Auditoria Administrativa

METODOLOGIA DE
AUDITORIA
ADMINISTRATIVA

DIVA MARIA ARTUNDUAGA CALDERON

 METODOLOGIA PARA LA
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Tiene el propsito de servir como marco de actuacin para
que las acciones en las fases de ejecucin se conduzcan:

De forma programada y sistmica

Se unifiquen criterios
Se delimite la profundidad con que se revisarn y aplicarn
los enfoques de anlisis administrativo para garantizar el
manejo oportuno y objetivo de los resultados.

Cumple la funcin de facilitar al auditor la identificacin y el

ordenamiento de: informacin, registro de hechos,
hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones,
argumentos y observaciones para su posterior examen,
informe y seguimiento
 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA

comprende las siguientes fases:

1. Planeacin
2.Instrumentacin
3.Examen
4.Informe
5.Seguimiento
 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Se refiere a la determinacin de los

1. PLANEACIN

objetivos y alcance de la Auditoria, el

tiempo que requiere, los criterios, la
metodologa a aplicarse y la definicin
de los recursos que se consideran
necesarios para garantizar que el
examen cubra las actividades mas
importantes de la entidad, los
sistemas y sus Correspondientes
controles gerenciales.
 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

OBJETIVO

Establecer las acciones que se deben desarrollar

para instrumentar la A.A. en forma secuencial y
1. PLANEACIN

ordenada, tomando en cuenta las condiciones

que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y
forma los objetivos establecidos.

FACTORES A REVISAR

Proceso administrativo : etapas: su razn de

ser

Elementos especficos : atributos fundamentales

que enmarcan su fin y su funcin, lo que permite
determinar su contribucin particular al proceso
 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

FACTORES A REVISAR

PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA- Planeacin PROPOSITO ESTRATEGICO

Visin
Misin
Objetivos
Metas
Estrategias/tcticas
Procesos Definir el marco de
Polticas actuacin de la
Procedimientos organizacin.
Programas
Enfoques
Niveles
Horizonte
 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

FACTORES A REVISAR

PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPA- Organizacin PROPOSITO
ESTRATEGICO
Estructura
organizacional
Divisin y distribucin
de funciones. Disear e instrumentar
Cultura organizacional la estructura para el
Talento humano funcionamiento de la
Cambio organizacional organizacin
Estudios
administrativos
Instrumentos tcnicos
de apoyo.
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FACTORES A REVISAR
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPA- Direccin PROPOSITO ESTRATEGICO
Liderazgo
Comunicacin
Motivacin Tomar las decisiones
Grupos y equipos de pertinentes para regular la
trabajo. gestin de la organizacin.
Manejo del estrs, el
conflicto y la crisis
Tecnologa de la
informacin.
Toma de decisiones
Creatividad e
innovacin.
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FACTORES A REVISAR

PROCESO ADMINISTRATIVO
PROPOSITO
ETAPA- Control ESTRATEGICO

Naturaleza
Sistemas
Niveles Medicin del progreso
Proceso de las acciones en
reas de aplicacin funcin del
Herramientas desempeo
Calidad
 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
FACTORES A REVISAR
ELEMENTOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL
ESPECIFICOS
Adquisiciones Abastecimiento de recursos

Almacenes e inventario Resguardo y canalizacin de recursos

Asesora externa Soporte especializado con visin de

negocio
Asesora interna Asistencia para mejorar el desempeo

Coordinacin Determina la unidad de accin

Distribucin del espacio Disposicin de instalaciones para el flujo

del trabajo
Exportaciones Alternativa de expansin

Globalizacin Apertura a un mercado mundial

Importaciones Insumos de origen extranjero

Informtica Manejo alterno de informacin.

 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
FACTORES A REVISAR
ELEMENTOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL
ESPECIFICOS
Investigacin y Innovacin del valor
desarrollo
Marketing Desplazamiento y ubicacin de productos

Operaciones Generacin de productos y/o servicios con

un valor agregado.
Proveedores Suministro de insumos

Proyectos Promueven la unidad de propsitos

Recursos financieros y Manejo, registro y control de recursos.

contabilidad
Servicio a clientes Capacidad de respuesta

Servicios generales Desarrollo de condiciones de operacin

Sistemas Definen la distribucin interrelacionada de

componentes.
 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

FUENTES DE INFORMACION
Representan las instancias internas y externas a las
que se puede recurrir para captar la informacin
que se registra en los papeles de trabajo del
auditor.
Internas
rganos de gobierno

rganos de control interno

Socios

Niveles de organizacin

Unidades estratgicas de negocio

rganos colegiados y equipos de trabajo

Sistemas de informacin
 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

FUENTES DE INFORMACION

Externas
rganos normativos (oficiales y privados).

Competidores actuales y potenciales.

Proveedores actuales y potenciales.

Clientes o usuarios actuales y potenciales.

Organizaciones lderes en el mismo giro industrial o en

otro.

Organismos nacionales e internacionales que dictan

lineamientos o normas regulatorias y de calidad.

Redes de informacin en el mercado global.

 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

INVESTIGACION PRELIMINAR

Definida la direccin y los factores que se auditarn,

Para su desarrollo se requiere un reconocimiento o
Investigacin preliminar para determinar la situacin
Administrativa de la organizacin.

