PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL

La Experiencia PGD un reto en la

construccin del mejoramiento
continuo

Promover el cumplimiento de Ley 594 de 2.000 por medio de una

adecuada cultura archivstica, la aplicacin del Modelo del Programa
de Gestin Documental PGD, como aporte al sostenimiento del Sistema
Integrado de Gestin SIG y el logro de las metas del Plan Estratgico
Institucional - PEI.

Desde su origen el ser humano ha

tenido una gran necesidad de
comunicarse y plasmar en diferentes
medios sus hechos acciones para
construir la historia
La Real Academia Espaola
etimolgicamente define como
documento: "un escrito o
cualquier otra cosa que
pruebe o acredita algo".

Desde
el
punto
de
vista
administrativo, documento seria
toda informacin o hecho fijado o
registrado en cualquier tipo de
soporte material que sirvan para
comprobar o acreditar algo.
La Ley 594 de 2000 define como documento de archivo:
Registro de informacin producida o recibida por una
entidad pblica o privada en razn de sus actividades o
funciones.

Creacin: Decreto Ley

3346 de 28 de Diciembre
de 1959

En desarrollo de las actividades, historia,

evolucin y modernizacin de la Entidad, en sus
funciones frente a la administracin pblica y
dada la produccin masiva de documentos, se
plantean problemas y retos frente a la aplicacin
de la teora, la legislacin y
la practica
archivstica

GESTIN DOCUMENTAL.
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Uso de unidades de conservacin (UdC)

no adecuadas.
Tener documentos sin identificar y sin
criterios de organizacin.
Apilar indiscriminadamente expedientes en
amarres o paquetes.
Permitir causas que puedan generar
deterioro
Usar
Cajas
no
apropiadas
para
almacenamiento.
Almacenar los documentos en espacios
con elementos de consumo.
Tener documentos sin identificacin y
foliacin en las Unidades de Conservacin
(UdC)
Carecer del inventario documental de los
archivos a mi cargo.
Conservar en los archivos documentos de
apoyo.
Conservar informacin en papel trmico.
Generar carpetas con Correspondencia
R/E , Varios, Pendientes, miscelneos..

PLAN ESTRATEGICO INSITUCIONAL

MISION

PEI 2012 2014: La Superintendencia de

Notariado y Registro, como responsable de la guarda

de la Fe Pblica, garantiza mediante la orientacin,
inspeccin, vigilancia y control, la seguridad jurdica y
administracin del servicio pblico registral inmobiliario;
as como la actividad notarial. A partir de la innovacin
y efectividad en sus procesos y calidad de los
servicios ofrecidos a nuestros clientes.

VISION PEI 2012 2014:

En el 2014 la SNR ser una

institucin modelo en la prestacin del servicio
pblico registral y en la guarda de la Fe Pblica. Lder
en el proceso de proteccin, restitucin y formalizacin
para que los colombianos recuperen su tierra, con
recurso humano calificado y tecnologa de punta.

VALORES
Honestidad
Transparencia
Confianza
Compromiso
Oportunidad

Intencionalidad de la Norma Tcnica de Calidad en la

Gestin Pblica
Desarrollar y mantener la documentacin necesaria para asegurar el
funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad, adaptado a las
necesidades especficas de la organizacin.
La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un
Sistema de Gestin de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia,
eficiencia y efectividad,
efectividad de acuerdo con los requisitos de esta norma; este
Sistema incluye de manera integral todos los procesos de la entidad que le
permiten cumplir su funcin (Vase Ley 872 de 2003 artculos 3 y 7).

Modelo Estndar de Control Interno MECI 2005

Subsistema: Control de Gestin
Componente: informacin

Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica

NTC GP 1000:2009: Numeral 4. Sistema de Gestin de la
Calidad
4.2 Gestin documental
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de Calidad
4.2.3 Control de Documento

El archivo NO es solo un conjunto de

papeles en una carpeta, es todo aquello
que transmite y nos proporciona
informacin.

Aspectos comunes.
Transformar la informacin en documentos que soporten el
quehacer de la entidad y faciliten el control de las actividades
que permiten el cumplimiento de sus funciones.
Dentro de los documentos que pueden unificarse se incluyen:
procedimientos, manuales, instructivos, guas, registros, actas de
reuniones, normatividad interna o externa entre otros.
Esta informacin puede estar en cualquier medio de soporte
(digital, papel, etc.).

