Description des chantiers

de simplification & de
dmatrialisation
ANAH SGMAP

14 Juin 2016

La dmarche de simplification des procdures a permis

didentifier 12 chantiers damlioration
PRIS, Oprateur,
Instructeur,
Dlgataire

Renseigne
ment avant
demande

11
12

Besoin
bnficiair
e

3
Oprateur

Montage
2
du
dossierengageme
nt

Eligibilit

Instructeur

Instruction
du dossierengagemen
t

Instructeur

Montage
du
dossierpaiement

Agence
comptable

Instruction
du dossierpaiement

Paiement

Notification
dengagement

Paiement
et solde de
la
subvention

Compltude dossier

10

Organiser le 1er contact du demandeur et la communication gnrale sur les aides (aux diffrents
niveaux, sur les diffrents supports)

Redfinir les missions daccompagnement du bnficiaire par loprateur

5
6
7

Transve
Transve
rse
rse

Oprateur

4
Optimis
Optimis
er
er la
la
gestion
gestion
des
des
dossiers
dossiers

Dcision sur
dossier

Compltude dossier

4
Amlior
Amlior
er
er la
la
qualit
qualit
de
de
service
service
rendue
rendue
aux
aux
usagers
usagers

Instructeur,
dlgataire

8
11
9
12
10

Mettre en place un processus pour les dossiers urgents

Refondre la demande de subvention et simplifier les outils de diagnostic

Matriser la complexit ajoute localement (dlgation locale, dlgataire)
Dvelopper des systmes danimation entre les parties prenantes locales (oprateurs, instructeurs,
dlgataires, PRIS)
Organiser les comptences dinstruction et harmoniser ses pratiques
Redfinir
missions et des
lorganisation
de la CLAHen local
Acclrerles
la dclinaison
politiques nationales
Mettre en place une plateforme numrique de traitement du dossier (interfaces utilisateur, oprateur,
Acclrer
la signature et la transmission de la notification d'engagement aux usagers
instructeur..)
Allger le dossier et acclrer les paiements

Chaque chantier damlioration est dclin en actions qui

sont exprimentes dans les territoires

Chantier damlioration

2
3

Organiser le 1er contact du

demandeur et la
communication gnrale sur
les aides (aux diffrents
niveaux, sur les diffrents
supports)
Redfinir les missions
daccompagnement du
bnficiaire par loprateur
Mettre en place un processus
pour les dossiers urgents

Refondre la demande de
4
subvention et simplifier les
outils de diagnostic

Matriser la complexit
ajoute localement

Dvelopper des systmes

danimation entre les parties
prenantes locales
Organiser les comptences
7
dinstruction et harmoniser
ses pratiques
Redfinir les missions et
8
lorganisation de la CLAH
Acclrer la signature et la
Chantier prioritaire pour le niveau
9
transmission
de la notification
national
Actions
portes par le niveau
d'engagement
auxnational
usagers
6

Actions portes au niveau local

Actions en cours

1.1 Harmonisation des pratiques de renseignement avant demande

1.2 Cration dune plaquette de synthse sur les aides locales

2.1 Construction dune note rcapitulative cadre de la mission dAMO cible

3.1 Cration dune procdure nationale de rfrence pour les dossiers urgents
4.1 Construction & Exprimentation dune demande de subvention simplifie PO
Cration dun formulaire simplifi et synthtique PO,
Limitation pices justificatives,
Lecture devis et factures
4.2 Mise en place un systme de prise de RDV optimis
5.1 Coordination de la communication entre les financeurs (PA, modalits aides
complmentaires)
5.2 Simplification des changes ANAH locale / dlgataires
5.3 Construction dun guide de simplification des adaptations locales et des aides
propres
6.1 Dploiement dun forum questions / rponses du PART
6.2 Dveloppement du systme danimation locale 7.1 Construction & Test dun outil pratique dinstruction pas pas PO
8.1 Suppression du passage en CLAH des dossiers non obligatoires
9.1 Signature lectronique des notifications dengagement
9.2 Optimisation de la procdure de signature des notifications

10.1 Simplification des processus internes de lAgence Comptable

Chantier 1 : Organiser le 1er

contact du demandeur et la
communication gnrale sur les
aides
Objectifs

Actions

Rduire la dperdition des demandeurs

Amliorer lorientation du bnficiaire potentiel vers
loprateur
Amliorer la qualit de linformation donne au demandeur
1.1 Harmonisation des pratiques de renseignement
avant demande (31)
1.2 Cration dune plaquette de synthse sur les
aides locales
1.3 Mise jour des informations disponibles sur internet
(sites PRIS / ANAH) non test
1.4 : Mise en place dun systme de mesure de la qualit de
linformation fournie non test

FICHE
ACTION
National
Local

Territoire(s)
dtude
Structurer, organiser et
amliorer linformation du
Ralisation
dun
des local
lieux
demandeur
au tat
niveau
des types de structures
amenes renseigner le
demandeur (structures locales,
PRIS, EIE) et leur primtre
daction
Dfinition dun processus
structurant le transfert
dinformation entre les
structures (structures locales>PRIS, PRIS->oprateurs, etc.)

