MANUALES

ADMINISTRATIVOS

MAG. SONIA BARRIOS GABRIEL

 Los manuales administrativos

2/12/17
 MANUALES
ADMINISTRATIVOS
CONCEPTO: Segn Duhat Kizatus Miguel A:
Es un documento que contiene, en forma
ordenada y sistemtica, informacin y/o
instrucciones sobre historia, organizacin,
poltica y procedimientos de una empresa,
que se consideran necesarios para la menor
ejecucin del trabajo.
Terry G.R.: Es un registro de informacin e
instrucciones que conciernen al empleado y
pueden ser utilizados para orientar los
esfuerzos de un empleado en una empresa.
 Los manuales administrativos son
documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemtica la informacin y/o instrucciones
sobre poltica, organizacin, funciones y
procedimientos, etc., que se consideran
necesarios para la ejecucin de las
actividades y tareas.
ANTECEDENTESEl uso de los manuales, de que se tenga registro,
data de los aos de la segunda guerra mundial, en virtud de que
en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias
de guerra y fue mediante los manuales como se instrua a los
soldados en las actividades que deberan desarrollar en campaa
 Cules son los objetivos de los
manuales?

Presentar una visin de conjunto de la

organizacin.
Precisar las funciones asignadas a cada unidad
administrativa.
Establecer claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles
jerrquicos.
Coadyuvar a la correcta atencin de las labores
asignadas al personal.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la
realizacin del trabajo.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin
con otras organizaciones.
Servir como vehculo de informacin a los
 Los manuales responden a lo
siguiente:

Qu hacer? Las acciones

Cmo hacer? Los procedimientos
Quin lo hace? Responsabilidad
Deberes y derechos De los
Trabajadores
 Que deben contener los manuales?

A quien va dirigido
Porque va dirigido en ese sentido
La poltica general de la empresa
Historia y antecedentes
Estructura Orgnica
Normas para el personal
Procedimientos generales de trabajo
Procedimientos de documentacin
Procedimientos de orientacin y capacitacin del
personal
Normalizacin y control de trmites
Solucin a conflictos jerrquicos
Qu contiene un Manual de
Descripcin de Puestos?
 REQUISITOS DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS

Se debe tener en cuenta:

.Si obedece su formulacin a necesidades
reales
Que se redacte en forma sencilla y clara
Que contenga lo indispensable
Que no sea muy voluminoso
Que se d a conocer al personal
Que se actualice peridicamente
Que se instruya
 CLASIFICACION DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS

Por su contenido
Manual de historia del Por funcin especifica
organismo.
- Manual de polticas.
Manual de produccin.
-Manual de
procedimientos - Manual de compras.
administrativos. - Manual de ventas.
- Manual de organizacin - Manual de finanzas.
y funciones. - Manual de
- Manual de contabilidad.
adiestramiento o
- Manual de crdito y
instructivo.
cobranza.
- Manual tcnico.
- Manual de personal.
 ELABORACION DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Definicin precisa de los objetivos de cada una de las reas
del organismo.
Diagnstico situacional de la empresa, en sus principales
componentes; personal, finanzas, organizacin y tecnologa
usada etc.
El conocimiento de estos puntos permitir desarrollar un plan
de elaboracin adecuado y acorde a la situacin que guarda
el organismo; por lo que el siguiente paso en la planeacin
ser, el programa de trabajo, en el que se realizan
estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan.
Existen dos tcnicas de programacin que pueden ser usadas
en la elaboracin de manuales administrativos, las grficas
PERT y CPM, su uso puede ser por separado aunque con la
combinacin de ambas se obtienen mejores resultados.

Las siglas PERT significan "tcnica de evaluacin y
revisin de programas", las siglas CPM significan "mtodo
del camino crtico" otra tcnica de programacin til para
la elaboracin de manuales es la grfica de barras de
Gantl, al igual que la grfica PERT sirve para establecer
grficamente el proceso de elaboracin de los manuales,
lo que permite supervisar los avances y la aplicacin de
recursos; as pues, el primer paso en la elaboracin de un
manual administrativo, ser la programacin bsica para
este fin, es recomendable seguir los siguientes pasos
 2.Procesamiento de la informacin.

La informacin recabada debe seguir

un procesamiento, para que pueda ser
aprovechada al mximo, los pasos de
este proceso de organizacin de la
informacin, son los siguientes:
Depuracin
Clasificacin, y
Anlisis
 4. Elaboracin de grficas.

Un apoyo importante a la redaccin

contenido de los manuales, son sin
duda las grficas, pues facilitan la
comprensin de los manuales; las
representaciones grficas ms
comunes son:
Organigramas.
Diagramas de flujo, y
Cuadros de distribucin.
 5. Formato y
comprensin.
Un manual administrativo, cumple con su
objetivo bsico, el de ser consultado, cuando por
su formato y orden invita al usuario a despertar
sus dudas o inquietudes, tres caractersticas
importantes que debe tener un manual son:
Facilidad de lectura y/o consulta.
Que permita hacer referencias rpidas y
precisas.
Respirar confianza por su apariencia y orden.