARIOS DE LA CONTABILIDAD
Se conoce con el nombre de Usuarios de la Contabilidad a todas
las partes que, por cualquier motivo, estn interesados en la
informacin contable. Los usuarios ms comunes son:
LOS PROPIETARIOS DE LA EMPRESA: La Contabilidad es til
para conocer si la empresa est generando las ganancias
esperadas.
LOS ADMINISTRADORES DE LA EMPRESA: Les permite
analizar los resultados obtenidos en un perodo, lo cual se logra
comparndolos con los resultados logrados por las Empresas del
mismo sector econmico, es decir, con la competencia.
Una vez analizada la informacin contable, los administradores
proceden a implementar los correctivos necesarios.

EL GOBIERNO: Le facilita el cobro de los impuestos

LAS ENTIDADES CREDITICIAS: Les sirve de base para analizar el

respaldo econmico que ofrece la Empresa, con el propsito de otorgarle
un prstamo

ESTADOS FINANCIEROS
1. Balance General.
2. Estado de Resultados.
3. Estado de Fuentes y Aplicacin
Fondos.
4. Flujo de Caja Histrico.
5. Estado de Cambios en el Patrimonio.

de

BALANCE GENERAL
ACTIVOS
CORRIENTES
Caja y bancos
Inventarios
C x C Clientes
ACTIVOS FIJOS
Terrenos
Edificio
Vehculos
Maq. y equipos
Sistemas de computac.
ACTIVOS INTANGIBLES
Know how
Good will
Licencias y patentes

ACTIVOS DIFERIDOS

PASIVOS
=
CORRIENTES
A LARGO PLAZO

PATRIMONIO
CAPITAL: - Autorizado
- Suscrito y Pagado
RESERVA LEGAL
OTRAS RESERVAS
UTILIDADES RETENIDAS
UTILIDAD DEL EJERCICIO
VALORIZACIONES

ESTADO DE RESULTADOS

Ventas
- Costo de Mercanca Vendida
EFECTO DE LA
ESTRUCTURA
= Utilidad Bruta
OPERATIVA
- Gastos de Administracin
- Gastos de Ventas
= UAII ( Utilidad Operativa)
- Intereses
EFECTO DE LA
= UAI
ESTRUCTURA
- Impuestos
FINANCIERA
= Utilidad Neta

INDICADORES FINANCIEROS
BASICOS PARA MEDIR LA SALUD
DE LA EMPRESA
Las categoras en las que se han agrupado los
Indicadores de Liquidez
Indicadores de Endeudamiento
Indicadores de Actividad
Indicadores de Rentabilidad

LIQUIDEZ
RAZON CORRIENTE

Activo Cte / Pasivo Cte

PRUEBA ACIDA

Activo Cte - Inventarios / Pasivo Cte

PTIVIDAD KWNO

Ventas Netas / KWNO

ACTIVIDAD
ROTACION CARTERA

Vtas Credito / C X C clientes Promedio

DIAS CARTERA

360 / Rotacin Cartera

ROTACION INVENTARIO PTO TERM

CMV / Inventario promedio

DIAS INV. PTO TERMIN

360 / Rotacin Inventario

ROTACION PROVEEDORES

Compras Credito / C X P proveedores Promedio

DIAS PROVEEDORES

360 / Rotacin Proveedores

ENDEUDAMIENTO
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

Pasivo Total / Activo Total

CONC. END. C.P.

Pasivo Corriente / Activo Total

COBERTURA DE INTERESES

Utilidad Operativa / Intereses

ENDE. SECTOR FINANCIERO

Obligaciones Financieras / Total Activos

CARGA FINANCIERA

Intereses / Ventas Netas

RENTABILIDAD
MARGEN BRUTO

Utilidad Bruta / Ventas Netas

MARGEN OPERATIVO

Utilidad Operativa / Ventas Netas

MARGEN ANTES DE IMPUESTOS

Utilidad Antes Imptos / Ventas Netas

MARGEN NETO

Utilidad Neta / Ventas Netas

RTAB. PATRIMONIO

Utilidad Neta / Patrimonio

ESTABLECIMIENTOS DE CREDITO
BANCOS COMERCIALES
CORPORACIONES FINANCIERAS
COMPAIAS DE FINANCIAMIENTO
COOPERATIVAS FINANCIERAS
COOPERATIVAS DE AHORRO Y CREDITO
CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR
FONDOS DE EMPLEADOS
ONG

Componentes de un
Crdito
Capital: Suma de dinero que se recibe en
calidad de prstamo de parte de la entidad
financiera.
Intereses: la suma pagada por el uso de dinero
prestado. Se calculan como los saldos insolutos
de capital por la tasa de inters.

Tasa de Inters
La tasa de inters es la diferencia entre la suma
que el deudor repaga al final del perodo y la
suma que recibe en prstamo, denominada
capital, dividida por el capital. La tasa de inters
se expresa usualmente como porcentaje y se
refiere a un perodo de tiempo como el mes, el
trimestre, el semestre el ao.

Abono a Capital: la suma de dinero, que el

deudor devuelve a la institucin financiera, para
pagar parte del monto o capital del prstamo.
Cuota: Es la suma de los intereses ms el
abono a capital, que el deudor devuelve a la
institucin financiera en un perodo de tiempo.
Perodo de Gracia a Capital: Es el tiempo en
el cual el deudor solamente paga intereses y
no realiza abonos a capital.

Las Empresas necesitan

recursos para:
Capital de trabajo
Consolidacin o reestructuracin de pasivos
Inversin en activos fijos (Compra de maquinaria,
equipos, bodegas, locales, etc.)
Inicio de una nueva lnea de negocio o apertura de
nuevos mercados
Certificaciones de calidad, ambientales, etc.
Fortalecimiento patrimonial
Innovacin y desarrollo tecnolgico

Errores ms frecuentes que se

cometen en la solicitud de
recursos

Financiarse inadecuadamente.
No evaluar tcnicamente el costo de los
recursos.
Sobre endeudarse.
No evaluar diferentes alternativas de crdito.
No hacer uso adecuado de los recursos.
No asesorarse adecuadamente.
Estar reportado en una central de riesgo de
crdito

Multicontacto Bancldex
Tel. (1) 649 71 00 Bogot
Lnea nacional gratuita 018000 915 300
gestion.empresarial@bancoldex.com
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