GESTIN DE FLOTAS

ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA
GESTIN DE FLOTAS
CICLOS DE MANTENIMIENTO DE
VEHCULOS
HERRAMIENTAS DE FINANCIACIN PARA
ADQUISICIN DE VEHCULOS
1

Qu es una flota de transporte?

Conjunto de vehculos destinados a

transportar mercancas o personas y que
dependen econmicamente de la misma
empresa.

Dimensionamiento y Estructura de la Flota

Tipos de Servicios

Tipo de Mercanca

Tipo de Expediciones

Tipos de Clientes

Crecimiento esperado

Legislacin

Anlisis Financiero

Anlisis de Riesgos

Tipos, cantidad y
caractersticas de
vehculos y
conductores

Flota Propia y/o

Subcontratada

Flota Propia o Subcontratada

Sobre la base de los tipos, las caractersticas y la cantidad necesaria de

vehculos, hay que revisar o tomar decisiones acerca de:
Estructura de la flota
Qu parte propia y qu parte subcontratada
Zonas geogrficas
Sistema de financiacin de la flota propia
Compra con financiacin propia
Compra con financiacin externa
Leasing
Renting
Sistema de contratacin de la flota subcontratada
En exclusiva, compartida con otras empresas, o alianzas
Autnomos
Cooperativas de autnomos
Otras empresas de transporte
4

Flota Propia o Subcontratada

Flota Propia

Flota Subcontratada

Costos fijos

Si

No

Absentismo
Inversiones

Media
empresa
Si

Costes combustible

Impacto directo

Impacto diferido

Gestin
Mantenimiento
Gestin Formacin

Si

No

Si

No

Costo Total

Inferior

Superior (1)

Capacidad ajuste

Baja

Media alta

Motivacin

Segn
circunstancias

Alta

de

la

Muy bajo
No

(1) Actualmente el coste de un autnomo puede ser inferior al de un vehculo propio

Razones para disponer de flota propia

Las empresas que tienen flota propia lo hacen por una o varias de las
siguientes razones:
Diversificar el riesgo
Por ejemplo ante una huelga de transportistas
Mayor capacidad de control y confianza para determinados servicios:
Clientes crticos
Servicios especiales, etc.
Competencia, flexibilidad y disponibilidad de conductores de la
plantilla
Menor coste total si se realiza un control y una gestin excelentes
Elevados costes de sustitucin al querer desprenderse de la misma:
Coste econmico de los despidos
Clima laboral e incidencia en el servicio

Por qu gestionar la flota?

Principales beneficios de la
gestin eficiente de flotas

Productividad /
Competitividad

La productividad se puede definir como una relacin entre los

resultados de un proceso y la cantidad de recursos empleados. Por
ejemplo:

servicios de entrega realizados / n de horas empleadas

servicios de entrega realizados / n de vehculos empleados

servicios realizados / litros de combustible empleados

llamadas atendidas / n de personas de atencin al cliente

La productividad tambin se puede medir como la relacin entre los
resultados de un proceso y el coste de los recursos empleados.
Veamos algunos ejemplos:

servicios de entrega realizados / coste de las horas empleadas

servicios de entrega realizados / coste de los vehculos empleados

servicios realizados / coste del combustible empleados

llamadas atendidas / coste del equipo de atencin al cliente

Cmo se relacionan las dos formas de medir la productividad?
9

Productividad /
Competitividad

El grado de aprovechamiento de los recursos disponibles, es fundamental

en la optimizacin del coste de los mismos. Veamos algunos ejemplos:
n de horas empleadas / n de horas disponibles
n de horas de uso de un vehculo o de una flota / n de horas
disponibles
n de viajes en carga / n de viajes realizados
ocupacin del espacio de un vehculo / espacio disponible
peso real cargado en los vehculos / capacidad de carga de los vehculos
El cumplimiento de los compromisos acordados con los clientes es el
requisito necesario, aunque no suficiente, para ser competitivo. Veamos
algunos indicadores:
n de servicios correctamente realizados / n de servicios pactados
n de incidencias solucionadas en plazo / n total de incidencias
n de unidades daadas en el transporte / n total de unidades
transportadas

