El procedimiento de compras

Administracin de compras

El acto de comprar es uno de los ms antiguos de la humanidad, cuando

en la edad de piedra se les ocurri intercambiar una cosa con otra (o

mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las
ventas.

En 1961, en los Estados Unidos de Norteamrica empezaba a hablarse

de la administracin de materiales, hasta que despus de 20 aos la
administracin y control de compras madur.

En Mxico, dicha administracin era incipiente y lacerante en cuanto a

su manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran

simplemente departamentos de coloca pedidos, las requisiciones
llegaban con proveedores ya escogidos en las reas tcnicas,
negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo
administrativo que realizaba el llamado departamento de compras

 Por lgica, las personas encargadas de esos departamentos eran prcticas,

no contaban con preparacin en el manejo del rea en la que se

encontraban; las funciones que realizaban estaban completamente
desligadas de la funcin de compras y, en general, la organizacin de la
funcin misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y de
control.
Hoy en da muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior
situacin, por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su
personal se prepare mejor e involucrarlos ms en otras funciones afines.

Empero, cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se prepare

mejor e involucrarlos ms sobre el rea, result ser un verdadero desastre: los

modelos norteamericanos de funciones, flujograma, y jerarqua mal aplicada,
desenlazaron en departamentos de abastecimiento, aprovisionamiento,
proveedura, suministros, y hasta de adquisiciones en Mxico. Todos ellos
conforman la actividad misma de compras.

qu es comprar?
Es adquirir una cosa a cambio de cierta

cantidad de dinero. Esta descripcin nos

conlleva al proceso administrativo; el
departamento de compras lleva un papel
muy
importante
dentro
de
la
administracin de operaciones, por lo que
es necesario introducirnos en este tema.

1. COMPRAS
COMPRAS

PROCESO DE
COMPRAS

INFORMACIN DE
LAS COMPRAS

VERIFICACIN DE
LOS PRODUCTOS
COMPRADOS

PROCESO DE COMPRAS
La organizacin debe asegurarse de que el producto adquirido
cumple los requisitos de compra especificados.

La organizacin debe evaluar y seleccionar los proveedores en

funcin de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con
los requisitos de la organizacin.

PROCESO DE COMPRAS
Cmo se puede verificar la conformidad de los productos
comprados?

Es indispensable tener bien definido el producto/servicio a adquirir.

Se debe tener una buena comunicacin con los departamentos que
van a utilizar el producto/servicio para:

1) Identificar la criticidad.
2) Posibilidad de trasladar mayor responsabilidad al suministrador.

PROCESO DE COMPRAS
Como deben ser evaluados los suministradores?

Evaluacin Inicial puede llevar a cabo a travs de uno o varios de

los siguientes mtodos:

Histrico.
Servicio a Prueba.
Certificacin del sistema de calidad.
Auditora de calidad.

Evaluacin continuada

INFORMACIN DE LAS COMPRAS

La informacin de las compras debe describir el producto a
comprar:

Requisitos para la aprobacin del producto, procedimientos,

procesos y equipos
Requisitos para la calificacin del personal
Requisitos del sistema de gestin de calidad

La organizacin debe asegurarse de la adecuacin de los

requisitos de compra especificados antes de comunicrselos al
proveedor

INFORMACIN DE LAS COMPRAS

cmo se puede describir claramente el producto a comprar

incluyendo, cuando sea necesario, requisitos de aprobacin,
de calificacin del personal y del sistema de gestin de
calidad?

Acuerdos de calidad concertada que pueden recoger:

Definicin del producto a adquirir
Parmetros y mtodos de ensayo a realizar
controles del comprador sobre el suministrador
Especificacin
rdenes de compra

VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS

COMPRADOS
La organizacin debe establecer e implementar la inspeccin u
otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto
comprado cumple los requisitos de compra especificados.

La organizacin debe establecer en la informacin de compra de

las disposiciones para la verificacin pretendida y el mtodo para la
liberacin del producto.

VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS

COMPRADOS
cmo se puede realizar la verificacin de los productos
comprados?

