Comunicación de Hallazgos

COMUNICACIN DE
HALLAZGOS, EVALUACIN DE
COMENTARIOS Y
ACLARACIONES
2014
1
COMUNICACIN DE HALLAZGOS, EVALUACIN

DE COMENTARIOS Y ACLARACIONES
Objetivo
General
Aplicar
la
metodologa,
enfoque,
herramientas y papeles de trabajo, para
comunicar los hallazgos a los posibles
responsables, a bien de alcanzar los plazos
establecidos durante la accin de control o
auditora
gubernamental
y
dems
normativa tcnica complementaria; con lo
cual se incrementar la efectividad de las
labores de control.
Evaluacin
Trabajo en equipo
Participacin en clase
Evaluacin escrita
: 45%
: 15%
: 40%
Nota
mnima
aprobatori
a
Para aprobar este curso se requiere cumplir

con las normas de asistencia a las sesiones
de aprendizaje y obtener un promedio
mnimo de catorce (14).
2
Introduccin
1. Cules son las Principales
Funciones de la Contralora
General de la Repblica?
2. Qu es el Sistema Nacional
de Control?
3. Quines Conforman el
Sistema Nacional de Control?
UNIDAD I
Marco Normativo
Objetivo Especfico 1:
Describir
los conceptos, atribuciones,
caractersticas del hallazgo de auditora,
mediante la identificacin del origen de los
hallazgos, la metodologa de exposicin y
redaccin en los papeles de trabajo, a fin de
que el auditor utilice adecuadamente la
normativa tcnica en su labor diaria.
4




LINEAMIENTOS DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD


10

CONTROL GUBERNAMENTAL
Ley 27785 Ley

Orgnica del Sistema
Nacional de Control y
de la CGR (Art.6)
Acciones
preventivas
correctivas
Beneficio
ciudadano
11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

ESTUDIO
Y
PLANIFICACIN
1. ESTUDIO
PRELIMINAR
1
2. COMPRENSIN
DE LA ENTIDAD
AUDITADA
2
3. SELECCIN DE
REAS CRTICAS
O DBILES
EXAMEN
O
EVALUACIN
COMUNICACIN
DE HALLAZGOS.
INFORME
COMUNICACIN DE
RESULTADOS
EVALUACIN DE
LOS
COMENTARIOS
Y/O
ACLARACIONES
DE LOS
4
AUDITADOS.
EXAMEN
DETALLADO DE
REAS CRTICAS
23

QUE VEMOS
QU ESTA OCULTO?
JCLL
24

25

26

27

28

29

30

CONDICIN
Lo que es
CRITERIO
Lo que debe ser
SITUACIN
NORMAL
CONDICIN
CRITERIO
SITUACIN
DEFICIENTE
31

32

33

Componente
Sub componente
Necesidad de adquirir el bien o contratar

el servicio u obra
1.
2.
3.
4.
Definicin de objetivos
Disposicin de recursos presupuestales
Identificacin de necesidades
Plan anual de adquisiciones y contrataciones
Organizacin de las adquisiciones
1.
2.
3.
Asignacin de responsabilidades
Organizacin y coordinacin de los procesos de seleccin
Libros de actas y expedientes de contratacin
Bases y convocatorias
1.
2.
3.
Elaboracin y aprobacin de bases

Difusin de la convocatoria
Integracin de las bases
Evaluacin de la propuesta y
otorgamiento de la buena pro
1.
2.
3.
Evaluacin de propuestas
Adjudicacin de la buena pro
Exoneraciones de procesos
Suscripcin de contrato
1.
2.
3.
Acciones previas a la suscripcin del contrato

Definicin de los trminos del contrato
Firma del contrato
Ejecucin del contrato
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Definicin del plazo contractual

Entrega de recursos a la contratista
Pagos a la contratista
Supervisin a la ejecucin del contrato
Seguimiento del cumplimiento del contrato
Prestaciones adicionales, complementarias y ampliaciones de plazo
Administracin de las controversias
Liquidacin del contrato
1.
2.
Recepcin del bien o servicio