n de reclamaciones de clientes / n total de servicios

10

Competitividad

PRODUCTIVID
AD
COSTES

SERVICIOS
REALIZADOS

COMPETENCIA

COSTES
EXPLOTACIN

N SERVICIOS POR
VEHCULO

DISEO DE LA RED /
RUTAS

COSTE POR
SERVICIO
COSTE FLOTA /
UNIDADES FLOTA

COSTE POR
VEHCULO

COSTE DEPT.
TRFICO

RENTABI
LIDAD

SERVICIOS
VENDIDOS

PLANIFICACIN Y GESTIN
GASTOS
GENERALES

VENTAS
VALOR POR
UNIDAD

OCUPACIN REAL /
DISPONIBLE

SATISF
AC.CLI
ENTE

PERSONAS
SISTEMAS

CALIDAD DE
SERVICIO

FLOTA /
RECURSOS

PROCESOS
11

Procesos

PROCESOS OPERATIVOS

PROCESOS DE SOPORTE
DISEO RED LOCAL
DISTRIBUCIN

GESTIN Y MTO.
FLOTA VEHCULOS

SISTEMAS INFORMTICOS Y DE
COMUNICACIONES

DISEO RED NACIONAL

DISTRIBUCIN

SELECCIN, FORMACIN Y
MOTIVACIN PERSONAS

DISEO RED LOCAL

DISTRIBUCIN

PLANIFICACIN DE NECESIDADES Y
GESTIN DE COMPRAS

12

Indicadores de Procesos Operativos - Visin Global

PROCESOS OPERATIVOS

%
Recogidas
correctas

% de
Incidencias

Kg por
recogida

Coste Flota
/ Kg
recogidos

%
Horarios
de Salida

%
Ocupacin
Vehculos

Coste Flota /
Kg
transportados

%
Horarios
de
Llegada

Coste Flota /
Facturacin

% Entregas
correctas

% de
Incidencias

Coste Flota /
Kg
entregados

Kg por
expedicin

Margen o Rentabilidad por Vehculo

13

Responsabilidad social de la
empresa

La Responsabilidad Social de la Empresa es la integracin voluntaria

por parte de las empresas de las preocupaciones sociales y
medioambientales en sus operaciones comerciales y en sus
relaciones con sus interlocutores.

Definicin dada en el Libro Verde que present la Comisin Europea en Bruselas el 18 de julio de 2001 para
fomentar un marco europeo para la responsabilidad social de las empresas.
(www.jussemper.org/Inicio/Recursos/Actividad%20Corporativa/libroverdedelaue.html)

14

Calidad de servicio
Comunicaciones externas
a los clientes

Comunicacin
boca a oreja

SERVICIO
ESPERADO

GAP5

Necesidades
personales

GAP4

SERVICIO
PERCIBIDO

Entrega del servicio

(incluyendo contactos
anteriores y posteriores)

GAP3
Conversin de
percepciones en
especificaciones de la
calidad de servicio

Experiencia
pasada

GAP2

GAP1

Percepcin de los
directivos sobre las
expectativas de los
consumidores

Fuente: PARASURAMAN;ZEITHAML Y BERRY (1985)

15

Tipos de Sistemas de Gestin

Entre los tipos de herramientas informticas ms utilizados se

encuentran los siguientes:
Sistemas de Optimizacin de Red de Distribucin
Sistemas de Optimizacin de Rutas de Reparto
Sistemas de Gestin de Flotas
Sistemas de Gestin de Transporte y Distribucin
En esta ponencia nos centraremos en los dos ltimos tipos de
sistemas

16

Sistemas de Gestin de Flotas - Tecnologas

Tecnologa de Localizacin por GPS

Posicionan el vehculo mediante receptores de seales
de satlite, con precisin de entre 5 y 15 metros.

Red de Comunicaciones GPRS / GSM

Comunicaciones entre la Flota y el Centro de Gestin a
travs de la red de telefona mvil GPRS / GSM,
mediante trfico de datos GPRS, SMS e incluso voz.

17

Sistemas de Gestin de Flotas Funcionalidades

Identificacin del conductor y del vehculo

Posicin del vehculo y control de la ruta seguida
Control de velocidad
Control de tiempos de conduccin y descanso
Nivel de combustible, control de repostajes y control de consumos
Control de carga y descarga (apertura de puertas)
Alarmas y avisos
Comunicacin con el conductor (mensajes, rdenes de trabajo,
etc.)
Consultas por internet, o por intranet, y generacin de ficheros
Excel
Generacin de informes (estndar o personalizados)
Cartografa personalizada con puntos de inters (talleres, clientes,
etc.)
18

Sistemas de Gestin de
Flotas Componentes

Vehculo:
Equipamiento de localizacin (antena, navegador)
Equipamiento de comunicaciones
Sensores
En el Centro de Control de Gestin:
Ordenador
Monitor
Conexin a Internet

19

Sistemas de Gestin de
Flotas Tipos de Servicio

Estndar Bsico
Instalacin del equipamiento en vehculos
Acceso ilimitado a plataforma web a travs de Internet
Consultas e informes estandarizados
Alojamiento de informacin en Centro Procesamiento Datos (CPD)
Mantenimiento informacin histrica limitado (1 a 2 aos)
Cartografa actualizada
Tarifa plana por vehculo
Formacin de usuarios
Servicios adicionales o alternativos
Instalacin en CPD de la empresa (Intranet)
Monitorizacin de condiciones a travs de sensores
Personalizacin de consultas e informes
Servicio a Medida

20

Sistemas de Gestin de Transporte y Distribucin

Funcionalidades (I)

Gestionan los procesos operativos y las reas funcionales de una empresa

de transporte, incluyendo:
Solicitud, planificacin y control de Recogidas
Control, tasacin, etiquetado y documentacin de la Mercanca
Plan de transporte de rutas y camiones de larga distancia
Carga y salida de camiones de larga distancia
Asignacin de repartos
Control de carga, documentacin y salida de camiones a reparto
Confirmacin de entregas
Registro y gestin de incidencias
Gestin de reembolsos y de portes debidos
Facturacin a clientes
Control de facturas de proveedores
Actualizacin de maestros (flota, rutas larga distancia, rutas de
reparto, clientes, proveedores, servicios, tarifas, etc.)

21

Sistemas de Gestin de Transporte y Distribucin

Funcionalidades (I)

Se considera de gran utilidad que integren:

Etiquetaje y lectura basados en cdigo de barras
Integracin con sistemas de wireless o de radiofrecuencia
Integracin con sistemas de clasificacin, cubicaje y tasacin
automticos
Sistema para confirmacin y comunicacin de entregas on-line
Escaneado de albaranes de entrega
Conexin con sistema del cliente (trazabilidad)

22

Poltica de gestin de flotas

Documento escrito que recoge en

relacin con el uso de los vehculos:

los criterios de gestin de la empresa

Las responsabilidades.