La Ley 594 de 2000 y dems

disposiciones,
reglas
y
principios
generales que regulan la funcin
archivstica respecto a la elaboracin e
implementacin
del
Programa
de
Gestin Documental PGD, fijan los
parmetros
de
obligatorio
cumplimiento tendientes a lograr la
eficiente y eficaz organizacin de la
documentacin producida y recibida
en ejercicio de sus obligaciones,
obteniendo un adecuado manejo de sus
archivos.

El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin

organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable
para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de
la historia.

Importancia de los
archivos.
Institucionalidad e
instrumentalidad.

Servir a la
comunidad

Garantizan la efectividad de
los principios, derechos y
deberes.

Son imprescindibles para la toma de decisiones

basadas en antecedentes.

Institucionalizan decisiones administrativas. (materializar)

Facilitan la participacin de la comunidad y el control del ciudadano
Son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los
derechos y las instituciones
Constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa,
econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia.
Son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia,
eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el

servicio al ciudadano

Todo servidor pblico (sin importar la forma o manera en que se

encuentre vinculado) est al servicio del Estado y de la
comunidad y debe ejercer funciones en la formas previstas
por la constitucin, la ley y los reglamentos, estando bajo su
responsabilidad la manera de hacerlos efectivos.

La Ley comprende a todos aquellos

que
se
encuentran
en
las
condiciones previstas por ella, sin
excepciones de ninguna clase.
Nadie
puede
invocar
su
desconocimiento o ignorancia para
dejar de cumplirla.
Se dicta con carcter indefinido.

Art 4 Lit. d) Responsabilidad. Los servidores pblicos son

responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo
de los documentos.
Art 15. Los servidores pblicos, al desvincularse de las
funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a
su cargo debidamente inventariados, conforme a las
normas y procedimientos
Art. 35 lit b) Las faltas contra el patrimonio documental sern
tenidas como faltas gravsimas cuando fueren realizadas
por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25
de la Ley 200 de 1995.

NTC GP 1000:2009; GTC 185

Constitucin
Poltica
de
Colombia 8, 15, 23, 63, 71,
72, 74;

Ley 594 2000 arts.1, 2, 10,11;

Decreto 4110 de 2004;

Decreto 4124 de 2004
SNA

Decreto 1599 de 2005 MECI

Programa de Gestin Documental

Superintendencia de Notariado y Registro

Es la denominacin que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento
(Archivo de Gestin Central e Histrico), desde su creacin hasta su disposicin final
(Microfilmacin, digitalizacin, conservacin permanente, seleccin o eliminacin).

(Ley 594 2000 arts. 3, 11,16, 23; ACUERDO AGN. 027-2006)

(NTC 5397:2005; Gua Especificaciones para Cajas y Carpetas de Archivo AGN.)

Uno de los procedimientos importantes consiste

en la conformacin del expediente en el cual
puede implementarse el uso de diferentes
elementos
para
las
unidades
de
conservacin, pero debe tenerse en cuenta
que cumplan con las especificaciones
recomendadas en cuanto a diseo y
materiales, considerando el volumen, el
formato de los documentos, los tiempos de
retencin y la disposicin final segn la TRD
y evitando el uso de material metlico.

No doblar los folios

No usar material metlico
No usar cinta pegante

(Mximo 200
folios)

comercial.
No amarrar con pita,
cabuya, etc.
No perforar ni resaltar
el
Las estras
hacia la parte
documento
interior

Reemplazar Metlicos
por Plsticos

TRD: ENTIDAD PRODUCTORA : (Fondo Documental)

Dependencia Seccin
Nombre (Procedencia)

Cuadro de clasificacin
DP: Dependencia SR: Serie - SB: Subserie

Dependencia
Cdigo rea

Serie Documental y sus

contenidos.
(Tipo Documental)

DISPOSICIN FINAL: Accin una vez finalizados los tiempos de retencin.

CT: Conservacin Total del Documento
M: Microfilmacin o Digitalizacin.
S: Seleccin Documental
E: Eliminacin despus de su retencin.