Modalit
s de mise
en uvre

Dfinition de principes communs

dharmonisation de la
communication entre les
plateformes dinformation
(PRIS/EIE) : information
fournie, lments de language,
bonnes pratiques lors de lappel
tlphonique
Estimation de la dure de
mise en uvre :
2 3 ateliers de 2h30
Supports (Dossier Chantier 5
- Matriser la complexit ajoute
localement (dlgation locale,
dlgataire) : Ateliers dans
le 31

1) Organiser le 1er
contact du
demandeur et la
communication
gnrale sur les
aides

Territoire(s)
dexprimentation

31

Objectifs

Chantier
de
rfrence

1.1 Harmonisation des

pratiques de
renseignement avant
demande

Gains

Risques

Meilleure comprhension de lcosystme

dinformations par les acteurs
Rduction de la dperdition des demandeurs
Difficult runir lensemble des plateformes
Difficult saccorder sur des processus dorientation
communs

Synthse des exprimentations

Ralis
Exprimentatio
En cours
e
n:
31
Territoire(s) :
Mai

Dc. 2016
Dates :

A venir

Enseignements

Travaux raliss

31

Etat des lieux des structures

Cartographie du processus de
flux dinformations cible
Dfinition des principes visant
limiter la dperdition des
demandeurs

Nombreuses plateformes dans un

mme territoire -> difficult mettre
en place une traabilit des appels
reus pour limiter la dperdition des
demandeurs

Prochaines tapes

Etablir des processus de transfert entre les oprateurs et les PRIS (envoi de
fiches) : mettre en place au CD31 (fiches/mails de signalement)
Organiser une formation la communication aux demandeurs
Organiser des sessions collectives pour partager linformation sur les aides dans
le 31
Rdiger un mode opratoire qualit pour les structures de renseignements
(intgrant les bonnes pratiques, la bonne attitude)

FICHE
ACTION
National
Local

1.2 Cration dune

plaquette de synthse sur
les aides locales

Territoire(s)
dtude

Chantier
de
rfrence

Territoire(s)
dexprimentation

25

Objectifs

Modalit
s de mise
en uvre

Inciter le demandeur
potentiel commencer un
Cadrage de la rdaction de la
projet de travaux
:
plaquette
Gnrer des
appels lADIL
Dfinition des objectifs et des
messages cls de la plaquette
Dfinition des lments de
forme de la plaquette (Nature et
nombre de zone de texte,
format, lments graphiques)
Dfinition des aspects
logistiques lis limpression et
la distribution de la plaquette
Rdaction et relectures de la
version test de la plaquette
destine lexprimentation

Gains

Risques

Analyse des rsultats du

questionnaire et bilan de la
phase de test
Estimation de la dure de
mise en uvre :
3 ateliers de 2h
Supports (Dossier Chantier 1
-Plaquette de synthse sur les
aides de l'ANAH (3 exemples de
ralisation de la plaquette ) :
Ateliers dans le 25

Ralis
e

Travaux raliss

Rdaction et distribution dun

questionnaire de satisfaction
pour le demandeur

25

Augmentation du nombre de dossier de demande de

subvention
Cration d un vivier de bnficiaires potentiels (ANAH ou
Difficult
aligner
tous
les dlgataires
non) dansla
base de
contacts
de lADIL sur les messages
cls
Incohrence entre le plaquette et le plan de communication
local
Absence de financeur pour limpression de la version finale
de
la plaquette
Synthse
des exprimentations

Exprimentatio
n:
Territoire(s) :
Dates :

1) Organiser le 1er
contact du
demandeur et la
communication
gnrale sur les
aides

Cadrage de la rdaction de la
plaquette
Rdaction et relectures de la
version test de la plaquette
destine lexprimentation
Rdaction et distribution dun
questionnaire de satisfaction

En cours
25
Mai Juillet 2016

A venir
31
Sept-Dc 2016

Enseignements

Importance dintgrer la plaquette dans

le plan de communication local
Ncessit de fournir des exemples
chiffrs et rels sur le
subventionnement de projet de travaux
Pour que les messages de la plaquette
restent neutres, limplication des
oprateurs dans ce travail doit tre
limite (seulement le dernier atelier de
relecture)

Prochaines tapes / plan dactions

Raliser le bilan de la distribution des plaquettes dinformation et des

questionnaires de satisfaction
Identifier les axes damlioration de la plaquette dans le but de crer une
version finale
Intgration de la plaquette de synthse dans le plan de communication local
habiter mieux
Dclinaison de la plaquette pour la publication dun encart dans L Est
Rpublicain

Chantier 2 : Redfinir les

missions daccompagnement du
bnficiaire par loprateur

Objectifs

Actions

Amlioration du transfert dinformations entre loprateur et

linstructeur
Amlioration de la satisfaction du demandeur sur le conseil
donn par loprateur

