Manejo y Funcionalidades

(Conta-e) Contabilidad
Electrnica.
Consultor Mnica Argez

Temario
Introduccin
Qu es Contabilidad Electrnica?

Requerimientos

Instalacin Conta-E
Configuracin de Carpetas
Configuracin de Rutas
Instalacin o Actualizacin en Servidor
Configuracin Conta-E Convertidor

Generacin de Reportes en SBO (SAP Business One)

Catlogo de cuentas para envo a SAT

Balanza de comprobacin mensual para el SAT
Asientos contables para envo al SAT
Auxiliar de Folios SAT

Temario
Resumen de informacin Conta-E
Convertir TXT en XML
Validar Reportes en SAT
Qu es el Auxiliar de Plizas?

Introduccin
Que es Contabilidad Electrnica?
Se refiere a la obligacin de llevar los registros y asientos contables a
travs de medios electrnicos e ingresar de forma mensual su
informacin contable a travs de la pgina de Internet del SAT.
Para dar cumplimiento formal al ingreso mensual de informacin
contable, nicamente se enviar la balanza de comprobacin y el
catlogo de cuentas con el cdigo agrupador del SAT que permita su
interpretacin.

Requerimientos
Tcnicos

Verificar la instalacin del Framewok 4.5 en Servidor

En base a la versin del Windows, instalar paquetes de Microsoft Visual C++
2008, 2010, 2012.
Tener instalado el Servidor de SAP Business One
El Servidor SQL debe tener al menos 6 GB de RAM asignados.
Contar con Usuario y contrasea manager/super usuario
Contar con Usuario y contrasea sa de SQL Server

Instalacin de Conta-E En
Servidor
Crear una carpeta en Disco Local C:/ o en Escritorio y colocar los
archivos de instalacin
Ejecutar con permisos de administrador el instalador de Conta-E
Convertidor localizado en la carpeta de Instalables en disco local
C: /

Seguir
las
instalador.

instrucciones

del

Nota: No se recomienda cambiar las

rutas de instalacin previamente
configuradas
Al pulsar el botn Finish se abrir
la ventana de configuracin para
cada base de datos existente en la
que
instalar
Conta-E
(Esta
aplicacin
slo
funcionar
directamente en el servidor. Si est
instalando Conta-E en un equipo
cliente no deber utilizar el
configurador de base de datos).

Al pulsar Finish se abrir la siguiente ventana que deber configurar

para cada base de datos en la que instalar Conta-E (Esta aplicacin slo
funcionar directamente en el servidor
Motor: Seleccione su versin de SQL.

Servidor: Indique el nombre del servidor SQL.

Autenticacin: Si utiliza autenticacin de Windows
marque la casilla, si opta por conectarse con usuario de
SQL (sa), desmarque.
Usuario BD: Capture el usuario de SQL.
Contrasea BD: Ingrese el password del usuario SQL.
Compaa: Defina el nombre de la base de datos en la
que se instalar Conta-E.
Usuario SBO: Capture el usuario SBO (manager).
Contrasea SBO: Ingrese la contrasea del usuario de
Business One.
Reemplazar
entradas
anteriores:
Esta
opcin
reemplazar las tablas de usuario y su contenido.
Copiar
datos:
Llena
predeterminados.

los

catlogos

del

SAT

Modo silencioso: Crea un bitcora en la ruta de Conta-

No es necesario configurar todas las

bases en cuanto se instala la
aplicacin. Puede cerrar la ventana
de configurador, finalizar el
asistente de instalacin.
Cuando requiera configurar una
compaa podr encontrar el
configurador en el grupo de
programas de Xamai (Windows 7).
En Windows 8 y 2012 puede usar la
interfaz Modern UI (pulsando el
botn [Windows] y solamente
escribir Configurador, el sistema le

Al concluir el proceso el
instalador mostrar el siguiente
mensaje

En SAP Business One se

mostrar el siguiente mensaje
de advertencia. De clic en [S]:

Configuracin de Carpetas

Se debern dar
permisos de Todos
a las carpetas que
se crearon antes y
durante la
instalacin.

