INSTRUCTIVO PARA LA CORRECTA

APLICACIN DE LA DIRECTIVA DE
FOLIACIN EN EL TRMITE DE
DOCUMENTOS

Secretara General
Oficina de Trmite Documentario

Junio 2016

OBJETIVO PRINCIPAL

Establecer el procedimiento para la foliacin de documentos internos y externos a ser

tramitados en el Ministerio del Interior.

La Directiva ser de cumplimiento obligatorio para todos los rganos y

unidades orgnicas del Ministerio del Interior.

Constituye lineamientos tcnicos para la Polica Nacional del Per y Organismos

Pblicos adscritos al Ministerio del Interior en lo que respecta a la presentacin de
documentos a la Mesa de Partes nica del Ministerio del Interior.

DEFINICIONES GENERALES
EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
Es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de
antecedentes

fundamento

un

determinado

acto

administrativo,

comprendiendo oficios, informes, memorndum, notificaciones, copia de

publicaciones oficiales, actas, escritos, resoluciones, entre otros.
FOLIO
Es el nmero que identifica a cada hoja del expediente, el cual aparecer en la
parte superior derecha de la parte frontal de la hoja.
ACUMULACIN DE EXPEDIENTES:
Accin administrativa por la cual se adicionan dos o ms expedientes, sobre un
mismo asunto que guardan afinidad o estn relacionados entre si.

INICIO DE LA FOLIACIN

Se iniciar la foliacin con

el primer documento que
presente el administrado en
las distintas Mesas de
Partes.

El personal secretarial y/o

administrativo podr iniciar
la foliacin con el
documento que emita el
funcionario competente,
cuando el procedimiento se
inicie de oficio.

OBLIGACIN DE LA FOLIACIN

La responsabilidad de la correcta foliacin de los documentos corresponder al

personal secretarial y/o encargados de la recepcin de documentos.

Esta deber realizarse en forma manual utilizando un bolgrafo de color negro

insoluble o mediante sello de tinta negra en el ngulo superior derecho de cada folio
y en el mismo sentido del texto del documento.

Es un requisito indispensable para la recepcin y transferencia de los expedientes

administrativos.

EXCEPCIN

LOS DOCUMENTOS EXTERNOS QUE POR PRIMERA VEZ

INGRESAN POR LA MESA DE PARTES NICA Y ESTOS
DESDE SU ORIGEN HAYAN SIDO FOLIADOS CON COLOR DE
LAPICERO DISTINTO, PERO EST CORRECTA LA
FOLIACIN; SE RECEPCIONAR SIN NINGN TIPO DE
OBJECIN.

SENTIDO DE LA FOLIACIN

Ser en estricto orden cronolgico, de arriba para

abajo, se efectuar de forma numrica y consecutiva,
es decir, sin omitir ni repetir nmeros.

Una vez iniciada la foliacin en el expediente

administrativo, los dems documentos adicionados
sern foliados en el mismo sentido.

Al
adicionar
escritos
o
cualquier
otra
documentacin de los rganos o unidades
orgnicas para los cuales prestan servicios, debern
insertarse al final del expediente, efectuando su
foliacin correlativamente con la hoja que contina,
de forma que el expediente sea compaginado
siguiendo el orden cronolgico de los documentos
que lo integran.

NO SE DEBER
FOLIAR EN AMBAS
CARAS DE UNA HOJA

CASO
En el supuesto de rendicin de cuentas por parte de un
trabajador por viticos se iniciar con un informe que deber
ser registrado en el SIGE o SITRADIG, posteriormente este
ser elevado a su superior jerrquico, quien a su vez remitir
el expediente mediante un oficio al rgano competente el
cual ser ubicado en la parte inferior.
En dicha situacin la foliacin se iniciar con el Informe
emitido por el trabajador.
CABE RECORDAR QUE NO SE DEBE
CREAR NUEVOS RUD PARA UN
EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO YA
EXISTENTE.