Tiempos de retencin.
Archivo Gestin
Archivo Central

PROCEDIMIENTO: Describe la
disposicin final sealada en
las TRD o TVD considerando
valores
primarios
y
secundarios, justificando
la
destinacin a los soportes.

SECUENCIA ARCHIVISTICA PARA ORDENAR UN EXPEDIENTE

La secuencia para la ordenacin de un documento de archivo inicia desde su clasificacin (segn TRD) luego
procede con las ordenacin de las unidades de conservacin en las que previamente se ha aplicado la depuracin
o expurgue retirando la documentacin personal, otro material bibliogrfico y en general todo aquello que no haga
parte del archivo.

No toda la documentacin que llega a una oficina, forma parte de su archivo.

Se deben ORDENAR e IDENTIFICAR los expedientes atendiendo los principios de procedencia y orden original ,
evidenciando la secuencia de los trmites que dieron lugar a su produccin (ejemplo: orden cronolgico). Para efectos de
transferencia y disposicin final se tendrn en cuenta los tiempos de retencin establecidos

PREPARACION FISICA DEL ARCHIVO

1. SELECIONE adecuadamente la documentacin
Retire documentacin personal y otro Material
Bibliogrfico (Libros, Revistas, peridicos, folletos,
propuestas, cotizaciones, portafolios de servicios, etc.)
que NO haga parte del archivo.

No toda la
documentacin que llega
a una oficina, forma
parte de su archivo.

2. CLASIFIQUE por aos y por series documentales

segn TRD su Archivo de Gestin y separe
Transferencia Documental
3. DEPURE expedientes y efectu reparaciones menores.
NO duplicados idnticos, hojas en blanco
NO documentos de apoyo.
NO material metlico
Restaurar rasgaduras.
Fotocopiar documentos impresos papel fax.
Eliminacin de dobleces
Retire cintas adhesivas
4. ORDENE de acuerdo al principio de orden
original.
De acuerdo con los trmites que dieron lugar a
su produccin. El ms comn es el orden
cronolgico.

 CUAL ES LA MANERA ADECUADA PARA ORDENAR UN EXPEDIENTE?

1
Legajad
or
Plstico

23

Hoja
de
Contr
ol

Rotulo

ROTULO.

FOLIACIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Almacenar
y
conservar
un
adecuado volumen documental es
prioridad dentro de la gestin
archivstica.
Una vez construido el expediente y cuando se este seguro que se encuentra completo se
procede a FOLIAR las unidades documentales atendiendo las recomendaciones tcnicas
dadas por el Archivo General de la Nacin -AGN.

IMPORTANTE: Foliar no es lo mismo que paginar.

Numeracin en archivos, se refiere nica y exclusivamente a foliacin, la cual ratifica la
ordenacin
Foliar los documentos habitualmente evitar que existan faltantes
inexplicables en la numeracin.

ANTECEDENTES SOBRE FOLIACIN DE DOCUMENTOS

A partir del siglo XIII, un momento en el que se

pretende dar orden y luz en la oscuridad sapiencial
de la Edad Media, experimentando continuos
cambios
sociales,
culturales,
econmicos,
intelectuales y con el surgimiento de las
universidades se universalizar la lectura y escritura,,
se dar la necesidad del libro y con ello se requerir
sealar el nmero de pginas.

Surgen las tcnicas de foliacin (numeracin del anverso del folio) y paginacin
(numeracin del anverso y el reverso), con el fin de evitar problemas en la
encuadernacin , en un contexto en el que se da importancia al saber escrito as
como a la distribucin y extensin de dicho saber.

PAUTAS BSICAS FOLIACIN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL

Beneficios:
Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento.
Es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control,
descripcin y de consulta (inventarios, formatos de control de prstamos,
TRD, TVD, guas, catlogos).
Permite preparar y es requisito ineludible para efectuar transferencias.
La foliacin es una tarea que prepara el documento para ejecutar procesos de
reprografa (microfilmacin o digitalizacin) y empastes.
Antes de iniciar el procedimiento la documentacin que ser objeto de foliacin debe estar previamente
depurada y ordenada retirando duplicados idnticos, folios en blanco, notas internas y documentos de
apoyo.
Los expedientes deben legajarse con un contenido mximo de 200 folios por cada unidad de
conservacin.
La HOJA DE CONTROL es un requisito en series documentales complejas y un instrumento de descripcin en el
cual se consigna el contenido del documento foliado (asuntos-contenidos-fechas).
En el rea de notas de la se deben relacionar anexos y otros soportes indicando el numero de folio al que hacen
referencia, las caractersticas extraordinarias y las referencias cruzadas.
La referencia cruzada consiste en un medio para dejar constancia mediante un testigo del lugar de destino de un
material retirado del expediente y a su vez en este se indicar la procedencia

