Projet Outils Organisation Projet

OUTILS DE GESTION DE PROJETS :
Outils dorganisation
Mise jour du 18 mai 2016
Rmi Bachelet
La version la plus rcente de ce
cours est disponible ici :
cours de gestion de projet
Cette formation est galement
enregistre en vido
Cours distribu sous licence Creative Commons,

selon les conditions suivantes :
Image : Source
Comment utiliser ce
cours :
1. Mettre les diapos en format plein cran en cliquant sur
2. Faire dfiler lanimation en cliquant sur les diapositives
(attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante)
Rmi BACHELET Ecole Centrale de Lille
18 mai 2016
Utilisation ou copie interdites sans citation
Objectifs
Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les
bases des outils de projet permettant :
1.
2.
Danimer les runions :
Mettre en uvre le PDCA
Bien organiser les runions : ordre du jour, compte-rendu
Reprsenter et planifier un projet en mettant en uvre :
3.
Des bases danalyse fonctionnelle

Le diagramme des travaux
Le diagramme des responsabilits et la matrice RACI
Le PERT, le planning de Gantt
Piloter un projet en utilisant :
Le budget, la gestion de risques, les indicateursetc..
Une matrice de dcision
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille
18 mai 2016
Chapitre 1/6
Animer un projet
1. Organiser des runions efficaces
Objectifs
Le PDCA
2. Quatre types de runions
18 mai 2016
Des runions utiles ?

Une runion cote cher cot = salaire horaires X nombre de participants + ..
En France, on a souvent la runionite
1. La runion va t-elle se drouler ?
Fixer une date ni trop tt ni trop tard. Idalement proposer 4 crneaux trois semaines
avant la date prvue.
2. .avec les bons participants ?

Les personnes prsentes sont-elles les bonnes ? Ex assommer un hirarchique en
transformant une runion davancement en runion technique, faire une runion sans
savoir prcisment ce que lon attend des participants, vouloir entriner une dcision
sans le dcideur.
3. Pourquoi investit-on du temps ?

Fixer les objectifs de la runion : ordre du jour + tour de table des sujets avant de
commencer
Lanimateur est le garant de lefficacit / temps et de lordre du jour
4. Quest-ce qui a t dcid ? Concrtement ?

Un compte-rendu doit dboucher sur des objectifs daction prcis
18 mai 2016
Quest-ce quun bon objectif ?

CAMERA
On nimpose pas un objectif quelquun,

on le discute (ou idalement cest la
personne ou le groupe qui propose
lobjectif quelle souhaite atteindre).
Cadr (spcifique, prcis, dfini)

Approuv, consensuel
Pas diminuer labsentisme
Mesurable, critre de validation donn
mais rduire labsentisme de
chance prcise dans le temps, dat
15% .
Ne demandez pas
Raliste, faisable..
dtre moins ferm mais proposez prendre la
.. mais Ambitieux
responsabilit de tel travail collectif ou danimer
tel type de runion
(En anglais SMART
Stretching,
Measurable,
Agreed-upon,
Realistic,
Time-Framed)
Trop facile, un objectif nest pas stimulant.

Trop difficile, risque de se dcourager.
18 mai 2016
Cycle daction : le PDCA
Version franaise :
Prparer
Drouler
Contrler
Ancrer
Le PDCA peut aussi tre un tableau qui donne en ligne
les rsultats attendus en colonne les actions engager , la
preuve qu'elles ont t faites et que les actions ont bien produit
l'effet souhait.
18 mai 2016
Image
: Source
Utilisation ou copie interdites
sans citation
4 types de runions (1/2)

1. Runion de travail/technique
Participants : membre(s) de lquipe concerns, spcialistes du
domaine, client
But : approfondir des points prcis
Squences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs
Dure : peut prendre du temps !
2. Runion de chantier
Participants : Avec les encadrants, le comit de pilotage

But : prsenter l'avancement
Squences : ordre du jour, prsentation, questions, (dlibration), bilan
Dure : jamais plus dune heure
18 mai 2016
4 types de runions (2/2)

3.
2 objectifs
Contrle : Le travail tant rparti au sein de diffrents ples,
chacun prsente ses avances au groupe et valide ses objectifs
Runion interne
de la semaine.
Participants : toute lquipe-projet
Entraide : En cas de blocage, la runion permet d'exprimer le
But : suivre lavancement problme et l'ensemble du groupe cherche rsoudre la
situation.
Squences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs
4. Stand-up meeting
2 fois par semaine - le lundi et le jeudi, les 7 membres du