 Es importante que tambin

comparta la Carpeta de
Conta-E en Red para que
esta sea vista por todos los
usuarios, y los cambios
sean guardado

Configuracin de
Rutas
importante reconocer donde

Es
estn nuestras rutas, donde se
guardaran nuestros txt, xml y los
respaldos.
Se deber otorgar Permisos Todos
y Compartir en Red, para que todos
los usuarios puedan ver la misma
informacin.
TXT
\\Win-2k36sr2od7n\conta-e\txt
Respaldo
\\
Win-2k36sr2od7n\CONTA-E\Respaldo

Actualizacin en el
Servidor/Maquina Usuario
Es muy importante que para realizar una Actualizacin de versin
de la App Conta-E Convertidor:
Realizar previamente un respaldo de sus BDs Productivas.
No debe haber usuarios conectados a las BDs Productivas.
Esto debido a que se realizara una configuracin de las BDs
Productivas y si se encuentran haciendo cambios puede que el
sistema no lo reconozca o haya errores en los datos almacenados
en las tablas.

 Una vez realizado el respaldo y verificar que no hay usuarios

conectados,
debe desinstalar la versin Conta-E instalada dentro de:
Panel de Control >> Programas y caractersticas

 Deber eliminar la
carpeta de instalacin
Conta-E localizada en:
Archivos de
Programa
(x86)>>Xamai>>
Conta-E

Una vez desinstalada la APP ContaE, Ejecutar con

permisos de administrador el instalador de Conta-E
Convertidor, siguiendo el wizard del instalador.

Configuracin Conta-E
Convertidor Reportes de Crystal reports
Los reportes de Crystal reports
estarn
creados
en
una
carpeta especial denominada
Informes
perdidos.
Para
ubicarlos en el men principal
siga
las
siguientes
indicaciones:
Ingrese a Mdulos-> Gestin
-> Definiciones -> General ->
Gestor de informes y de
layout.

En el listado de mdulos
del
lado
izquierdo
encontrar
el
men
Informes perdidos. En l
estarn los 5 reportes de
Conta-E. El objetivo de
este proceso ser crear la
carpeta Conta-E en el
mdulo de finanzas en la
seccin de reportes de
impuestos.

Seleccione el reporte Catlogo de Cuentas para envo al

SAT.
Del lado derecho de la ventana en la opcin Ubicacin en
el men pulse el botn con los puntos suspensivos []

En la nueva ventana que se abre seleccione: Informes

Financieros -> Finanzas-> Impuesto. A continuacin
pulse [Carpeta Nueva]. Asigne el nombre Conta-E y de
clic en [Aadir]

Pulse [Aadir] y [Aceptar] para regresar a la ventana de gestin.

De clic en [Actualizar]. Repita el proceso para los dos reportes

siguientes.
Ahora podr encontrar los reportes en el men principal en la ruta
que defini.

Permisos a usuarios
De manera predeterminada slo el usuario que import los
reportes, junto a los super-usuarios, tiene permiso de ejecutar los
reportes. Para asignarlos a un usuario limitado haga lo siguiente:
Ingrese a Gestin -> Inicializacin de sistema -> Autorizaciones ->
Autorizaciones generales.

Seleccione al usuario al que se otorgar el permiso. Del lado

derecho de la ventana seleccione: Finanzas -> Informes financieros
-> Finanzas -> Impuesto -> Conta-E.
Otorgue el permiso Autorizacin Total.
Repita esto por cada usuario que deba ejecutar los informes.

Configuracin Inicial en SBO

Debemos asegurarnos que en SAP
Business One estn configuradas
las siguientes opciones:
Ruta de archivos temporales
(Para archivos TXT de Conta-E)
Herramientas -> Ventanas definidas
por el usuario -> Parmetros plan
de cuentas, de balance y de
asientos. Deber indicar la ruta
donde se depositarn los archivos
temporales (TXT) y la ruta de los
XML resultantes. Para ambientes
cliente servidor direccione la
carpeta de red que est

Nombre alias para la compaa

Gestin -> Inicializacin sistema -> Detalles de sociedad ->
General -> Idioma local.

