OFICINA GENERAL DE COMUNICACIONES

GUA TCNICA DE EVENTOS

DEL MINISTERIO DE SALUD
2015
Junio de 2015

GUA TCNICA DE EVENTOS DEL MINISTERIO DE SALUD 2015

FINALIDAD
La presente Gua Tcnica tiene como finalidad
contribuir a una mejor gestin en la
organizacin de eventos que realizan
estratgicamente las diferentes dependencias
del Ministerio de Salud.
OBJETIVO
Estandarizar formatos y establecer pautas
que guen la planificacin y ejecucin de los
diferentes tipos de eventos que desarrolla el
Ministerio de Salud y sus dependencias.
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CONTENIDO DE LA GUA TCNICA DE EVENTOS

DEL MINISTERIO DE SALUD

I.
II.
III.
IV.
V.
1.
2.
3.

FINALIDAD
OBJETIVO
MBITO DE APLICACIN
PROCESO A ESTANDARIZAR
CONSIDERACIONES GENERALES
DEFINICIONES OPERATIVAS
CONCEPTOS BSICOS
REQUERIMIENTOS BSICOS

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VI.
CONSIDERACIONES
ESPECFICAS
A) TIPOS Y CARACTERSTICAS DE
EVENTOS OFICIALES
1. EVENTOS INSTITUCIONALES
1.1
JURAMENTACIN O
TRANSFERENCIA DE CARGO A NUEVAS
AUTORIDADES
1.2
CONDECORACIONES Y
PREMIACIONES
1.3
PRESENTACIN DE LIBROS
1.4
INAUGURACIN Y CLAUSURA
EVENTOS ACADMICOS
1.5
INAUGURACIN DE OBRAS
1.6
INICIO DE OBRAS
2. EVENTOS INTERINSTITUCIONALES
2.1
SUSCRIPCIN DE CONVENIOS

3. EVENTOS DE DIFUSIN
3.1 CONFERENCIAS DE
PRENSA
4. EVENTOS ACADMICOS
4.1 SIMPOSIO
4.2 MESA REDONDA
4.3 PANEL
4.4 FORUM O FORO
4.5 CONGRESO
4.6
4.7
4.8
4.9

CONFERENCIA
SEMINARIO
COLOQUIO
TALLER

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5. DE DISCUSIN/DEBATE
5.1 ASAMBLEA
5.2 REUNIN DE COMITS
5.3 SESIN DE UNA COMISIN
6. MISCELNEA
6.1 TALLER ARTESANAL
WORKSHOP
6.2 VISITA GUIADA
6.3 EVENTOS DEPORTIVOS
6.4 FESTIVIDADES
6.5 FERIAS DE SALUD

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B) EQUIPOS DE TRABAJO PARA LA ORGANIZACIN

DE EVENTOS
1. DEFINICIN DE OBJETIVOS
2. PRE EVENTO
3. EVENTO
4. POST EVENTO
5. EVALUACIN
C) LA ESTRUCTURA BSICA EN LA ORGANIZACIN
1. COORDINACIN GENERAL
2. COMISIN DE COMUNICACIN
3. COMISIN DE PROTOCOLO
4. COMISIN DE SOPORTE LOGSTICO
A) SUBCOMISIN DE APOYO TCNICO ACADMICO
B) SUBCOMISIN DE APOYO TCNICO AUDIOVISUAL
C) SUBCOMISIN DE SERVICIOS GENERALES
5. COMISIN DE FINANZAS
6. COMISIN CULTURAL
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VII. ANEXOS
1. FICHA TECNICA PARA LA ORGANIZACIN DE
EVENTOS
2. GUION DE MAESTRO DE CEREMONIA
3. REQUERIMIENTO PARA LA ORGANIZACIN DE UN
EVENTO
4. GUION TCNICO
VIII.

BIBLIOGRAFIA

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EVENTO OFICIAL
Todo evento institucional que se realiza en el marco de los
lineamientos de poltica institucional; puede ser de
carcter nacional, regional, local o internacional con la
participacin de invitados externos.
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REQUERIMIENTOS BSICOS PARA UN EVENTO

EQUIPO HUMANO
Es necesario designar un nmero de colaboradores para conformar el equipo
de trabajo responsable de la ejecucin del evento. Este equipo de trabajo
debe ser liderado por el representante de la Oficina de Comunicaciones.
COMISIONES DE TRABAJO
Conformado el Equipo de trabajo, se debe de establecer un cuadro de
comisiones que nos permita distribuir las funciones. Se establecer una
estructura bsica (mnima) para jerarquizar responsables.
PLAN DE TRABAJO
Se elaborar un plan de trabajo que, como instrumento de planificacin,
establecer un cronograma, designar los responsables por tarea, y trazar
metas y objetivos.
Este plan interrelacionar los recursos humanos, financieros, materiales y
tecnolgicos disponibles para la ejecucin del evento.
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CRONOGRAMA
La mejor forma de desarrollar
cronogramas es bajo perodos de
tiempo: corto, mediano y largo plazo.
Estos periodos se ajustarn a la
naturaleza y dimensin del evento.
Corto plazo, de 1 a 3 meses.
Mediano plazo, 3 a 6 meses.
Largo plazo, 6 meses a 12 meses.

