AUDITORIAS

DE
SEGURIDAD
Ing

No Ojeda
UNP-FIM

AUDITORIA DE SEGURIDAD
Definicin.Es un examen peridico, metdico y profundo de una
planta, el cual es empleado para verificar o asegurar la
suficiencia de su programa de seguridad y salud.
Enfoque principal evaluacin del programa
de
seguridad.
Es el proceso sistemtico, independiente y documentado
para obtener declaraciones de hechos, registros o
informacin relevante y evaluarlas objetivamente a fin de
determinar hasta que punto los requisitos utilizados
como referencia se cumplen.
Es una revisin
finalidad de
determinadas

independiente
verificar el
directrices o

y sistemtica que tiene la

cumplimiento de unas
2
de unos determinados

AUDITORIA DE SEGURIDAD
Definiciones.Seguridad del Proceso
Consiste en la proteccin de las personas y de los
bienes de incidentes episdicos catastrficos que
pueden producirse como resultado de variaciones
sobre los previsto en las condiciones de los
procesos, no planificadas o inesperadas ( esta
definicin responde a una situacin ideal pues no
se puede trabajar en una ausencia total de riesgos
con
materiales
que
posean
caractersticas
peligrosas inherentes).
Auditoria de Seguridad de Procesos
Es una revisin formalizada que identifica los
riesgos de los procesos relacionados con los
estndares establecidos. Las auditorias verifican
que los sistemas de gestin que se estn
3

AUDITORIA DE SEGURIDAD
Definiciones.AUDITOR
Persona con la competencia para realizar una
auditoria
CLIENTE DE AUDITORIA
Organizacin o persona que solicita la auditoria.
AUDITADO
Organizacin objeto de una auditoria.
CRITERIOS DE AUDITORIA
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos
utilizados como una referencia.

AUDITORIA DE SEGURIDAD
Definiciones.EVIDENCIA DE LA AUDITORIA
Registro, declaraciones de hecho u otra
informacin relevantes para los criterios
de auditoria y que son verificables
HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
Resultado de la evaluacin de las
evidencias de la auditoria, frente a los
criterios de auditoria.
5

AUDITORIA DE SEGURIDAD
Definiciones.CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
Consecuencia de una auditoria,
proporcionada por el equipo auditor
despus de la consideracin de los
objetivos y de los hallazgos de la
auditoria.
EQUIPO AUDITOR
Uno o ms auditores que realizan una
auditoria, ayudado por expertos tcnicos,
si es necesario.
EXPERTO TECNICO
Persona que aporta conocimientos
especficos o experiencia al equipo
auditor.

AUDITORIA DE SEGURIDAD
Definiciones.PROGRAMA DE AUDITORIA
Conjunto de una o ms auditorias
planificadas para periodo de tiempo y
dirigidas hacia un propsito especfico.
PLAN DE AUDITORIA
Descripcin de las actividades in situ y
los preparativos de la auditoria.
ALCANCE DE AUDITORIA
Extensin y lmites de una auditoria
NO CONFORMIDAD
Incumplimiento a un requisito
especificado
7

PARAMETROS PARA REALIZAR

LAS AUDITORIAS DE SEGURIDAD
OBJETIVO
PRINCIPIOS
ALCANCE
FRECUENCIA
CRITERIOS DE AUDITORIA
CONTENIDO
PLAN
MEJORAMIENTO CONTINUO

OBJETIVO
OBJETIVO GENERAL

Verificar que la organizacin

cuenta
con
un
sistema
o
programa
de
Prevencin
de
Riesgos capaz de evitar
las
perdidas a la organizacin debido
a los accidentes (personales,
daos a la propiedad, al proceso
al medio ambiente)
y que
permita a a la vez garantizar la
salud de sus trabajadores.
10

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Ayudar en la mejora de la seguridad e

higiene ocupacionales
Determinar el cumplimiento de normas,
reglamentos y procedimientos
Mejorar el sistema de gestin de riesgos
de la seguridad en todos sus procesos.
Mejorar el nivel de concientizacin sobre
la seguridad e higiene ocupacional.
Conseguir
el
cumplimiento
de
las
exigencias de auditorias externas.

11

PRINCIPIOS

Una auditoria de seguridad no busca

criticar
o
menoscabar
el
trabajo
realizado. Mas bien desea mejorar lo que
se ha hecho hasta el presente.
Objetividad
Confidencialidad
Confianza
Profesionalismo
Imparcialidad
Evidencia

12

ALCANCE

Se puede analizar la gestin general de la

prevencin de riesgos.
Se puede analizar una determinada parte de la
organizacin
Se pude tocar aspectos especficos a
determinadas reas:

Gestin de riesgos en el proceso

Riesgos elctricos
Proteccin frente a los incendios
Riesgos de tareas crticas
Estndares especficos en una determinada rea.

13

FRECUENCIA

El criterio ms correcto que hay que tomar en

cuenta para efectuar las auditorias es el que se
deba realizar cada ao.
Menores tiempos perjudican a la produccin.
Mayores se pierde el control de los riesgos.
Despus de un ao hay muchas cosas que
pueden haber cambiado en la organizacin.
Es cierto que hay riesgos muy graves que
deben ser controlados con menor frecuencia.
Pero para ello est la observaciones e
inspecciones de seguridad.

