Objektif:

1. Menerangkan definisi dan ciri-ciri projek.

2. Menerangkan definisi pengurusan projek dan tender.
3.Siapa yang bertanggungjawab untuk menguruskan projek.
4.Menerangkan faktor kejayaan sesebuah projek.

DEFINISI PROJEK
Projek didefinisikan sebagai satu aktiviti operasi yang wujud
hanya sekali-sekala dalam tempoh masa yang tertentu.
Projek merupakan aktiviti yang besar dan akan
mempengaruhi masa depan syarikat. Contohnya seperti
projek pembinaan kemudahan, bangunan kilang, pusat
membeli belah dan pemasangan sistem komputer
Mengandungi beberapa elemen:
Masa
Peruntukan
Matlamat

Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem8

CIRI-CIRI PROJEK
Mempunyai satu matlamat
khusus.
Bersifat sementara.
Memerlukan sumber-sumber.
Memerlukan penaja utama.
Merupakan satu perkara yang
tiada kepastian.

Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem8

PENGURUSAN
PROJEK
Apa yang dimaksudkan dengan Pengurusan Projek??
merupakan satu pengurusan yang melibatkan
pembangunan, perubahan dan inovasi dalam kerja
operasi.
merangkumi aktiviti seperti merancang dan
pengawalan sesuatu projek dengan bergantung
kepada kekangan belanjawan supaya projek dapat
disempurnakan dalam tempoh masa yang
ditetapkan.
Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem 8

Elemen dalam
Pengurusan Projek
Sesuatu projek biasanya memerlukan alat-alat dan
kemahiran di luar sistem pengeluaran. Organisasi projek
akan dibentuk untuk memudahkan proses perjalanan projek
menjadi lebih lancar dan sempurna.
Terdapat TIGA peringkat pengurusan projek yang utama
iaitu : Perancangan
Penjadualan
Pengawalan
Ketiga-tiga peringkat ini akan digunakan dalam teknik PERT,
CPM dan carta Gantt
Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem 8

Contoh Struktur Organisasi

Projek

Rajah 1: Struktur Organisasi Projek

Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem8

1.Perancangan
merupakan salah satu daripada peringkat pengurusan projek
yang utama yang merangkumi aktiviti menentukan objektif
projek.
bertujuan untuk memudahkan pengurus dan pasukannya
menjalankan sesuatu projek.
projek akan dibahagikan kepada beberapa komponen yang
lebih terperinci dengan kaedah yang dikenali sebagai struktur
pembahagian kerja.

Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem8

Rajah 2: Carta Alir Struktur Pembahagian Kerja

2. Penjadualan

Proses penjadualan diperlukan untuk menganggarkan jangka

masa yang diperlukan untuk menyiapkan setiap aktiviti projek

Anggaran tempoh masa menyiapkan projek ditetapkan dengan

membuat perbandingan dengan objektif projek syarikat.

Penjadualan perlu dilakukan untuk : Menentukan dan menghubungkaitkan antara aktiviti dengan
aktiviti
yang lain.
Mengenalpasti hubungan sebelumnya antara aktiviti. Hubungan ini
akan ditunjukkan melalui teknik CPM/PERT yang melibatkan graf
rangkaian.

Penjadualan
Contoh hubungan aktiviti melalui rangkaian ditunjukkan oleh Rajah
3 di bawah:

Menetapkan jangkamasa untuk menyiapkan penyenggaraan setiap

aktiviti. Anggaran tempoh perlaksanaan projek perlu dibuat untuk
mengelak kerugian dari segi masa dan kos.
Mengoptimumkan penggunaan sumber tenaga dan bahan mentah
dengan lebih cekap.

Penjadualan

Carta Gantt yang merupakan salah satu teknik penjadualan

yang popular.

Carta Gantt juga dikenali sebagai carta bar dimana setiap

aktiviti projek akan ditunjukkan bersama tempoh masa
perjalanannya.