2.1 Construction dune note rcapitulative cadre de

la mission dAMO cible

FICHE
ACTION
National
Local

Chantier
de
rfrence

2.1 Construction dune note

rcapitulative cadre de la
mission dAMO cible

Territoire(s)
dtude

Objectifs

Crer une vision partage des

leviers pouvant amliorer
lappuis de loprateur et
identifier les premiers lments
Partage et enrichissement des
de mise uvre
leviers damlioration de la
mission de loprateur identifis
pendant le sminaire ANAH du
3/05
Dfinition du cadre de mise en
uvre des leviers damlioration
(facteurs cls de succs, risques,
moyens, consquences)

Modalit
s de mise
en uvre

Identification des principaux

lments de texte clarifier ou
rcrire dans les documents
contractuels qui dcrivent les
missions dAMO
Synthse et priorisation des
leviers

Territoire(s)
dexprimentation

25 et 88

Gains

Risques

25 et 88

Gains de temps chez les oprateurs

Meilleur accompagnement des bnficiaires
Plus grande efficacit des changes oprateurinstructeur
Problmes de conduite du changement oprateurinstructeur
Sortie du cadre juridique de lassistance la matrise
douvrage
Augmentation de la charge de travail des oprateurs

Synthse des exprimentations

Ralis
Exprimentatio
A venir
En cours
n:
e 88
25
et
31,
dpts test
Territoire(s) :
Mai Juin 2016
Sept-Dc 2016
Dates :
Enseignements

Travaux raliss

Partage et enrichissement des

leviers damlioration de la
mission de loprateur identifis
pendant le sminaire ANAH du
3/05
Dfinition du cadre de mise en
uvre des leviers damlioration
Synthse et priorisation des
leviers

Estimation de la dure de
mise en uvre :
3 ateliers de 2h
Supports (Dossier Chantier 2
-Redfinir les missions
daccompagnement du
bnficiaire par loprateur)
Ateliers dans le 25 et 88

2 : Redfinir les
missions
daccompagnement
du bnficiaire par
loprateur

Forte complmentarit des visions

oprateurs et instructeurs
Problmatiques de conduite du
changement plus forte chez les
instructeurs que chez les oprateurs
Le manque de clart de la dfinition
actuelle des missions dAMO crer de la
confusion (oprateur, instructeur). La
rdaction de textes plus prcis est
primordiale pour amliorer
laccompagnement de loprateur.

Prochaines tapes

Test du contenu de la note auprs du 31 et des territoires de dploiement test

Intgration du compte rendu des ateliers par le SEPE dans sa rflexion sur la
cration dune certification oprateur

Chantier 3 : Mettre en place un

processus pour les dossiers
urgents

Mise en place dun processus adapt aux situations

durgence (ex : chaudire en panne, sortie
dhospitalisation)

3.1 Cration dune procdure pour les dossiers

urgents

Objectifs

Actions

FICHE
ACTION
National
Local

Territoire(s)
dtude

Objectifs

3.1 Cration dune

procdure pour les dossiers
urgents

Gains

Risques

Validation de la notion de cas

urgents au niveau local

Modalit
s de mise
en uvre

Supports :
Dossier Chantier 3 -

31

Rduction des dlais globaux des dossiers urgents

Site non enclin modifier ses plannings pour intgrer

les situations durgence

Synthse des exprimentations

Ralis
Exprimentatio
A venir
En cours
n:
e88
31,
dpts
test
Territoire(s) :
Mai Juin 2016
Sept-Dc 2016
Dates :
Enseignements

Travaux raliss

Dfinition de la notion durgence,

des principes communs et des
procdures dtailles de
traitement des dossiers urgents
(31)
Retour dexprience sur le
processus en place dans le 88

Dfinition des processus internes

dtaills pour le traitement des
dossiers urgents : Oprateurs, S.
instructeurs
Estimation de la dure de
mise en uvre :
1 3 ateliers de 2h30

3 : Mettre en place
un processus pour
les dossiers urgents

Territoire(s)
dexprimentation

31

Mettre en place une

procdure permettant de
rpondre aux besoins dune
situation durgence
technique

Dfinition collaborative des

principes; dont :
Critres de lancement de la
procdure durgence (ex :
uniquement si projet cohrent /
situation financire permettant
de rgler le reste charge)
Dlai maximum de RDV
oprateur / de montage /
dinstruction / de dcision
Responsabilit pour
lautorisation de commencement
des travaux

Chantier
de
rfrence

Ncessit de construire la procdure au

niveau local (et non national) pour
sadapter aux contraintes locales et
ltat initial
Ncessit de formaliser un maximum
les tapes mme dans le cas o la
procdure est dite informelle et
comprise par tous

Prochaines tapes

Mise en uvre stricte du processus dans le 31

Dfinition dun processus dans les dpartements test en sept-dcembre

10

Chantier 4 : Refondre la
demande de subvention et
simplifier les outils de diagnostic

Objectifs

Actions

Acclrer les dlais de traitement des dossiers

Rduire le taux de dossiers incomplets
Amliorer la qualit de service aux demandeurs (ex : moins
de PJ)