14

CRITERIOS DE AUDITORIA

Los criterios para la auditoria dependern:

De la entidad que va auditar

De los objetivos que tiene la organizacin para

realizacin de la auditoria.
Sin embargo los criterios ms utilizados son:

Los de los organismos estatales.

Los de organismos internacionales. La ms

conocida la OSHA ( de Estados Unidos)

La de Control de Perdidas ( Es la ms utilizada)

15

CONTENIDO DE LAS AUDITORIAS

Gestin de la Prevencin de Riesgos ( Seguridad
Industrial)
El programa de Control de Prdidas es uno de mas
completos en lo que se refiere al Sistema de
Gestin de riesgos laborales.
El programa contiene 20 elementos:
1.
2.
3.
4.
5.

Liderazgo y Administracin
Entrenamiento de la Administracin
Inspecciones informales y planeadas
Anlisis de riesgos de las tareas y procedimientos
Observaciones de Seguridad
16

CONTENIDO DE LAS AUDITORIAS (Continuacin)

6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

Investigacin de accidentes
Investigacin Preparacin para las emergencias
Normas, reglas e instructivos de la organizacin
Capacitacin en Seguridad a los trabajadores
Entrenamiento y mantenimiento preventivo
Equipos de proteccin personal
Control y servicios de salud (Salud ocupacional)
Controles de ingeniera
Comunicaciones personales
Comunicaciones con grupos

17

CONTENIDO DE LAS AUDITORIAS (Continuacin)

16.

17.
18.
19.
20.

Promocin de la seguridad, premiacin Contratacin

y colocacin
Control de compras y adquisiciones.
Contratacin y colocacin
Seguridad fuera del trabajo
Sistema de evaluacin del programa: Auditorias.

18

PLAN DE LA AUDITORIA
El plan de auditoria debe dejar bien claro

El por qu?
Se va a realizar la auditoria
Que
Se va a tocar en la auditoria
Cuando
( de que fecha a que fecha)
Como
(Cuales van a ser los criterios, formatos y la forma en que se va a
realizar la auditoria. La metodologa)
Donde.
( Que lugares se pretende visitar)
Quienes
( Van realizar la auditoria)

19

PLAN DE LA AUDITORIA
Un plan de auditoria debe contener los siguientes pasos:

Objetivo de la auditoria
El alcance de la auditoria
Criterios de la auditoria
El campo de aplicacin incluyendo la identificacin de la
organizacin y la unidades funcionales de los procesos que
van a ser auditados
La fechas y lugares donde se van a realizar las actividades
de auditoria
La duracin de las actividades
Las funciones y responsabilidades de los auditores ( y del
equipo auditor)

20

ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA
El procedimiento que normalmente se sigue en una
auditoria consta de los siguientes pasos:

Inicio de la auditoria
Revisin de la auditoria
Revisin de la documentacin
Preparacin de las actividades de auditorias in
situ
Actividades de auditoria in situ
Preparacin, aprobacin y distribucin del
informe de auditoria.
Realizacin del seguimiento de la auditoria
21

PREPARACION DEL INFORME

DE AUDITORIA
El auditor debe preparar el informe de la auditoria. Este
informe debe se completo, conciso y claro. Debe
incluir y hacer referencia a:
1.
2.
3.
4.

5.

6.

7.

Objetivo de la auditoria
El alcance de la auditoria
Identificacin del auditor y/o el equipo auditor
Las fechas y lugares donde se realizaron las actividades de
la auditoria
La metodologa y los criterios que se utilizaron en la
auditoria
Los hallazgos de la auditoria ( Conformidades y la No
Conformidades)
Las conclusiones de la auditoria
22

La organizacin debe establecer y mantener

un
Programa
de
Auditoras
y
procedimientos para llevar acabo auditoras
peridicas al sistema de gestin de SSO
cuyo objetivo sea:
1.Determinar su importancia
2.Estado de la actividad
3.Resultados previos
4.Minimizar alteraciones
5.Disponibilidad de auditados y auditores
6.Requisitos legales aplicables
23

PAUTAS
-Qu hacen en el
rea/sector?
-Cun grave es?
-Qu procesos
operan?
-Qu criterios se
deben cumplir
-Complejidad de las
operaciones
-Se deben cumplir
todos los requisitos
de las Normas

REVISION
DOCUMENTARIA
Busca determinar si la documentacin
del SGSST cumple con los requisitos
de las Normas Legales vigentes.
Una buena prctica es: Revisar el
manual de SGSST, Verificar que
existen los documentos descritos en
el manualEs importante: Entender el SGSST,
asistir en el planeamiento, identificar
omisiones a los requisitos de las
normas e iniciar la preparacin de las
listas de verificacin.

24

DOCUMENTOS DE TRABAJO
Lista de verificacin
-Gua que asegure la
cont.
-Organiza toma de notas
-Ayuda a administra el
tiempo
-Define el camino de la
investigacin
Mantiene claro los
objetivos

CREACION DE LISTAS
-Objetivos
-Organizacin a auditar
-Criterio contra el que se est
evaluando
-Tiempo disponible
-Preguntas de formato:
Porqu?
Qu?
Cmo?
Dnde?
Cundo?
Q uin?

