REGLAMENTO GENERAL PARA LA

ADMINISTRACIN,
UTILIZACIN Y CONTROL DE LOS BIENES Y
EXISTENCIAS DEL SECTOR
PBLICO

MBITO GENERAL
CAPTULO 1

MBITO DE APLICACIN
Se aplicar para la administracin, utilizacin y control de los bienes y
existencias de propiedad de los organismos y entidades del sector
pblico. (Art. 225 CRE)

Para los bienes de terceros que por cualquier causa se hayan

entregado al sector pblico.

Ser de aplicacin para todos los servidores y servidoras, obreros y

obreras del sector pblico, a cuyo cargo se encuentre la custodia,
uso y control de los bienes del Estado.
No habr servidora y servidor que por razn de su cargo, funcin o
jerarqua se encuentre exenta o exento del cumplimiento de las
disposiciones del presente reglamento.

DE LAS PERSONAS Y ENTIDADES

RESPONSABLES
Las siguientes personas son las responsables de la administracin,
registro, control, cuidado y uso de los bienes de cada entidad:

Guardalmacn
o
Administrador
ao
Administrador
de Bienes,

Usuario final o
custodio
responsable,

Contador, y;

Custodio
Administrativo
.

DE LAS PERSONAS Y ENTIDADES

RESPONSABLES

Guardalmacn o Administrador de
Bienes:

Ser el responsable administrativo del

control en la inspeccin, recepcin,
registro,
custodia,
distribucin,
conservacin y baja de los bienes.

DE LAS PERSONAS Y ENTIDADES

RESPONSABLES

Usuario Final o Custodio

Responsable:

Ser el responsable del cuidado, uso,

custodia y conservacin de los bienes
asignados para el desempeo de sus
funciones.

DE LAS PERSONAS Y ENTIDADES

RESPONSABLES

Contador:

Ser el responsable del manejo y

registro del sistema contable de
bienes
de
larga
duracin
y
existencias.

DE LAS PERSONAS Y ENTIDADES

RESPONSABLES

Custodio Administrativo:

El
titular
de
cada
unidad
administrativa
de
la
entidad,
designar
a
los
Custodios
Administrativos, segn la cantidad de
bienes e inventarios existentes,
quienes mantendrn actualizados los
inventarios, registrando los ingresos,
egresos y traspasos conforme a las
necesidades de los usuarios.

DEL PROCEDIMIENTO Y CUIDADO

La mxima autoridad emitir polticas internas

para la correcta conservacin y cuidado de los
bienes pblicos.

La conservacin y el buen uso de los bienes y

existencias, ser de responsabilidad de los usuarios
finales o custodios responsables.

La identificacin, el registro, el almacenamiento,

la utilizacin y el consumo responsable de los
bienes institucionales estarn en concordancia con
la aplicacin de las buenas prcticas ambientales.

Las bodegas estarn adecuadamente ubicadas, con

instalaciones seguras y solo las personas que
laboran en la bodega tendrn acceso a las
instalaciones.

DEL PROCEDIMIENTO Y CUIDADO

Cada

institucin emitir las disposiciones administrativas

internas que permitan:

Dejar constancia obligatoria en un acta de entrega recepcin, al

momento de la entrega de bienes.

El Guardalmacn entregar los bienes mediante acta de entrega

recepcin, en la cual, constarn las condiciones y caractersticas de
los bienes entregados.

El Custodio Responsable velar por la buena conservacin de los

bienes entregados para su cuidado, administracin o utilizacin.

Realizar la entrega recepcin de los bienes con la intervencin del

Guardalmacn como representante de la unidad de Administracin
de Bienes, el Custodio de la unidad administrativa correspondiente,
y el Usuario Final del bien, cuando se produzca la renuncia,
separacin, destitucin, comisin de servicios o traslado
administrativo del servidor usuario final de los bienes a l
asignados.

DEL PROCEDIMIENTO Y CUIDADO

El
dao,
prdida,
destruccin del bien, por
negligencia o su mal uso
comprobados
por
la
autoridad competente, ser
de
responsabilidad
del
Usuario Final que lo tiene a
su cargo.

En los casos de prdida o

desaparicin de los bienes
por hurto, robo, abigeato,
fuerza mayor o caso fortuito
se estar a lo previsto en los
artculos 87 a 90 de este
reglamento.

