Documentos ejecutivos

Qu son los documentos administrativos?

La actividad administrativa se distingue por su
carcter documental, es decir, por reflejarse en
documentos que constituyen el testimonio de la
actividad mencionada.
Los documentos administrativos son el soporte
en el que se materializan los distintos actos de la
Administracin, la forma externa de dichos
actos.
Oficio

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas,

rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de
felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera. Estas redacciones se utilizan
en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales,
sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Partes del oficio Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un
oficio.

Nombre de Ao
Es la denominacin que se le da al ao actual.

Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el mes y el
ao en curso.
 Numeracin
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorndum; la palabra oficio con
maysculas, seguida del nmero de expedicin y separada por una lnea oblicua y, a
continuacin, las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada por una
lnea oblicua y el ao en curso.

Destinatario
Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se escribe: el nombre
completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con maysculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y
luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicar en el cuerpo.

Referencia

Es la quinta parte que se usa, slo cuando es necesario mencionar la numeracin del
documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra
tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio
se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
 Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dar a conocer el mensaje de la
comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente. "Tengo a bien
comunicarle..." "Me es muy grato comunicarle..." "Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa.

Firma y pos firma Firma:-

Se escribe la rbrica a mano. Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la
persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello
respectivo.

Inciales
Al igual que en el memorndum, las inciales del remitente se escriben con letras
maysculas y, en minsculas, las de la persona que mecanografi el documento.
Anexo Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos,
revistas, tarjetas, programas, etc.
Un anexo
Es una pgina que constituye un tipo de informacin de soporte enciclopdico, que
aporta informacin relacionada con artculos, pero que no es un artculo en s mismo.
Distribucin
Se usa,
generalmente, en
los oficios
mltiples; aqu se
menciona a las
personas y las
dependencias a
quienes va dirigido
el oficio.
Qu es?
Una carta es un medio de comunicacin escrito
por un emisor (remitente) enviada a un receptor
(destinatario).
Normalmente, el nombre y la direccin del
remitente aparecen en el reverso del mismo (en
el caso de sobres manuscritos) o en el anverso
(en los sobres preimpresos).
La carta puede ser un texto distinto para cada
ocasin, ya que el mensaje es siempre distinto.
Estilo de la carta formal
Si se trata de asuntos oficiales, pblicos o de
negocios; Es una carta dirigida a una persona que
no conocemos o con quien no tenemos amistad.
Es generalmente ms breve, porque quien escribe
tiene la intencin de ser ms preciso y concreto
con lo que quiere decir.
Estilo de la carta extremadamente formal
Extremadamente formal, en estos casos se
nota una distancia aun mayor con el receptor.
Adems, al momento de colocar a quin se dirige
la carta debe ponerse: Seor/Seora (su cargo.
Ej.: Directora de la Institucin) Don/Doa
(Nombre y Apellido).
Partes de una carta
Usualmente, una carta se compone de cuatro
partes: encabezado (lugar y fecha;
Destinatario); el cuerpo de la carta;
despedida y firma. A veces se agrega una
postdata.
Postdata: se agrega cuando se ha olvidado
decir algo en el cuerpo de la carta.
El sobre
Circular
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar
cualquier noticia, informacin o evento actual, que pueda resultar
de inters para la empresa, departamentos, empleados,
etc. Normalmente una carta circular comunica una determinada
informacin o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes,
puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de stas
suele ser abultado, imprimindose gran cantidad de stas. Adems,
la noticia o informacin que contiene la circular permanece en el
tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un
carcter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se
puede hacer por motivos de cortesa
 TEMAS A TRATAR EN UNA CIRCULAR

Movimiento interno de los jefes de la institucin

Acuerdos o decisiones de la alta jerarqua.
Ascensos del personal que elabora en la empresa.

QUE PODEMOS COMUNICAR EN UNA CIRCULAR

Cambios de horario, rotacin de jefes, ascensos del personal, aplicacin de encuesta ,

acuerdos y decisiones del directorio, etc.

USOS DE LA CIRCULAR

Permite, dentro de una institucin, un enlace vertical descendente (de superior a

subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango).Generalmente, se dirige a todo
el personal o a las dependencias subordinadas.
 PARTES:
a) Numeracin. Se escribe la palabra circular
con mayscula seguida del nmero que le
corresponde, el ao y las iniciales de la
institucin.

b) Fecha. Se escribe el da, mes y ao.

c) Destinatario. Generalmente el documento

esta dirigido a un grupo de personas
interesadas.