Participants : membres disponibles
groupe projet se rencontrent la pause de 10h pour discuter
But : faire un point rapidede leur avancement et de leurs blocages
Squences : tour de table, traitement point par point, objectifs

Dure : trs courte !
Toutes les runions sont suivies d'un compte-rendu pour formaliser ce

quil y a faire
plus ou moins dvelopp (stand-up meeting = CR light )
18 mai 2016
Chapitre 2/6
Le compte rendu
1. Contenu
Informations, dcisions, actions
Modles de comptes rendus
2. Conseils
18 mai 2016
10
Le compterendu
18 mai 2016
11
Modles de compte-rendu
En texte .doc et Google Docs.
En mind map au format Freemind, en flash, sur Mindmeister
18 mai 2016
12
Le compte-rendu : Les plus
La cohrence : Le modle de CR est standard

Le dtail des objectifs :
En plus du pilote /action /dlai, le tableau dobjectifs prcise.
Le moyen de validation de chaque objectif (le livrable)
Quelle est la personne qui valide (diffrente du responsable de laction)
Le suivi : Commencer par la validation des objectifs du CR

prcdent.
La rapidit daction : Le compte-rendu est envoy aux
participants et aux absents sous 48h.
Lapprobation est demande.. par dfaut (si ncessaire, merci de bien
vouloir amender avant le XX/XX)
18 mai 2016
Image
: Source
sans citation
13
Chapitre 3/6
Cadrer le projet
En mettant en uvre
1. Lanalyse fonctionnelle
Diagramme fonctionnel : SADT, FAST,
2. Diagrammes des travaux / des responsabilits

WBS/OBS
La matrice RACI
18 mai 2016
14
Reprsenter et planifier un projet cest

1. Dfinir lobjectif atteindre (un produit fabriquer)
2. Le dcomposer en sous-parties
Le diagramme fonctionnel
3. Dfinir les tapes pour le raliser
Le diagramme des travaux (WBS), des responsabilits (OBS/RACI)

Le PERT
Le GANTT
4. Prciser les moyens
Le budget
5. Inventorier et grer les risques

toutes ces tapes on peut utiliser les outils des mthodes de rsolutions
de problmes, notamment le brainstorming
18 mai 2016
15
Dfinir lobjectif atteindre

Cest lobjet des mthodes de conception
On reprsente dabord lobjet en termes fonctionnels ..
Diagramme fonctionnel = Analyse fonctionnelle externe
en termes fonctionnels signifie en
solutions techniques.
vitant de parler de
Lanalyse fonctionnelle tudie le besoin, elle permet dobtenir le Cahier des

charges fonctionnel (CdCF) qui doit tre valid par le client.
.. Puis, une fois le besoin valid
Analyse fonctionnelle interne

AMDEC
Analyse de la valeur
Plans, CAO
18 mai 2016
16
Diagramme fonctionnel basique
18 mai 2016
Source de limage: http://www.sbaysite.net

17
Diagramme fonctionnel SADT
18 mai 2016
Source de limage: http://www.sbaysite.net

18
Diagramme fonctionnel FAST

Diagramme FAST du systme de sparation des tages du nano-lanceur :
Sparer les tages
Commander la
sparation
Effectuer la sparation
Grer le choc
Ecarter les deux morceaux
aprs la sparation
Grer
l'environnement
extrieur
Grer les dbris
temps
Protger contre la temprature

Protger contre la pression
Rcuprer les dbris

Eviter un trop grand nombre de dbris
Contrler l'effectuation
de la tche
18 mai 2016
PERSEUS2
Utilisation ou copie interdites Projet
sans citation
19
Diagramme fonctionnel : pieuvre

Pour en savoir plus :
Guide Comment raliser une analyse fonctionnelle
Guide de base , Guide avec un exemple dapplication + autres documents http://rb.ec-lille.fr
18 mai 2016
20
Chapitre 3/6
Cadrer le projet
En mettant en uvre
1. Lanalyse fonctionnelle
Diagramme fonctionnel : SADT, FAST,
2. Diagrammes des travaux / des responsabilits