4.1 Construction & Exprimentation dune demande

de subvention simplifie PO (nouveau formulaire,
liste PJ, devis/factures)
4.2 Mise en place un systme de prise de RDV
optimis

11

FICHE
ACTION
National
Local

Territoire(s)
dtude

Objectifs

Complter la FAQ avec les Q/R

supplmentaires
Raliser une simulation avec les
acteurs locaux pour tester le
processus blanc sur le
Estimation de la dure de
mise en uvre :
1 journe de
lancement
1 retour dexprience
3 semaines, puis
toutes les 2 semaines
Supports :
Dossier Chantier 4
Refondre la demande
de subvention

4 : Refondre la
demande de
subvention et
simplifier les outils
de diagnostic

Territoire(s)
dexprimentation

National

Simplifier la demande de
subvention ANAH
Rduire les PJ et les
mentions sur les devis &
factures au juste ncessaire

Devis / Factures, liste PJ et

formulaire simplifi : Raliser
une prsentation exhaustive des
enjeux et nouvelles rgles en
rpondant toutes les questions

Modalit
s de mise
en uvre

Chantier
de
rfrence

4.1 Construction &

Exprimentation dune
demande de subvention
simplifie PO

25, 31, 14, 88

Gains

Rduire le taux de dossiers incomplets

Amliorer la qualit de service aux demandeurs (ex :
moins de PJ)

Risques

Conduite du changement ncessaire pour certains

services instructeurs & oprateurs (acceptation de la
simplification des PJ)

Synthse des exprimentations

Ralis
Exprimentatio
A venir
En cours
n:
e
25,
31,
14,
88
dpts
test
Territoire(s) :
Mai dc. 2016 Sept-Dc 2016
Dates :
Enseignements

Travaux raliss

Lancement des exprimentations

dans le 25, 31, 14 et 88
Bilan 1 mois des
exprimentations avec le 25 et le
31

Lexplication des nouvelles rgles

(dossier simplifi, mentions
devis/factures, liste des PJ) soulve
beaucoup de questions du fait des
changements consquents quelles
induisent les ateliers doivent se
drouler en prsence dun expert sur
les dossiers
Il est ncessaire de complter la FAQ au
fil de leau afin de rassurer les services
sur de nombreuses questions

Prochaines tapes

Lancement de lexprimentation dans les dpartements test

Mise en uvre stricte dans le 25, 31, 14 et 88

12

FICHE
ACTION
National
Local

4.3 Mise en place un

systme de prise de RDV
optimis

Territoire(s)
dtude

Chantier
de
rfrence

Territoire(s)
dexprimentation

25

Objectifs

Formaliser le besoin pour la

mise en place dun outil
de la prise
de
doptimisation
Cartographie complte
du
rendez-vous
processus de prise de rendezvous
Identification des contraintes
optimiser chaque tapes du
processus
Identification des fonctionnalits
ncessaires chaque tape pour
optimiser les contraintes
oprationnelles

Modalit
s de mise
en uvre

Dfinition du workflow mettre

en place pour lutilisation de
loutil informatique en cible
Evaluation de la capacit de
loutil existant satisfaire le
besoin exprim

Gains

Risques

Cot non matris du dveloppement de loutil

Mise en place dun outil complexe et lourd en gestion
Problmes de conduite du changement chez les
techniciens

Synthse des exprimentations

Ralis
Exprimentatio
En cours
n:
e
25
Territoire(s) :
Mai juin. 2016
Dates :

A venir
??

Enseignements

Travaux raliss

25

Rduction de 50% du dlai de prise de rendez-vous

Meilleure gestion de lemploi du temps des techniciens
Augmentation de la satisfaction du demandeur

Cartographie du processus de
prise de rendez-vous
Identification des contraintes
optimiser
Identification des fonctionnalits
dvelopper
Dfinition du workflow pour
lutilisation de loutil

Validation de la solution
informatique mettre en place
Estimation de la dure de
mise en uvre :
3 4 ateliers de 2H
Supports : Dossier Chantier
4- Mise en place d'un systme
de prise de RDV optimis
Ateliers dans le 25

4 : Refondre la
demande de
subvention et
simplifier les outils
de diagnostic

Pour les structures possdants un

systme informatique comme Intrados,
il est possible de dvelopper des
modules complmentaires afin
dajouter les fonctionnalits ncessaires
pour la gestion des rendez-vous

Prochaines tapes

Evaluation de la capacit dintrados satisfaire le besoin exprim

Estimation du cot de dveloppement ncessaire sur intrados
Validation de la solution informatique mettre en place

13

Chantier 5 : Matriser la
complexit ajoute localement
(dlgation locale, dlgataire)

Objectifs

Actions

Rduire la complexit locale source de temps de travail

pour les oprateurs et instructeurs
Rduire les dlais de traitement
5.1 Coordination de la communication entre les financeurs
(PA, modalits aides complmentaires) dbut en
septembre
5.2 Simplification des changes ANAH locale /
dlgataires en cours
5.3 Construction dun guide de simplification des
adaptations locales et des aides propres - dbut en
septembre