25

MAL USO DE LA LISTA DE

VERIFICACION
Omisin

de
investigar
temas
importantes por no estar incluidos.
Realizar un ejercicio de preguntas y
respuestas
(obstruccin
de
la
comunicacin).
Tener una perspectiva estrecha del
SGSST.

26

Cunto tiempo dura una

auditora?-PROGRAMA

La
duracin
de
la
auditora depender de
la actividad a auditar, su
dimensin y dispersin
geogrfica, ya que ello
determina en la mayora
de
los
casos,
la
complejidad del sistema,
el volumen de personal y
actuaciones implicadas

27

RESPONSABILIDADES DE UN
AUDITOR

Cumplir

al 100 % los requisitos

Tener habilidades de comunicacin y
entendimiento de los requisitos
Realizar efectivamente las actividades
asignadas
Documentar
el
100
%
de
las
observaciones
Verificar la efectividad de las acciones
aplicadas como resultado de la auditora.
28

 Responsabilidad

final de la auditora
Participar en la seleccin de los
miembros del equipo
Preparacin del Plan de auditora
Representar al equipo
Preparacin y entrega del reporte
Direccin de las actividades de
seguimiento.
29

AUDITORIA DEL SST

Determinar si la SST:
Es
conforme
a
lo
planificado.
Est
implementada
y
mantenida.
Es
eficaz
en
el
cumplimiento de la
poltica
y
los
objetivos.

Revisar los resultados

de
auditoras
anteriores
Informacin
a
la
direccin
de
los
resultados.

30

31

32

INICIACION DE LA AUDITORIA

Definicin
de
objetivos,
alcance y los criterios de
auditora.
Determinar
grado
de
conformidad
del
SG
del
auditado.
Evaluar la capacidad del SG
para asegurar los requisitos
reglamentarios
y
contractuales.
Evaluar la eficacia des SG para
lograr
los
objetivos
especificados.
Identificar las reas de mejora
potencial del SG.

33

34

REVISION DE LA DOCUMENTACION
Documentacin
Del sistema

Conformidad
documentaria
del SG
Conforme
a los criterios

Inadecuada
Comunicar

Continuar proceso

No continuar

35

PREPARACION DE LAS ACTIVIDADES

DE AUDITORIA IN SITU
Herramientas del equipo auditor
Ayuda a la entrevista
Permite estructurar la evaluacin
Recordatorio
No limitarse a ella
No es para interrogar
Permite despersonalizar la auditora

36

Desarrollo de
preguntas
Concretas
De acuerdo al
propsito y alcance
Considerando las
responsabilidades
del auditado
Abiertas

37

Reunin inicial:
Presentacin
Revisin
Exposicin

de mtodos y
procedimientos
Establecer sistemas de
comunicacin
Clarificar dudas
Establecer calendarios.
Recogida y examen de
datos.

Reunin apertura:
Metodologa
Itinerario
Acompaantes
Disposiciones
logsticas

38

INFORMACIN

PREVIA

Informes de auditoras
anteriores y Revisiones de la
Direccin.

Documentos del Sistema:

procedimientos, mtodos,
manuales, etc.

Legislacin y otros requisitos

aplicables

Necesidades de la Gerencia

INFORMACIN

DEL REA A
AUDITAR

Qu hacen en el rea / Sector?

Cun grande es?

Qu procesos operan?

Qu criterios se deben cumplir?

Complejidad de las operaciones

PREPARACIN

DEL AUDITOR

ENTENDER

EL SISTEMA Y LOS
PROCESOS...

Mapear el sistema

Procesos

Entradas & salidas

Controles

Secuencia de procesos

Interacciones

Elaborar el Plan de Auditora!

PREPARACIN DEL AUDITOR

El auditor debe prepararse para...
Seguir el proceso de un extremo hasta el otro,
verificando la eficacia del control
No limitarse solo a determinar la conformidad de las
actividades con lo establecido en los procedimientos
Evaluar tambin, y sobre todo, si el proceso es
capaz y produce los resultados intentados
El auditor debe enfocarse en evaluar la
capacidad de los procesos y del sistema para
alcanzar los objetivos establecidos !

PLAN DE AUDITORA

Objetivo y alcance

Lugares, fechas y recursos

Criterio: Documentos o requisitos

aplicables

Integrantes del Equipo de

Auditora

Cronograma de actividades, con

tareas asignadas a los auditores
Debe ser acordado con el
auditado

PLAN DE AUDITORA

1.

Informacin

Procesos

General de Auditora Interna

/ Sector Auditado:
SEGURIDAD

Fecha

Auditor
Auditor

Lder:

Sr.

Alcance

MINERA-MINA

2012

de Octubre de 2012

Criterio:

/ 04

OHSAS 18001:2007

A.
A. Fuentes.
Fuentes.

de la Auditora:

Evaluar el grado de implementacin del Sistema de Gestin de Seguridad y

Salud Ocupacional.

de la Auditora:
Todos

de Auditora:

Sr. Samuel Yovera

Asistente:

Objetivo

1.1

29

de Auditora:

Cdigo

los procesos comerciales y Administrat. Todos los requisitos aplicables

Agenda

Hora

Auditor

Lder

9:00

Reunin

9:15
9:45
10:30

Seguimiento
Procesos

Interior

14:00

Asistente
Asistente

Inicial

de NC y AC (8.5.2, 8.5.3)

operativos (7.2., 8.2.1)

Exterior

mina (7.4)

12:00
13:00

Auditor

mina (7.2., 8.2.1)

Planta(7.2, 8.2.1)
REFRIGERIO

Anlisis

de resultados / Reunin del equipo auditor

Reunin

Final

LISTA

DE VERIFICACIN

Gua para asegurar la continuidad

de la auditora
Mantiene claros los
objetivos

Ayuda a administrar el
tiempo

Define el camino de la
investigacin

Organiza la toma de notas

MINA

UNP
S.A.C

FECHA:........

