ESTUDIO SOBRE EL

ARCHIVO CLNICO

Concepto
Conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su forma y su soporte
material, producidos o recibidos por toda persona fsica o jurdica, y por
todo servicio u organismo pblico o privado, en el ejercicio de su actividad,
y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus
propias necesidades, ya transmitidos a la institucin de archivos
competente en razn de su valor archivstico.
Institucin responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,
conservacin y servicios de los documentos.
Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y
servidos.
Segn Orencio Lpez Domnguez (1997), se puede definir como La unidad
operativa encargada de reunir, conservar y administrar, del mejor
modo posible, todo el material impreso, escrito o iconogrfico, que
va generndose a lo largo de los sucesivos procesos asistenciales.
Es, tambin, el centro del ciudadano y vigilancia de todos los expedientes
clnicos que se producen en el centro sanitario, cualquiera que sea el
soporte que adopte para la presentacin o conservacin de dicho material.

Caractersticas

Podemos establecer una serie de elementos que caracterizan un archivo:

Fondo Documental. Es el conjunto de documentos que lo componen.
Productor . Es cualquier persona fsica o jurdica que genere el documento.
Gnesis. Los documentos se crean con el paso del tiempo y a medida que la
entidad realiza su funcin diaria; estas actividades quedan registradas en
documentos que se van acumulando.
Informacin . Son los datos que contienen los documentos del archivo y
que cubren las necesidades de informacin del productor.
Conservacin. Los documentos se conservan en un lugar adecuado, bien por
la misma entidad productora o bien por otra competente, para que perduren
en el tiempo, y organizados de tal forma que la informacin que contienen
sea recuperable para su uso.
Tratamiento archivstico. Est a cargo de un equipo de expertos
responsables de los aspectos prcticos del archivo tales como ubicacin,
organizacin, funcionamiento, planificacin y del tratamiento de sus fondos
documentales como identificacin, clasificacin, inventariado,
almacenamiento y difusin de los documentos de archivo

Objetivos
Custodiar las Historia Clnicas a su cargo, conservndolas en buen estado y
a lo largo del tiempo, fomentando la dotacin de instalaciones adecuadas,
locales y equipamiento
Organizar y optimizar los procesos que aseguren la transferencia al archivo
de los expedientes clnicos generados en el centro para su custodia.
Almacenar las Historias Clnicas segn un sistema de clasificacin y un
mtodo de archivo establecidos de acuerdo con principios de funcionalidad,
uso de la documentacin y disponibilidad de espacio e instalaciones.
Difundir su fondo documental promocionando su uso como fuente de
informacin para:
Prctica asistencial.
Docencia.
Investigacin.
Control de calidad.
Apoyo a la planificacin y gestin hospitalaria.
Defensa de los intereses del paciente y/o del hospital.

Funciones
Custodiar, conservar y confidencialidad de las historias clnicas.
Organizar y prestar la Documentacin Clnica para la prctica asistencial, docencia,
investigacin, control de calidad, gestin hospitalaria, instituciones judiciales,
administraciones
Devoluciones de historias clnicas.
Solicitar la Historia Clnica que no ha sido devuelta.
Registro de Historias Clnicas para conocer la ubicacin exacta de stas.
Seguimiento de la Historia Clnica.
Extraer la informacin clnica mediante herramientas de indizacin y codificacin.
Mantenimiento de la Historia Clnica nica por paciente, controlando los duplicados.
Planificar y gestionar el paso a pasivo de las historias clnicas.
Fomentar la dotacin de instalaciones convenientes.
Asegurar funciones y cometidos por un reglamento de rgimen interno del hospital.
Diseo y normalizacin de documentos.
Elaborar indicadores de calidad, es decir, estudios sobre determinado aspectos
fundamentales del servicio.
Garantizar la disponibilidad de la Historia Clnica

Funciones de carcter diario

Prstamo de historias clnicas

Devoluciones de historias clnicas
Mantenimiento de registros
Recuperacin de la informacin
Mantenimiento de la Historia Clnica
nica
Indicadores de calidad de un archivo

Funciones de carcter general

Diseo y normalizacin de la Historia Clnica

Elaboracin de la Normativa de la Historia Clnica
Elaboracin de la Normativa del Funcionamiento del Archivo
Elaboracin de la Normativa del Archivo para las Secretarias
Asistenciales
Consecucin de un Archivo Centralizado
Consecucin de la Informatizacin de la Gestin de Archivo
Garanta de la confidencialidad de la informacin
Bsqueda de soluciones al problema de espacio
Creacin y mantenimiento de la Comisin de Historias
Clnicas
Control de calidad de la Historia Clnica
Bsquedas de Sistemas de Acceso rpido a la informacin