Gestin del
combustible

Gestin de los
vehculos

Normas de uso de
los vehculos

23

Poltica de gestin de la flota.

Gestin del combustible

Se entiende por gestin del combustible el diseo y la puesta en

prctica de un sistema de control, supervisin y, muy
especialmente, de seguimiento del consumo de carburante global
e individualizado de los vehculos de una flota de transporte.
Poltica de aprovisionamiento. En funcin de las rutas.
Sistema de control y mejora. Global a nivel conductor

24

Poltica de gestin de la flota. Gestin de los

vehculos

Renovacin de vehculos
Requisitos bsicos
Seguridad
Economa
Flexibilidad
SOSTENIBILIDAD
Proceso de seleccin de vehculos
Mantenimiento del vehculo.
Propio, externo, mixto.
Criterios de programacin.
Sistema de control y mejora continua.

25

Poltica de Gestin de Flotas. Normas de uso del

vehculo

26

Poltica de Gestin de Flotas. Derechos y deberes

del conductor

DERECHOS DEL CONDUCTOR.

Los marcados en el convenio sectorial.
Recibir formacin continuada

DEBERES DEL CONDUCTOR

Mentalidad y Responsabilidad:
Prever riesgos y anticipar las maniobras a ejecutar.
Conocer las alternativas para solucionar problemas
Evitar comportamientos arriesgados.
Antes de subir a la cabina, realizar una comprobacin visual
Seguir todas las normas establecidas para el uso de los
vehculos
Previsin y anticipacin

27

Sistema de gestin del

combustible

Tomar medidas de consumos de la flota de una manera adecuada y

analizar su evolucin flota:
Establecimiento de un estndar de consumo (tanqueado del vehculo)
Medicin puntual del consumo del vehculo .
Observacin del consumo durante un periodo de tiempo (3
meses).
Utilizacin de estndares generales de consumo.
Definicin de un margen de control en funcin del tipo de circulacin
predominante del vehculo.
Elaboracin de un procedimiento operativo para el control de la
gestin del combustible.
Sistemas manuales Hojas de control de consumo.
Herramientas de microinformtica Excel, Access
Software de gestin de flotas

28

Indicadores y estndares de
referencia
Litros/Tm y km.
Litros consumidos por TM transportada (pasajero) y kilmetro
recorrido.
Litros/100km.
Litros necesarios para consumir 100 km de recorrido.
Litros / h en toma de fuerza
Litros consumidos en una hora de funcionamiento de la toma
de fuerza
Litros / 100 km en ralent.
Litros consumidos por momentos de ralent del vehculo por
cada 100 km recorrido.

29

La Huella del Carbono

La huella de carbono es la cantidad de emisiones contaminantes

de gases de efecto invernadero (GEI), emitidos por cualquier
tipo de actividad humana.
En el caso de productos o servicios, la huella de carbono es la
cantidad total de emisiones de GEI que se generan en cada una de
las fases que componen su ciclo de vida.
La huella de carbono tambin puede referirse a procesos,
proyectos, o eventos, y siempre se mide en toneladas de CO2
equivalente.
La huella de carbono es un instrumento para determinar,
evaluar y comunicar el efecto de los productos, servicios y
organizaciones en el cambio climtico.
La comprensin de cmo se generan estas emisiones y de dnde
provienen es crucial a la hora de abordar medidas para su
reduccin.
30

La Huella del Carbono

PRIMER PASO Clculo del CO2 equivalente

Calcular el CO2 equivalente emitido por una organizacin, o generado
por un producto, servicio, proyecto, o evento, de la siguiente forma:
En un producto o servicio se calcula actualmente aplicando lo
dispuesto en los referenciales PAS 2050 o GHG Protocol. En el
futuro se calcular aplicando la norma internacional ISO 14067,
actualmente en fase de elaboracin.
En una organizacin se calcula actualmente aplicando lo
dispuesto en los referenciales PAS 2060 o GHG Protocol. En el
futuro se calcular aplicando la norma internacional ISO 14069, en
elaboracin.
Las empresas que realicen adecuadamente el clculo de su Huella de
Carbono y sea verificado por AENOR, o cualquier otra entidad
autorizada, obtendrn la marca de Huella de Carbono, que podrn
usar en sus comunicaciones comerciales.

31

La Huella del Carbono

La huella de carbono es una herramienta para la mitigacin del

cambio climtico y contribuye a:
La reduccin de emisiones de CO2 en productos y
organizaciones
La creacin de un mercado de productos y servicios con
reducida generacin de carbono.
La identificacin de oportunidades de ahorro de costes en las
organizaciones.
La demostracin ante terceros de los compromisos de la
organizacin con la responsabilidad social y medioambiental
La reduccin de emisiones de GEI van asociadas a mejoras en
la eficiencia energtica y a la disminucin del uso de materias
primas durante la fabricacin de los productos, lo que redunda
en ahorros econmicos para las empresas

32

La Huella del Carbono

SITUACIN ACTUAL
En estos momentos, la situacin legal sobre la Huella de
Carbono en los bienes o productos de consumo se encuentra
en una fase inicial.
Actualmente, los pases que tienen programas nacionales y ya
estn utilizando la Huella de Carbono son: Francia, Inglaterra,
Alemania, Suecia, Japn, Corea del Sur y Estados Unidos.
Los productos que ms estn usando la Huella de Carbono son
los alimentarios, de perfumera, elctricos, detergentes y del
hogar.
En los prximos aos ser de obligado cumplimiento en la
mayor parte de los pases ms industrializados, as como en
los pertenecientes a la Unin Europea.

