ADMINISTRACIN DE

ALMACENES E
INVENTARIOS

I. Introduccin al Control de Inventarios

Es un gran reto el comprender que en nuestros

almacenes tenemos guardado dinero. Los
inventarios son parte de la inversin de
laempresa y pueden llegar a ser muy valiosos, as
como tener un alto costo de mantenerlos.Una
eficaz administracin de los almacenes e
inventariospermite que mantengamos nuestros
stocks a un nivel ptimo el cual, combinado con
una buenarotacin, lograra que aumente nuestra
rentabilidad.

1.1 Concepto de Inventarios y Almacenes.

Almacn es: Realizar

las
operaciones
y
actividades necesarias
para suministrar los
materiales o artculos
en
condiciones
optimas de uso y con
oportunidad,
de
manera
de
evitar
paralizaciones
por
falta
de
ellos
o
inmovilizaciones
de
capitales
por
sobre

Un
Inventario
representa
un
conjunto de bienes
que son propiedad de
una empresa y cuyo
objetivo
de
adquisicin
o
fabricacin es el de
volver a venderlos a
fin de mantener un
margen de utilidad
razonable.
Un

inventario

1.2 Papel de la Administracin

de Inventarios en la organizacin.
El control de inventarios es un herramienta fundamental en la
administracin moderna, ya que esta permite a las empresas y
organizaciones conocer las cantidades existente de productos disponibles
para la venta, en un lugar y tiempo determinado, as como las
condiciones de almacenamiento aplicables en las industrias
El inventario representa un porcentaje importante del capital de trabajo de
una empresa. Por lo tanto, el objetivo primero es aumentar la rentabilidad
de la organizacin por medio de una correcta utilizacin del inventario,
prediciendo el impacto de las polticas corporativas en los niveles de stock,
y minimizando el costo total de las actividades logsticas asegurando el
nivel de servicio entregado al cliente.

1.3 Procesos crticos en la administracin de inventarios.

CUANDO UN PROCESO ES CRITICO?
Se dice que un proceso es crtico si la ocurrencia de incidentes puede:
1.- Daar a la gente (causal de accidentes laborales)
2.- Daar equipos, maquinarias y ambiente (causal de incidentes)
3.- Discontinuar la marcha de las operaciones (causal de imagen empresarial)
4.- Afectar la calidad del producto o servicio que se entrega (causal de imagen
empresarial)
5.- Retraso de entregas
responsabilidad empresarial)

incumplimientos

(causal

de

imagen

6.- Incremento de costos (dao econmico financiero de la empresa)

de

RIESGOS QUE COMPONEN EL PROCESO

Los componentes de un proceso crtico son:
1.- LAS AREAS DONDE SE EJECUTAN LAS
TAREAS
2.- LOS MATERIALES QUE SE UTILIZAN
3.- LAS TAREAS QUE SE DESARROLLAN
4.- LOS EQUIPOS QUE INTERVIENEN

AREAS CRITICAS
Es el espacio o sector bien delimitado de una planta, donde se ubican y
funcionan las instalaciones, maquinarias y equipos, se manejan materiales y
se efectan tareas productivas.
EQUIPOS CRITICOS
Son aquellos cuya fallas afecta de modo directo la seguridad del proceso, ya
que interrumpen las operaciones y/u originan prdidas al disminuir la
produccin, afectar la calidad, elevar los costos e incluso daar a personas
y/o a la propiedad
MATERIALES CRITICOS
Son las MP o insumos, los productos en proceso o terminados cuyo
abastecimiento debe satisfacer requisitos de cantidad, calidad y/u
oportunidad
TAREAS CRITICAS
Son una secuencia de pasos u operaciones que, al ser realizados de una
manera errnea, impiden la obtencin de un determinado resultado dentro
del proceso

Con un inventario correctamente elaborado, una

organizacin logra identificar y analizar aquellos riesgos
crticos que histricamente han generado la mayor parte
de prdidas.