SISTEMAS

.....

INTEGRADOS
AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA:..

....

SECTOR/PROCESO:............................
SECTOR/PROCESO:............................

DEAUDITADO:......................
.....
VERIFICACION
LISTA

...

ALCANCE:.........................................

REQUISITO

........
S
PLAN&
IMPLEMEN
T,
PROCESO

PUNTOS

A VERIFICAR

CONTROL
DEL
PROCESO

MEJORA

DEL
PROCESO

SIG
Resp.
Recurso

TOTAL
AUDITORIA

oc

AUDITOR:........................

Re
............
......
......

g.

HALLAZGO

LISTA DE VERIFICACIN
Mal uso de la Lista de Verificacin:

Omisin de investigar temas importantes

por no estar incluidos

Realizar

un

ejercicio

de

preguntas

respuestas (obstruccin de la comunicacin)

Tener una perspectiva estrecha del sistema

de Calidad

CONTENIDO

Seccin
11 11 DEFINICIN
DE
Seccin
Introduccin

Seccin
DEFINICIN
DE AUDITORA
AUDITORA
Seccin
Introduccin

Seccin
22 22 PREPARACIN
AUDITORA
Seccin
Publicaciones
de
la

Seccin
PREPARACIN
DE
LA
AUDITORA
Seccin
PublicacionesDE
deLA
la Referencia
Referencia

Seccin
Seccin 33

EJECUCIN
EJECUCIN DE
DE LA
LA AUDITORA
AUDITORA

Seccin
44 4
YYInternacionale
SEGUIMIENTO
Seccin
Resumen
de
las
Seccin
4
Resumen
de
las
Normas
Internacionale

Seccin
INFORME
DE
AUDITORA
SEGUIMIENTO
Seccin
4
Resumen
de
las
Normas
Internacional
Seccin
4 INFORME
ResumenDE
deAUDITORA
lasNormas
Normas
Internacional

Seccin
Seccin 55

TIPS
TIPS PARA
PARA EL
EL DESARROLLO
DESARROLLO DE
DE AUDITORIA
AUDITORI

EJECUCIN DE
LA AUDITORA

ETAPAS

Reunin inicial

Recopilacin de evidencias

Reunin final

REUNIN INICIAL

Se establecen las reglas generales

para la realizacin de la Auditora

Contenidos:

Presentaciones

Exponer cul es el propsito

de la Auditora

Revisin del Plan de Auditora

Identificar los responsables de las

reas a ser auditadas
(interlocutores vlidos)

Contenidos:

Aclarar que la Auditora es

una muestra

Arreglos logsticos

Aclaracin de dudas

Acordar horario de la
reunin final

Acordar visitas guiadas a las instalaciones (si e

necesario)

La reunin inicial no se debe suprimir!

RECOPILACIN DE
EVIDENCIAS

Informacin verificable

Se basan en:
- entrevistas
- examen de documentos
- observacin de actividades y
condiciones
- resultados de mediciones y ensayo
- registros

ENTREVISTAS
Tcnicas de preguntas:
qu
porqu
cundo
cmo
dnde
quin
Usar prudentemente las
preguntas:
cerradas
aclaratorias

Mustreme!

TCNICAS DE INDAGACIN
Preguntas abiertas
Qu?

por qu? dnde? quin? para

qu? cmo?
Dirija una respuesta informativa
No son ilimitadas, pueden cambiar una
conversacin de rumbo!

Preguntas cerradas y directas

Preguntas

cerradas: Si/No
Pregunta directa: pocas palabras
Se intenta dirigirse a informacin
muy especfica.
Desventajas:
No dan mucha informacin
Si se usan muy seguido dan la
sensacin de interrogatorio.

Preguntas aclaratorias
Realizadas

para clarificar
informacin y evitar malentendidos.
Permiten completar la idea.
Desventajas: Si se usan muy
seguido crean la impresin de que
uno no escucha.
Consumen mucho tiempo
Si no est preparado para escuchar por
completo, no las haga.