REGLAMENTACIN INTERNA

Corresponde a los organismos y

entidades del sector pblico, el
implementar
su
propia
reglamentacin
relativa
a
la
administracin, uso y control de los
bienes del Estado, la misma que no
podr contravenir las disposiciones
del presente reglamento.

SEGUROS

La proteccin de los bienes incluye la

contratacin de plizas de seguro
necesarias para salvaguardarlos contra
diferentes riesgos que pudieran
ocurrir, se verificarn peridicamente
la vigencia y riesgos de cobertura de
las plizas

DE LOS BIENES Y
EXISTENCIAS
CAPTULO 2

BIENES DE LARGA
DURACIN
PARRAFO 1

SECCIN I: CLASIFICACIN DE BIENES

REQUISITOS

Para ser considerados como

bienes de larga duracin (BLD)
debern cumplir con los
siguientes requisitos:
A.

Ser propiedad de la Institucin,

B.

Estar destinado a actividades

administrativas y/o productivas,

C.

Generar beneficios econmicos futuros,

D.

Su vida til debe ser mayor a 1 ao, y;

E.

Su costo ser definido por el rgano

Rector de las Finanzas Pblicas.

SECCIN I: CLASIFICACIN DE BIENES

REGISTROS

Las adquisiciones y disminuciones de

bienes
de
larga
duracin,
no
depreciables, y; existencias dispondrn
de registros administrativos y contables,
conforme al POA y PAC.

El control de los inventarios se efectuar

mediante el mtodo de control de
inventarios Permanente o Perpetuo.

La informacin sobre ingresos y bajas se

har llegar peridicamente a la unidad
contable
para
la
valoracin,
actualizacin y conciliacin respectiva.

SECCIN I: CLASIFICACIN DE BIENES

IDENTIFICACIN

Todos los bienes de larga

duracin y de control
administrativo
llevarn
impreso un cdigo colocado
en una parte visible del
bien, permitiendo su fcil
identificacin y control, de
conformidad
con
el
Catlogo de Bienes del
Sector
Pblico
y
la
numeracin que produzca
la herramienta informtica
administrada por el MINFIN,
de forma automtica.

SECCIN I: CLASIFICACIN DE BIENES

CONTROL

El control de los bienes de larga

duracin y de control
administrativo se realizar
considerando los siguientes
aspectos:
a)

Por cada bien de forma individual

b)

Por componente del bien, y;

c)

Por el grupo de bienes.

SECCIN I: CLASIFICACIN DE BIENES

CONSTATACIN FSICA Y OBLIGATORIEDAD DE INVENTARIOS

En cada unidad administrativa se efectuar constatacin fsica

de los bienes, por lo menos una vez al ao, en el ltimo
trimestre, con el fin de controlar los inventarios en las
entidades y posibilitar los ajustes contables.

Podrn intervenir el Guardalmacn, el Custodio Administrativo,

y; el titular del rea Administrativa o su delegado.

Se presentar a la Mxima Autoridad un informe detallado de

resultados y novedades en la primera quincena del ao.

Se enviar copia a la Unidad Financiera para los registros

contables correspondientes.

Las actas e informes resultantes se presentarn con sus anexos

respectivos y firmas de responsabilidad.

En la constatacin de bienes inmuebles, se revisar que la

documentacin legal de propiedad de los mismos conste en los
registros de custodia de la unidad encargada de la
administracin de bienes y existencias o la que haga sus veces

SECCIN I: CLASIFICACIN DE BIENES

CONSTATACIN FSICA Y OBLIGATORIEDAD DE INVENTARIOS

De acuerdo a las disposiciones legales vigentes, la constatacin

dar validez a los procesos de baja, venta o donacin de los
bienes, con excepcin de los equipos informticos que
necesitarn el informe tcnico correspondiente.

Ventajas de realizar la Constatacin Fsica de Bienes:

Actualizar los inventarios,

Confirmar la ubicacin y existencia de los bienes,

Actualizar la informacin contable en los libros, y;

Determinar el Usuario Final en el uso de los bienes.

El incumplimiento de la los procedimientos de Constatacin

Fsica de los Bienes ser sancionado de conformidad a las normas
administrativas pertinentes. (LOSEP,LOCGE, y sus Reglamentos).

