FUNDAMENTOS DE

CONTABILIDAD
VI UNIDAD
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

CONCEPTO
CLASIFICACION
RAYADO
PARTES
- ACTIVO
- PASIVO
- PATRIMONIO
RECONOCIMIENTO DEL ACTIVO I PASIVO

LIBRO DE INVENTARIOS Y
BALANCES
DEFINICION
Es un libro principal y obligatorio de filiacin simple, su
finalidad principal es de mostrar la situacin econmica de la
empresa. En este libro se registran todos los activos, pasivos y
patrimonio que tiene la empresa. Este libro se utiliza dos veces al
ao, uno al inicio de las operaciones (cualquier mes del ao
llamado Inventario Inicial) y otro al finalizar el periodo
Por su aspecto legal y tcnico este libro es obligatorio y
principal de foliacin simple (enumeracin de folios) en el que
anotaran y registraran todos los inventarios que la empresa realiza
bajo su firma y responsabilidad como reflejo de todo lo que posee
la empresa o negocio para su funcionamiento y desarrollo.

CONTENIDO DEL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES:

Art. 37 del C.C.
El Art. 37 de Cdigo de Comercio determina que el Libro de
Inventarios y Balances se iniciara reflejando el INVENTARIO que
deber formar el comerciante o propietario del negocio al inicio de sus
actividades comerciales especificando lo siguiente:
El libro de inventarios y balances, empezar por el inventario que
deber formar el comerciante al tiempo de dar principio a sus
operaciones, y contendr:
1) La relacin exacta del dinero, valores, crditos, efectos al cobro,
bienes muebles e inmuebles, mercaderas y efectos de todas clases,
apreciados en su valor real y que constituyan su activo.
2) La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones
pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo.
3) Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo,
que ser el capital con que principia sus obligaciones.

RAYADO DEL LIBRO DE INVETARIO Y BALANCES

1.- Para el cdigo de la cuenta principal.
2.- Para la divisionaria de la cuenta principal
3.- Columna para el nombre de las cuentas, divisionarias y firmas
4.- Columna para importes por menores (segunda auxiliar)
5.- Columna para importes por menores (primera auxiliar)
6.- Columna para los importes parciales de las divisionarias.
7.- Columna para los importes totales de las cuentas principales.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

1
2
3
4
5

6
7

INVENTARIO

DEFINICION
Es la relacin pormenorizada, detallada y valorada de todos los
bienes y derechos as como de las obligaciones que la empresa
posee al iniciar o finalizar sus operaciones, y que les permiten
determinar con exactitud su Activo Corriente, Activo no Corriente,
as como su Pasivo Corriente y el Pasivo no Corriente, para saber
cual es el capital con que cuenta la empresa al iniciar o finalizar sus
actividades econmicas.

CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS

INVENTARIO FISICO: Conteo e inspeccin de los Activos, viene
a ser la relacin detallada de todos los bienes y valores de los
derechos y obligaciones que poseen los comerciantes o las empresas
en general al empezar sus actividades econmicas y comerciales
INVENTARIO CONTABLE: Es el registro de las informaciones
previa documentacin.
INVENTARIO INICIAL.- Es el que se realiza al inicio de la
operaciones comerciales, para empresas que por primera vez inician
actividades se realizara en la fecha que inicia operaciones mientras
que para empresa en marcha se deber efectuar al inicio del periodo
econmico (02 de Enero de cada ao).

INVENTARIO DE SITUACION o ESPECIAL.- Es el que se

practica en cualquier poca del ao, esencialmente por circunstancias
especiales como por ejemplo: robo, sustracciones, prdidas, desastres
naturales, etc.
INVENTARIO FINAL o DEL EJERCICIO.- Es aquel que se realiza
al finalizar el periodo econmico (31 de Diciembre de cada ao) y es
el que nos sirve para determinar las ganancias o las prdidas y
consecuentemente el incremento del capital con las ganancias o la
disminucin con las prdidas, tambin nos sirve para la reapertura de
los Libros para el ejercicio siguiente.
INVENTARIO DE HOJAS SUELTAS GENERAL.- Es la misma
relacin de los valores bienes y derechos de las deudas y obligaciones
que tiene la empresa al iniciar o finalizar un ejercicio econmico
tomadas del Libro principal de Inventarios y Balances en hojas sueltas
y preparadas especialmente con la finalidad d presentar a las diversas
reparticiones Pblicas o Privadas quienes tienen que ver con el
funcionamiento y desarrollo de nuestra actividad comercial.