33

Informes y tratamiento de la
informacin.

Ejemplo de informes

34

Anlisis de los datos

Traspasar a un grfico todos los datos de consumo.

Establecer un margen de control en funcin del tipo de circulacin
predominante del vehculo.
Recabar informacin de las rutas y otras variables que incidan en
el consumo de aquellos das que el consumo medio supere el
estandar + margen de control

35

Ejemplo resultados individuales mostrados a

conductor

Numrica y textualmente para cada

parmetro de medicin

36

Las auditoras energticas

Objetivos
Revisar la gestin de las flotas y detectar las ineficiencias que se
cuantifican en unidades de gasto de combustible por carga o
viajero transportado.
Proponer medidas para reducir las ineficiencias que se
particularizan en funcin de les caractersticas de cada flota.

Metodologa.
Los vehculos se monitorizan mediante un sistema que combina la
informacin de un GPS con la de la propia electrnica del vehculo.
Se controlan tanto los resultados del consumo como los factores
que pueden afectar en mayor medida al consumo de combustible.
La monitorizacin se centra en las rutas, cargas del vehculo y en
la forma y actitud de conduccin del conductor.

37

Auditorias de eficiencia energtica en el transporte

P-H-V-A sobre:
Conductores
Vehculos
Rutas

38

Programas de mejora de la eficiencia de la flota

Metodologa de implantacin
Diseo

Toma
datos

Ciclo 1

Toma de datos de
vehculos

Histrico de
consumos

Anlisis de
resultados

Instalacin de
dispositivos

Mantenimientos

Emisin de informe
ciclo:

Informacin a
trabajadores

1 a 2 semanas

Definicin de rutas
para toma de datos
Establecer valores
de referencia para
indicadores

3 a 5 semanas

Vehculos
Rutas
Conductores
Comprobacin
3 semanas
sabotajes

Ciclo 2
Anlisis de
resultados:
Vehculos
Rutas
Conductores
Comprobacin
sabotajes

Mejora
Aprobar
medidas
correctoras
sobre:
Vehculos
Rutas
Conductores

Filtrado y seleccin
3 semanas
conductores
especiales

39

Casos prctico: Empresa de transporte pasajeros

Ahorro alcanzado:

Ahorro potencial estimado

en tres ciclos sucesivos del proceso

de mejora

alcanzando valores de referencia

en sucesivos ciclos

41

Retorno de inversin

160.000

42

Toma de decisiones

43

Personas

En un escenario tan competitivo y tan duro, la diferencia la van a

marcar ms que nunca las personas.
Cambiar la visin de los recursos humanos por parte de muchas
empresas.
Las personas se asumen como una carga para la empresa.
Motivar, apostar por los empleados y fomentar la formacin
Fomentar las actitudes.
Fomentar la creatividad y la innovacin.
Los ltimos cntimos de cada operacin los van a ganar siempre
las personas motivadas, trabajando en equipos excelentes,
haciendo bien su trabajo diario, manteniendo satisfechos a los
clientes, e inventando mejoras y soluciones de valor.

44

Personas

SITUACIN ACTUAL DE LA FORMACIN Y LA PREVENCIN

Algunos datos preliminares del estudio realizado por el CEL y AECAF, en relacin con la
formacin de los conductores:
Las empresas ms grandes y las ms concienciadas forman a sus conductores en:
Conduccin segura y prevencin de riesgos
50%
Conduccin eficiente y ahorro de combustible
25%
Primeros auxilios y extincin de incendios
15%
Otros (tacgrafo digital, etc.)
10%
Las necesidades de formacin se determinan bsicamente a partir de :
Incidencias surgidas durante el ejercicio anterior
Resultados de las auditoras
Nuevos requisitos legales.
Tendencia creciente a:
Entregar al conductor un Manual del Conductor, incluyendo normas o
recomendaciones para una conduccin segura y eficaz , con copia controlada.
Realizar revisin mdica inicial y anual obligatoria, para determinados puestos de
conduccin.
En trminos econmicos, esas empresas emplean en formacin alrededor de unos 100
por Conductor.
Una elevada proporcin de las empresas entrevistadas detectan la necesidad de
formacin en ingls, para sus conductores de internacional.

45

Personas

AYUDAS A LA FORMACIN
Todas las empresas disponen de un crdito anual para financiar la formacin de
sus trabajadores, mediante bonificaciones en los seguros sociales.
Mejoras en el Contrato para la Formacin, tras la reforma laboral de 2010:
Bonificacin del 100% de las cuotas empresariales a la Seguridad Social
Bonificacin en la cuota empresarial a la S.S. de 500 o 700 , en caso de
mujeres ,durante 3 aos, si se transforma el contrato en indefinido.
Slo para trabajadores menores de 25 aos, o sin lmite de edad para
discapacitados, inscritos en las oficinas de empleo, y sin titulacin para un
contrato en prcticas.
Para obtener la bonificacin, el Contrato para la Formacin deber
suponer un incremento en la plantilla de la empresa.
15% de la jornada (mnimo), dedicado a formacin terica para el puesto
Retribucin al trabajador por el salario mnimo interprofesional para 2011.