La organizacin debe llevar a cabo la verificacin del producto

comprado.

La organizacin debe especificar en la informacin de compra las

propuestas de verificacin en los locales del suministrador hechas
por ella misma y/o por el cliente.

2. OPERACIONES DE PRODUCCIN Y
DE SERVICIO
Operaciones de
Produccin y
servicio
Control de las
operaciones

Validacin de
los procesos
Preservacin
del producto

Identificacin
y trazabilidad
Bienes del
cliente

CONTROL DE LAS OPERACIONES DE

PRODUCCIN Y SERVICIO
a) Disponibilidad.
b) Introducciones de trabajo.
c) Utilizar y mantener los equipos apropiados para las operaciones
de produccin y de servicio.
d) Disponer y utilizar equipos de medicin y seguimiento.
e) Implantar actividades de seguimiento y medicin.
f) Implantar procesos relacionados con las actividades de
liberacin, entrega y posteriores a la entrega, si aplica.

CONTROL DE LAS OPERACIONES DE

PRODUCCIN Y SERVICIO
Cmo pueden controlarse las operaciones de produccin y
servicio?

Deben definirse las caractersticas del producto a lo largo del

proceso productivo.

Debe utilizarse y mantenerse el equipo apropiado para las

operaciones de produccin y de servicio.

Se deben implantar procesos para la liberacin, entregas y

actividades posteriores a la entrega.

VALIDACIN DE LOS PROCESOS

El Proceso de validacin, siempre que se pueda, debe incluir:

Criterios para la revisin y aprobacin de los procesos.

La cualificacin de los equipos y el personal.
El uso de metodologas y procedimientos definidos.
Requisitos para los registros.
La revalidacin.

VALIDACIN DE LOS PROCESOS

Cmo puede la organizacin realizar la validacin de cualquier
proceso de produccin y de servicio en el cual la salida resultante
no puede ser verificada por una medicin posterior o seguimiento?
Ejemplos:

Fabricacin de planchas de hormign: ya que las propiedades del

hormign no pueden confirmarse en el momento de creacin de la
plancha.

Proceso de soldadura: ya que las tcnicas de ensayo para la

comprobacin del material soldado no informan sobre la resistencia o
rigidez de la soldadura.

IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD
Cmo se puede identificar y definir la trazabilidad de los
productos y en qu grado?
La identificacin puede llevarse a cabo a travs de:

Etiquetas sobre el producto.

Identificacin de las zonas de almacenamiento (con etiquetas,
informticamente).

Asignando un nmero de orden de fabricacin/nmero de operacin

con los registros asociados al producto (orden de fabricacin)/servicio
(nmero expediente).
Indicarse el estado del producto respecto a los requisitos de
medicin y seguimiento.

IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD
Por ejemplo:

Recepcionado/pendiente de recepcionar.
Verificado/ pendiente de verificar.
Aceptado/rechazado.
Operacin realizada/pendiente de realizar.
Expediente abierto/cerrado.
Expediente facturado/pendiente de facturar.

IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD
Cuando la trazabilidad sea un requisito (exigido por la organizacin, el
cliente, alguna normativa), la organizacin deber controlar y registrar la
identificacin nica del producto.
Cmo lo hace:

Nmero de lote de materias primas: aparece en la etiqueta de

recepcin, se registra en las rdenes de fabricacin cuando se
incorpora ese lote de materia prima al proceso productivo.

Nmero de lote de producto: aparece indicado sobre los

productos, a travs de una etiqueta, sobre los registros de
produccin.

Nmero de lote de fabricacin: aparece en los registros de

control (registros de laboratorio, certificados de expedicin), as
como sobre la etiqueta del producto terminado.

BIENES DEL CLIENTE

Toda organizacin debe identificar, verificar, proteger y mantener los
bienes de sus clientes mientras estn bajo su posesin.
En caso de que la organizacin le compre al cliente el elemento que va a
incorporar al proceso, este elemento deja de ser un producto
suministrado por el cliente .