REQUERIMIENTO PRESUPUESTAL
Es la revisin y consolidacin de los bienes y servicios con la
asignacin presupuestal por cada rubro segn corresponda.
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COMPONENTES A TENER EN CUENTA PARA

LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO
Instalacin fsica (Local, Ambiente reuniones, Estacionamiento,
Reserva de espacios)
Recursos fsicos (Paneles, vitrinas, sillas, pizarra, ventilacin)
Recursos Tcnicos (Micrfonos, Parantes, Cds, Tv,
Proyectores,Pc)
Servicios Externos (Difusin Periodstica, Agencia Publicidad,
Servicio buffet, Imprenta)
Recursos Humanos (Expositores, Periodistas, Publicistas,
Camarografo, Promotores)
Seguridad (Servicio de Seguridad, Asistencia mdica)
Administracin de Asistencia (Relacin de asistentes,
Credenciales, Sillas, Folders)
Difusin (Folletos, Afiches, Avisos, Especiales en medios)
Contenido de Certamen (Programa, Textos a entregar, Material a
exhibir)
Servicios Protocolares (Definicin del programa, itinerarios,
Confirmacin de asistentes, Oficios)

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EVENTOS INSTITUCIONALES
(Ejemplo)
FORMULA PARA JURAMENTACIN DE MINISTRO DE ESTADO
A continuacin, se transcribe el l texto para juramentacin
de Ministro de Estado, de acuerdo al Decreto Supremo N
096-2005-RE y se adaptar en caso de juramentacin de
Viceministro o Director de Establecimiento de Salud.
Juris por Dios y estos Santos Evangelios, desempear leal
y fielmente el cargo de Ministro de Estado en el Despacho
de.................. que os confo?
Si Juro
Si as lo hiciereis que Dios os premie, y si no, l y la Patria
os lo demanden.
El texto del juramento se adecuar en lo pertinente a la
opcin religiosa de las personas.

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EJEMPLO DE COMPOSICIN DEL ESTRADO Y

AUDITORIO A

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EJEMPLO DE COMPOSICIN DEL ESTRADO Y

AUDITORIO B
RECONOCIMIENTOS

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EJEMPLO DE COMPOSICIN DEL ESTRADO Y

AUDITORIO D
DISCURSO

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EJEMPLO DE COMPOSICIN DEL ESTRADO Y

AUDITORIO E

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EJEMPLO DE COMPOSICIN DEL ESTRADO Y

AUDITORIO F
COBERTURA DE MEDIOS DE COMUNICACIN

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EJEMPLO DE COMPOSICIN DEL ESTRADO Y

AUDITORIO H
CONGRESOS

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JARDN
LATERAL

Maestro
de
Ceremoni
a

Maestro
de
Ceremoni
a

Maestro
de
Ceremoni
a

Maestro
de
Ceremoni
a

Maestro
de
Ceremoni
a

Maestro
de
Ceremoni
a

GUIN DE MAESTRO DE
CEREMONIAS

DA MUNDIAL DE LA SALUD 2013

HORA
ESTIMADA

Recepcin de invitados

Muy buenas tardes,

El Ministerio de Salud les da una cordial bienvenida a su sede institucional, hoy nos
reunimos en la ceremonia central por el Da Mundial de la Salud.

Ya son 65 aos en los que cada 7 de abril celebramos este da, conmemorando la
creacin de la Organizacin Mundial de la Salud, este ao bajo el lema: Controla tu
presin y gnale a la hipertensin.

Saludamos la presencia de:

-Nombre de Ministro de Salud.
-Nombre de la Presidenta de la Comisin de Salud y Poblacin del Congreso del
Congreso de la Repblica.
-Nombre del Representante de la OPS/OMS en el Per.
-Nombre de la Presidenta Ejecutiva de EsSalud.

Invitamos a los asistentes a ponerse de pie, para entonar nuestro Himno Nacional.

15:30 horas

16:00 horas

HIMNO NACIONAL DE PER

Viva el Per!

A continuacin invitamos al Representante de la OPS/OMS en el Per a dirigir las

palabras de bienvenida.
PALABRAS DE BIENVENIDA OPS-OMS

Enseguida invitamos al Decano del Colegio Mdico del Per, a dirigir unas palabras.

16:05 horas

PALABRAS DEL DECANO DEL COLEGIO MEDICO

Seguidamente invitamos a la Presidenta de la Comisin de Salud y Poblacin del

Congreso del Congreso de la Repblica a dirigir unas palabras.

16:20 horas

PALABRAS PRESIDENTA DE LA COMISIN DE SALUD

Para concluir invitamos al Seor Ministro de Salud a dirigir unas palabras.

16:30 horas

PALABRAS DE LA MINISTRA DE SALUD

Seoras y seores, el Ministerio de Salud agradece su asistencia.

La ceremonia ha concluido. Buenas tardes.

16:40 horas

16:10 horas

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ESTA GUA DE EVENTOS BUSCA:

Ser un instrumento que nos sirva de referencia para
la organizacin de nuestros eventos y actividades.
Lograr que las ceremonias del sector salud se
distingan por ser las ms ordenadas posibles.

Por ello ser valioso para nosotros recibir

sus aportes y comentarios a fin de
incorporarlos en el documento.
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Favor remitir aportes va formal (para el trmite de

validacin)
Y no duden en comunicarse con nosotros a los
correos:
relacionespublicas@minsa.gob.pe
mespinozac@minsa.gob.pe
Telfono: 3156600 Anexo 2917

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