DOCUMENTOS QUE DEBERN

FOLIARSE
Escritos, Informes

Dibujos, Fotos impresas

Notificaciones, Planos
Mapas
COPIA de comprobantes de pago: especies valoradas, aranceles,
deposito judicial, facturas, vouchers, notas de crdito o de debito, etc.
rdenes de compra.
Otro tipo de informacin que forme parte del expediente administrativo,
que por su naturaleza y finalidad deban ser foliados.
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos
a una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de folio. En este
caso se incluye tambin a las facturas y/o comprobantes de pago
originales.
Las cedulas judiciales de notificacin, se foliar y se ubicar en la parte
inferior del expediente

DOCUMENTOS QUE NO DEBERAN SER

FOLIADOS
Las hojas en blanco;
El reverso de las hojas ya foliadas;
Las Hojas de Trmite y las Hojas de Ruta, originales
Los originales de los Proyectos de Decretos Supremos, R. Supremas, R.
Ministeriales, R. Directorales, Convenios de Cooperacin Interinstitucional
y Directivas, adjuntas en sobre cerrado
Las cartas fianzas originales
Los documentos en soportes distintos al papel (CD-ROM, disquetes, etc.)
Aquellos documentos que por su naturaleza tengan la calidad de
reservado, secreto y/o confidencial y se encuentren adjuntos en sobre
cerrado;
Facturas y/o Comprobantes Originales. Podrn ser adheridas a una
hoja en blanco con la finalidad de mantener la integridad del
documento (solo en este caso se foliar la hoja).

A TOMAR EN CUENTA
Los documentos que tengan la clasificacin de RESERVADOS, SECRETOS
y/o CONFIDENCIALES, debern ser presentados en SOBRE CERRADO.
El personal de las mesas de partes devolvern inmediatamente los
documentos que no estn cumpliendo con esta formalidad.

Segn Manual de Seguridad Documentaria del MININTER

En caso se adhieran varios

Comprobantes de Pagos
originales a una hoja en
blanco, estas debern estar
enumeradas y consignadas
en el Oficio y/o documento
mediante el cual se
presente.

FOLIO DEL EXPEDIENTE

NUMERO DE ORDEN
DE COMPROBANTES
DE PAGO

RECTIFICACIN DE LA FOLIACIN
De detectarse errores en la foliacin,
el personal del rgano o unidad
orgnica del MININTER a quien se
pretenda

entregar

administrativo,

el

expediente

solicitar

la

rectificacin de la errnea foliacin.

Este se podr rectificar mediante un
corrector

liquido,

para

consignar la foliacin correcta

luego

UBICACIN DE LA HOJA DE TRMITE,

HOJA DE RUTA Y HOJA DE RUD EN EL
EXPEDIENTE
Las Hojas de Trmite, las Hojas de Ruta se ubicarn en
la parte superior del expediente, de modo tal que su
crecimiento sea opuesto al del expediente. Con ello
facilitaremos el uso y/o tramitacin del expediente.
Se verifica que para el envo de los documentos del
MININTER a la PNP u rganos no policiales no se foliar
las Hojas de Tramite, las Hojas de Ruta ya que no
forman parte del expediente principal.
En el caso de las Hojas de RUD, estos se mantendrn
en el mismo lugar que han sido derivadas, teniendo en
cuenta que no sern foliadas, pero si sern selladas para
su recepcin conjuntamente con el documento que esta
siendo remitido (oficio, informe, carta, solicitud, etc.)

CASO 1: Foliacin Antigua

TODO EXPEDIENTE CUYO TRMITE SE HAYA
INICIADO EN EL SIGE O SITRADIG CON FECHA
ANTERIOR AL 3 DE JUNIO DEL 2016 (FECHA DE
PUBLICACIN DE LA DIRECTIVA), SER
CONSIDERADO COMO DOCUMENTO ANTIGUO, POR
ENDE CONSERVAR LA FOLIACIN ANTIGUA.