II. Anlisis de la demanda y pronsticos.

El reto de pronosticar la demanda del cliente es una tarea difcil
porque la demanda de bienes y servicios suele variar
considerablemente
Es importante registrar los datos de manera histrica con la
finalidad de saber lo que ocurre con la demanda del mercado y
determinar si los picos y valles que presenta tienen una
explicacin, llmense promociones de venta, incrementos de
precios, desabasto del mercado por los competidores, etc.
Asumiendo que se cuenta con buena informacin y consistencia
en los datos de demanda, el siguiente paso es su anlisis

Demanda
"Lademandaes la cantidad de bienes y/o servicios que los compradores o
consumidores estn dispuestos a adquirir para satisfacer sus necesidades o
deseos, quienes adems, tienen la capacidad de pago para realizar la
transaccin a un precio determinado y en un lugar establecido".
El anlisis de la demanda tiene como objetivo principal medir las fuerzas que
afectan los requerimientos del mercado, con respecto a un bien o servicio y
como este puede participar para lograr la satisfaccin de dicha demanda.
La demanda funciona a travs de distintos factores:

la necesidad real del bien

su precio
nivel de ingreso de la poblacin

Para efectos de anlisis, existen varios tipos de demanda:

* En relacin con la oportunidad.
Demanda satisfecha: lo producido es exactamente lo que el mercado requiere.

-Demanda insatisfecha: lo producido no alcanza a satisfacer al mercado

* En relacin con su necesidad.

-Demanda de bienes social y nacionalmente necesarios: alimentacin, vestido,
vivienda

-Demanda de bienes no necesarios o de gusto que es llamado el consumo

suntuario:perfumes, ropa fina.

* En relacin con su temporalidad.

-Demanda continua es la que permanece durante largos periodos: demanda de
alimentos

-Demanda cclica o estacional es laque de alguna forma se relaciona con los

periodos del ao:circunstancias climatolgicas o comerciales

* De acuerdo con su destino.

-Demanda de bienes finales:bienes adquiridos directamente por el consumidor para su
uso o aprovechamiento

-Demanda

de

bienes

intermedios

industriales:son

los

que

requiere

un

Patrones de demanda.
1. Horizontal, o sea, la fluctuacin de los datos en torno de una media
constante
2. Tendencia, es decir, el incremento o decremento sistemtico de la
media de la serie a travs del tiempo.
3. Estacional, o sea, un patrn repetible de incrementos o decrementos
de la demanda, dependiendo de la hora del da, la semana, el mes o
la temporada
4. Cclico, o sea, una pauta de incrementos o decrementos graduales y
menos previsibles de la demanda, los cuales se presentan en el curso
de periodos de tiempo ms largos (aos o decenios)
5. Aleatorio, es decir, una serie de variaciones imprevisibles de la
demanda

2.1 Identificacin de necesidades de

suministros.
La fuente de suministro se refiere a un nmero de procesos dirigidos
a facilitar el flujo de las solicitudes de bienes, materiales y servicios
de los departamentos y unidades, convertir esas solicitudes en
compras mediante la entrega de los productos o servicios adquiridos
y, en el caso de los productos, almacenarlos y entregarlos a las
partes y usuarios finales que los solicitaron.

2.2 Objetivos y funciones del rea de compras.

La gestin del departamento de compras asegura que todos los
bienes, servicios e inventario necesarios para la operacin del
negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes de
cualquier empresa; Asimismo, tambin es responsable de controlar
el costo de los bienes adquiridos, los niveles de inventario y debe
ser capaz de desarrollar buenas relaciones con los proveedores.

Toda organizacin depende en gran medida de la compra de servicios o materiales, as que

proveerse es una de las funciones vitales de cualquier organizacin, por ello, es necesario saber
cul es la mejor forma de suministrar todos los servicios necesarios y tener claros los objetivos.
Objetivos especficos de la funcin de compras:
Formular unplan deprogramacinde las posibles compras a realizar en el perodo teniendo en
cuenta las necesidades de cada una de las reas de la empresa.
1.Crear y actualizar un kardex o requisito deproveedores, estableciendo sus condicionesprecios,
servicios,informacingeneral y dems informaciones necesarias.
2.Coordinacindel funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operacin y recurso
humano necesario.
3.Tramitacin de las requisiciones y solicitudes para adquisicin de artculos y servicios que se
requieren en las diversas reas.