WBS/OBS
La matrice RACI
18 mai 2016
21
Dcomposer les tches : diagramme des

travaux (WBS Work Breakdown Structure)
Lot
Lot de
de travail
travail
Faire un dcoupage des lots, appropri
trop simple : on oublie des lments importants

trop dtaill : ingrable / perte de temps
18 mai 2016

http://www.fineline-software.co.uk/wbs.gif
22
Diagramme des travaux /WBS
Conseil : pour un projet de 6 personnes, se limiter 10-15 lots

quilibrs en terme de charge
18 mai 2016
Utilisation
ou copie interdites sans citation
http://www.isi.edu/~iko/se/lca/lca_sdp_fig5_1.gif
23
Diagramme des responsabilits (OBS

Organization Breakdown Structure)
18 mai 2016
Source
: projet
COMPTAGE
Utilisation
ou copie
interdites
sans citation
09-11
24
Du WBS l'OBS : la matrice RACI

Dans le diagramme des
tches, des lots ont t
dfinis
Pilote
Didier
DS
Claire
Alex
Lot 5
Brice
Lot 1
Tous les lots doivent tre affects un

responsable par une matrice RACI
Lot 6
Lot 2
Projet
XXX
Lot 1
Lot 7
Lot 3
Lot 8
Lot 4
Lots de gestion de
projet
Matrice RACI
R = Ralisation, tche
A = Approbation, lead
C = Consultation, avant
I = Information, aprs
Lot technique B
RA
Lot technique C
Lot 3
Lot technique D
Lot technique E
Lot technique F
Lot 4
Lot de gestion G
Lot 5
Lot de gestion H
I
A
RA
C
A
Lot de gestion I
R
A
Lot 6
Lot de gestion J
Lot 7
Lot de gestion K
Lot 8
Lot de gestion L
Lot 9
Lot de gestion M
18 mai 2016
I
I
Lot 2
Lot 9
Lots techniques
Lots technique A
C
R
RA
C
C
C
A
R
C
C
25
Chapitre 4/6
Planifier un projet
1. Le PERT
Dates au plus tt, dates au plus tard, chemin critique
2. Le GANTT
18 mai 2016
26
Le diagramme PERT
PERT = Program Evaluation and Review Technique ( Technique

dlaboration et de mise jour de programme )
Outil dvelopp pour la marine amricaine en 1957

Le dlai initial du programme Polaris tait de 7 ans, lapplication du
PERT aurait permis de le rduire 4 ans
18 mai 2016
27
Calculer un PERT
marge libre = dlai
de retard la mise
en route d'une tche
Quel est son intrt ?
Au plus
tt!
Dates au plus tt
Dates au plus tard
Le chemin critique est

le chemin o
date au plus tt = date au
plus tard.
Au plus
tard !
http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule
18 mai 2016
28
Organiser les tches, dterminer le

chemin Quel
critique..
PERT
est son intrt ?
.. un retard sur le
chemin critique retarde
la date de fin du projet
.. Acclrer le chemin
critique permet de
terminer le projet plus
vite
Dates au plus tt
Dates au plus tard
Le chemin critique est

le chemin o
date au plus tt = date au
plus tard.
http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule
18 mai 2016
29
tablir les priorits, planifier..

PERT
Quelle est ltape la

plus importante du
projet ?
Quelles sont les
priodes les plus
charges ?
18 mai 2016
Image
: source
Utilisation ou copie interdites sans
citation
30
Le diagramme de Gantt
Dvelopp par Henry L. Gantt, ingnieur amricain, vers 1910

Calendrier de ralisation d'un projet
Visualiser lensemble du projet
Lots de travail (ou groupe de lots)
Runions
Identifier les marges existantes sur certaines tches,

Piloter le projet
Image : Wikimedia Commons
18 mai 2016
31
Calendrier dun projet : Gantt
18 mai 2016
ou http://www.conduitedeprojet.info
copie interdites sans citation
ImageUtilisation
: source sur
32
Exemple de Gantt
18 mai 2016
Image
: source
citation
33
18 mai 2016
Image
: source
citation
34
Chapitre 5/6
Conception densemble
du projet
1. Rcapitulation des outils de projet
Questions rsoudre
Enchainement des outils
2. Le budget
18 mai 2016
35
Concevoir un projet, cest rsoudre une srie de

questions en suivant un ordre rigoureux
1.
Dfinir ce qui est demand :

Quelles sont les fonctions raliser, les contraintes ?
2.
Lister les tches

Quest-ce qui doit tre fait ? Comment dcouper le projet en lots ?
3.
tablir les responsabilits

Qui coordonne, ralise et valide chaque tche ?
4.
valuer la dure et lordre des taches

