CIERRE DE PROYECTOS

Cierre
del proyecto
Una vez finalizado el proyecto es

necesario analizar
INTRODUCCIN
resultados y recapitular el curso de los hechos, para
hacerse una idea de los objetivos cumplidos, los que
no se han alcanzado y de la utilidad futura en otros
proyectos. El cierre del proyecto tiene como objeto
principal:

Analizar desde una perspectiva econmica el resultado del proyecto

(hacer balance de los recursos consumidos y los beneficios alcanzados)

Diagnosticar el funcionamiento de
desviaciones y la razn de las mismas

Corregir para futuros proyectos las actuaciones inadecuadas

la

empresa,

identificando

las

Seguimiento del proyecto

INTRODUCCIN

Y como objetivos secundarios:

Consolidar los resultados tcnicos del proyecto

(conocimientos adquiridos, tecnologa utilizada, etc.)

Identificar
las
nuevas
oportunidades
comerciales nacidas de la ejecucin del proyecto y
organizar las actividades comerciales precisas para
dar continuidad, mediante nuevos contratos al
proyecto anterior.

Cierre del proyecto

ACEPTACIN

La aceptacin del Cliente es condicin

imprescindible para dar por concluido el trabajo.
En los proyectos mal especificados puede existir
una ambigedad en la especificacin del resultado de
un proyecto, al final resulta difcil determinar si la
insatisfaccin de un Cliente se debe o no a una falta de
adecuacin del producto a lo contractualmente
establecido.
Si todos los requisitos del proyecto quedaron, en
su momento, definidos y redactados en una
especificacin de requisitos del trabajo. An as el
cliente tiene que revisar el resultado y aceptarlo

Cierre del proyecto

ACEPTACIN

En caso que el cliente rechace el producto resultado del

proyecto, se le deber pedir que formalice por escrito sus
objeciones, con el fin de ser utilizado para las actuaciones
correctivas necesarias.

Cierre del proyecto

ACEPTACIN

Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir

todo lo sucedido que pueda ser de cierta relevancia para
actividades futuras de la empresa. Contiene la informacin
para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos y
en caso contrario las razones. Adems sirve para:
Detectar errores sistemticos en los presupuestos de los
proyectos y ofertas.
Analizar la tendencia histrica de los proyectos gestionados
por cada responsable.
responsable
Analizar la tendencia histrica de los proyectos contratados
con cada cliente.
cliente
Establecer nuevas estrategias para abordar mercados.

Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

El documento de cierre se hace tomando como

referencia las previsiones que se realizaron durante la
preparacin de la oferta.
Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las
desviaciones con respecto a las previsiones iniciales son
mnimas, incluso cuando dichas desviaciones sean
favorables a la empresa.

Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

En este caso habra que analizar los siguientes

aspectos:
La estimacin en el presupuesto inicial fue
conservadora, lo que en ocasiones genera la
prdida del contrato.
Se han exigido sobre esfuerzos al personal (no
retribuidas)
Se ha ahorrado en materiales y equipos o en la
calidad.

Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

La documentacin de cierre se compondr de:

El balance de ingresos y gastos.
Los informes de situacin finales.
Tratamiento de la documentacin
generada.

Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

1. Balance de ingresos y gastos
Es muy similar al formato de avance econmico, donde se rellenan
los datos de cierre del proyecto, y se calcula las desviaciones con
respecto a la estimacin del presupuesto del proyecto.

Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DE PROYECTO

El signo de cada celda se interpreta como:

Valores negativos indican incremento del beneficio.
Valores positivos indican gastos superiores a los
previstos (reduccin del beneficio).
Hay que asegurarse de tener en cuenta todos los
ingresos y los gastos, incluso cuando an no hayan sido
contablemente imputados (facturas libradas al cliente y
an no cobradas y aquellos gastos que se hayan
incurrido y no nos hayan sido facturados o cobrados).

Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

2. Resumen de cierre del proyecto

El resumen contable del balance de ingresos y gastos

suele recibir el nombre de informe econmico, mientras
que la explicacin del mismo, junto con los factores que
han motivado el desenlace del proyecto se le conoce
como informe de situacin.
2.1. Informe Econmico
Resume los datos contables ms significativos del
proyecto, y permite que una persona ajena al mismo
pueda hacerse una idea general del mismo.

Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

Cierre del proyecto

INFORME
DEde
CIERRE
DE PROYECTO
2.2.
Informe
Situacin
final
Es una descripcin general, en lenguaje no tcnico y para
todo tipo de lectores, del ciclo de vida del proyecto, desde la
adjudicacin del mismo hasta su cierre contable.
Este informe debe contener:
Los datos bsicos del proyecto (nombre, responsable,
duracin...)
Una descripcin general de los hechos ms significativos
del mismo (modificaciones del alcance, dificultades
encontradas, medidas adoptadas, relaciones con
terceras partes, posibles acciones futuras y cualquier
otra informacin de inters)

Cierre del proyecto

INFORME AL CIERRE DEL PROYECTO

Cierre del proyecto

INFORME AL CIERRE DEL PROYECTO

Es conveniente confeccionar informes aspticos ya que las
percepciones personales ligadas a la tarea cotidiana carecen
de sentido una vez terminado el trabajo.
Cuando el proyecto tiene una larga duracin o es complejo, es
habitual redactar informes de situacin intermedios,
coincidiendo con hitos temporales.
3. Tratamiento de la documentacin generada
La documentacin generada es la fuente de conocimiento y la
experiencia adquirida para futuros proyectos relacionados con
el anterior, ya que una de las razones que un cliente puede
tener para contratar es la experiencia en trabajos similares.