RESUMEN
ENFOQUE EXITOSO DE LA AUDITORA
Establecer clima adecuado
Hacer que el auditado se sienta cmodo
Usar preguntas apropiadas: abiertas
Hacer preguntas cerradas y/o
aclaratorias, slo cuando sea necesario
Utilizar adecuado lenguaje corporal
Ser amigable y diplomtico

RECOPILACIN DE
EVIDENCIAS

El auditor mantiene el control

Lista de participantes

Auditar dentro de la actividad

planeada

Tomar notas

Recabar evidencias objetivas

en todas sus formas

RECOPILACIN DE EVIDENCIAS

Investigar todo lo necesario

Seguir la pista de auditora

Tomar muestras
representativas
Verificar la coincidencia
entre procedimientos
escritos y la realidad

RECOPILACIN DE EVIDENCIAS

Verificar lo expuesto
durante las entrevistas

Comunicar al auditado las

No Conformidades

Determinar si las No Conformidades

constituyen casos aislados o si son
generalizadas

Registrar las No Conformidades

NO CONFORMIDAD

Def 3.6.2 ISO 9000:2005

Incumplimiento de un requisito

Existe evidencia objetiva para demostrar

que:
No se ha considerado un requisito (diseo)
La prctica difiere del sistema definido
(implantacin)
La prctica no es eficaz (eficacia)

NO CONFORMIDAD
El descubrimiento de no
conformidades presenta una
oportunidad de mejora a travs
de las acciones correctivas.

Sea positivo!

REPORTE

DE NO CONFORMIDAD
CONTENIDOS

Area/Proceso
Hallazgo

(evidencia

objetiva)
Requisito

incumplido

Firma
Clasificacin

EJEMPLO

Nivel 5
Turno de la Maana

4 de 18 operarios fueron vistos no usando botas de

seguridad. Se dot a todo el personal con botas de
seguridad dos das antes.
WI4-01, clasula 6, requiere que todo el personal que
entre al rea de mina 5 debe usar las botas de
seguridad. El cartel con la indicacin estaba
claramente visible a la entrada del rea.

REDACCIN

EJEMPLO
INFORME

Area/Proceso
Hallazgo
Requisito
Firma
Clasificacin

DE NO CONFORMIDAD

Nivel

5
SECTOR/PROCESO :.....................................................

23/12/2012
Fecha:.............

........

NC

AUD/01

Nmero...............

OHSAS

Descripcin

18001:2007;
Requisito 4.4.6

Durante el turno de la maana 4 de 18 trabajadores no

usaban botas de seguridad en la zona de operaciones.
El

instructivo WI4-01, clasula 6, indica que todo el

personal en operacin debe usar botas de seguridad.

La

norma requiere que la aplicacin de controles

operacionales para la prevencin de riesgos.

Auditor

:A. Fuentes

CORRECCIN
Accin
de
mitigacin
de
las
consecuencias, reparacin, reproceso o
ajuste, usualmente inmediata, derivada
de una no conformidad real.

ACCION CORRECTIVA
Accin tomada para

eliminar la causa de
una no conformidad
DETECTADA u otra
situacin no deseable
para prevenir su
REPETICIN.

No solucione los sntomas

solamente!
Ataque la causa!

ACCION PREVENTIVA
Accin tomada para
eliminar la causa de una
no conformidad
POTENCIAL, para prevenir
su OCURRENCIA.

REPORTE DE ACCIN CORRECTIVA

REPORTE DE ACCION CORRECTIVA/PREVENTIVA
Area:

Origen:

Norma *:

Clasula*:

N:

Accin Correctiva ( ) Accin Preventiva ( )

Fecha:
DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD O NO CONFORMIDAD POTENCIAL

DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD O
NO CONFORMIDAD POTENCIAL
Generado por:

Responsable del rea:

ANLISIS DE LAS CAUSAS

ANLISIS DE LAS CAUSAS

Responsable:

Fecha:

ACCION CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA:

ACCIN CORRECTIVA Y/O

PREVENTIVA
Fecha:

Responsable:

Fecha implementacin:

SEGUIMIENTO O VERIFICACIN DE LA IMPLEMENTACIN

Responsable :
Firma :
Fecha:
VERIFICACION DE LA EFECTIVIDAD:
Responsable :
Firma :

Fecha:

Correccin vs. Accin correctiva

NC

La CORRECCIN (accin
inmediata)
ataca al problema
Su propsito es
limitar sus efectos
y ponerlo bajo control

Evidencias objetivas
del problema

Sntomas

Causas
aparentes
ALCANCE

Alcance

Implicancias
ocultas
Implicancias

ocultas

Causa raz

LA ACCIN CORRECTIVA
ataca a la causa

Su propsito es
evitar
que el problema
vuelva a suceder

Diagrama Causa Efecto (ISHIKAWA)

REUNIN DE CIERRE

Agradecimientos

Objetivos y alcance de la Auditora

Aclarar que la Auditora fue una

muestra

Conclusiones:
- existe un SySO?
- est implementado?
- es eficaz?
En relacin al objetivo de la
auditora, cul es la conclusin?

No conformidades
presentadas por cada
auditor

Acordar fechas de verificacin de

acciones correctivas

Aclaracin de dudas

EL AUDITOR

El rol del auditor es establecer para el

cliente, la informacin sobre hasta qu
punto se cumplieron los requisitos de la
auditora.

Todas las conclusiones deben estar

firmemente basadas en evidencia
objetiva.

El auditor lder debe siempre estar a

cargo de la auditora.

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

Cumplir con los

requisitos
Seguir plan y
procedimientos
Permanecer dentro del
alcance
Comunicar y aclarar
requisitos de auditora
Planear y realizar tareas
individuales, acertada y
responsablemente
Recolectar y analizar
evidencia.

