EL ACTA

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 EL ACTA
1:CONCEPTO
Etimolgicamente
La palabra "acta" viene del latn y significa
"los hechos"; luego, un "acta" no es ms
que un testimonio escrito o modalidad
de comunicacin escrita que tiene por
objeto dejar constancia de lo tratado,
sucedido y acordado en una junta o
reunin. Se extiende en hojas o folios
sueltos, o bien en libros destinados
expresamente para ese propsito.
Definiciones

Es un documento en el que se registra en forma de

sucinta el relato del desarrollo y de los recuerdos
tomados en una asamblea o sesin. Se extiende en
hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados
expresamente para ese fin.

Se denomina acta al documento que durante una

reunin es escrito por una persona presente en la
misma, y a travs de la cual se registran a que sus
temas que han sido tratados, como as tambin las
conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados
luego de dicha reunin.
3:PARTES DE UN ACTA

La redaccin del acta a cargo generalmente del secretario

de la institucin de que se trate, debe contener
bsicamente lo siguiente:
A)Introduccin:

Comprende la anotacin de la ciudad, local, hora y fecha

en que la reunin se celebre; asimismo, los participantes,
director de debates y secretario.
B)Cuerpo:
Es el desarrollo de la sesin. Comprende:
Despacho: En esta parte, el Presidente da cuenta de la documentacin
remitida y de la recibida, la cual puede pasar a la orden del da, si se
considera pertinente.
Informes: Cualquiera de los miembros asistentes da a conocer los asuntos de
inters para la institucin. A veces, si se juzga necesario, un informe puede
pasar a Orden del Da.
Pedidos: Se anuncian en forma verbal, Su fundamentacin se hace en Orden del
Da.
Orden del Da: Es la parte mas importante de la sesin, Se le denomina tambin
Debate. En esta parte se expone, discute, debate, aprueba o rechaza cada uno
de los pedidos o puntos de la agenda, segn la secuencia u orden de su
formulacin.

Finalizacin: Esta parte no se escribe en el acta bajo nombre, viene a ser la

conclusin de la sesin. Cuando se ha terminado la Orden del Da, el acta
concluye con la expresin; Siendo las . Y no habiendo mas asuntos que
tratar, el Presidente levanta la sesin u otras frases parecidas.
Adicionalmente

Control de asistencia: Llegada la hora para la cual ha sido

convocada o citada la sesin, quien ejerce la presidencia ordena al
secretario a pasar lista para determinar si se cuenta o no con el
qurum necesario para dar inicio a la sesin.

Lectura de la agenda: El presidente lee la agenda de la sesin, la

misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o citacin
correspondiente. Tambin hace referencia a los documentos e
informes que pasaron a "orden del da", ya como parte de la agenda.

Firmas de los que aprueban el acta: Segn lo determinen las

normas de cada institucin , las actas una vez aprobadas deben ser
firmadas por todos los asistentes o solamente por el Presidente y el
Secretario o por una comisin elegida para tal fin.
 TIPOS DE ACTA

Acta de reuniones:
Facilita la sntesis de lo sucedido de la reunin. Resulta muy apropiado para las
reuniones orientadas a la toma de decisiones, revisar el avance de un determinado
proyecto, o aquellos que se convocan para la resolucin de conflictos.

Acta de Constitucin:
El acta de constitucin viene a ser la partida de nacimiento de la organizacin que
estamos formando y en cual se hace constar el tipo de organizacin

Acta Constitutiva:
Viene a ser un documento o constancia notarial en la que se registran los datos
referentes a la de la informacin de una sociedad o agrupacin

Acta de Matrimonio:
Es un acto jurdico civil, solemne y pblico mediante dos personas de distintos sexos
establecen una unin regulada por la ley y dotada de ciertas estabilidad y permanencia.
 TIPOS DE ACTA

Acta de asamblea:
Documento en la cual se contiene la celebracin de un acta ordinaria o extraordinaria,
celebrada por los miembros de una persona moral.

Acta de nacimiento
Es el primer documento que identifica a una persona, este documento oficial expedido
por el estado da el reconocimiento y o nacimiento (como el mismo nombre lo dice) de
toda persona a la vida jurdica (es un control del estado para la persona sujeta de
derechos y obligaciones dentro del marco legal). Este documento contiene los datos
primordiales de toda persona como lo son Nombre completo, Nombre de los padres,
lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, hora de nacimiento y as todos los datos de
plantificacin de la persona, es el documento ms importante de toda persona.