Combien de temps faut-il pour faire ? Dans quel ordre doit-on procder ?
5.
Prendre en compte les ressources et contraintes

Quelles sont les ressources disponibles/ncessaires (comptence + temps) ?
18 mai 2016
36
Les outils de conception/planification de projet

senchainent rigoureusement
1.
Poser les bases de ce qui est demand :

Analyse fonctionnelle, diagramme fonctionnel
2.
Analyse fonctionnelle + oprations ncessaires la ralisation

WBS (diagramme des travaux)
3.
Diagramme des travaux + qui fait/coordonne quoi

OBS/matrice RACI (diagramme des responsabilits)
4.
Diagramme des responsabilits + dure et ordre de succession des tches

PERT
5.
PERT + ressources disponibles

Gantt (calendrier du projet)
18 mai 2016
37
Dfinir et grer les moyens: le budget

3 types de ressources
Ressources humaines, personnel

Mise disposition de locaux, de
machines, dons en nature
Argent
Sert
valuer la faisabilit
Demander des financements
Suivre lavancement (% dpens)
.. rendre des comptes
18 mai 2016
38
Exemple de budget
18 mai 2016
Image
: source
citation
39
Le budget est aussi un instrument de suivi

Tenir jour un
journal des dpenses..
ds le lancement
du projet
18 mai 2016
40
Chapitre 6/6
Piloter un projet
1. Piloter cest jalonner et mettre jour
2. Les outils de pilotage :
Le tableau dindicateurs
La gestion des risques
La matrice de dcision
18 mai 2016
41
Le pilotage ... une mise jour ?

Piloter un projet cest vrifier quon est sur la
bonne trajectoire vers le livrable final
Deux prrequis :
1.
2.
Des livrables intermdiaires

Des jalons : runions de validation la fin des
lots importants.
Suivre lavancement grce aux outils utiliss lors de la conception de projet
CdC
WBS
OBS/RACI
PERT
Planning Gantt
Budget
Si on a un problme, on retravaille avec les outils de conception de projet

Mais le mieux cest dintervenir avant dtre en difficult trois outils le permettent..
18 mai 2016
Image
: source
citation
42
Les indicateurs
Voir formation valuation de projet

18 mai 2016
Image
: source
citation
43
Dfinir / prioriser / suivre les risques

Voir formation gestion des risques
18 mai 2016
Image
: source
citation
44
Faire les bons choix
18 mai 2016
45
Matrice de dcision
Voir formation brainstorming

18 mai 2016
Source http://www.rosyth.moe.edu.sg/social/presentations/Wits/decision.gif
46
Conclusion
1. Retour sur les objectifs
2. Outils logiciels
3. Quelques conseils
Matrialiser le projet
Trouver lquilibre entre gestion de projet et ralisation
Revenir systmatiquement sur les carts
4. Carte conceptuelle du chapitre 2

Lanimation de runions
18 mai 2016
47
Objectifs
Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les
bases des outils de projet permettant :
1.
2.
Danimer les runions :
Mettre en uvre le PDCA
Bien organiser les runions : ordre du jour, compte-rendu
Reprsenter et planifier un projet en mettant en uvre :
3.
Lanalyse fonctionnelle
Le diagramme des travaux
Le diagramme des responsabilits et la matrice RACI
Le PERT, le planning de Gantt
Piloter un projet en utilisant :
Le budget, la gestion de risques, les indicateursetc..
Une matrice de dcision
18 mai 2016
48
Logiciels de gestion de projet gratuits

La plupart des outils de projet : comptes-rendu, matrice RACI, budget ne
demandent pas doutil logiciel spcifiques, vous pouvez utiliser un traitement de

texte ou un tableur, comme ceux proposs par Open Office.
Pour les diagrammes fonctionnels, on pourra utiliser
Visual Understanding Environment (VUE) :
C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en franais
Tlchargeable directement ici.
Document-type propos : amorce de Diagramme d'environnement
Pour les WBS et OBS, on pourra utiliser Freeplane :

Tlchargeable directement ici.
Documents-types proposs : 3 diagrammes - fonctionnel, OBS, WBS
Pour les PERT et Gantt, les meilleurs logiciels sont payants, mais on peut
commencer en utilisant GanttProject