Permanecer alerta
Reportar las observaciones
Verificar acciones correctivas
Cooperar con el lder del
equipo
Retener y proteger
documentos de la auditora
Mantener confidencialidad
Actuar de manera tica

RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR LDER

Recolectar toda la
informacin necesaria
Asistir al equipo de
eleccin
Preparar plan global
Asignar tareas individuales
Asegurarse de que los
documentos de trabajo
estn preparados
Auditora de suficiencia
Representar al equipo de
auditora

Liderar reuniones de
apertura y cierre
Asegurar que la auditora
se desarrolla de acuerdo al
plan
Asegurarse que las
reuniones de enlace se
realicen peridicamente
Asegurar que los resultados
de la auditora sean
reportados claramente y a
tiempo

Competencia:
Educacin
Experiencia

de trabajo

Entrenamiento
Experiencia

en auditoras

Independencia
Capacidad

para entender las

actividades

Proceso de comunicacin

ISO

Emisor
codifica
Mensaje
Receptor
decodifica e
interpreta
Realimentacin

Escuchar con atencin es ESENCIAL

Elimine distracciones

Escuche el contenido

Suspenda los juicios

Use el tiempo libre para

anlisis

Pida aclaraciones

Malos hbitos que evitar

Fingir

atencin
Preocuparse
Sobre reaccionar
Interrumpir al que habla
Mirar sin observar
Or solo lo que
queremos escuchar
Usar el tiempo de
escucha para pensar

N
O
!

CONTENIDO

DE
Seccin
Introduccin
Seccin
Seccin
DEFINICIN
DE AUDITORA
AUDITORA
Seccin1111 DEFINICIN
Introduccin

AUDITORA
Seccin
Publicaciones
de
la
Seccin
Seccin
PREPARACIN
DE
LA
AUDITORA
Seccin2222 PREPARACIN
PublicacionesDE
deLA
la Referencia
Referencia

Seccin
Seccin 33

EJECUCIN
EJECUCIN DE
DE LA
LA AUDITORA
AUDITORA

Seccin
444
YYInternacionale
SEGUIMIENTO
Seccin
Resumen
de
las
Seccin
4
Resumen
de
las
Normas
Internacionale

Seccin
INFORME
DE
AUDITORA
SEGUIMIENTO
Seccin
4
Resumen
de
las
Normas
Internacional
Seccin
4 INFORME
ResumenDE
deAUDITORA
lasNormas
Normas
Internacional

Seccin
Seccin 55

TIPS
TIPS PARA
PARA EL
EL DESARROLLO
DESARROLLO DE
DE AUDITORIA
AUDITORI

INFORME DE
AUDITORA Y
SEGUIMIENTO

INFORME DE AUDITORA

rea auditada

Lugar y Fecha

Equipo de Auditora

Participantes

Documentacin aplicable

Objetivo , Alcance y Conclusiones

Resumen de los resultados, fortalezas y

debilidades del SySO

No conformidades y observaciones

SEGUIMIENTO DE LA
IMPLEMENTACIN
EVIDENCIAS DE:
CAPACITACIN
NUEVOS

PROCEDIMIENTOS
CAMBIOS EN LA INFRAESTRUCTURA
NUEVOS REGISTROS
SEGUIMIENTO A LA EFICACIA
NO

HAY RECURRENCIA DE LA NC,

ACCIDENTE O INCIDENTE

HAS LO QUE DICES Y DI LO QUE HACES

DEMUESTRA QUE HACES LO QUE

DICES

Es el proceso por el cual

el Sistema de Gestin de
una empresa es auditado
por
un
organismo
independiente, en base a
la norma de referencia,
para
verificar
el
cumplimiento
de
sus
requisitos.

Pre

Auditora

Auditora

inicial o de
Certificacin

Auditoras

de
Seguimiento

 Es

opcional.
Es un examen previo al
SG con la intensidad de
una auditora de
certificacin.
Nos permitir hacer los
ltimos ajustes si fuera
necesario.

Tiene 2 etapas:

Revisin

documentaria o
estudio de
escritorio

Auditora

sitio

en

90

No

conformidades

Informe
>s

No

procede la
Auditora
Inicial

<s
Procede la

Auditora Inicial

No

>s

conformidades

<s

CERTIFICACION
Auditora

complementaria

ISO .

Son revisiones posteriores al

sistema, llevadas a cabo por la
empresa certificadora y son
programadas con la debida
anticipacin.
Debe llevarse a cabo por lo
menos una cada ao luego de
la certificacin.
En ellas se evala que se sigan
cumpliendo las condiciones
bajo las cuales se dio la
certificacin y que el sistema
siga funcionando
correctamente.

Se otorga por un periodo de 3 aos.

Sujeta a los resultados de las auditoras

de seguimiento.

Vencido el periodo de vigencia es

necesaria una nueva certificacin.