46

Personas

RIESGOS LABORALES - TRANSPORTE DE MERCANCAS

Cada da en Espaa mueren dos trabajadores y siete tienen un
accidente grave, 1.848 tienen un accidente leve, y 46 una
enfermedad profesional (Ao 2010).
En un estudio especfico realizado para el sector del transporte de
mercancas por carretera en 2008, se obtuvieron las siguientes
conclusiones:
En el 14,4% de los accidentes con vctimas haba un vehculo de
transporte.
Las vctimas mortales en esos accidentes, supusieron el 24,8%
del total.
En el 39% de los casos, el responsable directo fue el conductor
del vehculo de transporte.
La distraccin es el factor que concurre en la mayor parte de los
accidentes, seguido por el incumplimiento de las normas de
circulacin.
47

Personas

RIESGOS LABORALES TRANSPORTE DE MERCANCAS

Los accidentes de trfico suceden:
De da:
77,6%
De noche:
22,4%
Los accidentes de trfico con vctimas tienen lugar en:
Carretera convencional: 57%
Autova:
36%
Autopista:
7%

Los conductores accidentados eran:

Profesionales por cuenta ajena: 79,0%
Profesionales autnomos:
11,4%
Otros:
1,6%
Se desconoce:
8,0%
48

Razones para promover una conduccin eficiente

Reduccin del consumo (entre un 5 y un 20%)
Disminucin del estrs de conductor y pasajeros (ndice de
confort)
Reduccin del nmero de accidentes de trfico
Disminucin de los costes de mantenimiento
Disminucin de las emisiones de CO2 y gases contaminantes
Mejora en la calidad del servicio
Mejora de la profesionalidad del conductor (autoestima)

49

Formacin a todos los

niveles

Formacin a alta direccin

Introduccin a la gestin de flotas
Conduccin eficiente
Formacin a mandos intermedios.
Gestin de flotas
Conduccin eficiente
Observacin del comportamiento en la conduccin
Liderazgo para la mejora de la conduccin
Formacin a conductores
Integrada en el plan de formacin de conductores
Conduccin eficiente

50

Plan de formacin
Tema

Reciclado

Metodologa

Conduct
or
(Horas)

Supervis
or
(Horas)

Gerencia
(Horas)

1) Conduccin
preventiva

Observ.
anual
Cada 3 aos

TyP

2) Conduccin
Econmica

Observ.
anual
Cada 3 aos

TyP

3) Estrs, Fatiga y
cansancio

Cada 3 aos

4) Propia de la
actividad (carga y
descarga, atencin
cliente, )

Cada 3 aos

TyP

N/A

N/A

5) Ergonoma

Cada 3 aos

TyP

51

Plan de formacin
Tema

Reciclado

Metodolog
a

Conducto
r
(Horas)

Supervis
or
(Horas)

Gerencia
(Horas)

1) Primeros auxilios

Cada 3 aos

TyP

2) Seguridad Activa
(antivuelco)

Cada 3 aos

TyP

3) Extincin de incendios

Cada 3 aos

TyP

N/A

4) Actuacin en
emergencias

Cada 3 aos

TyP

N/A

52

Sistemas de seguimiento y
mejora de la conduccin
Definir indicadores y objetivos
Anlisis de resultados:
Global, con todos los conductores
Individual, para los casos especiales

Coaching con los conductores

Mejorar la eficacia del program
especiales
Acompaamiento / observacin de la
conduccin
53

Programas de mejora de la
eficiencia de la flota
Sistema de gestin basado en:
SW de gestin

estilo de

de la flota

conduccin

Integrar todas las acciones

54

Programas de mejora de la
eficiencia de la flota

1 a 2 semanas

Definicin de rutas
para toma de datos
Establecer valores
de referencia para
indicadores

3 a 5 semanas

Emisin de informe
ciclo:
Vehculos
Rutas
Conductores
Comprobacin
3 semanas
sabotajes

Anlisis de
resultados:
Vehculos
Rutas
Conductores
Comprobacin
sabotajes

Coaching de conductores

Informacin a
trabajadores

Mantenimientos

Anlisis de
resultados

Ciclo 2
Entrega de resultados a
conductores

Instalacin de
dispositivos

datos

Histrico de
consumos

Ciclo 1

Formacin de conductores 2

Toma de datos de
vehculos

Toma

Formacin de conductores 1

Formacin de Direccin

Diseo

Formacin de supervisores

Auditora + formacin + coaching

Mejora
Aprobar
medidas
correctoras
sobre:
Vehculos
Rutas
Conductores

Filtrado y seleccin
3 semanas
conductores
especiales

Subvencionable como auditora y

FTFE
55

Programas de mejora de la
eficiencia de la flota

1 a 2 semanas

Definicin de rutas
para toma de datos
Establecer valores
de referencia para
indicadores

3 a 5 semanas

Emisin de informe
ciclo:
Vehculos
Rutas
Conductores
Comprobacin
3 semanas
sabotajes

Anlisis de
resultados:
Vehculos
Rutas
Conductores
Comprobacin
sabotajes

Coaching de conductores

Informacin a
trabajadores

Mantenimientos

Anlisis de
resultados

Ciclo 2
Entrega de resultados a
conductores

Instalacin de
dispositivos

datos

Histrico de
consumos

Ciclo 1

Formacin de conductores 2

Toma de datos de
vehculos

Toma

Formacin de conductores 1

Formacin de Direccin

Diseo

Formacin de supervisores

Resultados esperados
Mejora
Aprobar
medidas
correctoras
sobre:
Vehculos
Rutas
Conductores

Filtrado y seleccin
3 semanas
conductores
especiales

ahorro

10%

3%

2%

acumulado

10 %

13 %

15 %

56

El concepto de ruta
Itinerarios o recorridos que debe realizar un
vehculo, para atender las necesidades de
entrega o recogida de todos los clientes que tiene
asignados en una jornada de trabajo.