Acta notarial:
Son aquellos documentos autorizados en forma legal por el Notario, para dar fe de un
hecho o de una pluralidad de hechos que presencie o le consten, o que personalmente
realice o compruebe y que no constituyen negocio jurdico. Las declaraciones que no
sean de voluntad son actas y no escrituras pues stas, por definicin han de contener
declaraciones negciales.
 CARACTERISTICAS

Fecha, hora y lugar en la que se celebra la reunin o junta.

Cuando el acta lo formaliza una determinada sociedad, deber figurar el nombre de sta.
Nombre y apellidos de todos los convocados, indicando quienes han asistido y quines no.
Nombre y apellidos de encargado de presidir la reunin o junta (el presidente).
Orden del da a tratar. En l se indicarn los puntos a tratar tratando de que stos se relacionen
por orden de tratamiento.
Se indicarn los acuerdos adoptados en la reunin o junta, pero tambin se podrn indicar
aquellos aspectos o puntos en los que no se ha podido establecer un acuerdo.
Personas que han intervenido en el establecimiento de los acuerdos.
Cuando se trata de juntas, se deber de indicar el nmero de asistentes con derecho a voto ya
que no todos los presentes tienen derecho a voto, e incluso, hay asistentes que tienen derecho a
votar pero su voto no resulta vinculante. Por otra parte, se indicar quines son las personas que
votan personalmente o quines delegan su derecho de voto sobre otras (representantes) por
medio de la autorizacin correspondiente.
Cierre y firmas del presidente o director y del secretario o secretaria, siendo esta ltima persona
la encargada de levantar el acta oficial, es decir, con la firma se entiende que el acta es
aprobada en reunin.
 USOS

Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las

juntas de determinados organismos pblicos o cuasi-
pblicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la
obligacin de llevar los correspondientes libros de actas, en
los que quede debida constancia de los acuerdos que se
han pactado por los miembros que las representan.
QU REQUISITOS DEBE CONTENER UN ACTA?
EL ACTA DEBE CONTENER POR LOS MENOS LOS SIGUIENTES REQUISITOS
GENERALES:

1. NOMBRE Y RUC de la empresa a la cual pertenece

2. NMERO DEL ACTA (Las actas deben llevar una numeracin cronolgica. Si
se lleva en un solo libro de actas del mximo rgano asamblea y del rgano
de administracin junta directiva el consecutivo debe ser independiente para
cada rgano. Si se pasa de un ao a otro o el libro se cambia por agotamiento, el
consecutivo contina).

3. RGANO QUE SE RENE (Asamblea de accionistas, Junta de socios, juntas

directivas, consejos de administracin, juntas de vigilancia, etc.)

4. CLASE DE LA REUNIN (Ordinaria Extraordinaria universal, de derecho

propio, de segunda convocatoria, reunin no presencial o decisiones tomadas a
vuelta de correo)
QU REQUISITOS DEBE CONTENER UN ACTA?
EL ACTA DEBE CONTENER POR LOS MENOS LOS SIGUIENTES REQUISITOS
GENERALES:

5. CIUDAD DONDE SE DESARROLL LA REUNIN. Son ineficaces las

decisiones adoptadas en reuniones desarrolladas por fuera del domicilio de la
sociedad, salvo en la reunin universal.

6. EL LUGAR, LA FECHA Y LA HORA de la reunin.

7. QUIEN CONVOCO Y EN CALIDAD DE QU; el medio utilizado para convocar

a la reunin; y el trmino de antelacin de la misma o fecha en que se convoc.
Son ineficaces las decisiones adoptadas en reuniones que no se cumplieron las
condiciones establecidas en los estatutos o la ley para la convocatoria, salvo en la
reunin universal.
PARA QUE SIRVE EL ACTA?
Se utiliza para dejar evidencia de lo sucedido, temas tratados y acordados en
una
Reunin o situacin especfica (Comit o evento en general).

CUANDO SE UTILIZAN?
En reuniones y eventos donde por su importancia y requerimientos as lo
ameriten.

DONDE SE UTILIZA:?
En las dependencias, instalaciones fsicas de la ESE Popayn o en las
reuniones a las que sea invitada la ESE Popayn.

POR QUE?
En razn a que permite llevar un control y evidencia escrita de las actividades
efectuadas en una reunin y de los acuerdos o compromisos adquiridos en la
misma.
Gracias