14

FICHE
ACTION
National
Local

Objectifs

5.2 Simplification des

changes ANAH locale /
dlgataires
Territoire(s)
dtude

Simplifier les processus

engageant les dlgataires
et la dlgation locale de
lANAH (ex : paiement aides
propres, forclusion,
prorogation, retrait)
Formaliser en collaboratif les
processus existants engageant
la dlgation locale et les
dlgataires (identifier les
processus qui induisent de
nombreux allers-retours entre
lANAH et les dlgataires)

Gains

Risques

Supports :
Dossier Chantier 5 Matriser la complexit
ajoute localement

Ngociations ncessaires pour certaines actions de

simplification impliquant les collectivits

Formalisation des processus

existants et dfinition des
processus cibles de paiement des
aides propres / forclusion /
prorogation / retrait en intgrant
des leviers de simplification

A venir
??

Enseignements

Travaux raliss

31

Rduction du dlai du processus concern (paiement

aides propres, retrait, prorogation)
Amlioration de la communication au demandeur

Synthse des exprimentations

Ralis
Exprimentatio
En cours
n:
e
31
Territoire(s) :
Mai

dc.
2016
Dates :

Formaliser les processus cibles

et un plan daction de mise en
uvre
Estimation de la dure de
mise en uvre :
1 2 ateliers
collaboratifs

4 : Refondre la
demande de
subvention et
simplifier les outils
de diagnostic

Territoire(s)
dexprimentation

31

Identifier les points de

difficults, redondances et
sources de dlais

Modalit
s de mise
en uvre

Chantier
de
rfrence

Les processus dallers-retours entre

dlgation et dlgataires sont ne
pas ngliger car ils sont une source
importante de dlais

Cration dun courrier de confirmation

destapes
paiements (aprs tous les
Prochaines
paiements) pour le bnficiaire (en clarifiant toutes les subventions)
Formation aux dlgataires la consultation dOPAL (ralise en local/DDT ou
via des vidos)
Modification des courriers de demande de pice aux demandeurs en ajoutant le
contact oprateur
Mise en place dchanges exclusivement par mail entre dlgation et
dlgataires
Etude pour la suppression du passage en CLAH des prorogations

15

Chantier 6 : Dvelopper des systmes

danimation entre les parties prenantes
locales (oprateurs, instructeurs,
dlgataires, PRIS)
Objectifs

Actions

Amliorer la communication et le partage dinformation

entre les parties prenantes locales

6.1 Dploiement dun forum questions / rponses du PART

dbut en septembre
6.2 Dveloppement du systme danimation locale - dbut
en septembre

16

Chantier 7 : Organiser les

comptences dinstruction et
harmoniser ses pratiques

Objectifs

Actions

Amliorer la qualit et lexhaustivit de linstruction

Harmoniser les pratiques sur lensemble du territoire

7.1 Construction & Test dun outil pratique dinstruction pas

pas PO dbut en septembre

17

Chantier 8 : Redfinir les

missions et lorganisation de la
CLAH

Objectifs

Rduire les dlais de traitement des dossiers

Actions

8.1 Suppression du passage en CLAH des dossiers

non obligatoires en cours

18

FICHE
ACTION
National
Local

8.1 Suppression du
passage en CLAH des
dossiers non obligatoires

Territoire(s)
dtude

Chantier
de
rfrence

8 : Redfinir les
missions et
lorganisation de la
CLAH

Territoire(s)
dexprimentation

31

31

Objectifs

Acclrer lengagement des

dossiers pour lesquels une
discussion en CLAH nest pas
ncessaire
Sensibilisation sur le projet de
simplification aux membres de la
CLAH
Propositions de simplification
des CLAH par un passage des
dossiers dits complexes
uniquement

Modalit
s de mise
en uvre

Dfinition collaborative de la
notion de dossier complexe
exemple du Sicoval / CD31 / TM /
Muretain :
Tous les dossiers PB et
Copros, travaux lourds, LHI
Exceptionnellement PO
autonomie & Habiter Mieux
sur avis de loprateur, de
lANAH et du dlgataire
Estimation de la dure de
mise en uvre :
1 passage en CLAH
Supports :
Dossier Chantier 8 Redfinir les missions
et lorganisation de la
CLAH

Gains

Risques

Rduction du dlai dengagement

Rticences du Prsident / des chefs de service

rduire/supprimer des dcisions en CLAH

Synthse des exprimentations

Ralis
Exprimentatio
En cours
n:
e
31
Territoire(s) :
Mai juin. 2016
Dates :

Enseignements

Travaux raliss

Intervention aux CLAH du CD31,

Sicoval, Muretain et Toulouse
Mtropole (31)
Note dexplication destination
du CD31

La prsentation de la dmarche de
simplification ainsi que des premires
actions mises en uvre par lANAH
centrale et par les sites est cruciale
pour sensibiliser sur les dlais et la
qualit de service au demandeur
Lappui dun rfrent de la DDT (chef
dunit) et des oprateurs est
indispensable pour pousser ce levier de
simplification

Prochaines tapes

Exprimentation lancer dans dautres territoires

19

A venir
??