Cuando se efecta un Inventario se debe tomar en cuenta los

detalles siguientes:
Dimensiones
Elementos que conforman parte de su estructura o elaboracin
Marca
Modelo
Color
Nmero
Serie, etc.

FASES PARA LA PREPARACIN DEL INVENTARIO

Para preparar un el inventario se debe realizar una cuidadosa labor
Administrativa, que comprende las siguientes fases:
a)
Determinacin de todos los elementos, activos, pasivos, y
patrimonio.
b)

Descripcin de dichos elementos, caracterizando su individualidad.

c)

Valorizacin de cada elemento.

d)
Agrupacin conveniente de las partidas, atendiendo a unos criterios
de homogeneidad contable.
e)
Suma de valores por grupos homogneos y totalizacin separada del
activo y del pasivo.
f)
neto.

Diferencia entre el activo y el pasivo, determinando el patrimonio

g)
Comparacin con el neto anterior para conocer las variaciones
globales experimentadas durante el perodo.

PARTES DEL INVENTARIO

a) ACTIVO.- Esta representado por el conjunto de bienes y
derechos que la empresa posee para su funcionamiento y
desarrollo.

Se divide en dos partes:

ACTIVO CORRIENTE O A CORTO PLAZO
Agrupa los valores y derechos que tiene la empresa en un
ejercicio contable, es decir del 02 de Enero al 31 de Diciembre
de cada ao. El activo corriente comprende:

Activo Circulante o Disponible: Agrupa el dinero en efectivo y

cheques a favor que la empresa posee y que puede utilizar cualquier
momento del perodo econmico. Comprende la cuenta:

10

CAJA Y BANCOS; del Plan Contable General Revisado.

10.1 Caja (dinero en efectivo)
10.2 Fondos Fijos (Caja Chica)

10.3 Remesas en trnsito (prstamos que se recibe de una sucursal,

filial)
10.4 Cta. Cte. (cheques, depsitos)

Activo Exigible: Se agrupa en esta clase de activo a todos los

documentos que se tenga que cobrar. Ejemplo:

12 Clientes (Facturas por cobrar, Letras por cobrar)

14 Cuentas por cobrar a accionistas (o socios) y personal.
16 Cuentas por Cobrar Diversas.

Activo Realizable: Constituido por las existencias y realizando una

transaccin operacional se puede convertir en efectivo. Comprende
las cuentas:
20 Mercaderas
21 Productos Terminados
22 Subproductos, Desechos y Desperdicios.
23 Productos en Proceso
24 Materias Primas y Auxiliares
25 Envases y Embalajes
26 Suministros Diversos
28 Existencias por Recibir

ACTIVO NO CORRIENTE O A LARGO PLAZO

Agrupa a todos los activos que posee una empresa en un tiempo
comprendido en ms de un ejercicio econmico contable. El activo
no corriente comprende:

Activo Fijo: Son conjuntos de bienes duraderos que tiene la

empresa, con los cuales realiza su negocio y que no son cambiables
constantemente.
Ejemplo:
Muebles, Terrenos, Edificios, Maquinarias, equipos, etc. Comprende
las ctas.
33 Inmuebles, Maquinarias y Equipos.
35 Valorizacin Adicional del Inmueble, Maquinarias y Equipos.

 Activo Diferido: Este activo se registra en el Debe por los gastos

que no corresponden aplicar como carga del ejercicio, sujetos a
liquidacin futura, entonces diremos que es todo anticipo que la
empresa posee para tener beneficios con posterioridad.
Ejemplo:
Adelanto de alquilares, pago de seguros por adelantado, etc.
Comprende la cta.
38 Cargas Diferidas. Del PCGR.