4.Tramitacin de las requisiciones y solicitudes para adquisicin de artculos y servicios que se

requieren en las diversas reas.
5. Estar muy atentos a que los artculos o mercanca solicitada por las reas o secciones lleguen
oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas, as como su calidad y presentacin.
6. Proponer objetivos, procesos yprocedimientosrelativos a la compra y recibo de la mercanca o
servicio.
7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.
8. Participacin activa en lanegociacin con proveedores para obtener calidad, mejor precio y
agilidad en el despacho delproducto.
9. Trabajar coordinadamente con los departamentos deproduccin ,ventas, tesorera,
bodegas,almacn, etc.

10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las reas o secciones de la
empresa hacen, as como el proceso de devolucin.
11. Para aquella mercanca especializada hay necesidad del cerciorarse de su recibo total en
almacn, calidad, cantidad y servicios por parte del departamento decontrol de calidad .
12. Para efecto de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los materiales o
servicios pedidos.

2.3 Eficiencia de las compras y pronsticos de demanda.

El pronstico no es una prediccin de lo que irremediablemente

pasar en el futuro. Un pronstico es informacincon cierto grado
deprobabilidadde
lo
que
pudiera
pasar.

Todas las empresas de logstica dependen de la capacidad de

ventas de su equipo. La planeacin de la demanda les permite
lograr una mayor visibilidad y un mayor horizonte, de manera que
pueden lograr mejor capacidad al contar con una visin mas
completa de los costos y servicios de la cadena de suministro,
permitiendo
una
compra
ms
estratgica.

La planeacin de la demanda es la base para compras ms

eficientes que ayudan a:

Eliminar la adivinacin en la toma de decisiones de

compras
Transformar a los compradores en planificadores.
Ofrecer mayor tiempo para las negociaciones.
Fortalecer las relaciones con los proveedores.

Disminuir los costos de fletes.

III. Anlisis de la oferta.

Se conoce como oferta a la cantidad de bienes y servicios que un cierto
numero de productores esta dispuesto a poner a disposicin del mercado a un
oferta es la cantidadprecio
de determinado
bienes o servicios que un cierto

La
nmero de productores o prestadores de servicios estn
decididos a poner a la disposicin del mercado a un precio
determinado
El propsito que se busca mediante el anlisis de la oferta es
definir y medir las cantidades y condiciones en que se pone a
disposicin del mercado un bien o un servicio. La oferta, al igual
que la demanda, est en funcin de una serie de factores, cmo
es el precio en el mercado del producto o servicio, entre otros.

Determinantes de la oferta:
El precio del producto en el mercado.
Los costos de los factores necesarios para tal
produccin.
El tamao del mercado o volumen de la
demanda.
Disponibilidad de los factores.
Nmero de empresas competidoras.
Cantidad de bienes producidos.

3.1 Conocimiento y Control de proveedores.

Dentro de los posiblesproblemas que podemos tener con
nuestros proveedoresse encuentran bsicamente (ya que puede
haber ms), los siguientes:
Demora en dar respuesta a solicitudes (sea unacotizacin ,
envo de productos o respuesta a un servicio).
Lo que solicitamos no es lo que se nos cotizaron, o peor, no es
lo que nos envan u obtenemos.
Los acuerdos se olvidan.
Los soportes o servicios no son los acordados.
Etctera.

Si bien podran ser muchos los problemas que existen, la solucin

es simple, Seleccin y Control, estos 2 conceptos son una
excelente combinacin para poder disminuir o evitar todos estos
problemas

A. Evaluacin de las necesidades

. Qu pedir?
. Cundo pedir?
. Cunto pedir?
El ciclo de compras, que es la primera fase de la actividad de la empresa resulta de vital
importancia para dar respuesta a estas preguntas, utilizar un criterio tcnico y en base a la
operacin dar respuesta a las interrogantes.

B. Realizacin de una lista de proveedores

La bsqueda de proveedores debe llevarnos a realizar un listado de estos que puedan
satisfacer nuestras necesidades

Datos identificativos: razn social, domicilio legal y comercial, telfono, fax, direccin
web etc.

