GESTIN DE LAS

COMUNICACIONES
DEL PROYECTO
PMBOK QUINTA EDICIN
Expositores:
Paul Gualambo
Jonathan Chivilchez

INCLUYE LOS PROCESOS REQUERIDOS PARA ASEGURAR QUE

LA:
Planificaci
n
Disposicin
Final

Control y
Monitoreo

Gestin

Recopilaci
n

Distribuci
n

Almacenamien
to

Recuperaci
n
La informacin del proyecto sean comunicados en los momentos
oportunos y adecuados

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL

PROYECTO PMBOK CUARTA EDICION VS
QUINTA EDICION

GRUPO DE
PROCESOS DE
INICIACIN
IDENTIFICAR A LOS
INTERESADOS

CUARTA
EDICIN
GRUPO
DE
PROCESOS DE
PLANIFICACIN

GRUPO DE
PROCESOS DE
EJECUCIN

GRUPO DE
PROCESOS DE
SEGUIMIENTO Y
CONTROL

PLANIFICAR LAS
COMUNICACIONES

DISTRIBUIR LA
INFORMACIN

INFORMAR EL
DESEMPEO

GESTIONAR LAS
EXPECTATIVAS DE
LOS INTERESADOS

GRUPO DE PROCESOS DE
PLANIFICACIN

PLANIFICAR LA GESTIN DE
LAS COMUNICACIONES

QUINTA
EDICIN
GRUPO DE PROCESOS DE
EJECUCIN

GRUPO DE PROCESOS DE
MONITOREO y CONTROL

GESTIONAR LAS
COMUNICACIONES

CONTROLAR LAS
COMUNICACIONES

PLANIFICAR LA
GESTIN DE LAS
COMUNICACIONES

GESTIONAR LAS
COMUNICACIONES

CONTROLAR LAS
COMUNICACIONES

1. ENTRADAS
1.1 PLAN PARA LA DIRECCIN
DEL PROYECTO
1.2
REGISTRO
DE
INTERESADOS
1.3 FACTORES AMBIENTALES DE
LA EMPRESA

1. ENTRADAS
1.1 PLAN DE GESTIN DE LAS
COMUNICACIONES
1.2 INFORMES DE DESEMPEO
DEL TRABAJO
1.3 FACTORES AMBIENTALES DE
LA EMPRESA
1.4 ACTIVOS DE LOS PROCESOS
DE LA ORGANIZACIN

1. ENTRADAS
1.1 PLAN PARA LA DIRECCIN
DEL PROYECTO
1.2
COMUNICACIONES
DEL
PROYECTO
1.3 REGISTRO DE INCIDENTES
1.4 DATOS DE DESEMPEO DEL
TRABAJO
1.5 ACTIVOS DE LOS PROCESOS
DE LA ORGANIZACIN

2.
HERRAMIENTAS
y
TCNICAS
2.1 ANLISIS DE REQUISITOS
DE COMUNICACIN
2.2
TECNOLOGAS
DE
LA
COMUNICACIN
2.3
MODELOS
DE
COMUNICACIN
2.4
MTODOS
DE
COMUNICACIN
2.5 REUNIONES
3. SALIDAS
3.1 PLAN DE GESTIN DE LAS
COMUNICACIONES
3.2 ACTUALIZACIONES A LOS
DOCUMENTOS DEL PROYECTO

2.
HERRAMIENTAS
y
TCNICAS
2.1
TECNOLOGIA
DE
LA
COMUNICACIN
2.2
MODELOS
DE
COMUNICACIN
2.3
MTODOS
DE
COMUNICACIN
2.4 SISTEMAS DE GESTIN DE
LA INFORMACIN
2.5 INFORMES DE DESEMPEO

2.
HERRAMIENTAS
Y
TCNICAS
2.1 SISTEMAS DE GESTIN DE
LA INFORMACIN
2.2 JUICIO DE EXPERTOS
2.3 REUNIONES
3. SALIDAS
3.1
INFORMACIN
DE
DESEMPEO DEL TRABAJO
3.2 SOLICITUDES DE CAMBIO
3.3 ACTUALIZACIONES AL PLAN
PARA
LA
DIRECCION
DEL
PROYECTO
3.4 ACTUALIZACIONES A LOS
DOCUMENTOS DEL PROYECTO
3.5 ACTUALIZACIONES A LOS
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE
LA ORGANIZACIN.