Otros Activos o Inversiones: Conformado por: Acciones, Bonos,

Patentes y Marcas, Gastos de Investigacin. Comprende las cuentas:
31 Valores
34 Intangibles del PCGR.

b)
PASIVO.- Es el conjunto de obligaciones y deudas que la
empresa contrae frente a terceros, proveedores, trabajadores y el
estado por el mismo efecto de la ejecucin de funcionamiento y
desarrollo; obligaciones que pueden ser valoradas y afecten o
puedan afectar al conjunto del patrimonio (compromisos a
cumplir); riesgos y responsabilidades asumidas por la empresa, en
conclusin el pasivo demuestra la financiacin de las inversiones
u origen de los fondos (dinero y crdito) que se han adscrito a la
empresa.
Se divide en dos partes:

PASIVO CORRIENTE O A CORTO PLAZO

Pasivo Exigible: Representa la deuda contrada cancelable solo
dentro de un perodo econmico.
Ejemplo:
Sobregiros Bancarios
Tributos por pagar
Remuneraciones
Proveedores
Cuentas por pagar Diversas
Dividendos por pagar (una vez al ao)
C.T.S. (Depsito semestral)

(div. 10.4)
(cta. 40)
(cta. 41)
(cta. 42)
(cta. 46)
(cta. 45)
(cta. 47

PASIVO NO CORRIENTE O A LARGO PLAZO

Pasivo No Exigible: Agrupa las deudas, obligaciones y
compromisos que contrae una empresa en ms de un ejercicio
contable. (Deudas a largo plazo, Prstamos recibidos a largo plazo,
provisin para prdidas en ventas a futuro, Intereses Diferidos, etc.
Comprende las cuentas:

42 Proveedores
46 Cuentas por Pagar Diversas

PATRIMONIO
Conjunto de bienes que posee una empresa, adquiridos por
cualquier ttulo que comprende la clase 5 del PCGR, estas cuentas
son:

50

Capital

55

Acciones de Inversin

56 Capital Adicional
57 Excedente de Revaluacin
58 Reservas
59 Resultados Acumulados

c) RESUMEN.- Es el tercer paso que incluye en el Inventario y

que viene a ser la comparacin del Total Activo con el Total Pasivo
cuya diferencia nos determina el Capital, de la empresa o negocio.

d) BALANCE DEL INVENTARIO.- Consiste en representar en

forma resumida las cuentas del activo como cuentas DEUDORAS
(CARGO) y las cuentas del pasivo como cuentas ACREEDORAS
(ABONO) determinando el equilibrio entre ambas a fin de reflejar
el principio de la partida doble.
Toma el criterio de cuentas deudoras (cargo) y cuentas acreedoras
(abono) porque el Balance del Inventario va a constituirse como el
registro o asiento de apertura en el Libro Diario, lo cual se efecta
aplicando los principios de la partida doble lo que estudiaremos mas
adelante.

TECNICA PARA EL RECONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS

DEL ACTIVO Y PASIVO
La tcnica ms adecuada y aceptable para determinar el
reconocimiento de las cuentas del activo y pasivo es la tcnica de la
"interrogante".
Dicha tcnica consiste en plantearse una interrogante y luego buscar
una respuesta en base a los conceptos o definiciones de de
ACTIVOS Y PASIVOS respectivamente.

EJEMPLO 1: La empresa XYZ tiene dinero en efectivo.

Entonces, para poder determinar si el dinero que posee la empresa es
Activo o Pasivo aperturamos la interrogante siguiente:

QUE ES EL DINERO?
Si en primera instancia no podemos absolver la interrogante,
determinamos una repregunta conjugando con los conceptos de Activo
y Pasivo, que seria as:
EL DINERO SERA: BIEN?; DERECHO?
OBLIGACION? o DEUDA?
Como el lector se habr podido dar cuenta que las alternativas son las
palabras "claves" basadas en los conceptos genricos de Activos y
Pasivos.

Entonces; luego de barajar la posible respuesta a la interrogante la

respuesta seria:
El DINERO por lgica es un BIEN; en conclusin entonces la
respuesta seria que el DINERO es un ACTIVO, y para que la
respuesta sea completa el lector le dar la codificacin
correspondiente en base al Plan Contable General Revisado, que para
el caso es la cuenta 10 CAJA Y BANCOS, divisionaria 101 CAJA,
especifica 101.1 DINERO EN EFECTIVO, el cual nos permitimos
graficar:
10 CAJA Y BANCOS
101 CAJA
101.1 DINERO EN EFECTIVO