PAUTAS GENERALES SOBRE LA FOLIACIN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL

Se deben foliar todos y cada uno de los expedientes de una serie, del
Archivo de Gestin de acuerdo a la TRD y las que van a ser objeto de
transferencia al Archivo Central o Archivo Histrico.
Se recomienda el uso LPIZ de mina negra y blanda tipo HB B, dado
que permite corregir una foliacin mal ejecutada y no altera la originalidad del
documento
NO se debe utilizar lpiz de mina roja ya que este color dificulta la captura
de imgenes en los equipos de microfilmacin y digitalizacin
NO se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao
irreversible al soporte papel.
La numeracin de los folios se realiza en la esquina superior derecha de
la cara recta (principal) del folio. Preferiblemente en el mismo sentido que
se encuentra el texto del documento (Horizontal-Vertical)
La numeracin debe ser legible y sin enmendaduras sobre un espacio en
blanco, sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
IMPORTANTE: Foliar no es lo mismo que paginar. Para efectos de ordenacin
documental se asigna un solo nmero en la cara principal de la hoja; mientras que la
paginacin tiene por objeto marcar la numeracin por pgina (lo escrito por cada
cara) en publicaciones.
Saba Usted: Que existe una prohibicin respecto del uso de Micropunta o esfero de
tinta hmeda para la produccin documental, esto para garantizar su permanencia y
durabilidad. (Circular 13 de1999)

PAUTAS BSICAS FOLIACIN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL

Cada unidad documental (expediente) tendr una sola foliacin
continua consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.
El nmero uno (1) asignado al primer folio (corresponde a la fecha
ms antigua del documento) que dio inicio al tramite en
consecuencia.
En el caso de requerir anular una numeracin previa o si se
presentaran errores en la foliacin y no es posible borrarla, sta se
anular con una lnea oblicua ( / ), evitando tachones.

NO se debe utilizar nmeros con el suplemento A, B, C, bis.

NO se deben foliar las pastas, ni las hojas guarda o folios
totalmente en blanco.
En el proceso de digitalizacin la numeracin se realizara en las pginas que contienen algn
grado de informacin y que ser capturada por los dispositivos pticos (ESCANER).
En el procesos tcnico de microfilmacin de requerirse numerar las dos caras del folio, se designara un nico
numero por hoja y se identificar junto al numero F/R (folio recto) a la cara principal y F/V (Folio vuelto) a la cara
anversa.

En series documentales complejas si el expediente se encuentra repartido en ms de una unidad de

conservacin la foliacin se ejecutar de forma tal que la segunda carpeta (Unidad de Conservacin) ser la
continuacin de la primera y as sucesivamente.
Ejemplo: contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurdicos, etc.)

Carpeta 1 de n (Folios 1 al 200); Carpeta 2 de n (Folios 201 al 400); Carpeta 3 de n (Folios 401 a n);.

FOLIACIN DE DOCUMENTOS Y EL DILIGENCIAMIENTO DE LA HOJA DE CONTROL

La documentacin cuyos folios estn sueltos y en blanco, se
retirarn. Se foliaran solo si se encuentran empastados o cosidos y
no es posible retirarlos.
Se registra esta condicin en la hoja de control.
Los documentos en formatos mayores al carta/oficio (planos,
mapas, dibujos, etc.), que se encuentren tendrn el nmero de folio
consecutivo que les corresponde, an cuando estn plegados.
Registrar en hoja de control.
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a una hoja, a sta se le
escribir su respectivo nmero de folio. Registrar en hoja de control (cantidad de documentos
adheridos, ttulo, asunto y fecha).
Siempre que hallan anexos impresos (folletos, boletines, peridicos,
revistas) que hagan parte del expediente, se numerarn como un solo
folio. Registrar en hoja de control (ttulo, ao y total de pginas)
Para fotografas de mayor formato (carta oficio) se foliarn en la cara
vuelta (al reverso), asignando un nmero para cada una de ellas. Para
una o varias fotografas en formato pequeo adheridas a una hoja, a
sta se le escribir
su respectivo nmero de folio. Registrar en hoja
de control.