3. SALIDAS
3.1
COMUNICACIONES
DEL
PROYECTO
3.2 ACTUALIZACIONES AL PLAN
PARA
LA
DIRECCIN
DEL
PROYECTO
3.3 ACTUALIZACIONES A LOS
DOCUMENTOS DEL PROYECTO
3.4LAACTUALIZACIONES
A LOS
DESCRIPCION GENERAL DE
GESTIN DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE

PLANIFICAR LA
GESTIN DE LAS
COMUNICACIONES

LA SIGUIENTE ES UNA LISTA DE LOS ERRORES MS COMUNES

DENTRO DE LAS COMUNICACIONES:
NO PREGUNTAR A LAS PERSONAS QU INFORMACIN NECESITAN
Y CUNDO.
NO PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES PARA TODOS LOS
INTERESADOS.
NO PERSONALIZAR LOS ESTNDARES DE COMUNICACIN
DENTRO DE LA ORGANIZACIN A LAS NECESIDADES DEL
PROYECTO.
NO UTILIZAR MLTIPLES MTODOS DE COMUNICACIN.
NO CONFIRMAR QUE LA COMUNICACIN ES REALMENTE
RECIBIDA Y ENTENDIDA.
NO PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES CON CADA INTERESADO
EN BASE A SUS
NECESIDADES E INTERESES INDIVIDUALES.
OLVIDAR INCLUIR PERSONAS TALES COMO LOS JEFES DE LOS
MIEMBROS DEL EQUIPO EN LA LISTA DE INTERESADOS.

ES EL PROCESO QUE IDENTIFICA Y DOCUMENTA EL ENFOQUE A

UTILIZAR PARA COMUNICARSE CON LOS INTERESADOS DE LA
MANERA MAS EFICAZ Y EFICIENTE.
LOS RESULTADOS DEL PROCESO PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS
COMUNICACIONES DEBEN REVISARSE CON REGULARIDAD A LO
LARGO DEL PROYECTO Y MODIFICARSE DE SER NECESARIO PARA
ASEGURAR UNA CORRECTA APLICABILIDAD.

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE PLANIFICAR LA GESTION

DE LAS COMUNICACIONES
GESTIN DE LAS
COMUNICACIONES DEL PROYECTO

ORGANIZACIN
ORGANIZACIN

4.2
4.2
DESARROLLAR
DESARROLLAR
EL
EL PLAN
PLAN PARA
PARA LA
LA
DIRECCIN
DIRECCIN DEL
DEL
PROYECTO
PROYECTO

13.1
IDENTIFICAR
13.1 IDENTIFICAR
A
A LOS
LOS
INTERESADOS
INTERESADOS
(REGISTRO)
(REGISTRO)

ACTIVOS DE
LOS PROCESOS
DE LA
ORGANIZACIN
FACTORES
AMBIENTALES
DE LA
EMPRESA

PLAN PARA
LA
DIRECCIN
DEL
PROYECTO

REGISTRO DE
INTERESADO
S

10.1
10.1 PLANIFICAR
PLANIFICAR
LA
LA GESTIN
GESTIN DE
DE
LAS
LAS
COMUNICACIONE
COMUNICACIONE
S
S

ACTUALIZACI
N DE LOS
DOCUMENTO
S DEL
PROYECTO

DOCUMENTOS
DOCUMENTOS DEL
DEL
PROYECTO
PROYECTO

PLAN DE GESTION DE LAS

COMUNICACIONES

10.2
GESTIONAR
10.2 GESTIONAR
LAS
LAS
COMUNICACIONE
COMUNICACIONE
S
S

13.3
13.3 GESTIONAR
GESTIONAR
LA
LA
PARTICIPACIN
PARTICIPACIN
DE
DE LOS
LOS
INTERESADOS
INTERESADOS

PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

ENTRADAS

1. PLAN PARA LA
DIRECCIN DEL
PROYECTO
2. REGISTRO DE I
NTERESADOS
3. FACTORES
AMBIENTALES
DE LA EMPRESA
4. ACTIVOS DE LOS
PROCESOS DE
LA
ORGANIZACIN