EJEMPLO 2: La empresa debe varias facturas a los proveedores. Para

absolver si el planteamiento del ejemplo es Activo o Pasivo,
efectuamos la interrogante:
QUE REPRESENTA LA DEUDA A PROVEEDORES?
De la misma forma que en el ejemplo anterior si no tenemos la
respuesta en la forma inmediata recurrimos a la repregunta que seria
as:
LA DEUDA A PROVEEDORES SERA: BIEN?; DERECHO?
OBLIGACION?
Entonces; luego de barajar las alternativas de respuesta consideramos
que las deudas no son bienes ni derechos, por lo tanto son obligaciones
que la empresa asume frente a sus proveedores por lo mismo que el
deudor (empresa) esta en la obligacin de cancelar el crdito que le fue
otorgado. Por lo tanto por el concepto de Activos y Pasivos la
respuesta es que toda obligacin es un PASIVO, la cual esta
representado por la cuenta genrica 42 del Plan Contable General
Revisado, quedando graficado as:

42 PROVEEDORES
421 FACTURAS POR PAGAR
421.1 FACTURA N 01-234
Se recomienda al lector aplicar esta tcnica de reconocimiento de
cuentas del ACTIVO y PASIVO a fin de no tener dificultades en
el reconocimiento efectivo de las cuentas.

RECONOCIMIENTO DEL ACTIVO Y DEL PASIVO

1

Tiene dinero en efectivo

3,300.00

Tiene cuentas por Pagar

2,500.00

Posee muebles de oficina

8,000.00

Tiene dinero en cta. cte.

5,000.00

Tiene letras por Cobrar

3,350.00

Tiene factura por pagar

3,000.00

Tiene mercaderas

8,000.00

Posee una valorizada en

72,000.00

Tiene pendiente de pago I.G.V.

800.00

10

Por pagar recibos de Agua y Luz

200.00 y
180.00

CASUISTICA

CASOS TIPICOS
1er. Caso: Una cuenta en el activo, sin pasivo
2do. Caso: Varias cuentas en el activo, sin pasivo
3er. Caso: Una cuenta en el activo y una en el pasivo
4to. Caso: Cuando el activo es mayor que el pasivo
5to. Caso: Cuando el activo es menor que el pasivo
6to. Caso: Cuando el activo es igual que el pasivo

CASO 1: UNA CUENTA EN EL ACTIVO, SIN PASIVO

La Empresa Comercial "JOSELYN" de la Srta. Joselyn Miranda,
con RUC N 10273456910, inicia sus actividades el 02 de Enero
suponiendo de:
-Dinero en Efectivo

S/. 50,000

INVENTARIO INICIAL DE COMERCIAL "JOSHELYN" AL 02 DE

ENERO DEL 2009

S/.

S/.

I. ACTIVO
10

CAJA Y BANCOS
10.1 CAJA

50,000.00
50,000.00

TOTAL ACTIVO

50,000.00

II. PASIVO
NO EXISTE

III. RESUMEN
TOTAL ACTIVO

50,000.00

BIBLIOGRAFIA

INTERNET:
www.monografias.com

DEMETRIO GIRALDO JARA Contabilidad

General Bsica Tomo I Edicin 2008

EUGENIO SALVADOR CLAUDIO Elementos de

Contabilidad General Teora y Prctica

LIBRO CAJA

Este es un libro contable que se utiliza para

diferentes fines. En finanzas, para saber
cuanto tenemos de disponible para realizar
las transacciones. En tributacin para dar fe
del pago de los tributos. En contabilidad para
llevar un registro ordenado de los cobros y
pagos de efectivo y equivalentes de efectivo.
Es un libro de mucha importancia por que
lleva el manejo del dinero.

CONCEPTO

Es un libro auxiliar pero obligatorio

en donde se registra todas las
operaciones al contado que realiza la
empresa, entendiendo como tales,
aquellas donde interviene dinero en
efectivo y/o cheques bancarios.

La

FOLIACION

foliacin de este libro al igual que la

foliacin del libro mayor es DOBLE; el debe se
anota frente al haber.
EL DEBE, ocupa la parte izquierda del libro;
EL HABER; ocupa la parte derecha del libro;
En la parte superior se anotan el mes y el ao
a que corresponde al cuadro que se esta
elaborando.

FORMA DE ANOTAR EN ESTE

LIBRO

En el DEBE; se anota cuando el dinero ingresa,

asimismo el importe de los cheques que gira la
empresa contra su cuenta corriente bancaria.
En el HABER, se anota cuando el dinero sale ya
sea para comprar; pagar deudas o enviar
dinero al Banco como deposito en cuenta
corriente.
En ambos casos se registrar con el nombre de
la cuenta, que ha dado origen el ingreso o la
salida de dinero.