ASPECTOS COMPLEMENTARIOS RESPECTO DE LA FOLIACIN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL

Las radiografas, diapositivas, negativos cuando hagan parte

de un expediente deben colocarse en un sobre de proteccin
(previamente foliado - antes de almacenar el material para evitar
marcas). Registrar en hoja de control (cantidad, tamao, color,
ttulo, asunto, fecha y otros datos)
En caso de unidades de conservacin como tomos y libros, que
ya vienen empastados, foliados y/o paginados de origen, puede
aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar
a mano. Registrar en hoja de control. (Cantidad de folios o
pginas).
Nota: Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejar esta
foliacin siempre y cuando en una unidad de conservacin no haya mas de una, en caso contrario, si
existiese ms de una, deber refoliarse todo el expediente (unidad de conservacin.)
NO se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una funcin de
conservacin (hojas de proteccin) como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico,
proteccin de fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por contacto.
NO se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales CD,
disquetes, videos, etc.) Registrar en hoja de control. (Dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen) Si se opta por separar este material se etiquetar y se har la
respectiva referencia cruzada.

BENEFICIOS DE LA PREPARACIN FISICA DE DOCUMENTOS

Antes

Despus

Con estas actividades obtendremos xito en nuestro compromiso de mejorar el

ndice de satisfaccin del ciudadano, materializado en la oportunidad, confianza,
seguridad, amabilidad y guarda de la fe pblica en las transacciones de la propiedad
inmobiliaria en Colombia.

Paquete de archivo en
estado natural.

Proceso de Digitalizacin.

Documentos almacenados.

Levantamiento de inventarios. Almacenamiento de archivos.

Depsitos de archivos.

PROTEJA SU SALUD:
Tenga en cuenta las normas bsicas de
Bioseguridad.
Evite el contacto con virus y bacterias
presentes en el polvo,
Se recomienda el uso de tapabocas y el lavado permanente de manos, siempre que se
tenga contacto con archivos.
Manipule cuidadosamente los archivos y evite cortaduras.

Cita un proverbio chino: "Cuando soplan vientos de cambio, hay quien construye muros de
proteccin, otros construyen molinos de viento".

La Conservacin de documentos consiste en el conjunto de medidas preventivas o correctivas

adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, orientadas a
evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y
estabilidad

Resolucin

5522

2012;

Depuracin/Eliminacin

documentos de apoyo y facilitativos.

Los funcionarios SNR al interior de sus dependencias, las
ORIP principales y seccionales del pas al interior de sus
dependencias deben llevar a cabo los procesos de seleccin,
depuracin y posterior eliminacin de los documentos, como
responsables de la documentacin producida y/o recibida.

Por la cual se deroga la Resolucin 2897 de 11 de abril de 2011 y se dan otras disposiciones

Acuerdo 002 de 2004 depuracin entendida

como el retiro de copias, y duplicados
Documento de apoyo: DEPURABLES
Copias mltiples ya organizados y tramitados
Folletos
Catlogos
Cursos a los que no se asisti.
Notas internas.
Papelera desactualizada y sin usar.
Portafolios. Publicidad (no asociados a contratos).
Copias de normatividad interna y externa (leyes,
decretos, acuerdos, resoluciones, circulares).
Fotocopias de artculos y extractos de libros.
De carcter social (tarjetas de invitacin, felicitacin)
Documentos en borrador.

Trmino
de
conservacin
soportes,
comprobantes y libros de contabilidad diez
(10) aos, contados a partir del 31 de
diciembre del perodo, sin perjuicio de las
normas especficas de conservacin
documental que sealen las autoridades
competente. numeral 353 del Plan General
de Contabilidad Publica
Cualquier eliminacin que quiera hacer con
base en las actuales Tablas TRD adoptadas
mediante resolucin 1891 de marzo 13 de
2009, se debe consultar con anticipacin al
Grupo de Gestin Documental.

Eliminacin Primaria:

Realizar Inventario debidamente diligenciado en el Formato nico de Inventario Documental, FUI_D.