Carta Gantt digunakan kerana ia dapat membantu

pengurus mengenal pasti :i. semua aktiviti yang telah dirancang.
ii. Pelaksanaan aktiviti pekerjaan yang ditunjukkan
iii. Anggaran masa untuk aktiviti-aktiviti direkodkan
iv. Jangkamasa keseluruhan projek dilaksanakan

Carta Gantt

Rajah 4: Contoh Carta Gantt untuk Projek Pembinaan Rumah

3.Pengawalan
tertumpu kepada peringkat pengawalan yang
merangkumi pengawalan sumber, kos kualiti dan
belanjawan.
Pengawalan bertujuan untuk: Memastikan semua aktiviti dikenalpasti
Memastikan semua aktiviti dapat disiapkan
dalam
masa yang ditetapkan
Memastikan sumber-sumber yang diperlukan
dikenalpasti
Memastikan perubahan dalam jadual akan
berlaku sekiranya terdapat sebarang perubahan
atau
pembaharuan dalam projek.

Rumusan

Faktor Kejayaan Projek

Sebab utama mengapa projek gagal atau sebahagian gagal:Keperluan yang tidak lengkap & sentiasa berubah.
Penglibatan pengguna terhad
Kekurangan sokongan eksekutif
Kekurangan sokongan teknikal
Perancangan projek yang lemah
Objektif yang samar
Kekurangan sumber yang diperlukan

Faktor Kejayaan Projek

Sebab utama mengapa projek berjaya:

Keperluan sistem di definisikan secara jelas
Penglibatan pengguna
Sokongan dari pihak pengurusan atasan
Perancangan projek yang terperinci dan menyeluruh
Penjadualan dan milestone yang realistik

TENDER
Definisi
satu penyataan harga yang diterima sebagai pertukaran
kepada penyediaan barangan@perkhidmatan.
tawaran rasmi dibuat bagi melakukan sesuatu pada
harga tertentu.
tender dibuka untuk menjadi pembekal bahan@sumber
untuk syarikat; kerja-kerja pembersihan kawasan kilang;
pembekal pengawal keselamatan dan sebagainya.
Proses menender terdiri daripada:

Proses Menender
1. Analisa pembida
bagi tender

5.Hubungi penyedia
sumber (pembekal)

3.Lantikan
2.Proses
Memilih

4.kemas kini
rekod

Proses Menender
9. tindakan
susulan

10. pantau
pelaksanaan
projek

7. hubungi
kontraktor/vendor

8. membuat
pesanan

6.Cari nombor hubungan

pembekal dalam
pangkalan data

Jenis Tender
Tender Terbuka
digunakan oleh kerajaan & badan berkanun dalam memilih
kontraktor yang sesuai untuk sesuatu projek.
KELEBIHAN
-Lebih Adil

-Membuka peluang kepada semua

kontraktor yang berminat untuk
menender termasuk kontraktor yang baru
berdaftar dan kurang berpengalaman.

-beri peluang kepada kontraktor untuk

bersaing dan tiada pakatan harga berlaku
(Milne, 1980).

KEKURANGAN
-membazirkan masa dan wang
-Kurang sesuai untuk projek yang perlu
disiapkan dengan segera

-kontraktor berkemungkinan akan

mengurangkan kualiti kerja untuk
mengelakkan kerugian (Ramus, 1981)

Jenis Tender
Tender Terpilih
-satu senarai kontraktor yang berkemahiran dan sesuai untuk kerja tertentu
akan dikenalpasti
-hanya kontraktor yang terpilih dijemput untuk membuat proses menender.
KELEBIHAN

KEKURANGAN

-klien boleh mendapatkan hasil kerja yang

berkualiti dan sempurna.

-Tidak membuka peluang kepada semua

kontraktor

-sesuai untuk kerja khas yang memerlukan

kemahiran tertentu yang tiada pada
kontraktor utama.

-klien mungkin tidak akan mendapat harga

yang paling rendah.

-mengurangkan risiko mengalami

kegagalan dan mengurangkan kos untuk
menyediakan tender.

-terdapat pakatan harga dalam kalangan

kontraktor-kontraktor yang terpilih.