Chantier 9 : Acclrer la
signature et la transmission de la
notification d'engagement aux
usagers
Objectifs

Actions

Rduire les dlais de traitement des dossiers

9.1 Signature lectronique des notifications

dengagement
9.2 Optimisation de la procdure de signature des
notifications

20

FICHE
ACTION
National
Local

9.1 Signature lectronique

des notifications
dengagement

Territoire(s)
dtude

Sensibilisation sur le projet de

simplification aux membres de la
CLAH
Formalisation du processus
existant de signature des
notifications

Modalit
s de mise
en uvre

Identification dun processus

cible permettant de rduire les
dlais exemple de Toulouse
Mtropole et du Muretain :

Transmission par la DDT aux

collectivits des fiches vierges
ncessaire au courrier de notif.
(formulaire CEE, liste des PJ
dossier de paiement, formulaire
de demande de paiement)
En fin de CLAH : transmission par
mail des notifs. par la DDT aux
dlgataires
Envoi des courriers de notifs. par
les dlgataires

Gains

Risques

Rticences du Prsident / des chefs de service

rduire/supprimer des phases de paraphage / signature
des notifications

Synthse des exprimentations

Ralis
Exprimentatio
En cours
n:
e
31
Territoire(s) :
Mai juin. 2016
Dates :

Identification dun processus

simplifi pour la signature des
notifications dans le 31 (Sicoval,
TM, CD31, CAM)

La prsentation de la dmarche de
simplification ainsi que des premires
actions mises en uvre par lANAH
centrale et par les sites est cruciale
pour sensibiliser sur les dlais et la
qualit de service au demandeur
Lappui dun rfrent de la DDT (chef
dunit) et des oprateurs est
indispensable pour pousser ce levier de
simplification

Prochaines tapes

Exprimentation lancer dans dautres territoires

21

A venir
??

Enseignements

Travaux raliss

31

xxx

Estimation de la dure de
mise en uvre :
1 passage en CLAH
Supports :

9 : Acclrer la
signature et la
transmission de la
notification
d'engagement aux
usagers

Territoire(s)
dexprimentation

31

Optimiser le processus de
signature des notifications
dengagement

Objectifs

Chantier
de
rfrence

FICHE
ACTION
National
Local
Objectifs

9.2 Optimisation de la
procdure de signature des
notifications

Territoire(s)
dtude

Mise en vidence des lments

organisationnels permettant
davoir des dlais court

Modalit
s de mise
en uvre

Etude des opportunits de

gnralisation du processus du
CD 25 aux autres dlgataires

Gains

Risques

Manque dimplication des dlgataires

Problmes dembarquement des DG et lus des
collectivits

Identification du dlgataire
ayant le dlai de signature le plus
court
Cartographie du processus de
signature des notifications
Mise en vidence des lments
organisationnels permettants
davoir des dlais court
Etude des opportunit de
gnralisation du processus

Estimation de la dure de
mise en uvre :
2 ateliers de 2H
Supports : Dossier Chantier 5
Optimisation de la procdure de
signature Ateliers dans le 25

A venir
??

Enseignements

Travaux raliss

25

Rduction du dlai de signature des notifications pour

engagement 10 jours

Synthse des exprimentations

Ralis
Exprimentatio
En cours
n:
e
25
Territoire(s) :
Mai juillet 2016
Dates :

Mesure des gains chez les autres

dlgataires aprs simplification
de leurs procdures de signature

8 : Redfinir les
missions et
lorganisation de la
CLAH

Territoire(s)
dexprimentation

25

Identification des bonnes

pratiques dans le processus
de signature du CD 25 et
gnralisation aux autres
dlgataires
Identification du dlgataire
ayant le dlai de signature le
plus court
Cartographie du processus de
signature des notifications du CD
25

Chantier
de
rfrence

Problmatique dembarquement des

cadres et des lus au sein des
collectivits locales
Ncessit davoir un appui national
pour gagner en lgitimit face aux
cadres et aux lus des collectivits
locales
Ncessit de construire un
argumentaire pour mettre en avant les
gains lis la simplification des
processus

Prochaines tapes

Mesure terrain du dlai de signature des notifications dengagement aprs la

gnralisation des bonnes pratiques du CD 25

22

Chantier 10 : Allger le dossier

et acclrer les paiements

Objectifs

Acclrer les paiements

Simplifier les processus internes de lAgence Comptable

10.1 Simplification des processus internes de

lAgence Comptable
10.2 Instruction & Exprimentation de la
transmission dmatrialise du dossier de paiement
Actions de dbut 2017 :
10.3 Fiabilisation de la trsorerie de lagence
10.4 Simplification les conditions davance et dacompte
(RGA)

Actions

23

FICHE
ACTION
National
Local

Territoire(s)
dtude

Objectifs

10.1 Simplification des

processus internes de
lAgence Comptable

Gains

Risques

Formalisation du processus
existant de lAC

Identification des solutions de

simplification pour chaque enjeu

Modalit
s de mise
en uvre

Formalisation du plan dactions

court et moyen terme
Estimation de la dure de
mise en uvre :
2 ateliers de 2h30
Supports :
Dossier Chantier 10 Allger le dossier et
acclrer les
paiements

10 : Allger le
dossier et acclrer
les paiements

Territoire(s)
dexprimentation

National : AC

Identifier et mettre en
oeuvre les leviers de
simplification des processus
internes de lAgence
Comptable

Identification des enjeux

damlioration principaux

Chantier
de
rfrence

National : AC

Rduction du taux de rejet

Amlioration du dlai de paiement

Charge de travail importante pour lAC

Synthse des exprimentations

Ralis
Exprimentatio
En cours
n:
e
National
Territoire(s) :
Mai
dc. 2016
Dates :

A venir
??