BIENES NO
DEPRECIABLES
(CONTROL
ADMINISTRATIVO)
PARRAFO 2

SECCIN I: CLASIFICACIN DE BIENES

REQUISITOS

Son bienes tangibles de propiedad

de la Institucin,

Tienen vida til superior a 1 ao,

Son utilizados en actividades de la

entidad,

Costo individual inferior al costo

fijado por el MINFIN para los BLD.

Estos bienes no sern sujetos a

depreciacin ni a revalorizacin.

SECCIN I: CLASIFICACIN DE BIENES

DEL CONTROL, IDENTIFICACIN, CONSTATACIN FSICA Y LA OBLIGATORIEDAD DE LOS
INVENTARIOS.

La responsabilidad del uso de estos bienes

ser del Usuario final.

Los registros de control, identificacin y

constatacin fsica para este tipo de
bienes ser el mismo asignado para los
bienes de larga duracin, contemplados en
los artculos 7, 8, 9, y 10 de este
reglamento.

La identificacin de los bienes no

depreciables
(control
administrativo)
incluir la peligrosidad, caducidad y/o
requerimiento de manejo especial en su
uso.

BIENES NO
DEPRECIABLES (DE LAS
EXISTENCIAS)
PARRAFO 3

SECCIN I: CLASIFICACIN DE BIENES

REQUISITOS

Las existencias sern reconocidas como tal

siempre y cuando cumplan los siguientes
requisitos:

a)

Ser de propiedad de la institucin;

b)

Son tangibles;

c)

Son fungibles, es decir, poseen una vida corta

aproximada a un ao, dado que son utilizadas
para el consumo, transformacin o venta;

d)

Estar destinados a cumplimiento misional y

uso institucional.

SECCIN I: CLASIFICACIN DE BIENES

REGISTROS

Estos registros sern controlados mediante el mtodo

de control de inventarios Permanente o Perpetuo,
con la emisin y legalizacin de documentos de
ingresos y egresos de bodega llevados en la unidad
administrativa encargada de su manejo.

La documentacin relativa al movimiento de ingresos

y egresos se remitir peridicamente a la unidad
contable para la valoracin, actualizacin y
conciliacin respectiva.

El Custodio Administrativo de cada unidad

administrativa llevar una hoja de control por
existencias, en la que constar: identificacin y
descripcin de los inventarios, fecha, cantidad,
nombre por Usuario Final, y firma.

SECCIN I: CLASIFICACIN DE BIENES

DEL CONTROL, CONSTATACIN FSICA Y LA OBLIGATORIEDAD DE LOS INVENTARIOS.

El guardalmacn entregar las existencias a la Unidad

Administrativa solicitante.

El titular de la unidad administrativa delegar al

Custodio Administrativo designado para efectuar las
siguientes funciones: recepcin, administracin,
control, custodia, y distribucin de la existencias.

El Custodio Administrativo indicar sobre las

necesidades del rea a la que pertenece, previa la
autorizacin.

La constatacin fsica deber efectuarse por lo menos

una vez al ao, en el ltimo trimestre

Se presentar un informe sucinto a la mxima

autoridad de la entidad, en la primera quincena de
cada ao.

DE LAS ADQUISICIONES
CAPITULO 3

PROCESO DE ADQUISICIN

La adquisicin o arrendamiento de bienes

de las entidades y organismos del sector
pblico, se realizar en base al Plan Anual
de Contratacin (PAC), el mismo que ser
ingresado al Sistema Oficial de
Contratacin Pblica del Ecuador

El PAC se podr reformar por la mxima

autoridad o su delegado, mediante
resolucin debidamente motivada y
publicada en el SERCOP

Para efectuar las adquisiciones, las

entidades y organismo del sector pblico
podrn emitir su propio reglamento
interno y/o disposiciones administrativas,
de acuerdo a los requerimientos
institucionales.

INSPECCIN Y RECEPCIN

Los bienes sern recibidos y

examinados por el Guardalmacn o
quien haga sus veces, se har el
ingreso respectivo a travs de un
sistema informtico, donde se
registrar las caractersticas del bien,
ubicacin y custodio respectivo.

Si en la recepcin se encontrar
novedades, no se recibir los bienes,
y se comunicar a la mxima
autoridad o a su delegado, es
importante mencionar que si no se ha
cumplido las estipulaciones
contractuales y las especificaciones
tcnicas no podrn ser recibidos los
bienes.