Jenis Tender
Tender Perundingan
-alternatif kepada kompetitif tender seperti tender terbuka dan tender terpilih.
-klien boleh berunding dengan satu@sekumpulan kontraktor mengenai projek yang
akan dijalankan sebelum memilih kontraktor yang sesuai.

-terbahagi kepada 2 jenis iaitu:

a) Satu Tahap Perundingan
-peringkat pertandingan, kontraktor dijemput untuk bertanding dari segi masa
penyiapan, harga tender dan sumbangan terhadap rekabentuk.
b) Dua Tahap Perundingan
-kontraktor yang telah terpilih akan berbincang dengan lebih teliti dengan klien tentang
harga dan syarat dalam kontrak seperti dalam tender satu tahap perundingan.

Jenis Tender
-membolehkan kontraktor memberi nasihat yang sesuai tentang reka bentuk,
penggunaan bahan, cara pembinaan dan sebagainya semasa peringkat reka
bentuk
-hanya akan digunakan jika terdapat sebab tertentu seperti:
i)perlu memilih kontraktor yang mempunyai kemahiran dalam pengurusan
ii)berupaya menghasilkan projek yang berkualiti tinggi
iii)berupaya menyiapkan kerja dalam masa yang singkat (Milne, 1980)

Tender Pra-Kelayakan
-hanya terbuka kepada semua kontraktor yang mempunyai kemahiran dan
pengalaman tertentu di samping mempunyai pusingan modal yang cukup dan
rekod kerja yang baik.
-klien lebih terjamin untuk mendapatkan kontraktor yang berkaliber dan dapat
menyiapkan kerja dengan kos, masa dan kualiti dengan baik.

Amalan pengurusan
Amalan dan prinsip penting yang diamalkan dalam menggunakan kaedah
pengurusan projek:
a) Analisis Jaringan
b) Pengurusan Berpandukan Objektif (Management By Objectives (MBO)
c) Pengurusan Berpandukan Pengecualian (Management By Exception (MBE))
i) Meminimumkan Kos
ii) Memperuntukkan Sumber
iii) Menyetarakan Sumber
d) Menguruskan Sumber Manusia
e) Menguruskan Komunikasi
f) Menguruskan Kualiti
g) Menguruskan Kontrak/Perolehan
h) Menguruskan Risiko
i) Menguruskan integrasi Projek

Kaedah dalam
perancangan projek

a) Carta Palang (Carta Bar)

-boleh digunakan dalam pelbagai keperluan perancangan
-masih menjadi pilihan untuk mempersembahkan perancangan projek di
kebanyakan pejabat, tapak projek dan kilang.
-alat kawalan kualiti harian yang sesuai digunakan-personel di semua
peringkat pengawasan dan pengurusan.

-kategori carta palang:

a) Masa
menggunakan skala di mana paksi mengufuk mewakili elemen masa bagi
perancangan projek
palang mengufuk-mewakili tugasan @ aktiviti yang terdapat dalam projek
panjang -menunjukkan berapa lama masa yang dijangka untuk disiapkan.

Rajah 1: Contoh Carta Palang

Rajah 2: Contoh Carta Palang bagi Perancangan Projek

Rajah 3: Contoh Carta Palang Yang dilukis menegak

Penunjuk Semasa

Satu garis menegak:- merujuk kepada aktiviti yang sudah selesai pada waktu tersebut
(sebelah kiri garis)
:- aktiviti yang belum siap (sebelah kanan garis)

Pengekodan
kod warna atau lorekan menggambarkan:
a) jabatan
b) jenis aktiviti
c) orang yang bertanggungjawab ke atas aktiviti
Warna merah digunakan: menunjukkan kritikalnya aktiviti tersebut disiapkan sekiranya tarikh
siap projek ingin dicapai.

Carta palang bagi penjualan semula sumber

Carta Palang Berkod

-kaedah untuk menjadualkan semula penggunaan@keperluan sumber bagi kegunaan
projek kecil.

Carta Gantt
dicipta oleh Henry L.Gantt pada tahun 1910

menunjukkan hubungan antara aktiviti dalam projek merujuk masa