95

CONTENIDO

DE
Seccin
Introduccin
Seccin
Seccin
DEFINICIN
DE AUDITORA
AUDITORA
Seccin1111 DEFINICIN
Introduccin

AUDITORA
Seccin
Publicaciones
de
la
Seccin
Seccin
PREPARACIN
DE
LA
AUDITORA
Seccin2222 PREPARACIN
PublicacionesDE
deLA
la Referencia
Referencia

Seccin
Seccin 33

EJECUCIN
EJECUCIN DE
DE LA
LA AUDITORA
AUDITORA

Seccin
444
YYInternacionale
SEGUIMIENTO
Seccin
Resumen
de
las
Seccin
4
Resumen
de
las
Normas
Internacionale

Seccin
INFORME
DE
AUDITORA
SEGUIMIENTO
Seccin
4
Resumen
de
las
Normas
Internacional
Seccin
4 INFORME
ResumenDE
deAUDITORA
lasNormas
Normas
Internacional

Seccin
Seccin 55

TIPS
TIPS PARA
PARA EL
EL DESARROLLO
DESARROLLO DE
DE AUDITORIA
AUDITORI

HABILIDADES EN EL MANEJO
DE LAS ENTREVISTAS

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU

El auditor busca..
Actitud

Participativa del auditado para que:

Suministre informacin.
Asuma una posicin abierta.
Sea Honesto.
Se sienta bien.

El auditor NO busca..
Ser

un inspector del auditado que:

Busque fallas.
Caze Brujas.
Busque violaciones de procedimientos.
Esto genera: Posiciones defensivas, hostilidades,
ocultamiento de los hechos.

La Comunicacin
E
M
I
S
O
R
R
E
C
E
P
T
O
R

LENGUAJE

REDACCIN

INFORMACIN

EXPRESION
CORPORAL
ACTITUD

Para Una Comunicacin Efectiva...

Optimice su comunicacin oral (80% escuche / 20% pregunte)
Pregunte para obtener INFORMACIN no una respuesta
Edite y revise su comunicacin escrita (Hallazgos, informes)
Analice su interlocutor
Sea Diplomtico y cuidadoso, Evite antagonizar a los auditados
De tiempo para contestar
Sea secuencial con la informacin, organice sus ideas.
Escucha activa

Barreras en la Comunicacin Efectiva

EL

MENSAJE
EN SI MISMO

MALA

INTERPRETACIN
DEL MENSAJE.
FALLAS

EN LA
RECEPCION /
TRANSMISION
DEL MENSAJE

PALABRAS O ACCIONES

INAPROPIADAS

Influencia del Factor Humano

LOS

PAYASOS

LOS

DE BUEN/MAL CARACTER

PERSONALIDADES

LOS

LOS QUE SIEMPRE BUSCAN

ASESORA

QUE DISCUTEN

LOS

NERVIOSOS

LOS

CONFIADOS

LOS

OCUPADOS

El Proceso de la Entrevista
1
Establezca
Contacto
(escuche)
2

Mantenga la

Verifique

comunicacin

(escuche)

(escuche)
3
Pregunte
(escuche)

Pasos de la Entrevista y Escucha Activa

ESCUCHAR

OBSERVAR

ANALIZAR
PREGUNTAR
EVALUAR

REGISTRAR
RETROALIMENTAR

Feedback - retroalimentacin:
Elogiar

adecuadamente los elementos positivos, mostrar

reconocimiento
Hacer

una critica en forma colaboradora y dando aliento

(Cmo se puede evitar esto la prxima vez?).
No

hacer
Interlocutor
Tener

juicios

de

valor

paciencia, dejar hablar

Contacto

visual, concentrado

sobre

expresiones

del

Trampas para los Auditores

En las entrevistas de alta carga emocional est alerta a:
Ponerse en contra de un tercero para expresar simpata por el
auditado.
Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos.
Criticar a la organizacin o sus procesos.
Expresar sus propios valores o juicios.
Tomar las cosas de manera personal.
Auditar solamente los documentos.

Para evitar las agresiones:

Dejar

que el otro termine de hablar, tener paciencia.

No

emitir juicios de valor sobre las expresiones del interlocutor (Esto es

una estupidez, ...)
Evitar

las expresiones Se (Pero se sabe que actualmente...), mejor es

En la norma dice.... o Segn lo establecido o conocido, ....
Evitar

las formulaciones con T, Ud. (Ud. debera..., T has perdido la

oportunidad de...) son fcilmente captadas como una adjudicacin de
culpas, mejor es emplear yo: Yo le recomiendo..., Segn mi
opinin, ..., Recog la experiencia siguiente..., Tales requisitos son
obligatorios....
Criticar

el hecho, no la persona y Criticar en forma medida.

Administracin del Tiempo

Encontrar su mejor hora revise su curva de cansancio

Realizar primero las actividades mas complejas, difciles o

desagradables.

Terminar tareas gradualmente, adquirir el habito de Voy a hacerlo ya

Separar actividades en fracciones mas pequeas y Manejables.

Asignar parte del trabajo a otros auditores acompaantes.

Aprovechar el tiempo mientras espera para revisar evidencias.

Establecer limites de tiempo y cumplirlos

Para mejorar en las entrevistas ...

Identificar fortalezas y capitalizar en ellas.

Conocer debilidades, admitirlas y disminuirlas.

Tener ideas claras y concretas.

Aplicar escucha activa.

Ejercitar la Memoria a largo plazo.

Aprender a tomar decisiones, Evitar vacilar.

Evitar detener la actividad que se desarrolla (LA AUDITORIA)

HABILIDADES EN LA
REDACCIN DE HALLAZGOS

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU

criterios de la
auditora.

vs

evidencia de la
auditora.