 Tipos
En la actualidad existe un consenso
generalizado, tanto entre los profesionales que
desarrollan asistencia en los centros hospitalarios
como entre los documentalistas mdicos, sobre
la idoneidad de los archivos centralizados.
Los tipos de archivo hospitalarios son:
Archivo centralizado
Archivo descentralizado
Archivo mixto

Archivo centralizado
Se define como el almacenamiento
de todas las Historias Clnicas en un
nico depsito.
Ventajas:
1. Evita la duplicacin de los
documentos que componen la
Historia Clnica.
2. Integracin de toda la
documentacin

3. Disminucin de los costes

4. Ahorro de espacio
5. Estandarizacin y protocolizacin de los procedimientos.
Desventajas:
1. Disponer de un gran espacio adaptado a unas buenas condiciones
fsicas, teniendo en cuenta el crecimiento futuro de las historias
clnicas.
2. Controlar la existencia y ubicacin exacta de todas las historias
clnicas, tanto las archivadas como las que se encuentren en
circulacin por motivos asistenciales, docencia o investigacin.
3. Establecer rutinas de trabajo y circuitos de transporte interno de la
documentacin.
4. Requiere establecer normativas internas precisas y de riguroso
cumplimiento por parte de todo el personal de archivo de historias
clnicas

Archivo descentralizado
Se define como la no existencia de un espacio nico donde almacenar todas las
historias clnicas, quedando almacenadas por separado en consulta y unidades
donde se atiende a los pacientes.
Ventajas:
1. Facilita la consulta a los miembros del servicio en el que se genera la
documentacin, dado que se encuentra disponible en el mismo lugar de origen.
2. Mnima posibilidad de extravo de expedientes ya que no circulan por el hospital.
3. Necesita menos cantidad de espacio para ubicar el Archivo de historias clnicas,
puesto que su volumen es menor.
Desventajas:
1. Fragmenta y disgrega la informacin relativa al paciente dificultando la visin del
proceso actual.
2. Genera multiplicidad de Historias Clnicas particulares.
3. Imposibilita disponer de toda la documentacin a nivel institucional de cada
paciente.
4. Dificulta la elaboracin de protocolos y estndares para el tratamiento de la
documentacin e informacin.

 Archivo mixto
Se define como el paso intermedio en la conversin
de un sistema descentralizado a un sistema
centralizado.
La Historia Clnica queda depositada en la consulta
externa a la que acude el paciente y una vez que el
paciente deja de asistir a la mencionada consulta,
la Historia Clnica es devuelta al archivo central. En
este caso el archivo central debe tener un control
riguroso de la ubicacin exacta de la
documentacin depositada fuera de sus
dependencias.

Custodia
El archivo de Historia Clnica de una organizacin sanitaria
es el responsable jurdico de la documentacin clnica
generada por el centro y almacenada en sus instalaciones
o fuera de ellas, siendo el garante de su tutela. Para ello se
establecen procedimientos que eviten su prdida o
destruccin y garanticen su seguridad y estado, vigilando
las condiciones de conservacin y controlando los
movimientos, tanto en periodos de actividad como de
inactividad.
La custodia de la documentacin comprende tres aspectos:
Conservacin
Espacios e instalaciones
Preservacin

 Conservacin
En la mayora de los casos, los centros sanitarios no pueden
asumir la conservacin indefinida de sus documentos en papel
debido a limitaciones de espacio y recursos. Por este tema, se
est optando a la subcontratacin de empresas externas que se
encargan de la conservacin del pasivo y del histrico.
La conservacin de los documentos consiste en un conjunto de
procedimientos y medidas destinadas a establecer:
o Cul es el ciclo vital de los documentos
o Durante cunto tiempo se guarda la documentacin
o Cules son los plazos de transferencia
o Qu eliminamos o conservamos permanentemente
o Cmo lo conservamos
o Quin lo conserva

 Ciclo vital de los documentos

El ciclo vital de la documentacin son las etapas por las que sucesivamente,
y en funcin de su utilidad, atraviesan los documentos desde que se
producen hasta que se decide su eliminacin o conservacin definitiva.
Segn cita Jos Ramn Cruz Mundet (1996), la informacin documental
tiene una vida similar a la de un organismo biolgico, el cual nace (fase de
creacin), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo).
Segn la situacin de actividad o inactividad de los expedientes, un archivo
de Historias Clnica spuede organizarse en tres fases: archivo activo, archivo
pasivo y archivo histrico.
Archivo activo
Es aquel que recoge las historias activas, es decir, los expedientes que
estn en continua utilizacin y consulta, incluyendo aquellas historias que
aunque el paciente no haya acudido al centro a visitarse o haya sido exitus
(paciente fallecido), han sido solicitadas para investigacin o docencia.
Podemos decir que son historias que han tenido movimiento en los ltimos
5 aos.