57

Por qu la planificacin de
rutas?

58

Proceso de planificacin de cargas

59

Tipos de rutas

Fijas.- Rutas estandarizadas y permanentes, es decir, no sujetas a

cambios. Se caracterizan por tener puntos de recogida y entrega fijos
continuos o fijos discontinuos durante un periodo de tiempo.
Cada cliente tiene asignado espacio en el vehculo, y a su vez estn
asignados flota y conductores.
Se dispone con tiempo de la informacin para una adecuada
planificacin.
Son circuitos cerrados, existen problemas estacionales, hay
exclusividad del vehculo a la ruta
Dinmicas..- Rutas que atienden las necesidades del transporte
cambiante de los clientes, necesitan una planificacin desde el
departamento de trfico.
Mayor aprovechamiento del vehculo personal y tiempos.
Mayores distancias recorridas.
Se produce reprogramacin constante de la ruta.
Se necesita personal y sistemas de informacin adecuados.
60

Planificacin de rutas segn el tipo de flota

Flota por cuenta propia.

Incidencia del mbito de actuacin.
Capacidad de ajuste de las rutas de vehculos en funcin de
necesidades.
Importancia de personas de planificacin y sistemas de
informacin.
Flota por cuenta ajena.
Flota vinculada.- Criterios de planificacin similares a flota
propia
Flota subcontratada. Planificacin esta en manos de la empresa subcontratada.
Necesidad de sistemas para seguimiento del vehculo

61

Variables que intervienen en

la planificacin de rutas

62

Variables que inciden en la

gestin diaria

Planificador de rutas debe estar muy pendiente, pues cualquier

variacin en las mismas puede significar que todo el trabajo
realizado en la planificacin de las rutas pierda gran parte de su
validez:
Densidad del trfico
Fecha realizacin de la entrega o recogida en clientes.
Ventanas de tiempos.
Tareas a realizar en el cliente.
Situacin de los recursos necesarios.

63

Hoja de ruta

Poblacin, o punto de salida

Hora de salida.
Poblacin o punto de llegada
Hora de llegada.
Kilmetros a recorrer.
Tareas a realizar en el cliente.
Tiempo de trabajo del equipo operativo en el cliente.

64

Control de la flota. El CMI

PROPORCIONA
Visin global del rendimiento del negocio
Visin parcelada desde distintas perspectivas
PARA QU?
Alinear los objetivos hacia una meta comn
Comunicar y controlar los objetivos
Diagnosticar las causas de los resultados
Facilitar la toma de decisiones
POR QU?
Todos los equipos directivos cuentan con su propia estrategia, pero
contemplan la organizacin como un todo?
Se estima que slo el 5% de los trabajadores comprende plenamente
las maniobras que estn llevando a cabo sus empresas.
En el 70% de los casos, la razn de los fracasos empresariales se debe
a una mala implantacin de la estrategia y no a su diseo

65

Control de la flota. El CMI

REQUISITOS
Partir de una estrategia clara con objetivos definidos.
Comunicar la estrategia y desplegar los objetivos a las unidades
organizativas.
Medir sistemticamente el grado de cumplimiento.
Definir e implementar acciones de mejora
CARACTERSTICAS
Seleccionar el menor nmero de indicadores posibles
Contemplar las magnitudes verdaderamente importantes de la empresa.
Presentar las relaciones causa efecto entre los diferentes indicadores.
Presentar la visin desde las diferentes perspectivas
Financiera
Clientes
Procesos
Personas

66

Perspectivas del CMI: Qu parmetros asociamos a cada

perspectiva?

FINANCIERA
Si triunfamos, Qu valor le entregaremos a nuestros accionistas?

CLIENTES
Para cumplir nuestros objetivos financieros, Qu necesidades de nuestros clientes
debemos satisfacer?

PROCESOS
Para satisfacer a nuestros clientes y ser eficientes En qu procesos de negocios
debemos sobresalir?, Qu infraestructuras y medios son necesarios?

PERSONAS
Para sobresalir en los procesos clave, Qu habilidades, recompensas,
capacidades de organizacin, informacin e innovacin debemos poseer?
67

Construccin paso a paso

1 Identificar las necesidades de informacin y las variables crticas a
monitorizar.
Ejemplo: Rentabilidad de la Flota
2 Definir los indicadores de las variables crticas
Rentabilidad Flota = (Facturacin flota Coste total flota) /
Facturacin flota
3 Identificar los datos necesarios y las fuentes de informacin de
dnde obtener los datos de forma fiable y en tiempo til.
4 Definir el proceso para el clculo automtico de los indicadores.
5 Valorar la posibilidad de obtener resultados diarios del indicador.
6 Construir el modelo, junto con IT.
7 Establecer el modelo de gestin y las responsabilidades.