SALDO DEL LIBRO CAJA

Este libro, generalmente; presenta SALDO

DEUDOR, es decir que los ingresos son
mayores que los egresos y al decir
ingresos lo estamos considerando
sumado con el saldo inicial.
En algunos casos CAJA no tendr SALDO,
pero JAMAS TENDRA SALDO ACREEDOR
ya que no puede salir ms dinero del que
hay.

SALDO INICIAL DE CAJA

Es el importe de dinero con el que se inicia

el mes; o el ejercicio econmico; si es al
inicio del ejercicio econmico.
Este saldo debe ser el indicado en el
Inventario Inicial en la subcuenta 101 Caja.
Si es al inicio del nuevo mes; este debe ser
igual al saldo de cierre del mes anterior.

SALDO DE CIERRE O SALDO FINAL DE

CAJA
Viene

a ser el importe de dinero con el que finaliza

el mes o el ejercicio econmico.
Si se trata de la terminacin del mes, este debe
ser igual al saldo inicial del mes siguiente.
Si se trata de la terminacin del ejercicio
econmico; este debe ser igual al que indica el
Balance General y que tambin se encuentra en el
Inventario Final o de cierre.

OBTENCION DEL SALDO

El

saldo del libro Caja se obtiene sumando el DEBE

(entradas mas saldo inicial) y a ese resultado se le
resta las salidas. La diferencia ser el SALDO DE
CIERRE o SALDO FINAL DE CAJA.

Centralizacin del Libro caja en el

procedimiento de registro manual

Las anotaciones registradas en el libro caja, al trmino del mes

deben ser trasladadas al libro principal DIARIO mediante dos
formas:
a)
Mediante dos asientos: uno por los INGRESOS y otro por los
EGRESOS.
ASIENTO DE CENTRALIZACION POR EL DEBE (INGRESOS)

Para registrar los ingresos de Caja en el Libro Diario, se carga a la

cuenta 10 Caja y Bancos, sub.-cuenta 101 caja con abono a todas
las cuentas que estn anotadas en el DEBE DEL LIBRO CAJA.
ASIENTO DE CENTRALIZACION POR EL HABER (EGRESOS)

Para registrar los egresos de Caja en el Libro Diario, se cargan todas

las cuentas que estn anotadas en el HABER DEL LIBRO CAJA, con
abono a la cuenta 10Caja y Bancos, Subcuenta 101 Caja.

Cuando ya se tiene dominio del Libro Caja, se puede realizar un solo

asiento: Cargando a las cuentas del HABER y abonando a las cuentas del
DEBE. Para cumplir el principio de la PARTIDA DOBLE, donde el DEBE es igual
al HABER, se completar con el registro de la cuenta 101 Caja registrando lo
que falte para cumplir con la PARTIDA DOBLE.
Lo normal en CAJA es que se utilicen cuentas de activo (DEBE: 12, 14, 16,
etc.) y cuentas de pasivo (HABER: 40, 41, 42, 45, 56, 47, etc.). Esto al menos
ocurre en las medianas y grandes empresas, donde las cuentas de la clase 6
y 7 se provisionan el Libro Diario.
b)

Sin embargo esto no sucede en las micro y pequeas empresas. En estas entidades se utilizaran cuentas
de las clase 6 y 7, porque no utilizan el Libro Diario para hacer las provisiones. Al respecto, debemos tener
presente que el uso de las cuentas de la clase 6 en el Libro Caja, tambin implican asiento por destino,
pero este debe ser uno solo y por el total de los importes de la clase 6 empleados en el correspondiente
mes; pero para facilitar la confeccin de este asiento es recomendable que conforme se sucedan los usos
de la clase 6, los asientos por destino se confeccionan en una hoja adicional llamada Hoja Auxiliar para
que al termino del mes no se haga difcil su registro.

Tipos de Libro caja

a) Libro de Caja Italiana

FECHA

CODIG
O
CUENT
A

DETALLE

SUB-

TOTAL

FECHA

CODIGO

TOTAL

DETALLE

SUB-

CUENTA

TOTAL

TOTAL

b) Libro de Caja Tabular

CUENTA

CUENTA CUENT
A

CUENT
A

DIV.

TOTAL
DEBE

FECHA

CONCEPTO

TOTAL
HABER

Div.

CUENT
A

CUENT
A

CUENT
A

CUENT
A