Procesos Fiscales

que se realizan en las

Escuelas de la
Comunidad
Adquisicin de materiales,
bienes y servicios

Secretara Auxiliar de
Finanzas
febrero abril 2014
Departamento de

Temas a discutir
Introduccin

a los mecanismos

de compras
Compras a travs del Sistema
de Informacin Financiera del
Departamento de Educacin
Tarjeta de compras
Fondos propios

Departamento de

de materiales, bienes y
servicios
en las escuelas

SIFDE

Tarjeta de compra

Compras directas con

fondos propios

Departamento de

Compras a travs de SIFDE

La escuela debe contar con:

Requisante

Aprobador (Director)

Receptor (vital para pagar las compras)

Todos tienen que tener acceso a SIFDE

Si la escuela no cuenta con alguno

de los anteriores, recibir apoyo con
las compras mediante el personal
de la Unidad Fiscal Regional (UFR).

Departamento de

Compras a travs de la
Tarjeta de Compras

Requisitos para obtenerla:

Consejo escolar constituido y en
funcin
Director nombrado en propiedad
Contar con conciliador y un receptor
Tener acceso al Internet
Director y conciliador Deben haber sido
adiestrados y contar con acceso a SIFDE
Tienen una Responsabilidad Fiscal por las
funciones que ejercen.

Departamento de

Objetos de gasto
autorizados para compras
con la Tarjeta

Los objetos de gasto permitidos

para compras con tarjeta son:

2112

2760
- Conservacin y reparacin de
equipo de oficina

2990
- Servicios miscelneos no
clasificados ($120, apartado postal)

4012

- Materiales y efectos de oficina

4101

- Materiales y efectos sanitarios

Departamento de

- Franqueo

Cont. Objetos de gasto

autorizados para compras
con la Tarjeta

4212

- Materiales de instruccin

4262
- Material para edificios y
construcciones (candados y cadenas()

4270
- Recargo de extintores (no
compra del extintor)

4992
- Materiales, suministros y
piezas no clasificados (material clnico)

NO SE ADQUIERE EQUIPO
Departamento de

Compras directas con

fondos propios

Requisitos para comprar con fondos

propios:

Consejo Escolar constituido y en

funcin
Cuenta bancaria a nombre del Consejo
Escolar de la Escuela de la Comunidad
Manejar los fondos segn lo establece la
Gua para el Manejo de Fondos Propios
(Junio 2012)

Departamento de

Qu son los Fondos

Propios?

Recaudos recibidos por concepto de

actividades efectuadas en la escuela

Donativos recibidos de compaas

o individuos

Intereses devengados en la cuenta de

banco

Departamento de

Fondos Propios

Aquellas escuelas que reciban donativos

y realicen actividades aprobadas por el
Consejo Escolar para recaudar fondos
para un fin especfico, tienen que tener
una cuenta de cheques a nombre del
Consejo Escolar de la escuela.

La cuenta NO puede ser de ahorros.

NO se permiten los retiros en efectivo de

la cuenta.

Departamento de

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Cont. Fondos Propios

La cuenta es administrada y el uso de

los fondos es determinado por el Consejo
Escolar.

Estos fondos se utilizarn para el

sostenimiento y funcionamiento de las
escuelas, no para actividades privadas o
para el beneficio de personas o particulares.

Los procesos establecidos no aplican

a las Cooperativas, ni a los fondos de
Clase Graduanda.
[Carta Circular Nm. 33-2004-2005)

Departamento de

11

Cuenta bancaria

Departamento de

12

Requisitos para el manejo

de la cuenta bancaria

Consejo Escolar constituido, activo y en

funcin.

Seleccionar el personal requerido, tal como:

Recaudador (designado por el Director mediante

carta)

Encargado del Registro de Transacciones

Encargado de las compras

Encargado de las conciliaciones bancarias

Receptor

Departamento de

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Seleccin del personal

Se explorar entre los miembros de Consejo

Escolar si existen las personas disponibles.

De no existir personal disponible entre

los miembros del Consejo Escolar,
se solicitar la participacin de otros
miembros de la facultad escolar (empleados
regulares del DE).