En empresas de limpieza: las instalaciones a limpiar, los utensilios de

limpieza (si es que estos son propiedad del cliente).

En empresas de reparacin: el propio elemento a reparar.

En mensajeras: el paquete, el sobre del cliente.
En industrias: las etiquetas, las materias primas, los embalajes,
accesorios suministrados por los clientes.

PRESERVACIN DEL PRODUCTO.

Cmo puede la organizacin garantizar, tanto en el proceso
interno como en la entrega final, la conformidad del producto
segn las especificaciones del cliente?
Para ello, una secuencia lgica de actividades podra ser:

Analizar si existen requisitos explcitos del cliente o disposiciones

reglamentarias aplicables.

Analizar las condiciones de utilizacin de los materiales intermedios

y del producto final.

Analizar las propiedades de los productos/ materiales.

PRESERVACIN DEL PRODUCTO.

Documentar las condiciones de identificacin, manipulacin,

embalaje, almacenamiento y proteccin de los productos que deban
cumplirse a travs de instrucciones, especificaciones, planos de
almacn, etc.

Verificar el cumplimiento y eficacia de las condiciones

preestablecidas con una periodicidad prefijada y dejando registros de
dichas verificaciones (lista de comprobacin, acta, informe de
inventario, etc.).

3. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE

SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Los equipos de medida y seguimiento, debern:

Calibrarse o verificarse a intervalos especficos o previos al uso.

Ajustarse o reajustarse segn sea necesario.
Identificarse.
Salvaguardarse de ajustes no autorizados.
Protegerse de daos y deterioros.
Tener evaluada la validez de los resultados previos y adoptar
medida correctoras cuando un equipo est fuera de calibracin.

CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE

SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Cmo establecer los criterios para la seleccin de las medidas a
realizar y los equipos de medicin y seguimiento requeridos?
Los equipos (incluyendo aplicaciones informticas) que deben ser
sometidos a calibracin son los usados para verificar que el producto
entregado cumple con los requisitos del cliente.

Al menos deben seleccionarse aquellas medidas que definen la

especificacin final del producto y en las cuales deberan estar
incluidas las requeridas por los clientes.

CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE

SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Cmo realizar los controles sobre los equipos de medida ?
Los equipos de medida deben:

Ser calibrados/ajustados con anterioridad a su utilizacin.

Establecerse la periodicidad con la que se realiza el seguimiento
de cada equipo de medida, en base a la utilizacin del mismo:
En tiempo: meses, semestres, aos.
En nmero de veces de utilizacin.

CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE

SEGUIMIENTO Y MEDICIN
En el caso de calibrarse internamente, debe estar descrita la forma
de llevar a cabo la calibracin y debe disponerse de patrones de
referencia. En el caso de calibrarse externamente, los certificados
deben ser revisados por personal de la organizacin.

En el caso de encontrarse un equipo fuera de calibracin es preciso

evaluar la validez de los ensayos previos. Decidiendo sobre la
necesidad de tomar acciones sobre el producto que fue aceptado
usando un equipo defectuoso.

Ser identificados de forma que se diferencien los calibrados como

aptos de los no calibrados o calibrados como no aptos.

CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE

SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Protegerse de daos/deterioros as como deben ser aptos para su
utilizacin en el entorno o ambiente de funcionamiento previsto.

Deben mantenerse registros de calibracin que demuestren, en la

medida de lo posible:
La ltima vez que se calibr el equipo, responsable de la
calibracin, mtodo de calibracin utilizado, criterios de aceptacin,
resultados.
Plazo para la prxima calibracin.

CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE

SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Cmo se puede asegurar que la capacidad de medida es
coherente con los requisitos de medida?

Los equipos deben ser capaces de medir con menor tolerancia que la
especificada para el artculo que se est midiendo.

Si se dispone de varios instrumentos de medida similares, es posible

solicitar la calibracin externa del ms preciso para utilizarlo como base
para la calibracin de los restantes instrumentos.

Una vez establecido el procedimiento de calibracin, ste debera

actualizarse, si fuera necesario, en base a la experiencia.