DEL EGRESO DE BIENES

CAPTULO 4

INSPECCIN TCNICA

Una vez obtenido los resultados de

la constatacin fsica efectuada, se
informar al titular de la entidad o a
su delegado, los bienes inservibles,
obsoletos o bienes que se han
dejado de usar.

En el caso de equipos informticos,

elctricos, electrnicos, maquinaria
y vehculos se adjuntar un informe
tcnico elaborado por la unidad
especializada de acuerdo al tipo del
bien,

ENAJENACIN MEDIANTE REMATE

SECCIN 1

PROCEDENCIA DE REMATE
Si

del informe a que se refiere el artculo

anterior se desprende que los bienes son
inservibles u obsoletos o se hubieren dejado de
usar, pero son susceptibles de venta, se los
rematar, previa resolucin de la mxima
autoridad de la institucin o su delegado.

Las

entidades y empresas del sector pblico

que tengan personera jurdica, patrimonio
propio y administracin autnoma podrn
vender directamente, sin necesidad de
proceder a remate sus aeronaves, naves,
buques, aparejos y otros bienes de similares
caractersticas o que estn sujetos, por su
naturaleza, a condiciones particulares de
comercializacin, para lo cual la mxima
autoridad de la entidad solicitar previamente
un informe tcnico en el que se determine si
los bienes son obsoletos, inservibles o fuera de
uso, que su operacin y mantenimiento
resultan antieconmicos para la entidad, y se
justifique plenamente que el proceso de
remate resultara inconveniente.

EMBLEMAS Y LOGOTIPOS

Antes de la entrega recepcin de los

bienes, que se transfieren a cualquier
ttulo, debern ser borrados los
logotipos, insignias y ms distintivos
de la entidad pblica, as como
retiradas las placas, y canceladas las
matrculas o oficiales.

JUNTA DE REMATES
Para

el remate de bienes muebles e inmuebles,

cada entidad u organismo conformar una
Junta de Remates que estar integrada por la
mxima autoridad o su delegado quien lo
presidir, el titular de la unidad financiera o
quien haga sus veces, el titular de la unidad
administrativa o quien haga sus veces; y un
abogado de la entidad u organismo quien
actuar como Secretario de la Junta; a falta de
abogado actuar como Secretario de la Junta,
el titular de la unidad administrativa de la
entidad u organismo, segn los casos.

FORMAS DE REMATE

El remate de bienes muebles podr efectuarse

al martillo, con la concurrencia de la mxima
autoridad o su delegado y el titular de la
unidad financiera su delegado; el titular
administrativo su delegado; el martillador
pblico ser uno de los que conste en la lista
de idneos a las que se refiere el artculo 308
del Cdigo Orgnico de la Funcin Judicial. A
juicio de la mxima autoridad podr realizarse
el remate de bienes muebles mediante
concurso de ofertas en sobre cerrado, previa
decisin por escrito de la mxima autoridad.

LOS AVALOS

El

avalo de los bienes muebles lo

realizarn servidores que posean los
conocimientos cientficos, artsticos o
tcnicos y la experiencia necesaria para
valorar los bienes designados por la mxima
autoridad, quienes considerarn el valor
comercial actual, el precio de adquisicin,
el estado actual, el valor de bienes
similares en el mercado y, en general, todos
los elementos que ilustren su criterio en
cada caso, de manera que se asigne su valor
razonable o valor realizable neto.

SEALAMIENTO PARA REMATE

La

Junta de Remates, sealar el lugar, da y

hora que se realizar la diligencia de remate.
La fecha del remate ser ocho das despus
del ltimo aviso.
Si en el da del remate no se recibieren
ofertas, la Junta de Remates proceder a
realizar un segundo sealamiento, observando
las disposiciones aplicables de esta seccin. Si
en el primer o segundo sealamiento se
produjere la quiebra del remate, se estar a lo
previsto en el artculo 35 de este reglamento.

AVISOS DE REMATE

La Junta de Remates sealar:

a) El lugar, da y hora del remate;

b) La descripcin completa y el estado o condicin de los

bienes;
c) El valor base del remate;
d) El lugar, das y horas en que puedan ser
inspeccionados los bienes por los interesados; y,
e) La indicacin de que el remate se realizar
al martillo o en sobre cerrado, de acuerdo a
lo resuelto por la mxima autoridad.