A todos los trabajadores del Departamento

de Sistemas.

e) Asuntos. Se escribe con maysculas,

seguida de dos puntos y luego el tema en
resumen o sntesis.

f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla

el mensaje que se quiere comunicar. Puede
estar formado por varios prrafos y para mayor
orden se enumera cada prrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque
o semi bloque.
 g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.

h) Firma y cargo. La firma es la rubrica a mano como se acostumbra a firmar en

todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que
ostenta la autoridad.

i) Inciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

6. REDACCIN DEL TEXTO.

El texto de la circular comprende dos secciones:

6.1. Frmula de apertura, que inicia la redaccin del texto. Viene a ser una
frase hecha que se usa por costumbre. Las frmulas ms conocidas son: "Se
pone en conocimiento de........", "Se comunica.....", "Por disposicin.....", "De
acuerdo con......".

6.2. Exposicin, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la

disposicin o la informacin que se desea hacer conocer.
Memorndum
MEMORANDUM
En la correspondencia el memorndum es la comunicacin breve que se utiliza para
recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre comn de este escrito es
memorndum, pero se acepta el trmino memorando. En plural el trmino es
memorndums, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar
para sancionar a una determinada persona.
La mayora de las oficinas oficiales, ordenan la impresin de su formato en
tamao media carta. En l aparecen el membrete y la palabra MEMORANDUM
ubicada en la parte central superior del papel. Su redaccin es sencilla y breve, slo
se anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha esa puede escribir
abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida Atentamente, es interno.
Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorndum pueden ser las
indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en
reuniones de trabajo, anotacin de compromisos, recordatorios de las actividades a
realizarse durante el da, etc.
 Los elementos de memorndum son los siguientes:

Membrete
La palabra memorndum centrada
Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
Fecha
Direccin
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales.
Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorndum consigna
casos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse en exposiciones
muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido
confianza entre los corresponsales y rutina en los trmites; la direccin se reduce en
muchos casos al nombre del destinatario, etc.
Recordamos que la utilizacin del memorndum es interna, es decir, slo dentro de la
empresa.

Currculum vitae
El currculum vitae es la principal
herramienta de presentacin que te
define profesionalmente. Es la expresin
clara y concisa de tus datos personales,
formacin, experiencia profesional y
valores aadidos adaptados al puesto
que solicitas.
El currculum vitae es como un buen
anuncio, una invitacin que incita al
lector a conocer ms de ti mediante un
contacto personal. El objetivo ltimo del
currculum vitae no es conseguir el
trabajo, sino conseguir una entrevista
personal, en el curso de la cual
intentars conseguir el puesto en
cuestin.
Bsico
El curriculum bsico consta de diferentes apartados, siendo los ms
importantes los de la experiencia laboral y los estudios y
titulaciones. Deber constar de una pgina, aunque si la posicin a la que
aspiras necesita que incluyas ms informacin, tu curricular podr tener
una extensin de hasta 2 pginas
Tipos:
Currculum vitae segn la disposicin de la informacin:
Currculum cronolgico
Currculum funcional
Currculum combinado o mixto
Currculum Europass
Currculum con infografa
Currculum funcional

A diferencia del currculum cronolgico, el

funcional distribuye la informacin por temas. De
esta forma, permite proporcionar un conocimiento
rpido de tu formacin y experiencia en un mbito
determinado. Adems, al no seguir una progresin
cronolgica, permite seleccionar los puntos
positivos, destacar las habilidades propias y logros
conseguidos, al tiempo que se omiten o difuminan
los no deseados: errores de recorrido, periodos de
paro y cambios frecuentes de trabajo.
Currculum combinado o mixto

Es el ms completo de los tres modelos, aunque,

por ello, tambin es el ms complejo de elaborar.
A grandes rasgos, el curriculum combinado es
una mezcla del cronolgico y del temtico. Parte
siempre del modelo funcional, organizando la
informacin por reas temticas o profesionales,
para llegar despus a la organizacin en el
tiempo. De esta forma se destacan las habilidades
que se tienen al tiempo que se refleja la
experiencia y la formacin.
Currculum Europass

El currculum Europass es un modelo comn y

estndar para facilitar la movilidad transnacional,
de forma que el currculum que envas a otros
pases es entendible tanto en su estructura como en
su contenido por los reclutadores de varios pases.
Escribir un currculum Europass o currculum
europeo requiere cierta investigacin previa, ya que
los organismos oficiales proporcionan herramientas
para hacer el Europass de forma sencilla.
Currculum con infografa
Aunque el Curriculum
Vitae es la primera toma de
contacto de los reclutadores
con los candidatos, el CV no
debe limitarse a resumir la
trayectoria acadmica y
laboral del postulante, sino
a diferenciarlo del resto de
candidatos.
una infografa aporta valor
diferencial al proceso de
seleccin.