Liquidacin del contrato
Operacin
1.
Mantenimiento
Evaluacin expost
1.
2.
Efectos e impactos
Cumplimiento de los fines del proyecto
34

35

Identificacin
de
responsabilidad
Independencia
de
la supervisin
36

37

38

39

V
Comparacin
OCULAR
E
Observacin
RI
FI
Indagacin
VERBAL
Entrevista
C
Encuestas
A
TCNICAS
Anlisis
CI
DE
Confirmacin
ESCRITA
AUDITORA
Tabulacin
Conciliacin
N
DOCUMENTAL
FSICA
Comprobacin
Computacin
Rastreo
Revisin
selectiva
Inspeccin
40

ATRIBUTOS DE LAS EVIDENCIAS

NAGU 3.40
SUFICIENTE
GENERA EN EL AUDITOR LA
CONVICCIN DE QUE EL
ACTO DEFICIENTE O
IRREGULAR EXISTE
COMPLETO
ADECUADO
CONVINCENTE
QUE BASTA PARA
SUSTENTAR LOS
HALLAZGOS
NOMBRAMIENTOS
ACREDITADOS CON
CERTIFICADOS QUE SON
COPIA FIEL DEL ORIGINAL
(INFORMACIN
SUFICIENTE)
COMPETENTE
IMPORTANCIA Y CONFIABILIDAD
DE LA EVIDENCIA
VLIDA
REAL
CONFIABLE
SOSTENIBLE
INTEGRA
CREIBLE
CONCILIACIONES ENTRE FACTURAS EXISTENTES

EN LA ENTIDAD Y LAS ENTREGADAS POR EL
PROVEEDOR A NIVEL DE EMISOR Y LAS GUAS
DE REMISIN, CON PRECISIN DE LAS
CARACTERSTICAS, CANTIDAD Y PRECIOS DE
LOS PRODUCTOS VENDIDOS Y ENTREGADOS A
LA ENTIDAD. (INFORMACIN COMPETENTE)
RELEVANTE
GRADO DE IMPORTANCIA.
QUE TENGA RELACIN CON
ALGUNO DE LOS OBJETIVOS
DE LA AUDITORA
RELACIN QUE EXISTE
ENTRE LA EVIDENCIA Y SU
USO
CONSTANCIAS DE
AUTORIDADES QUE DEN
FE DE HECHOS.
(INFORMACIN
RELEVANTE)
41

FSICA
DOCUMENTA
L
Inspeccin u observacin directa de las actividades,

bienes o sucesos.
Puede presentarse en forma de
1. Memorndums
2. Fotos
3. Grficos
4. Mapas
5. Muestras de materiales
Informacin elaborada, tales como:

1.Cartas
2.Contratos
3.Registros de contabilidad
4.Comprobantes de pago
5. Informes de gestin
TESTIMONIA
L
Se obtiene de otras personas en forma de

declaraciones o entrevistas
ANALTICA
Comprende
clculos,
comparaciones,
separacin y razonamientos de la informacin
en sus componentes
42

43

44

45

46

QU SUCEDI
CMO
SUCEDI
1.Actividad / operacin
2.Proceso
3.Transaccin
4.Proyecto
5.Programa
1.Transgresin de leyes
2.Inobservando procesos
3.Intencional colusin
4.Ineficacia,
5.Improductividad
CONDICIN
DNDE
SUCEDI
CUL ES EL
DAO
1.Local
2.Regional
3.Nacional
4.Internacional
1.Montos involucrados
2.Cantidades
3.Porcentajes
47

DNDE EST
CRITERI
O
QU CUBRE
VIGENCIA
1.Principios
2.Polticas
3.Leyes
4.Normas
5.Manuales
6.Sistemas
1.Actividades/operacione
s/ Transacciones
2.Unidad/subgerencia/Ger
encia/ Gerencia general
3.Un proceso
4.Un sistema
5.La organizacin
6.Nivel
local/regional/nacional/int
ernacional
1.Actual
2.Permanente
3.Pasado
48