BASE DE REMATE

En el primer sealamiento, la base del

remate ser el valor del avalo; en
caso de no efectuarse se dejar
constancia en un acta suscrita por los
miembros de la Junta de Remate; y, se
realizar un segundo sealamiento,
tomando como base el cien por ciento
de dicho avalo. La Junta en el
segundo sealamiento, proceder de
acuerdo con los artculos 26 y 27 de
este reglamento.

PARTICIPANTES EN EL REMATE

Podrn intervenir en el remate las

personas capaces para contratar,
personalmente o en representacin
de otras. No podrn intervenir por s
ni por interpuesta persona, quienes
fueren servidores pblicos de la
institucin u organismo pblico que
efectuare el remate, ni su cnyuge o
conviviente en unin libre, ni
parientes dentro del cuarto grado de
consanguinidad o segundo de

NULIDAD DEL REMATE

El remate ser nulo en los siguientes

casos:

1. Si se verifica en da distinto del

sealado por la Junta de Remates.

2. Si no se han publicado los avisos

sealados en el artculo 27 de este
reglamento.

La nulidad ser declarada de oficio o a

peticin por parte la mxima autoridad
de la institucin.

DEL COMODATO Y DE LOS

TRASPASOS DE BIENES MUEBLES E
INMUEBLES ENTRE ENTIDADES DEL
SECTOR PUBLICO

TRASPASO

Traspaso es el cambio de asignacin

de un bien mueble o inmueble que se
hubiera vuelto innecesario o intil
para una entidad u organismo en favor
de otro, dependiente de la misma
persona jurdica, que requiere para el
cumplimiento de sus fines, como es el
caso de los ministerio de Estado o sus
dependencias.

Cuando intervengan dos personas

jurdicas distintas no habr traspaso
sino donacin.

Traspaso a tiempo Fijo

menor
de

Podr efectuarse el traspaso a perpetuidad o a plazo o tiempo fijo, en este caso no ser
un
ao
ni
mayor
de
cinco
aos.

Acuerdo: Las mximas autoridades o sus delegados de las entidades u organismos

que intervenga, autorizaran la celebracin del traspaso mediante acuerdo entre las
partes.
Extincin, fusin y adscripcin: En los casos de extincin, fusin, adscripcin u otros
similares de una entidad u organismo, el acuerdo al que se refiere el articulo
anterior y el acta que se levante, sern suscritos por las mximas o sus delegados o
por los servidores encargados de los bienes, salvo lo que se disponga en las leyes o
decretos ejecutivos respectivos
Contrato de Comodato o Prstamo de uso: Cuando dos personas jurdicas distintas,
quisieran que una de ellas entregue gratuitamente a la otra, especies, bienes
muebles o inmuebles, podrn celebrar un contrato de comodato o prstamo de uso,
sujetndose a las normas especiales propias de esta clase de contrato.

La entrega recepcin

Procedencia: para que proceda la entrega recepcin entre guardalmacenes de

bienes o quienes hagan sus veces, ser necesario la caucin del servidor
entrante se encuentre vigente.

Inspeccin y entrega recepcin: una vez concluido el trmite de adquisiciones

de bienes, el proveedor proceder a la entrega de los bienes a la entidad los
que sern inspeccionados, verificados y recibidos por el guardalmacn y
dems servidores asignados para el efecto segn la normativa vigente.

Designacin : En los casos en que intervenga en la entrega recepcin un

servidor asignada, la designacin deber estar por escrito.

Servidor fallecido o ausente: de no haber legitimarios o herederos ni fiadores

o negativa de estos para suscribir las actas se contara con la intervencin de
un notario de la respectiva jurisdiccin.
ENTREGA RECEPCION DE REGISTROS Y ARCHIVOS Y DE OTROS BIENES

Procedencia

Actualizacin

Procedimientos

Entrega recepcin de Bienes

DE LAS BAJAS

Procedencia de las bajas: si los bienes fueren inservibles, esto es, que no sean
susceptibles de utilizacin conforme al articulo 20 de este reglamento.

Procedimiento: la mxima autoridad, previo informe del titular de la unidad

administrativa, ordenara que se proceda con la destruccin de los bienes..

Obras Beneficencia: en el caso de bienes inservibles para la institucin, estos

sern dados en donacin a entidades del sector privado que realicen labor
social u obras beneficencia.

Reposicin de bienes, restitucin de su valor o reemplazo del bien:

GRACIAS