HALLAZGO DE LA AUDITORA

Aspectos

relevantes
Fortalezas
Aspectos a proyectar

Oportunidades de mejora
Debilidades
Aspecto por mejorar......etc.
Observacin
No conformidad
Requisito incumplido +
evidencia
= impacto.

La No Conformidad ...
... registra la evidencia
objetiva de una conclusin
adversa al cumplimiento de
un requisito.
Esto se aplica si la falla es
completa o parcial del
sistema.

La forma adecuada de establecer una No

Conformidad ...
Observacin exacta de los hechos.
Dirigida al qu, cundo, cuantos, dnde

Ayuda a lograr la implementacin eficaz de

la accin correctiva.
Genera acciones aumentan la satisfaccin del cliente
y mejoran el desempeo de la organizacin.

Redaccin

de No Conformidades

CON LA MENOR CANTIDAD DE PALABRAS POSIBLES /

CORTA Y PRECISA.

La

orden de compra OC-879 del cliente XXX S.A.

que implica modificaciones en la presentacin y forma
de la entrega no se revis, segn lo establecido en el
Procedimiento P013
CLARA Y ENTENDIBLE.

QUE DESCRIBA EL INCUMPLIMIENTO

ESCRITAS EN FORMA OBJETIVA./ SIN

ASPECTOS SUBJETIVOS
BASADA

EN EL REQUISITO QUE SE INCUMPLE

Errores

en la Redaccin de No
Conformidades:
NO

CONFORMIDADES LARGAS

La

revisin por la direccin programada para ejecutarse el

da 10 de enero fue realizada en las instalaciones del club y el
programa elaborado coincida con el evento de entrenamiento
en calidad para los procesos administrativos, por lo cual fue
necesario posponerla hasta el da siguiente (11 de enero) y
como ocurri un corte de energa, no se dej registro.
REFERENCIA A NOMBRES
El

jefe de Entrenamiento no posee los registros que

demuestran la competencia del personal que realiza trabajos
que afectan la calidad del producto.

Errores

en la Redaccin de No Conformidades:

EXPRESIN

DE OPINIONES

La

metodologa establecida para medir la percepcin del

cliente con relacin al cumplimiento de sus requisitos, no
esta orientada como lo indica la nueva teora de gerencia del
servicio
.
IDENTIFICACIN DE REQUISITOS EQUIVOCADOS
No

se evidenci la competencia del personal que realiza

las actividades de compra de materias primas.
(reportada

contra el requisito 7.4)

HABILIDADES EN LA
REDACCIN DE INFORMES
PREPARACIN, APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL
INFORME DE AUDITORA

Preparacin del Informe

Quien lo va a leer y para que ?

Qu tan especfico se requiere?

Cual era el objetivo de la auditora?

Informe de Auditoria
INFORME

= DOCUMENTO QUE DESCRIBE EL ESTADO DEL SISTEMA DE GESTION

Seguir las directrices dadas en el procedimiento de la empresa.

Notas precisas, reales y fcilmente entendibles (lugares, proyectos,

registros)

Redactar lo ms pronto posible, de forma clara.

Entregar oportunamente.

Conclusiones claras, completas y coherentes.

Buen uso del lenguaje y presentacin.

Redaccin de Informes de Auditora

EVITE
EVITE CITAR:
CITAR:

D Algunos
Algunos
Equipos
Equipos estn
estn con
con certificado
certificado de
de
D
D
D
D
D

calibracin
calibracin
Muchos
Muchos
Registros
Registros no
no tienen
tienen los
los resultados
resultados de
de ...
...
Pocos
Pocos.
. Auditores
Auditores no
no tienen
tienen la
la independencia
independencia
Casi
Casi todos
todos
Los
Los contratos
contratos estn
estn vencidos
vencidos
Varios
Varios
Reclamos
Reclamos muestran
muestran despachos
despachos tardos
tardos
Ciertos
Ciertos
Operarios
Operarios desconocen
desconocen dnde
dnde estn
estn los
los
instructivos
instructivos

Redaccin con estilo

Redactar
Redactar de
de la
la misma
misma forma
forma en
en que
que se
se habla.
habla.

Se
Se estructura
estructura orientado
orientado hacia
hacia el
el cliente
cliente yy por
por los
los procesos
procesos

Generar
Generar un
un informe
informe breve
breve en
en la
la medida
medida en
en que
que sea
sea posible,
posible,
sin
sin adornos,
adornos, pero
pero que
que cubra
cubra el
el objetivo.
objetivo.

Lograr
Lograr que
que se
se describan
describan los
los hechos.
hechos.

Basarse
Basarse en
en los
los requisitos.
requisitos.

Uso del Lenguaje

Presentar
Presentar consistencia
consistencia en
en el
el lenguaje
lenguaje utilizado
utilizado yy el
el
presentado
presentado en
en el
el informe.
informe.
Evite
Evite el
el uso
uso de
de jerga
jerga propia,
propia, modismos,
modismos, palabras
palabras
inapropiadas.
inapropiadas.
Tener
Tener en
en cuenta
cuenta siempre
siempre la
la ortografa
ortografa yy aplicar
aplicar
reglas
reglas gramaticales
gramaticales..

GRACIAS POR SU
ATENCIN

124

125

126

127

128

129

130

131

FIN

132