Enseignements

Travaux raliss

Formalisation du plan dactions

AC court et moyen terme

Mettre jour les motifs de rejet

Raliser des formations ludiques thmatiques destination des services
instructeurs (motifs de rejet, erreurs rglementaires)
Communication pour partager linterprtation des nouvelles rgles avec le PART
Standardisation des lments de language (bnficiaires, territoires, interne)
Amliorer le partage sur la nouvelle rglementation au niveau ANAH centrale
Dmatrialiser le listing test
Recourir de lintrim pour pallier aux ruptures de personnel
Demande de ligne de crdit
Embarquer la rflexion sur la dsignation du bnficiaire dans les modifications
RGA
Etudier la possibilit de supprimer l'obligation des RIB originaux
Mettre en place un outil de gestion des aides propres DLC2

xxx

Prochaines tapes

24

FICHE
ACTION
National
Local

Territoire(s)
dtude

Objectifs

10.2 Instruction &

Exprimentation de la
transmission
dmatrialise du dossier
de paiement

Chantier
de
rfrence

Gains

Risques
Transmettre et former les
services instructeurs aux
rgles de transmission
(envoi par mail du
bordereau, scan du RIB et PJ
du paiement, respect des
rgles de nommage)

Modalit
s de mise
en uvre

Estimation de la dure de
mise en uvre :
2 ateliers de
formalisation des
processus AC &
dlgations
1 runion dexplication
la DDT (1h)
Supports :
Dossier Chantier 10 Allger le dossier et
acclrer les
paiements

Territoire(s)
dexprimentation

National : AC

Exprimenter la transmission
dmatrialise du dossier de
paiement vers lAC

10 : Allger le
dossier et acclrer
les paiements

Rduction du temps de prparation du dossier de

paiement
Rduction du papier (1 million de papier par an transmis
lAC)
Temps de travail supplmentaire pour lAgence
Comptable

Synthse des exprimentations

Ralis
Exprimentatio
En cours
n:
e
25,
Territoire(s) :
31 2016
Mai juin.
Dates :

Formalisation dun processus de

traitement dmatrialis de lAC
Formalisation du processus de
transmission du dossier par les
services instructeurs
Exprimentation de 15
bordereaux du 25 et du 31

La transmission dmatrialise du
dossier de paiement ncessite une
volution du SI OPAL afin de permettre
une lecture fluide du dossier par les
instructeurs de paiement de lAC

Prochaines tapes

A date (Juillet 2017) Arrt de lexprimentation

25

A venir
??

Enseignements

Travaux raliss

25, 31

Chantier 11 : Acclrer la
dclinaison des politiques
nationales en local

Objectifs

11.1 Acclration de la mise disposition des crdits

(Ouverture des crdits sans exigence davenant sign)
11.2 Simplification des outils de programmation
rgionale
Actions de dbut 2017 :
11.4 Sortie de la circulaire en 1re semaine de Janvier
11.5 Acclrer la rpartition des crdits au niveau rgional
(DHUP)
11.6 Faire du PA la base rglementaire unique et le standardiser
11.7 Formation de la dlgation de comptences (DHUP)
11.8 Note aux DDT sur les pr-requis de gestion de lHabitat
Priv + rle de la dlgation de comptence (MCAI / CMT)
26sujet date dapplication des subventions
11.9 Instruction

Actions

Acclrer la dcision concernant les objectifs et les

dotations de faon ne pas gnrer de stock en dbut
danne

FICHE
ACTION
National
Local

Territoire(s)
dtude

Objectifs

11.2 Simplification des

outils de programmation
rgionale

Identification des enjeux

damlioration principaux

Modalit
s de mise
en uvre

Supports :
Dossier Chantier 11 Acclrer la
dclinaison des
politiques nationales
en local

31

Gains

Rduction du dlai de dclinaison des politiques

nationales en local
Meilleure satisfaction des parties prenantes (DREAL,
DDT, dlgataires)

Risques

Risques techniques lis aux nouveaux outils utiliser

Synthse des exprimentations

Ralis
Exprimentatio
En cours
n:
e
31
Territoire(s) :
Mai dc. 2016
Dates :

A venir
??

Enseignements

Travaux raliss

Identification des solutions de

simplification pour chaque enjeu
(nouveaux outils & processus)
Estimation de la dure de
mise en uvre :
1 ateliers de
formalisation des
processus existants &
cible
1 atelier de cration
du nouvel outil
Etc.