HERRAMIENTA
SY
TCNICAS
1. ANLISIS DE
REQUISITOS DE
COMUNICACIN
2. TECNOLOGA DE
LA
COMUNICACIN
3. MODELOS DE
COMUNICACIN
4. METDOS DE
COMUNICACIN
5. REUNIONES

SALIDAS
1. PLAN DE GESTI
N DE LAS COM
UNICACIONES
2. ACTUALIZACION
ES A LOS
DOCUMENTOS
DEL PROYECTO

LANIFICAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS

1. ANALISIS DE REQUISITOS DE COMUNICACIN
Determina las necesidades de informacin de los interesados del
proyecto. Los recursos del proyecto deben usarse nicamente para
comunicar informacin que contribuya al xito de proyecto.
Cantidad de Canales = n (n-1) /2
potenciales

Ejem: 10 (10-1)/2= 45 canales

Por lo tanto es clave para las comunicaciones determinar y delimitar

quien se comunicar con quin y de quin se recibir que informacin.
2. TECNOLOGA DE INFORMACIN
Los mtodos para transferir informacin entre los interesados del
proyecto pueden variar considerablemente, desde conversaciones
breves, simple o complejas reuniones hasta materiales extensos que se
puedan acceder en lnea (sitios web). Entre los factores que influyen
para la seleccin podemos mencionar:
La urgencia de la necesidad de la informacin
La disponibilidad de la tecnologa
Facilidad de uso
Entorno del proyecto
Sensibilidad y confidencialidad de la informacin

3. MODELOS DE COMUNICACIN
La secuencia bsica de pasos de un modelo bsico de
comunicacin es la siguiente:

4. METODOS DE COMUNICACIN
Comunicacin interactiva: dos o mas partes realizan
intercambio de informacin de tipo multidireccional
(reuniones, llamadas telefnicas, videoconferencias, etc.)
Comunicacin de tipo push (empujar): Este mtodo
implica un flujo de informacin unilateral. El emisor
proporciona la informacin a las personas que la
necesitan pero no espera retroalimentacin a cambio.
(actualizaciones enviadas por email, memorandos,
correos de voz, etc.)
Comunicacin de tipo pull (tirar): En este mtodo, se
ubica la informacin en un lugar central. Los receptores
son luego responsables de recuperar, o pulling, la
informacin de ese lugar. Este mtodo es utilizado para
distribuir grandes documentos o enviar informacin a
muchas personas.
5. REUNIONES
La necesidad de debates y dialogo entre los miembros del
equipo del proyecto es importante a fin de determinar la

GESTIONAR LAS
COMUNICACIONES

Generar

Informaci
n

Almacenamien
to

Recopilar

Recuperar

Distribuir

Disposici
n

El beneficio principal de este proceso, es permitir un flujo

de comunicacin eficaz y eficiente a los interesados del
proyecto

GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

ENTRADAS

1.PLAN DE
GESTIN DE LAS
COMUNICACIONES
.
2.INFORMES DE
DESEMPEO DEL
TRABAJO .
3. FACTORES
AMBIENTALES DE
LA EMPRESA.
4. ACTIVOS DE
LOS PROCESOS
DE LA
ORGANIZACIN

HERRAMIENTAS
Y
TCNICAS
1 . TECNOLOGA
DE LA
COMUNICACIN.
2. MODELOS DE
COMUNICACIN.
3.MTODOS DE
COMUNICACIN.
4.SISTEMAS DE
GESTIN DE LA
INFORMACIN.
5.INFORMES DE
DESEMPEO

SALIDAS
1.

2.

COMUNICACIONE
S DEL
PROYECTO.