Cierre del proyecto

INFORME
AL CIERRE
DEL PROYECTO
La experiencia
de la empresa
debe prevalecer sobre las idas y

venidas de los trabajadores, lo que justifica una poltica interna

para el tratamiento de la informacin y los productos
generados, como fuente de experiencia para la empresa en
general.
Los procedimientos de tratamiento de la informacin interna
deben estar orientados a tres aspectos complementarios:

Cierre del proyecto

INFORME CIERRE DEL PROYECTO

Propiciar
la
conservacin
de
la
documentacin y difusin de su existencia
entre los empleados.
Propiciar la conservacin de los productos
y difusin de su existencia.
Asegurar su correcta custodia,
custodia para que su
contenido no se filtre a posibles competidores.

Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

Es necesario conservar y custodiar, con carcter indefinido:

La documentacin interna del proyecto (minutas,
informes de reunin, previsiones econmicas, etc.).
La documentacin generada dentro del mbito del
proyecto.
La documentacin obtenida de terceros.
La descripcin detallada de los productos generados
(diseos, planos, manuales de usuario, etc.)

Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

La necesidad de difundir la lista de informacin y

documentacin disponible entre los empleados, es
de utilidad para evitar obtenerla por otros medios,
invirtiendo esfuerzo y dinero.

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Al analizar los resultados de un proyecto, la multitud de aspectos (alcance tcnico, relaciones
con terceros, problemas ) pueden oscurecer los resultados finales. Por eso conviene definir un
conjunto de parmetros objetivos que sirvan para evaluar el proyecto y compararlos con otros
realizados por la empresa.
Indicadores Objetivos:
Indicadores econmicos de primer orden
Indicadores financieros
Indicadores de ocupacin laboral
Indicadores de gestin

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

1. Indicadores econmicos de primer orden

Son los valores numricos ms significativos que
resultan al realizar el cierre contable del proyecto, donde
se incluyen:
Facturacin del proyecto.
proyecto Es un indicador del volumen
del proyecto, cuya utilidad es servir de referencia a la
hora de evaluar otros parmetros como el esfuerzo, los
costes y gastos, el margen, etc.
Margen del proyecto.
proyecto Es la diferencia entre los ingresos
y los costes, tanto en valor absoluto como en porcentaje
referido al precio de venta del proyecto.

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Beneficio del proyecto.

proyecto Es el margen obtenido una vez
restados los costes de oportunidad del capital humano y
material utilizado para llevar a cabo los trabajos. Como coste
de oportunidad suele utilizarse como referencia el valor del
IPC, acceso a nuevos proyectos, o posibles clientes derivados
de este trabajo.
Coste por hora trabajada.
trabajada Se calcula como la distribucin
de los costes del proyecto entre las horas de esfuerzo
dedicadas al mismo, una vez detradas las cantidades al
trabajo ajeno (subcontratas) y a gastos de materiales y
equipos (suministros), as como las contingencias de ambos.
El valor resultante da una idea del coste global que supone
cada hora de trabajo dedicada al proyecto.

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Ejemplo:
Segn los datos previstos al comienzo del proyecto
Coste hora = (31.452 - 7.500 - 7.500) / 226 =
72,80euros/hora
Referido a los resultados reales del proyecto
Coste hora = (30.054 - 7.800 - 6.870) / 241 =
63,83euros/hora

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Componentes del coste del proyecto.

proyecto
Muestran la importancia de cada partida de
costes dentro del proyecto, y dan una idea
acerca del tipo de proyecto y sus riesgos
inherentes.
Se utilizan con
indicadores:

frecuencia

los

siguientes

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Valor relativo del esfuerzo propio.

propio Se calcula como el
porcentaje del coste total del proyecto que se destina a
horas de esfuerzo del personal de la empresa. Cuando
este indicador es alto, el proyecto vende,
fundamentalmente, horas de trabajo que se supone
implican un alto valor aadido.
Valor relativo de las subcontrataciones.
subcontrataciones Se calcula como
el porcentaje del coste total del proyecto que se destina
a subcontrataciones (incluyendo contingencias). Un valor
excesivamente alto supone que la empresa es un mero
intermediario y suele implicar cierto riesgo.

Tema 9. Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Valor relativo de los suministros.

suministros Se calcula como el
porcentaje del coste total del proyecto que se
destina a suministros (incluyendo contingencias).
Un valor excesivamente alto convierte a la
empresa en un proveedor de bienes intermediario,
lo que no siempre supone un excesivo riesgo.