Permet de crer des diagrammes de Gantt et des rseaux PERT, calcul du chemin
critique.
Voici une vido d'introduction GanttProject
18 mai 2016
49
Matrialiser le projet.
Aide penser un objectif lointain et se runir autour d'un
projet commun
Lancement de projet
Nom du projet, logo, plaquette
Montage/conception de projet
Croquis, maquette
Conduite de projet
Prototypes, dmonstrateurs
Garder toute la documentation du projet dans un classeur de

projet amen toutes les runions.
18 mai 2016
Image
: Source1,
Source2,
Source3
Utilisation
ou copie interdites
sans citation
50
Grer ou raliser : trouver lquilibre
Raliser un projet, cest avant

tout faire, mais cest aussi
Concevoir
Organiser et planifier
Rendre compte
Contrler
..
Il faut trouver le juste quilibre entre les tches de management de

projet et celles de ralisation
18 mai 2016
Image
: Source
sans citation
51
Pilotage : revenir systmatiquement sur les

carts
..pour les comprendre
Principe de base : tre honnte

Chercher la cause
et pas le bouc missaire
Temps insuffisant,
Manque de comptence,
Outils non adapts
Pas de suivi, faible motivation
Objectifs pas CAMERA / SMART
Positiver "ce qui a t fait" + Replanifier de manire plus raliste

Dcoupage en livrables intermdiaires plus simples, rsolution des problmes
dtects..
..objectif non atteint + cause non analyse =

L'analyse des carts et la base du pilotage de projet
18 mai 2016
52
52
Lanimation de runions : une carte

conceptuelle
Thomas Briand
18 mai 2016
53
Questions ?
18 mai 2016
54
Rmi BACHELET
Enseignant-chercheur,
Ecole Centrale de Lille
Mon CV est disponible http://rb.ec-lille.fr
Mes principaux cours Centrale

Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de donnes,
prvention du plagiat, module de marchs financiers, cours de qualit et mthodes de rsolution
de problmes, tablir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipdia et CentraleWiki, formation au
coaching pdagogique et l'encadrement
18 mai 2016
55
Mes autres cours :
en vido :
Comment animer un Brainstorming, analyse stratgique des projets,

Fondamentaux de la gestion de projet et Animation dquipe-projet et motivation, utiliser les
cartes conceptuelles, valuer la valeur actuelle nette dun investissement ou dun projet.
en diapositives animes :
Fondamentaux de la gestion de projet

Les bases des outils d'organisation projet
Groupware et outils informatiques de gestion de projets
Introduction l'analyse stratgique en management de projet
et 4 topos de Mthodes de Rsolution de Problmes
Cours d'analyse fonctionnelle
Introduction la gestion des risques
Dmarche de gestion des risques et plan de prvention
Enfin, voici des cartes conceptuelles rsumant certaines de ces formations
Cours de finance de march

Autres cours de sociologie des organisations
cours de qualit et mthodes de rsolution de problmes
cours de rfrencement / SEO
Wikipdia en tant que systme de gestion des connaissances
18 mai 2016
56
18 mai 2016
57

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Une matrice de dcision

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2. Quatre types de runions

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Des runions utiles ?

2. .avec les bons participants ?

3. Pourquoi investit-on du temps ?

Lanimateur est le garant de lefficacit / temps et de lordre du jour

4. Quest-ce qui a t dcid ? Concrtement ?

Utilisation ou copie interdites sans citation

Quest-ce quun bon objectif ?

On nimpose pas un objectif quelquun,

Cadr (spcifique, prcis, dfini)

(En anglais SMART

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4 types de runions (1/2)

Participants : Avec les encadrants, le comit de pilotage

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4 types de runions (2/2)

Squences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs

2 fois par semaine - le lundi et le jeudi, les 7 membres du

Squences : tour de table, traitement point par point, objectifs

Toutes les runions sont suivies d'un compte-rendu pour formaliser ce

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Le compte-rendu : Les plus

La cohrence : Le modle de CR est standard

Le suivi : Commencer par la validation des objectifs du CR

2. Diagrammes des travaux / des responsabilits

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Reprsenter et planifier un projet cest

3. Dfinir les tapes pour le raliser

Le diagramme des travaux (WBS), des responsabilits (OBS/RACI)

4. Prciser les moyens

5. Inventorier et grer les risques

Utilisation ou copie interdites sans citation

Dfinir lobjectif atteindre

en termes fonctionnels signifie en

Lanalyse fonctionnelle tudie le besoin, elle permet dobtenir le Cahier des

.. Puis, une fois le besoin valid

Analyse fonctionnelle interne