FUENTES DE CRITERIO
Presupuesto Pblico
Direccin General de Presupuesto Pblico (DGPP) del MEF
Gestin de Recursos Humanos
Autoridad Nacional de Servicio Civil Organismo tcnico

especializado, adscrito a la PCM
Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
Organismo tcnico especializado, adscrito al MEF
Abastecimiento
(OSCE)
La Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN) Organismo

pblico descentralizado adscrito al Ministerio de Vivienda,
Construccin y Saneamiento
rgano rector encargado del registro, administracin, control y
fiscalizacin de la propiedad mobiliaria e inmobiliaria del Estado
Tesorera
Direccin General de Endeudamiento y Tesoro Pblico del MEF
Endeudamiento pblico
Direccin General de Endeudamiento y Tesoro Pblico del MEF
Contabilidad
Direccin Nacional de Contabilidad Pblica del MEF
Inversin Pblica - SNIP
Direccin General de Programacin Multianual (DGPM) del Sector

Pblico del MEF
Planeamiento estratgico
Centro Nacional de Planeamiento Estratgico (CEPLAN)

Organismo Pblico Descentralizado adscrito a la PCM.
Defensa judicial del Estado

Control
Ministerio de Justicia
Contralora General de la Repblica
49

PERSONAL
POLTICAS,
PROCEDIMIENTO
S, LEYES,
MANUALES,
ORGANIZACIN
CAUSA
AVANCES
TECNOLGICOS
INFRAESTRUCUT
URA
1.Desubicado
2.Inadecuado.
3.Sin capacitacin.
4.Desmotivado
5.Con mucha rotacin
6.Sin tecnologa
1.Obsoletos.
2.Mal interpretados o
inaplicados.
3.Desactualizados.
4.Inexistentes
5.Mal elaborados
1.Desaprovechados
2.Obsoletos
3.Centralizados
4.Falta de capacitacin
1.Insuficientes o inapropiados.
2.Mal ubicado.
3.Inseguros.
4.Servicios deficientes
5.Instalaciones mal diseadas.
50

Se determin que la paciente recibi un medicamento incorrecto

Nmero de
porqu
Pregunta
Respuesta
Primer
porqu
Por qu el paciente
recibi el medicamento
incorrecto?
Porque la receta estaba incorrecta.
Segundo
porqu
Por qu la receta estaba

incorrecta?
Porque el mdico tom la decisin incorrecta.
Tercer
porqu
Por qu el mdico tom

la decisin incorrecta?
Porque no tena informacin completa en la

ficha del paciente.
Cuarto
porqu
Por qu no estaba
completa la ficha del
paciente?
Porque el asistente del mdico no ingres el

ltimo informe del laboratorio.
Quinto
porqu
Por qu el asistente del

mdico no ingres el
ltimo informe del
laboratorio?
Porque el tcnico de laboratorio inform por el

telfono los resultados a la recepcionista,
quien olvid indicarle al asistente.
Solucin: elaborar un sistema para controlar los informes del laboratorio.

51

52

53

CUNTO
QUIENES
EFECTO
1.Valor monetario
2.Calidad del producto, del
servicio
3.Unidades productoras
4.Horas perdidas
1.Autorizaron
2.Registraron
3.Custodiaron
4.Informaron
PERODOS
1.Aos
2.Meses
3.Semanas
4.Das
IMPACTO
1.En las operaciones

2.En los resultados
3.En la imagen de la
entidad
4.En los beneficiarios
SIN
EFECTO
1.Acciones de prevencin
(proyeccin de errores)
54

55

56

57
57

58

59
59
UNIDAD II
60

Z
HALLA
S
GO
DE
ORA
AUDIT
DEBIDO
PROCESO
ASEGURAR EL
DEBIDO DERECHO
DE DEFENSA
EVALUACIN
OBJETIVA E
INDEPENDIENTE DE
LOS COMENTARIOS
61