ACTUALIZACION
ES AL PLAN PARA
LA DIRECCIN
DEL PROYECTO.
3.ACTUALIZACIONE
S A LOS
DOCUMENTOS
DEL PROYECTO
4.ACTUALIZACIONE
S A LOS ACTIVOS
DE LOS

GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: ENTRADAS

1. PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES
Describe la forma en que se planificarn ,estructuraran
,monitorearan y
controlaran las comunicaciones del proyecto.
2. INFORMES DE DESEMPEO DEL TRABAJO
Son una recopilacin de informacin sobre el desempeo y el
estado del proyecto que puede utilizarse para facilitar la discusin y
crear comunicaciones
3. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA
La cultura y la estructura de la Organizacin
Los estndares y las normativas gubernamentales
El sistema de informacin para la direccin de proyectos.
4. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN
Las polticas ,procedimientos ,procesos y guas relativos a
la gestin de las comunicaciones.
Las plantillas
Informacin histrica y lecciones aprendidas.

ESTIONAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS

1. TECNOLOGA DE LA COMUNICACIN
La seleccin de la tecnologa de la comunicacin es una
consideracin
importante
del
proceso
Gestionar
las
Comunicaciones, el fin principal es asegurar que la eleccin sea
adecuada para la informacin que esta siendo comunicada

Interesados del proyecto

Transferir
informacin

2. MODELOS DE COMUNICACIN
La eleccin de los modelos de comunicacin es una consideracin
importante de este proceso, el fin principal es asegurar que el
modelo de comunicacin elegido sea el adecuado para el proyecto
que se esta ejecutando y que se identifiquen y gestionen todas las
barreras(ruido).

Cod
ifi
n

cac

Ruido

Mensaje

Emisor

Medio
Retroalimentacin Mensaje
Ruido

Receptor
ac
c
fi
di
o
c
De in

3.

MTODOS DE COMUNICACIN
La eleccin de los mtodos de comunicacin es una consideracin
importante de este proceso, el fin principal es asegurar que la
informacin que ha sido generada y distribuida haya sido recibida y
comprendida para permitir la respuesta y la retroalimentacin.

4. SISTEMA DE GESTIN DE LA INFORMACIN

La informacin del proyecto se gestiona y distribuye mediante la
utilizacin de diferentes herramientas:
Gestin de documentos impresos: cartas, memorandos.
Gestin de comunicaciones electrnicas: correo electrnico ,fax
,correo de voz
telfono ,videoconferencias
Herramientas electrnicas para direccin de proyectos :software
de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales .
5. INFORMES DE DESEMPEO
Informar el desempeo es el acto de recopilar y distribuir informacin
de desempeo incluidos informes de estado, mediciones del avance y
pronsticos. Pueden incluir:
El anlisis del desempeo pasado
El anlisis de proyecciones del proyecto (tiempos y costos)
El estado actual de los riesgos e incidentes
El trabajo completado durante el periodo

GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

1. COMUNICACIONES DEL PROYECTO
El proceso Gestionar las comunicaciones incluye las actividades
requeridas para crear , distribuir ,recibir ,confirmar y comprender la
informacin.
Informes de desempeo, estado de los entregables ,el avance
del cronograma y los costos incurridos.
Influenciadas por factores como la urgencia y el impacto del
mensaje
2.

ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCIN DE

PROYECTO
El plan para la direccin del proyecto proporciona informacin
sobre las lneas base del proyecto, la gestin de las comunicaciones
y la gestin de los interesados.

3. ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

Registro de incidentes
Cronograma del proyecto
Requisitos de financiamiento del proyecto

4. ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA

ORGANIZACIN
Notificaciones a los interesados
Informacin que puede suministrarse a los interesados
sobre incidentes resueltos
estado general del proyecto.
Informes del proyecto
Formales e informales describen el estado del proyecto
incluyen lecciones
aprendidas ,los registros de incidentes.
Presentaciones del proyecto
La informacin y el mtodo de presentacin deben ser
relevantes
respecto a las necesidades de la audiencia.
Retroalimentacin de los interesados
La informacin relativa a las operaciones del proyecto que se
recibe de los interesados se distribuye y utiliza para modificar el
desempeo futuro del proyecto.
Documentacin de lecciones aprendidas
Esta documentacin incluye las causas de los incidentes ,y
otros
tipos de lecciones aprendidas sobre gestin de las
comunicaciones.