Registro Federal de Contribuyentes

Gestin -> Inicializacin sistema -> Detalles de sociedad> Datos
de contabilidad ->ID Fiscal general

Campos donde se almacenan los folios fiscales.

Si no utiliza el campo U_UUID para alojar los folios fiscales podr seleccionar
un campo distinto para compras, ventas y pagos en la siguiente ventana:
Herramientas -> Ventanas definidas por el usuario -> SAT. Parmetros de
plizas

Nota. Esta configuracin no afecta funcionalidad de facturacin o validacin de comprobantes .

Configuracin de
Conta-E
Encontrar
el acceso a Conta-E en el men de inicio de Windows en la
Convertidor
ubicacin siguiente:
Botn Inicio ->Todos los programas -> Xamai -> Conta-E -> Conta-E.

Instale la licencia ingresando al men Mdulos ->

Administracin -> Licencia
Ejecute con privilegios de administrador cuando
cargue el archivo de licencia proporcionado por el centro
de soporte

Ingrese a Mdulos -> Administracin -> Configuracin.

La configuracin indispensable
para que funcione la generacin
del XML podr consultarse en:
[Mdulos] -> [Administracin] ->
[Configuracin]
->
Pestaa
Bsico.
Carpeta de Monitoreo: Carpeta
en la que se generan archivos
temporales a ser procesados.
Ruta de respaldo: Carpeta en la
que se almacenan los archivos
temporales
que
fueron
procesados con anterioridad.
Archivos de Salida: Ubicacin

Tambin deber configurar la BD

para que la detecte de manera
correcta.
[Mdulos] -> [Administracin] ->
[Configuracin] -> Pestaa SQL.
Creara una nueva entrada de BD
dando clic en [Nuevo] para habilitar
las opciones.
Ingrese Servidor,
contrasea.

Usuario

sa

Refresque informacin para que

detecte la BD y de clic en [Probar
Conexin]-

En el convertidor de xml ingrese al men:

Mdulos -> SBO -> Configuracin -> Pestaa Servidor
Registre cada una de las compaas con el botn [Nuevo]
Alias: Nombre corto de define la empresa.
Motor: Motor de base de datos
Servidor: Nombre de servidor SQL. (Si se
autentica por usuario sa vaya a la ficha
Avanzado e ingrese el
usuario y
contrasea).
Compaa: Nombre interno de base de
datos en la que ejecutar los reportes.
Usuario: manager o usuario profesional
equivalente.
Contrasea: Contrasea de usuario SBO
Activo: (Activado por defecto).
Probar
conexin:
Verificar
configuracin sea correcta.

que

la

Deber ingresar la informacin

de la BD
Usuario BD: Usuario sa
Contrasea: Contrasea de sa
De click en [Probar Conexin]
Si esta es exitosa Guarde y
realice pruebas.

Acceso directo en SBO

Configure accesos directos en SAP Business One para tener a la

mano Conta-E y la carpeta de xmls para cargar en el buzn
tributario.
En la barra de botones de SAP Business One seleccione Lanzar
Aplicacin.
Nombre de aplicacin: Conta-E
Va de acceso: Ruta en la que est
instalado Conta-E.
Nombre de Archivo:
XAMAccountingConfig.exe
El resto de las opciones se dejan con sus
valores por defecto.
Pulse [Ejecucin de prueba] para
comprobar que inicia Conta-E
De clic en [Crear] para aadir el atajo.
La configuracin que se muestra en pantalla la usarn TODOS los usuarios, de
manera local, por lo que si est trabajando en ambientes a 32 bits la carpeta
Program Files (x86) ser invlida. Recomendamos crear 2 atajos, uno para 32
bits (Program Files) y otro para 64 bits Program Files (x86) en los casos en que
haya usuarios trabajando tanto en versiones de 32 como 64 bits de Windows.