1.
2.
3.
4.
JCLL
NUMERAL 3 DEL
ARTCULO N 139 DE LA
CONSTITUCIN
POLTICA DEL PER
OBSERVANCIA DEL
DEBIDO PROCESO
NUMERAL 23 DEL
ARTCULO N 2 DE LA
CONSTITUCIN
POLTICA DEL PER DERECHO DE DEFENSA
LITERAL g) DEL
ARTCULO N 9 Y
ARTCULO N 11 DE
LA LEY N 27785
NAGU 3.60 APROBADA
CON R.C. N 259-2000-
COMUNICACIN
DE HALLAZGOS
DE AUDITORA
NOTIF
ICACI
N
1.
RECEPCIN DE COMENTARIOS Y/O

APRECIACIONES
2.
EVALUACIN DE LOS COMENTARIOS
3.
OPININ DEL AUDITOR SOBRE LA

SUBSISTENCIA O NO DE LOS HECHOS
OBSERVADOS
4.
CDIGO DE TICA DEL AUDITOR

GUBERNAMENTAL
5.
DIRECTIVA N 010-2008-CG Y
REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y
SANCIONES
6.
LEY 27785, NAGU Y MAGU.
62

1. Revisin de la
documentaci
n alcanzada.
2. Resoluciones.
3. Informes.
4. Memorandos.
5. Oficios.
6. Otros.
Requerimiento
de
mayor detalle de los
hechos ocurridos y del
grado de participacin
individual del servidor
y/o
funcionarios
involucrado
en
los
actos y/o resultados
materia de examen
concordantes con sus
funciones,
responsabilidades y/o
atribuciones.
Evidencias
suficientes,
componentes y
relevantes
Respuestas
cursadas a la
comisin
auditora
adjuntando
documentacin
sustentatoria.
Resultado de:
1.Inspecciones
fsicas.
2.Coordinaciones
con los proveedores
y/o beneficiarios.
3.Coordinaciones y
entrevistas
con
jefes
y/o
subalternos.
4.Contrastacin de
los
procesos
aprobados
y
los
realmente
ejecutados.
5.Circularizacin a
bancos, contratistas
de bienes, servicios
y obras.
Comunicacin de
hallazgos de
auditora
63

64

65

Oficio N .-200x-CG/(siglas gerencia de lnea)-(siglas entidad auditada)

Seor
cargo .
direccin .
Lima (ciudad)
Asunto
Ref.
Comunicacin de hallazgos
a) Documento xx
b) NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos, aprobada por R.C. N 162-95-CG del 22.Set.95 y modificada por la R.C. N 259-
2000-CG
Tengo el agrado de dirigirme a usted, en relacin al documento de la referencia a), a travs del cual se dispuso la realizacin de un
Examen Especial al Gobierno Regional de xxx.
Al respecto, es de sealar que como resultado de la Accin de Control realizada en la precitada entidad, se han identificado hechos
referidos a presuntas deficiencias o irregularidades que merecen hacer de su conocimiento, por lo cual se adjunta en anexo al
presente, el respectivo Hallazgo, en el que se revelan hechos que corresponden a su gestin, y que consta de diez (10) folios.
En tal sentido, en concordancia con la normativa de la referencia b), agradecer se sirva alcanzar a esta Comisin Auditora en forma
individual y directa sus aclaraciones y/o comentarios sustentados con documentacin debidamente autenticada por el fedatario de la
entidad regional, respecto a su participacin en los hechos mencionados, en el plazo de tres (03) das hbiles computados a partir
del da siguiente de la recepcin del presente, a fin de permitirnos su respectiva evaluacin; la misma que deber remitirla a la
siguiente direccin: xxxxx Atencin: Comisin Auditoria Gobierno Regional.
Asimismo, se hace presente que si vencido el plazo no se recibe respuesta, esta circunstancia ser revelada en los informes a emitirse
en mrito a los hechos materia del hallazgo.
De igual forma, debo precisarle que los hechos son comunicados en funcin al cargo y/o funcin desempeada y tienen el carcter
de confidencial, por lo que, resulta improcedente la divulgacin de la informacin contenida en el presente documento a personas
no autorizadas, en virtud a lo establecido en el inciso n), Artculo 9 de la Ley N 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control
y de la Contralora General de la Repblica, que establece la reserva como uno de los principios que rigen el ejercicio del control
gubernamental.
66
Atentamente