11 : Acclrer la
dclinaison des
politiques nationales
en local

Territoire(s)
dexprimentation

31

Simplifier les outils et

optimiser les processus de
programmation au niveau
local

Formalisation du planning de
programmation existant (sur 1
an) & tat des lieux des outils de
programmation

Chantier
de
rfrence

Lutilisation doutils numriques est

ncessaire pour optimiser les allersretours entre les parties prenantes
(DREAL DDT dpartements)

Formalisation dun processus

cible de programmation intgrant
des enqutes en ligne

Transmission en ligne des objectifs & de lenveloppe aux DDT ds le CA ANAH

Utilisation dun tableau en ligne pour les 2 enqutes de programmation auprs
des DDT (mise jour du tableau par la DREAL & les DDT, dlgataires en
consultation)
Mise en place dune date limite pour la compltude de lenqute de
programmation la 1re semaine de Janvier
Autres mesures rglementaires (en cours dtude)

Prochaines tapes

27

Chantier 12 : Mettre en place

une plateforme numrique de
traitement du dossier
Objectifs

Rduire les dlais de traitement

Amliorer linformation au demandeur
Amliorer les flux de dossiers entre instructeurs et
oprateurs

12.1 Cration dun tableau de bord partag entre les

parties prenantes sur les dossiers en cours
12.2 Dmatrialisation de la saisie du diagnostic
12.4 Mise en place dune plateforme de suivi de dossier
dmatrialis (Start Up dEtat)

Actions

Actions de dbut 2017 :

12.5 Organisation de linformation du bnficiaire tout au
long de lavancement du dossier (interlocuteurs,
communications transmises)

28

FICHE
ACTION
National
Local

Objectifs

Territoire(s)
dtude

Suivre la compltude du tableau

et raliser une revue des
modifications
Estimation de la dure de
mise en uvre :
2 runions de
prsentation /
dclinaison (1h
1h30)
Supports :
Dossier Chantier 12 :
Mettre en place une
plateforme numrique
de traitement du
dossier

Gains

Risques

12 : Mettre en place
une plateforme
numrique de
traitement du
dossier

Territoire(s)
dexprimentation

National

Partager les informations

entre les parties prenantes
(infos. Gnrales, suivi des
objectifs, activit
prvisionnelle instructeurs,
suivi dossiers..)
Prsenter le tableau de bord
standard
Raliser une dclinaison locale
(modifications) pour rpondre
aux enjeux et besoins locaux

Modalit
s de mise
en uvre

Chantier
de
rfrence

12.1 Cration dun tableau

de bord partag entre les
parties prenantes sur les
dossiers

Gain de temps pour tous les services (plus besoin

dappels tlphoniques)
Vision partage des problmes (ex : dossiers
incomplets)
Tableau non complt rgulirement

Synthse des exprimentations

Ralis
Exprimentatio
En cours
n:
e
25, 31, 88, 14
Territoire(s) :
Mai dc. 2016
Dates :

A venir

La mise Enseignements
jour des informations
concernant les objectifs 2016 / lactivit
prvisionnelle des services instructeurs
est plus ou moins bien ralise selon
les sites
Concernant le suivi des dossiers, il est
Tableau prsent et dclin
localement dans les 4 sites
ncessaire que la compltude du
exprimentaux
tableau soit faite rgulirement. Une
adhsion des instructeurs sur cette
partie (pour qui cest une double saisie)
est indispensable. Une alternative est
de ne suivre que les dossiers mis en
Prochainespaiement
tapes(ex : 31)

Travaux raliss

25, 31, 88, 14

Poursuite de lexprimentation dans le 31, 25 et 13

Itrations ventuelles

29

FICHE
ACTION
National
Local

Objectifs

12.2 Dmatrialisation de
la saisie du diagnostic

Territoire(s)
dtude

Estimation de la dure de
mise en uvre :
1 journe de
lancement
1 retour dexprience
3 semaines, puis
toutes les 2 semaines

Gains

Risques

12 : Mettre en place
une plateforme
numrique de
traitement du
dossier

Territoire(s)
dexprimentation

National

Amliorer la comprhension
du projet par les services
instructeurs
Faciliter la transmission
dinformations par les
oprateurs

Raliser une prsentation

exhaustive des enjeux et
nouvelles pratiques en
rpondant toutes les questions

Modalit
s de mise
en uvre

Chantier
de
rfrence

Standardisation du diagnostic
Meilleure comprhension du projet par les instructeurs
Gain de temps pour les oprateurs ( confirmer aprs
exps.)
A dfinir

Synthse des exprimentations

Ralis
Exprimentatio
En cours
n:
e
25, 31
Territoire(s) :
Mai juin. 2016
Dates :

Lancement du diagnostic
dmatrialis (Google Form /
Drive)

Supports :
Dossier Chantier 4
Refondre la demande
de subvention

Retour dexprience venir

Prochaines tapes

A venir

30

A venir
??

Enseignements

Travaux raliss

25, 31