Generacin de Reportes
enConta-E
SBOpermite
(SAP
Business
generar seis reportes:
One)

Para ubicar los Reportes de Conta E siga la siguiente ruta:

Catlogo de cuentas para envo al SAT

Es un informe que muestra todas las cuentas contables que tiene la empresa en el
sistema, el cual debe ser reportado al Sat en base a sus requerimientos.
Dicho archivo contendr:
El cdigo agrupador
Nmero de cuenta
Subcuenta
Nivel de la cuenta
Naturaleza de la cuenta

El nombre del cdigo agrupador se puede visualizar con el fin de que el usuario
valide el mismo.

Es importante sealar que toda la informacin viene del Plan de

cuentas, donde mediante campos y tablas definidas por el usuario
se puede realizar la asignacin de cuentas.

Esta asignacin corresponde al usuario de contabilidad

electrnica, ya sea de forma manual o mediante la herramienta de
carga masiva.

Balanza de Comprobacin
mensual para el SAT
De la misma manera, Conta-E permite generar la Balanza de comprobacin
mensual, tanto para declaracin normal como para declaracin
complementaria.
La balanza de comprobacin deber ser enviada al SAT aun cuando no se
hayan reportado movimientos.
Las cuentas que sern reportadas son las mismas que se marcaron para el
catlogo de cuentas como cuentas a informar.
Como requisito el SAT solicita la siguiente informacin:

Indicar si la presentacin de la balanza es normal o complementaria.

Fecha de modificacin de la balanza.

En este reporte integramos la siguiente informacin de las cuentas

del periodo a reportar:
Saldos iniciales
Debe
Haber
Saldo final

Asiento contable para el Sat

El reporte de asientos contables para envo al SAT contiene informacin relacionada
a las plizas generadas en el periodo a reportar.

As mismo, este reporte contiene informacin bancaria, tal como:

Cuenta origen
Cdigo de banco emisor SAT
Forma de pago
Cuenta destino
Cdigo de banco receptor SAT
Folio de cheque
Fecha de operacin
Importe
Beneficiario

De manera predeterminada todas las

plizas se reportan salvo que el usuario
especficamente establezca que no sea
as directamente en cada documento.

Auxiliar de cuentas contables SAT

Este reporte muestra las plizas que integran cada una de las
cuentas de mayor durante el periodo que se est reportando.
Es importante mencionar que este informe slo muestra cuentas
con movimientos.

Auxiliar de folios SAT

Este reporte est pensado para ser emitido cuando el
contribuyente no pueda asociar los comprobantes con las plizas
que gener. Tpicamente un esquema de una nmina consolidada
o de comprobacin de gastos.
El reporte de Conta-E es capaz de leer los UUID de los documentos
de marketing (Compras / ventas / bancos) para emitir este
informe.

Sin embargo, en el caso de las plizas manuales no existe una funcionalidad

estndar para procesar con comodidad un volumen importante de
comprobantes.
Se pone a disposicin de los usuarios una herramienta para leer masivamente
archivos xml (CFDI), extraer la informacin relevante automticamente y
asociarla con una pliza concreta. Esta herramienta est incluida en el
convertidor CFDI.

Resumen de informacin Conta-E

Este reporte no es para su envo al SAT, es un recurso adicional que se
proporciona a los usuarios para conocer tanto el status de instalacin de ContaE como para dar un seguimiento mensual de la informacin relevante para los
mismos.
Parmetros
Los parmetros de ejecucin de este reporte son los siguientes:
Mes y ejercicio: Este valor se requiere para obtener los documentos de
marketing que se crearon durante el periodo

Muestra variables de
instalacin:
Este parmetro permite
visualizar los detalles de
instalacin de SBO, SQL y
Conta-E.
De la misma manera se
puede ver la informacin
referente a las
configuraciones referentes a
Conta-E, tales como:
Validez de la licencia
Rutas de carpetas donde
almacenan los archivos de
Conta-E
Campos de documentos
donde se tomarn los datos
relacionados con el UUID
Muestra si se detectan los

Mostrar datos de plan de cuentas:

Esta ventana muestra la totalidad del catlogo de cuentas indicando si
alguna presenta alguna inconsistencia en la definicin de su
naturaleza o asignacin de agrupadores.