Seor:
Carlos Snchez Gamboa
Ex Gerente de Logstica de la Municipalidad de San Jacinto
El rgano de Control Institucional - OCI de la Municipalidad de San Jacinto, le expresa que al
no haberle encontrado en su domicilio para entregarle en forma directa y reservada un pliego
de hallazgos de auditora emergente del examen especial que el OCI viene practicando a la
gerencia de Logstica de la Municipalidad de San Jacinto, y que abarca el perodo
comprendido entre los aos 2009 y 2011, perodo en el cual se desempe como gerente de
Logstica, se le notifica en cumplimiento de la norma de auditora gubernamental NAGU 3.60
comunicacin de hallazgos, aprobada con resolucin de Contralora N 162-95-CG de
22.Set. 1995 y modificada con resolucin de Contralora N 259-2000-CG de 07.Dic. 2000,
para que se apersone a la gerencia de Logstica de la Municipalidad, sito en la Av. Berln N
499 Surco, en el horario de atencin de 8:00 a 16:30 horas, dentro de los dos (2) das
hbiles siguientes a la fecha de notificacin, a fin que recoja el pliego de hallazgos antes
mencionado, de lo contrario se le notificar en el diario El Comercio, el incumplimiento de la
normativa precitada.
No esta dems significarle, que el pliego de hallazgo tambin lo puede recabar a travs de un
representante ante acreditado mediante carta poder con firma legalizada.
Surco, 24 de Febrero del 2012
67

68

69

70

71

72

73

74
UNIDAD III
75

76

77

78

79

80

81

ADMINISTRATIVA
FUNCIONAL
CIVIL
PENAL
SUJETO ACTIVO
SUJETO ACTIVO
SUJETO ACTIVO
RELACIN FUNCIONAL
CONDUCTA
COMPORTAMIENTO
ANTIJURDICA
TPICO
CONTRAVENCIN AL ORDENAMIENTO
JURDICO ADMINISTRATIVO 0 A LA
NORMATIVIDAD INTERNA
RELACIN CAUSAL
AGRAVANTE
FACTOR DE
MODALIDAD DE LA TRANSGRESIN
DEBER INCUMPLIDO
ATRIBUCIN
DAO ECONMICO
RELACIN CAUSAL
EFECTO
82

83

84

85

86

87

88

89
CO
NS
PO TI TU
LT CI
IC N
A

90

INFRACCIONES
Por incumplimiento de
disposiciones legales e
internas
SANCIONES
INHABILITACI
N
1 a 5 aos
Por trasgresin de
principios, deberes y
prohibiciones ticas
TIPIFICACIN
Por realizar actos
persiguiendo finalidades
prohibidas
Por desempeo funcional
negligente o para fines
distintos al inters
pblico
SUSPENSIN
30 a 360 das
COLABORACIN
REGLAMENTARI
A
91

92

93

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Necesidad de adquirir el bien o contratar

Organizacin de las adquisiciones

Elaboracin y aprobacin de bases

Acciones previas a la suscripcin del contrato

Ejecucin del contrato

Definicin del plazo contractual

Liquidacin del contrato

Recepcin del bien o servicio

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ATRIBUTOS DE LAS EVIDENCIAS

CONCILIACIONES ENTRE FACTURAS EXISTENTES

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Inspeccin u observacin directa de las actividades,

Informacin elaborada, tales como:

Se obtiene de otras personas en forma de

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Direccin General de Presupuesto Pblico (DGPP) del MEF