EJEMPLO 1: Expedientes de procedimientos administrativos

disciplinarios en impugnacin a la resolucin de sancin contra
efectivos policiales que hayan sido ingresados en el SIGE antes
de la vigencia de la Directiva y remitidos al MININTER con
posterioridad; en este caso se respetar la foliacin antigua.

EJEMPLO 2: Los documentos de transferencia de gestin, que han sido

elaborados por la PNP u organismos pblicos adscritos al MININTER, antes de la
vigencia de la Directiva en mencin.
EJEMPLO 3: Los pedidos de implementacin de recomendaciones solicitadas por
el OCI-MININTER, solicitados con anterioridad a la vigencia de la Directiva.
EJEMPLO 4: En los casos de los reiterativos para la adquisicin de servicios,
bienes, pedidos de informacin, entre otros, y/o presentacin de informacin
complementaria para que sea anexada a la principal, estos sern referenciados y
por lo tanto se respetar la foliacin antigua.

CABE RECORDAR QUE CUANDO SE REMITA LA INFORMACIN

DEBER RESPETARSE EL MISMO REGISTRO (RUD), ES DECIR
CON EL CUAL SE INICIO EL PRIMER DOCUMENTO.

Caso 2: Doble Foliacin de Expedientes

Nuevos
Ejemplo:
En el caso que se presente un expediente
administrativo a la Mesa de Partes con
doble foliacin (ver figura) esta deber ser
borrada y corregida por el interesado
mediante el uso de corrector liquido, antes
de ingresar el documento a la Mesa de
Partes.

EXCEPCIN
Cuando se refiera a documentacin complementaria (anexos) que
contenga una foliacin de origen (expedientes judiciales, procesos de
licitaciones, procesos administrativos disciplinarios etc.); se
mantendr la foliacin de la documentacin que se esta
anexando, sin perjuicio de la foliacin que debe realizarse al
expediente administrativo de acuerdo a la presente directiva.

CASO 3: Foliacin en casos de

Acumulacin de Expedientes
Cuando se produzca acumulacin de expedientes sobre un mismo
asunto, se proceder a refoliar el expediente principal manteniendo una
sola foliacin. Debindose proceder a borrar la foliacin anterior
con corrector liquido (evitando tachas o enmendaduras).

CASO 4: Acumulacin de Expedientes

En la acumulacin de expedientes iniciados con fecha anterior a la
publicacin de la Directiva (03.06.2016), se regir mediante el sistema
anterior, esto es la acumulacin ser hacia arriba.
En la acumulacin de expedientes iniciados con fecha posterior a la
publicacin de la Directiva, se regir mediante el nuevo sistema, esto es la
acumulacin ser hacia abajo en orden cronologico.

CASO 5: Acumulacin de
Expedientes archivados
En caso de desarchivo de expedientes, se
conservar
la
foliacin
del
expediente
desarchivado, cuando se refiera a temas legales
y/o recursos administrativos (reconsideracin,
apelacin,
revisin,
nulidad
y
silencios
administrativos) hasta agotar la va administrativa.
En los dems casos de carcter administrativo
cuando se acumule un expediente desarchivado
(archivo central, archivos perifricos o archivos de
oficina), se tomar en cuenta la foliacin de
acuerdo a la Directiva vigente.

ATENCIN DE CONSULTAS

De suscitarse situaciones no contempladas o de existir

cualquier duda en la aplicacin de la Directiva, el Director de la
Oficina de Trmite Documentario se encargar de absolver las
atingencias.

Direccin de la Oficina Trmite Documentario SG

(ypicon@mininter.gob.pe)
Equipo de Procesamiento (pcabrera@mininter.gob.pe)
Equipo de Archivo (ppaucar@mininter.gob.pe)
Equipo de Atencin al Ciudadano (hfranco@mininter.gob.pe)
Equipo de Mesa de Partes nica (kmesta@mininter.gob.pe)

GRACIAS