68

Cuadro de Mando Integral

Construccin paso a paso
TASACIN

Indicador mensual del CMI

CUBICAJE (m3)

PESO (kg)

PRECIO AL
CLIENTE (/ kg)

COSTE DEL
VEHCULO (/
km)

GESTIN FLOTA

DISEO RED

VENTAS

RATIO DE
(COSTE/
FACTURACIN)

PRECIO
UNITARIO (/
kg)
RENTABILIDAD
REAL DE
FLOTA

COSTE (/ kg)
TRANSPORTE

VENTAS

PLAN DE
TRANSPORTE

VENTAS o
FACTURACIN

Indicadores diarios:
Hablan sobre la eficiencia diaria y permiten
corregir o tomar decisiones con agilidad.
Anticipan el resultado del indicador mensual

69

MANTENIMIENTO DE VEHCULOS.

Objetivos del Mantenimiento

Alcance
Estrategias de Mantenimiento
Planificacin y Organizacin del
Mantenimiento
Realizacin, Anlisis y Control de Gestin
Procesos
Costes de Mantenimiento
70

Concepto de Mantenimiento

Es un servicio que agrupa una serie de actividades cuya

ejecucin permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad
en los vehculos que componen la flota.

71

Tipos de mantenimiento

72

Objetivos del
Mantenimiento

73

Alcance del Mantenimiento

Se consideran dentro del alcance del

mantenimiento:
Mantenimiento Programado
Inspeccin Tcnica de Vehculos
Sustitucin de neumticos
Revisiones peridicas recomendadas por los
fabricantes
Chequeo diario realizado por el conductor
Reparacin de averas
Limpieza
Conservacin de la imagen corporativa
74

Estrategias de
Mantenimiento

75

Planificacin y Organizacin

Estrategias de Mantenimiento Propio o Mixto

Necesidad de elaborar un Plan de Mantenimiento
Preventivo
Necesidad de mantener un Programa de Intervenciones
de Mantenimiento Preventivo y Correctivo.
Informacin de partida:
Plan de Mantenimiento o recomendaciones de los
Fabricantes
Revisiones o inspecciones reglamentarias
Resultados del chequeo diario por el conductor
Distancias recorridas y tiempo de uso del vehculo
Anlisis de averas realizado por la Empresa
Medios y capacidad del taller propio (si se dispone)
76

Planificacin y Organizacin

Plan de Mantenimiento de los Fabricantes. Debe

incluir:
Revisiones recomendadas, segn los kilmetros
recorridos, o el tiempo de uso:
Detalle de comprobaciones a realizar
Lquidos o elementos a sustituir
Duracin prevista de la intervencin
Precio en talleres oficiales de la marca
Mapa de talleres oficiales o concertados, tanto en
Espaa, como en los pases por donde circule el
vehculo, con datos de contacto, direcciones y telfonos.
Telfonos 24h de asistencia

77

Planificacin y Organizacin

Chequeo diario por el Conductor

Necesario por:
Su propia seguridad y la del vehculo
Informar a la empresa de posibles disfunciones que puedan ser
susceptibles de provocar averas ms importantes.
Recomendacin:
Elaborar una lista de chequeo con los datos de identificacin
del vehculo y el conductor , y adems:
Km al inicio y al fin de la jornada
Estado de: neumticos, luces, bocina, espejos, elementos
de seguridad, frenos, limpiaparabrisas, enganches, calzos,
suelo y cubierta de la plataforma, bateras.
Niveles de: aceite, hidrulico, frenos, agua
Funcionamiento de indicadores, GPS, comunicaciones, etc.

78

Planificacin y Organizacin

PLAN MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA FLOTA

Elaboracin y Revisin Semestral o Anual, por parte de la
Empresa, incluyendo por cada vehculo:
Revisiones programadas y fecha prevista
Taller donde previsiblemente se realizar cada operacin
Revisiones legales o de ITV
Duracin prevista de las intervenciones
Coste estimado de la intervencin
Es un Plan esttico que alimenta al Programa Mensual o
Trimestral de Intervenciones de Mantenimiento.

79

Planificacin y Organizacin

Programa Mensual o Trimestral de Intervenciones de

Mantenimiento Preventivo y Correctivo de la Flota
Elaboracin y Actualizacin Diaria o Semanal, por parte
de la Empresa
El objetivo es:
Mantener visin global de todas las intervenciones
pendientes a que debe ser sometido un vehculo en
un periodo determinado.
Conseguir la mxima disponibilidad del vehculo y el
mayor ahorro posible de costes.
La correcta elaboracin y ejecucin de este programa
es una de las claves de la gestin de la flota.