El personal designado realizar las funciones

de manera voluntaria y responsable.

Departamento de

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Director de Escuela

Gestionar la apertura de la cuenta bancaria.

Presentar el presupuesto de sobrantes, si
hay, para discusin y aprobacin.
Someter al Consejo Escolar, una vez al mes,
los informes fiscales establecidos (cheques,
compras SIFDE) para mantenerlos
informados.
Asegurar que todos los recaudos se
depositan ntegramente en la cuenta
bancaria.
Custodiar los cheques en blanco.

Departamento de

15

Presidente del Consejo

Escolar

Departamento de

16

Deberes del CE respecto

a los Fondos Propios

Departamento de

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Recaudador
Recibe

todos los recaudos por concepto

de actividades realizadas en la escuela.

Completa

el Comprobante de
Recaudaciones (FP-02).

Recibe

los donativos a la escuela

(es quien nico esta autorizado),
completa el Recibo Oficial (EC-31)
por el donativo recibido, y lo deposita
en la cuenta bancaria.

Departamento de

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Cont. Recaudador
recaudador no podr ejercer otra
funcin dentro del componente fiscal.

El

En caso de renuncia del

recaudador, ste lo har
por escrito y deber entregar
el Libro de Recibos Oficiales
(EC-31).

Departamento de

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Encargado del registro

de transacciones

Ser seleccionado por el Consejo Escolar.

Mantiene al da el Registro de Asignaciones
y Desembolsos (FP-03).
Registra toda transaccin que afecte el
balance de la cuenta (tales como: depsitos,
desembolsos, ajustes, etc.).
Mantiene al da el Registro de Cheques
(FP-07), registra todos los cheques en orden
numrico.
Somete mensualmente un Informe de
Desembolsos al Director de la escuela.

Departamento de

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Encargado de las compras

Procesa las Solicitudes/Requisiciones
de compra (FP-04) aprobadas por el
Consejo Escolar.
Solicita un mnimo de tres cotizaciones
a los suplidores.
Presenta en la reunin del CE los
licitadores participantes y aquellos
seleccionados (ya que ofrecen mejores
precios, calidad, etc.), siguiendo el
principio de austeridad.

Departamento de

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Cont. Encargado de las

compras
Completa la Notificacin de Compra
(FP-05) y la enva al suplidor, entrega
copia al Receptor.
Registra las compras realizadas en el
Registro de Notificaciones de
Compra (FP-06).
Somete al Director de la escuela,
mensualmente, el Informe de Compras.

Departamento de

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Encargado de las
conciliaciones
bancarias
Recibe

el Estado de Cuenta mensual.

Verifica

en el Estado de Cuenta las

transacciones efectuadas y registradas
por el banco, y compara con el formulario
de Registro y Desembolso de Fondos
Propios (e informa al Encargado de
transacciones sobre cualquier diferencia).

Departamento de

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Cont. Encargado de las

conciliaciones bancarias
Mantiene

al da el expediente de las
Conciliaciones bancarias (firmadas
y con fecha).

Somete

mensualmente la Conciliacin
de la Cuenta Bancaria de Fondos
Propios (FP-8) al Director de la Escuela.

Departamento de

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Receptor
Designado por el Director Escolar.
Recibe los materiales o equipos que
adquiere la escuela a travs de todos
los mecanismos de adquisicin: SIFDE
Regular, Tarjeta de Compras, Fondos
Propios y Sobrantes Estatales (UFR).
Utiliza una copia del formulario
Notificacin de compras (FP-05)
para verificar que lo recibido es lo que
establece la referida Notificacin.

Departamento de

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Cont. Receptor
Firma en la Notificacin de compras
al finalizar el proceso de recepcin.
Entrega al Encargado de registro de
transacciones, la Notificacin, junto
a la factura y el conduce.
Notifica al Director de la escuela, luego
de recibir compras de equipo, para
que ste realice el proceso de registro
de la propiedad.

Departamento de

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Custodio de cheques en
blanco
El

Director Escolar es responsable

de la custodia de los mismos.

Los

cheques en blanco se guardan

bajo llave y en un lugar seguro
de la escuela.

Departamento de

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