Tipo de productos que ofrece o servicios que presta, precios, condiciones de pago,
condiciones generales de entrega y contratos

C. Anlisis de ofertas de proveedores

Esto conlleva:
La solicitud de propuestas a proveedores de la lista anterior
La obtencin de su catalogo de productos
La recepcin de ofertas detalladas por escrito

D. Establecimiento de criterios de seleccin

La eleccin correcta de proveedores es definir con claridad los criterios claves de
evaluacin, dependiendo del resultado el anlisis de los criterios, se toma la
decisin de la seleccin de proveedor, pueden ser solo algunos de ellos que se les
define (parciales) o todos ellos que se les denomina (globales).

E. Certificacin de los proveedores

Esta el la fase final del proceso de seleccin de proveedores, el objetivo de
este paso es lograr que el proveedor realice su labores, de acuerdo con las
pautas comnmente establecidas, bajo la concepcin de los denominados
sistemas de gestin de calidad, basados en las normas ISO.

3.2 Anlisis de fuentes de abastecimiento: fechas de

entrega y cumplimiento.

IV. Administracin de almacenes.

Ofrecer un buen servicio al cliente siempre ha sido uno de los
principales objetivos de las cadenas de suministro. En una situacin
como la actual, mantener los clientes existentes y conseguir nuevos
clientes se ha convertido en algo fundamental para la supervivencia.

4.1 Nivel de servicio.

El nivel de servicio se define como el porcentaje de los pedidos que somos
capaces de servir en el plazo adecuado. Este puede ser calculado en base a
lneas, unidades y valor. Tambin hay que tener en cuenta el compromiso con
el propio cliente, sus necesidades, las expectativas o el punto de equilibrio
entre los costos de posesin del inventario y la prdida de margen que
provoca las faltas

4.3 Rotacin de inventarios

La rotacin de Inventarios es el indicador que permite saber el nmero de veces
en que el inventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar
cuantas veces el inventario se convierte endineroo en cuentas por cobrar (se ha
vendido).

La rotacin de inventarios se determina dividiendo el costo

de las mercancas vendidas en el periodo entre el promedio
de inventarios durante el periodo.
(Costo mercancas vendidas/Promedio inventarios) =
N veces.

4.4 Clasificacin de artculos ABC.

V. Organizacin de almacenes.
En la organizacin de la empresa tiene que observarse el reparto de las
actividades en funciones, designando estas a los correspondientes rganos.
Tambin se puede confiar, varias actividades a la misma persona; en el caso
que
la
empresa
sea
de
condiciones
limitadas.

Las actividades que realiza almacenes son:

Recepcin de artculos.
Estiba de artculos
Inspeccin de artculos
Ubicacin de artculos
Manipulacin de artculos
Despacho de mercadera
Control de inventarios
Mantenimiento de almacn

5.1 Sistemas de distribucin.

Especialistas en logstica han identificado dos fases

fundamentales al momento de disear un almacn; estas son:
Fase de diseo de la instalacin.
Fase de diseo de la disposicin de los elementos que deben
"decorar" el almacn; el layout del almacn.

Fase de diseo de la instalacin.

El diseo de las instalaciones hace parte de los procesos estratgicos que
debe ejecutar la gestin de almacenes, dicho diseo debe incluir:
Nmero de plantas: preferentemente almacenes de una planta.
Planta del almacn: diseo en vista de planta de la instalacin.
Instalaciones principales: Columnado, instalacin elctrica, ventilacin,
contra-incendios, seguridad, medio ambiente, eliminacin de barreras
arquitectnicas.
Materiales: principalmente los suelos para lo cuales se debe tener
presente la resistencia al movimiento de los equipos de manutencin, la
higiene y la seguridad.

Fase de diseo de la disposicin de los elementos que deben "decorar" el almacn; el layout
del almacn.

Como se describe en la
segunda fase del diseo de
almacenes,
el
layout
corresponde a la disposicin
de los elementos dentro del
almacn. El layout de un
almacn debe asegurar el
modo ms eficiente para
manejar los productos que en
l se dispongan. As, un
almacn
alimentado
continuamente de existencias
tendr unos objetivos de
layout
y
tecnolgicos
diferentes que otro almacn
que inicialmente almacena
materias primas para una
empresa que trabaje bajo
pedido.

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5.2 Sistema 5s.

5.2 Registro de
inventarios