80

Realizacin, Anlisis y Control de Gestin

El crculo de la mejora continua se inicia:

Registrando informticamente todas las intervenciones
realizadas:
Vehculo
Fecha
Tipo de intervencin
Causa tipificada
Coste
Indisponibilidad causada
Observaciones

81

Realizacin, Anlisis y Control de Gestin

Para cerrar el crculo de la mejora continua, es esencial:

Analizar sistemticamente:
Evolucin del ndice de indisponibilidad de la flota
Evolucin de los costes de mantenimiento de la flota
ABC de vehculos que generan la indisponibilidad
ABC de vehculos que generan los costes
Anlisis de las causas de las averas
Tomar decisiones de mejora
Revisar planes de mantenimiento
Realizar cambios en la asignacin de servicios a vehculos
Renovar vehculos
Programar y poner en marcha las decisiones adoptadas

82

Realizacin, Anlisis y Control de Gestin

El Cuadro de Mando de Indicadores de Mantenimiento:

Indicadores de Costes de Mantenimiento
Coste medio unitario por vehculo y total ( / km)
Coste del Mto. Correctivo, sobre el Coste Total de Mto. (%)
Indicadores de Indisponibilidad de Flota
Tiempo de indisponibilidad real, sobre el tiempo tericamente
disponible (%)
Indicadores de causas y efectos de las averas
Averas causadas por: accidentes, deficiencias en las
revisiones, desgaste natural, etc.
La Disponibilidad de Flota puede ser un objetivo estratgico del
Cuadro de Mando Integral

83

Procesos de Gestin de Mantenimiento

Definir claramente los procesos y las responsabilidades

Documentar los procesos que sean aplicables, dentro de los
siguientes procesos posibles:
Planificacin y programacin del mantenimiento
Ejecucin, registro y control de acciones de mantenimiento
Control administrativo y del mantenimiento legal de la flota
subcontratada.
Seguimiento de los factores clave de xito del mantenimiento:
Disponibilidad de la flota propia y subcontratada
Costes de mantenimiento de la flota propia
Seguir las pautas indicadas en el apartado general de
PROCESOS

84

Mantenimiento preventivo
predictivo
Se basa en inspecciones de sntomas
(monitorizado) con una frecuencia mnima.
Objetivo.- Anticiparse a la aparicin de averas
mediante el conocimiento del estado o condicin
del elemento.
La optimizacin de este tipo de mantenimiento
requiere:
Determinacin correcta de los sntomas a
inspeccionar.
Definicin de limites de aceptacin y rechazo.
Diagnostico de averias.
85

HERRAMIENTAS FINANCIACIN VEHCULOS

Alternativas de ampliacin de flota

Anlisis de Alternativas
Situacin del mercado
Ayudas oficiales

86

Tcnicas de monitorizado de
vehculos

87

Sistemas de Gestin del Mantenimiento asistido por

Ordenador

En la practica, se trata de un Programa Informtico ( Software ), que

permite la gestin de mantenimiento de los equipos y/O instalaciones
de una o ms empresas, tanto mantenimiento correctivo como
preventivo, predictivo, etc.
LosProgramas GMAOsuelen estar compuestos de varias secciones
o mdulos interconectados, que permiten ejecutar y llevar un control
exaustivo de las tareas habituales en los Departamentos de
Mantenimiento como:
Control de incidencias, averas, etc formando un historial de cada
mquina o equipo.
Programacin de las revisiones y tareas de mantenimiento
preventivo: limpieza, lubricacin, etc
Control de Stocks de repuestos y recambios, conocido como
gestin o Control de Almacn.
Generacin y seguimiento de las "Ordenes de Trabajo" para los
tcnicos de mantenimiento.
88

Ventajas Sistemas GMAO

Nos permiten disponer de gran cantidad de informacin, de una

forma adecuada y fcil de extraer. Esto nos permite disponer de un
historial de cada vehculo, tanto de caractersticas tcnicas, como de
averas, revisiones, sustituciones, fechas de las ltimas incidencias o
averas, personal, horas y materiales utilizados en la solucin de los
problemas, etc.
Permiten programar en funcin de los parmetros que decidamos,
las revisiones preventivas y/o predictivas, generando los listados
correspondientes para la tarea de los tcnicos, segn los plazos
programados.
Permiten la gestin de herramientas y/o Stocks de repuesto,
avisando cuando un tenemos menos de un mnimo de piezas de un
determinado repuesto, generando incluso una orden de compra.
Tambin un fichero de proveedores, fabricantes, etc.
Pueden gestionar la rdenes de reparacin de equipos fuera de la
ubicacin habitual, gestin de garantas, etc
89

Gestin medioambiental

En el proceso de mantenimiento
de la flota se producen residuos
y es necesario un control y una
gestin de los mismos para
facilitar su tratamiento y
eliminacin.

Pautas a seguir:
Identificacin.
Recogida y etiquetado de
envases.
ALmacenamiento

90

Alternativas de Ampliacin
de Flota

Las alternativas que tiene una empresa para ampliar su flota son
las siguientes:

Compra del vehculo sin financiacin externa

Compra del vehculo con financiacin externa
Renting
Subcontratacin
Alquiler

91

Alternativas de Ampliacin
de Flota

92

Alternativas de Ampliacin
de Flota

93

Alternativas de Ampliacin
de Flota

94

Conceptos de gasto incluidos

las diferentes alternativas

95

Situacin actual del

mercado

Dificultades financieras en las empresas

Dificultades de acceso a financiacin externa
Entre Agosto de 2009 y Septiembre 2010, ms de 5.900
autnomos del transporte tuvieron que abandonar la actividad, y
la tendencia se ha mantenido.
Cualquier alternativa de ampliacin de flota puede ser
recomendable, pues todos los precios y tarifas han bajado o estn
congeladas. Hay muchas oportunidades.
Segn el nivel de riesgo, las mejores alternativas son:
Subcontratacin a empresa externa o autnomos
Renting o leasing
Compra
Antes de tomar una decisin, realizar una comparativa de
costes.
96