Levantar un acta de eliminacin.
Enviar solicitud al Coordinador del Grupo de Gestin Documental, quien a su vez deber requerir
autorizacin al Comit de Administracin de Documentos.
La eliminacin de documentos se efectuar por medio del proceso de picado con el fin de
preservar el medio ambiente.

S.G.D.

Aprovechamiento de la herramienta
Tecnolgica

Es una Solucin de Administracin y Gestin Documental,

para organizar y administrar de manera efectiva nuestro
archivo, de acuerdo con las necesidades de la Entidad y segn
la Normatividad Archivstica

Vincula los procesos de manejo

fsico al documento digital,
(Recepcin,
Produccin
almacenamiento fsico Bodegaje,
Correspondencia,
Digitalizacin,
Indexacin, Flujos Documentales,
Administracin de Contenido y
Gestin de Procesos, etc.).
Permite consultar cualquier documento y visualizarlo en tiempo real,
sin necesidad de tener el fsico y de necesitarlo, saber
exactamente en donde se encuentra, adems de poder realizar
prestamos sin el riesgo que los documentos se extraven, y al
digitalizarlos mejora la consulta, los preserva y evita el dao
provocado por el mal uso o la constante manipulacin de quienes los
consultan.

Definir las actividades para la organizacin de paquetes de documentos pertenecientes a la serie

documental Registro de Matrcula Inmobiliaria; posterior al proceso de digitalizacin de documentos
misionales, con el fin de conformar los paquetes de stos, organizados por turnos, generados por el
aplicativo IRIS Documental, para garantizar la ordenacin fsica de los documentos del proceso
misional y su conservacin total.

Graficas: Clara Isabel Snchez Aldana

Bibliotecloga

Este documento se desarrollo atendiendo parmetros y lineamientos expresados entre otros de las siguientes fuentes
las cuales pueden ser consultadas cmo apoyo para ampliar la informacin y solucionar inquietudes:

Circular externa AGN 01 de 2003. Organizacin y conservacin de los documentos de archivo,

Circular 04 de 2003. D.A.F.P. A.G.N. Organizacin de las Historias Laborales
Circular 12 de 2004. D.A.F.P. A.G.N. Orientaciones cumplimiento circular 04 2003.
Circular 06 de 2011. A.G.N. Entrega de los archivos fsicos y electrnicos con ocasin del cambio de
administracin de las entidades territoriales.
Circular 01 de 2012 AGN. Competencias del personal encargado del manejo documental y archivstico
de las Entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas e inscripcin de proyectos
archivsticos en los planes de desarrollo.
Resolucin SNR 2053 1996. Comit de Administracin de Documentos.
Resolucin SNR 1891 2009. Adopta las tablas de retencin SNR.
Resolucin SNR 2897 2011.Por la cual se autoriza la eliminacin de los documentos de apoyo. En
proceso de modificacin.
Manual de Induccin Diciembre 2008.Superintendencia de Notariado y Registro.
Cartilla MECI Diciembre 2008. Modelo Estndar de Control Interno.Superintendencia de Notariado y
Registro.
Cartilla Sistema de Gestin de Calidad MECI Norma Tcnica de Gestin Pblica NTC GP 1000:2009
e ISO 90001:2008
Manual de Funciones Superintendencia de Notariado y Registro.
Sitio Web AGN: http://www.archivogeneral.gov.co
Sitio Web SNR: http://www.supernotariado.gov.co
Plan Estratgico Institutional PEI. 2012 2014
Las imgenes usadas fueron obtenidas de la pagina images/Google; respetando los derechos de autor.

TODOS APORTAMOS PARA MEJORAR.

Esta es la historia de un equipo de trabajo 4 personajes
llamados Cadauno, Alguien, Cualquiera, Ninguno .
Haba que realizar un trabajo importante y entonces...
Cadauno estaba seguro de que Alguien lo hara.
Cualquiera pudo haberlo hecho, pero Ninguno lo hizo.
Alguien se disgust por eso, ya que el trabajo era de Cadauno.
Cadauno pens que Cualquiera podra hacerlo, pero
Ninguno se dio cuenta de que
Cadauno no lo hara.
En conclusin,

Cadauno
culp
a
Alguien, cuando Ninguno
hizo lo que Cualquiera
poda haber hecho!!!.