 Archivo pasivo
Es aquel que rene las Historia Clnicas
inactivas, es decir, el lugar dnde se
han de transferir los documentos de
los archivos activos cuando su consulta
durante los ltimos 5 aos es nula.
En este archivo permanecen hasta su
eliminacin o transferencia al archivo
histrico.

 Archivo histrico
Es aquel donde se transfieren todos los expedientes
pasivos, que llevan al menos 10 aos sin ser
consultados y que deban conservarse
permanentemente y que no hayan sido objeto de
dictamen de eliminacin por parte de la comisin
competente.
La OMS (Organizacin Mundial de la Salud) afirma que la
mayora de las Historias Clnicas tienen una vida media
activa de 5 a 10 aos, por lo que se puede establecer
que transcurridos 10 aos sin que la documentacin
haya sido solicitada para ningn fin se puede considerar
histrica.

 Documentos de la H.C. que se conservarn

indefinidamente
Hojas de consentimiento informado.
Hojas de anamnesis y exploracin fsica.
Hojas de evolucin.
Informes de exploraciones complementarias.
Informes quirrgicos.
Registros de parto.
Hojas de anestesia.
Informes de necropsia.
Hojas de alta voluntaria.
Informes clnicos de alta

 Documentos de la H.C. que se mantendrn

durante 5aos y despus se destruirn
Hojas clnico-estadsticas.
Autorizaciones de ingreso.
Hojas de rdenes mdicas.
Hojas de interconsulta.
Hojas de infeccin hospitalaria.
Hojas de evolucin y planificacin de cuidados de
enfermera.
Hojas de aplicacin teraputica.
Hojas de grficas de constantes y documentos
radiogrficos

Espacios e instalaciones
Desde el punto de vista estructural, un archivo es un local, un
edificio o un conjunto de edificios donde estn reunidos los
depsitos y las zonas de trabajo.
Lo ideal sera disponer de un inmueble de uso exclusivo para
archivo, bien acondicionado, con planta de forma regular y alejado
de reas peligrosas e instalaciones con riesgo de incendio o
inundacin, pero la realidad es otra ya que, normalmente el archivo
se encuentra situado en los stano del edificio, ya que se toma
como criterio nico de ubicacin el peso del fondo documental.
Los espacios e instalaciones de un Archivo Clnico estn
determinados por la finalidad del servicio, de modo que garanticen
la custodia de la documentacin y faciliten el tratamiento y
prstamo de los expedientes. Su dimensin vendr determinada
por el volumen de documentacin existente y el ndice de
crecimiento futuro.

 Sistemas de archivo Hay tres sistemas de archivo:

Archivo horizontal o plano
Los documentos o carpetas van apoyados horizontalmente sobre
una superficie de mayor dimensin. Este sistema es el menos
utilizado, el ms antiguo y su coste no es muy elevado.
Archivo vertical
Utiliza el plano de apoyo como elemento base, pero,
contrariamente, a lo que ocurre en el archivo horizontal, se apoyan
las carpetas en la superficie menor y no en la mayor. Los
expedientes van colocados unos detrs de otros.
Archivo suspendido
Pueden ser de visibilidad superior y de visibilidad lateral, en funcin
de un sealizador que contienen para recibir las carpetas. En este
sistema de archivo las carpetas se introducen en una especie de
bolsas o dispositivos que permiten recibirlas

 Preservacin
La preservacin es el conjunto de procedimientos y medidas destinados
a la prevencin de posibles alteraciones fsicas en los documentos y a la
restauracin de stos cuando la alteracin se ha producido.
La situacin de los Archivos Clnicos en la mayora de los centros
sanitarios es deficiente en lo que respecta a sus condiciones
estructurales: los espacios suelen ser inadecuados; el mobiliario, de
baja calidad, y los sistemas de prevencin de accidentes, insuficientes.
Tambin es necesario adoptar una serie de medidas destinadas a
controlar aquellos factores que puedan destruir o alterar el fondo
documental.
Los peligros potenciales para los documentos son: el fuego, el agua, la
excesiva o poca humedad y temperatura, la luz, el ruido, los insectos,
los roedores, las personas, el polvo y la contaminacin. Estos peligros
pueden afectar a los documentos de la siguiente forma