Visualizar documentos de compra:

Este valor se requiere para obtener los documentos de marketing que
se crearon durante el periodo y obtener a partir de su fecha de
contabilizacin el rango de facturas, notas de crdito y anticipos de
compra/venta.

UUIDS repetidos:
Este reporte mostrar los
UUIDS que est registrados
en ms de un documento de
marketing
(No
considera
pagos efectuados o recibidos
ni asientos de diario).
Este reporte no toma en
cuenta la fecha de periodo y
ejercicio. Mostrar el UUID si
este se encuentra repetido
en otro periodo / ejercicio.

Convertir TXT en XML

Clic para
generar xml

Ingrese a la App Conta-E

Convertidor, pulse [Convertir
todo]. Cualquier archivo
temporal que no haya sido
procesado ser convertido al
formato que requiere el SAT.
Al concluir el proceso de
generacin se mostrar un
mensaje con la liga para
acceder al xml.

En la ventana que se abri, pulse [Convertir todo]. Cualquier archivo

temporal que no haya sido procesado ser convertido al formato que
requiere el SAT. Con base al documento tcnico del Anexo 24

Puede cerrar la ventana de conta-e.

Podr visualizar cmodamente el archivo xml si da clic derecho

sobre l y utiliza la opcin Abrir con y selecciona Internet
Explorer.

Como alternativa puede arrastrar el archivo a su navegador

preferido si este se encuentra abierto.

Validar Reportes en SAT

Para tener la seguridad que los archivos generados son correctos
podemos validarlos directamente en la pagina oficial del Sat.
Ingresando desde cualquier navegador de internet a:
https://ceportalvalidacionprod.clouda.sat.gob.mx/

Modulo Auxiliar de Plizas

Qu es el Auxiliar de Plizas?
Es un modulo de Conta E Convertidor para asociar diversos XMLs a un Asiento
Contables, por ejemplos, registros de Nomina. El cual se complementa con el
reporte de Auxiliar de Plizas .

Abra el convertidor CFDI y seleccione Mdulos -> SBO -> Auxiliar de plizas
(Asegrese de que est configurada la compaa en Mdulos -> SBO ->
Configuracin)

Abra el convertidor CFDI y seleccione Mdulos -> SBO -> Auxiliar de plizas
(Asegrese de que est configurada la compaa en Mdulos -> SBO ->
Configuracin).

Para cargar un
documento
seleccione de la
columna
Compaas la base
de datos a afectar, a
continuacin pulse
el botn [Buscar], a
continuacin capture
el nmero de pliza
a actualizar y
presione [Enter].

Se abrir una ventana donde podr hacer una seleccin individual,

mltiple o pre visualizar los archivos xml o pdf (Aunque los datos slo
pueden ser extrados de un archivo xml).
Emple el control deslizante para cambiar el tamao de los iconos o
visualizar sus detalles. Pulse [Aceptar] para concluir su seleccin.

De clic en el botn [Actualizar] para guardar los cambios. Pulse

nuevamente [Buscar] si requiere asociar nuevos xml a otra pliza.

Podr visualizar el xml dando clic en el nombre de archivo.

Si requiere eliminar uno de los documentos vinculados de clic en el
registro a borrar y pulse la tecla [Supr]. Pulse [Actualizar] para
Clic
guardar los cambios.para
abrir
el
archiv
o

Clic,
[Supr]
para
eliminar
la
partida

Actualizar
para guardar

La funcin de carga permite leer tambin archivos xml de nmina

Si se trata de comprobantes del extranjero podr capturar

manualmente la informacin relevante para efectos de contabilidad
electrnica:

Folio

Cdigo de identificacin fiscal

Folio

Monto

Mtodo de pago

Moneda

Tipo de cambio

Se recomienda que la captura de estos comprobantes se lleve a cabo

en un
documento de compras

Para consultar en SAP Business One el listado de xml asociados

puede usar la bsqueda formateada en el campo UUID a nivel de
pliza. Estos datos sern reportados en el auxiliar de folios cuando
se active la opcin de reportar folios de asientos.

Consultor SBO
Monica Argez
Gracias.