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

2. Indicadores financieros
Hacen referencia al origen de los fondos utilizados para lograr
los fines del proyecto, as como la proyeccin en el tiempo de los
mismos. Algunos indicadores ms comunes son:
Porcentaje de endeudamiento externo.
externo Si la empresa no
percibe ningn ingreso hasta terminar el proyecto. Tendr que
financiar, con fondos propios, la mano de obra, equipos y
subcontrataciones.

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Esta financiacin no slo supone un riesgo para

la empresa, sino que impone unos costes
financieros.
El porcentaje de endeudamiento externo hace
referencia al montante de ese riesgo que en caso
de impago, la empresa tendra que satisfacer a
otros. Este valor se calcula como el porcentaje de
los gastos del proyecto destinados a
subcontrataciones, suministros, viajes y gastos
varios.

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Ej.: Valor estimado

End_externo = (7.500 + 7.500 + 900 + 4.500) / 31.452 =
64,9%
Valor real
End_externo = (7.800 + 6.870 + 486 + 4.163) / 30.054 =
64,3%

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Porcentaje de endeudamiento interno,

interno tiene en
cuenta el porcentaje de los gastos que, en caso de
impago, la empresa habra de satisfacer a s misma, y
se calcula como el valor complementario del
porcentaje de financiacin externo.
Ejemplo:
Valor estimado
End_interno = 35,1%
Valor real
End_interno = 35,7%

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Valor actual neto del proyecto,

proyecto toma los flujos monetarios
referidos al instante en el que se producen, y calcula el valor
actualizado, al momento del cierre del proyecto (segn
inflacin).
Tasa de rendimiento interno del proyecto,
proyecto tiene en cuenta
el tiempo y el dinero que ha sido necesario invertir para
obtener el margen comercial del proyecto.
Este valor es til para comparar el margen del proyecto con el
coste de oportunidad del capital invertido en el mismo. Un
proyecto, en general, ser ms rentable cuanto mayor sea el
valor de la tasa de rendimiento del mismo y en particular
cuanto mayor sea con respecto al coste de oportunidad ms
accesible (un proyecto alternativo, una inversin, el tipo de
inters).

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

3. Indicadores de ocupacin laboral

Las empresas que suman cierto valor aadido a los productos que
venden basan su margen comercial en el trabajo de sus empleados,
que puede cuantificarse mediante el esfuerzo que dedican a cada
producto. Por esta razn, el principal capital es su propio
personal.
personal
Mantener al personal ocupado en proyectos es vital para obtener
beneficios. El personal inactivo no genera rendimientos y ocasiona
gastos.
Este indicador tiene por objeto dar una idea de las personas que
hacen o han hecho falta para realizar el trabajo y cual ser su
dedicacin.

Seguimiento del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Estos indicadores sirven para:

Determinar el n de personas que hay o hubo que reservar para un

proyecto.

Determinar el porcentaje de los trabajadores que realmente estn

trabajando en proyectos.

Ayudar a definir la poltica de personal de la empresa, cuantificando

el n de trabajadores que faltan o sobran en la plantilla.

El indicador de ocupacin laboral ms significativo es

la carga de trabajo:
trabajo indica el n de horas de trabajo
de una determinada categora que haran falta para
completar un trabajo.

Seguimiento del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Sumadas las cargas de trabajo de toda una categora, a lo

largo de un intervalo de tiempo determinado y dividido por el
n de horas de trabajos hbiles en dicho perodo, se obtiene el
n de personas necesarias para el proyecto o la empresa.
Dividiendo la carga de trabajo de un perodo, por el n de
horas de trabajo hbiles del mismo se obtiene el ndice de
ocupacin.

Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DE PROYECTO

Ejemplo:

Para un proyecto de 3 meses (480 horas laborables), se identifican 4 tareas que requieren cargas de trabajo de 180, 240, 420 y 700 horas.

Las 4 actividades requieren en conjunto 1.540 horas, por lo que hara falta un mnimo de 3,2 personas (1.540/160 h mes y 3 mes)

Si la persona A se encarga de las tareas 1 y 2, necesita 420 horas (180 ms 240). Su ndice de ocupacin individual es de 87,5%. Si los empleados B y C se ocupan de las tareas 3 y 4 sus ndices son del 87,5% y del 146%, respectivamente. En este ltimo caso al ser el ndice superior a 100%, el trabajador C no puede hacerse cargo de la actividad completa.

Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DE PROYECTO

3. Indicadores de gestin
Son los valores que denotan cmo de acertada ha sido la gestin
de los trabajos y la respuesta del equipo de trabajo.
Entre los factores objetivos cabe citar las desviaciones entre los
valores previstos al presupuestar el proyecto, y los valores finales,
tras la terminacin y cierre del mismo, en concreto las desviaciones
correspondientes a:

Plazo de ejecucin del contrato

Coste (global y por partidas)
Margen
Contingencias