CONTROLAR LAS
COMUNICACIONES

EL PROCESO DE MONITOREAR Y CONTROLAR LAS

COMUNICACIONES A LO LARGO DE TODO EL CICLO DE VIDA DEL
PROYECTO PARA ASEGURAR QUE SE SATISFAGAN LAS
NECESIDADES DE INFORMACIN DE LOS INTERESADOS DEL
PROYECTO

DISTRIBUIR
INFORMACI
N

EL BENEFICIO PRINCIPAL DE ESTE PROCESO ES DE ASEGURAR

UN FLUJO PTIMO DE INFORMACIN ENTRE TODOS LOS
PARTICIPANTES DE LA COMUNICACIN

CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

ENTRADAS
1. PLAN PARA LA
DIRECCIN DEL
PROYECTO
2.COMUNICACION
ES DEL PROYECTO
3. REGISTRO DE
INCIDENTES
4. DATOS DE
DESEMPEO DEL
TRABAJO
5.ACTIVOS DE LOS
PROCESOS DE LA
ORGANIZACIN

HERRAMIENT
AS Y
TCNICAS
1 . SISTEMAS DE
GESTIN DE LA
INFORMACIN
2. JUICIOS DE
EXPERTOS
3. REUNIONES

SALIDAS
1. INFORMACIN
DE DESEMPEO
DEL TRABAJO.
2. SOLICITUDES DE
CAMBIO.
3.ACTUALIZACIONE
S AL PLAN PARA
LA DIRECCIN
DEL PROYECTO.
4.ACTUALIZACIONE
S A LOS
DOCUMENTOS
DEL PROYECTO.
5.ACTUALIZACIONE
S A LOS ACTIVOS
DE LOS

CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS

Y TCNICAS

1. SISTEMAS DE GESTIN DE INFORMACIN

Proporciona un conjunto de herramientas estndar
para que el director del proyecto capture
,almacene y distribuya a los interesados la
informacin relativa a los costos, al avance del
cronograma y al desempeo del proyecto. Las
herramienta grficas se pueden utilizar para crear
representaciones visuales de la informacin sobre
el desempeo del proyecto.
2. JUICIOS DE EXPERTOS
El equipo del proyecto recurre al juicio de expertos
para evaluar el impacto de las comunicaciones del
proyecto. Es necesario con relacin a detalles
tcnicos y de gestin, como por ejemplo:

3. REUNIONES
Proporciona un conjunto de herramientas
estndar para que el director del proyecto
capture ,almacene y distribuya a los interesados
la informacin relativa a los costos, al avance del
cronograma y al desempeo del proyecto. Las
herramienta graficas se pueden utilizar para
crear representaciones visuales de la informacin
sobre el desempeo del proyecto.

CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

1. INFORMACIN DE DESEMPEO DEL TRABAJO

La informacin de desempeo del trabajo
organiza y resume
los datos de
desempeos recopilados. Esta informacin se
comunica a los interesados adecuados.

2. SOLICITUDES DE CAMBIO
El proceso controlar las comunicaciones a menudo conduce a la
necesidad de ajuste , de accin y de intervencin como resultado se
generaran solicitudes de cambio como salidas y pueden dar lugar a:
Estimaciones de costos nuevas o revisadas ,secuencia de
actividades , fechas programadas ,necesidades de recursos.
Ajustes al plan para la direccin del proyecto.
Recomendaciones de acciones correctivas que pueden ajustar el
desempeo futuro del proyecto.
Recomendaciones de acciones preventivas que reducen la
probabilidad de incurrir en un desempeo negativo.

SOLICITU
D DE
CAMBIO

Necesidad
de ajustes
Las
acciones
,intervenci
ones

3.
ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA
DIRECCIN DEL PROYECTO
Se puede realizar actualizaciones al plan de
gestin de las comunicaciones y a otros
componentes del plan para la direccin del
proyecto (planes de administracin de los
interesados)
4. ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS
DEL PROYECTO
Pronsticos
Informes de desempeo y registro de
incidentes.
5. ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS
PROCESOS DE LA ORGANIZACIN

MUCHAS GRACIAS !!!!