Procedimiento que puede

Implica la necesidad de revisar: provocar reformulacin:

literatura tcnica y legal, Objetivos

informacin del campo de Estrategias
trabajo Acciones a seguir
Todo documento relacionado Tiempos de ejecucin.
con los factores
predeterminados Permite perfilar: problemas
Primer contacto con la que podran surgir y brindar
realidad otras perspectivas
 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

INVESTIGACION PRELIMINAR

Por ser un acercamiento inicial demanda mucha precisin,

debido al anlisis de la informacin para evitar confusiones
en la interpretacin del contenido.

Se debe tener en cuenta criterios tales como:

Determinar las necesidades especficas

Identificar los factores que requieren de atencin.
Definir estrategias de accin
Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se
persigue.
Describir la ubicacin, naturaleza y extensin de los
factores.
Especificar el perfil del auditor
Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir
con el objetivo definido.
 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

De acurdo a la informacin preliminar se

procede a prepara la informacin necesaria
para instrumentar la auditoria, la cual
comprende:

La propuesta tcnica
Programa de trabajo
 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

Propuesta tcnica

Naturaleza: Tipo de A. que se pretende realizar.

Alcance: reas de aplicacin

Antecedentes: Recuento de A.A. y estudios de

mejoramiento previos.

Objetivos: logros que se pretenden alcanzar con

la aplicacin de la A.A.

Estrategia: ruta fundamental para orientar el

curso de accin y asignacin de recursos.
 PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA
Propuesta tcnica
Justificacin: Demostracin de la necesidad de
instrumentarla.

Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para la

accin.

Recursos: Requerimientos humanos, materiales, y

tecnolgicos. --

Costos: Estimacin global y especfica de recursos

financieros necesarios.

Resultados: Beneficios que se espera lograr

Informacin complementaria: material e

investigaciones que se pueden servir como elementos de
apoyo.
 PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA
Programa de trabajo
Identificacin: Nombre de la auditoria
Responsable(s): Auditor a cargo de su implementacin
rea(s): Universo bajo estudio.
Clave: Nmeros progresivo de las actividades estimadas.
Actividades: Pasos especficos para captar y examinar informacin
Fases: Definicin del orden secuencial para realizar las actividades
Calendario: Fechas asignadas para el inicio y trmino de cada fase.
Representacin grfica: Descripcin de las acciones en cuadros e
imgenes.
Formato: Presentacin y resguardo de avances.
Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.
 PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA
Asignacin de responsabilidades

La organizacin debe designar al auditor o equipo de

auditores que estime conveniente, para iniciar
formalmente el estudio, siempre con base en la
magnitud o grado de complejidad de la auditoria.

La responsabilidad puede recaer en un titular del

rgano de control interno, en un directivo de lnea en
el encargado en una unidad de apoyo tcnico de
alguna de las reas de la organizacin, siempre y
cuando tenga los conocimientos y experiencia
necesaria en la implementacin de auditorias
administrativas.

Tambin pueden optar por contratar un servicio

externo especializado en la materia, o un equipo
combinado.
 PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA
Capacitacin

Es necesario implementar una campaa de sensibilizacin

en todos los niveles de la organizacin para promover el
clima de confianza y colaboracin.
 PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA
Actitud Evitar que surjan falsas
expectativas, tanto buenos como
malas, el equipo debe evitar
realizar comentarios que
carezcan de sustento o hacer
promesas que no puedan
cumplir
La labor de
investigacin
tiene que
llevarse a cabo
sin prejuicios u
opiniones
preconcebidas
por parte del
auditor
 DIAGNOSTICO PRELIMINAR

Se debe preparar un marco de referencia que

fundamente la razn por la que surge la necesidad
de auditar.

Se fundamenta en la percepcin del auditor que

tiene de la organizacin como producto de su
experiencia y visin.

Existe un acercamiento a la realidad y a la cultura

organizacional.

Debe indicar las causas y efectos que influyen en el

comportamiento de todos y cada uno de los
elementos bajo anlisis.

Sustentar lo criterios para obtener y manejar la

informacin
 DIAGNOSTICO PRELIMINAR

Gnesis de la organizacin
Elementos a considerar

Creacin de la organizacin
Cambios en su forma jurdica
Conversin del objeto en estrategias
Manejo de delegacin de facultades

Infraestructura

Esquema de operacin (procesos y funciones

Modificacin de la estructura organizacional
Programacin institucional
Nivel de desarrollo tecnolgico
 DIAGNOSTICO PRELIMINAR

Forma de operacin
Elementos a considerar

Desempeo registrado
Logros alcanzados
Expectativas no cumplidas
Proceso de toma de decisiones

Posicin competitiva

Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial

de la organizacin.
Competencias centrales
Clientes, proveedores y competidores.
 DIAGNOSTICO PRELIMINAR
El diagnostico se fundamenta en la percepcin que
el auditor tiene de la organizacin como producto
de su experiencia y visin.

Si bien aun no existen los elementos de juicio

documentados, existe un acercamiento a la realidad
y a la cultura organizacional,
la que es un tanto intangible, pero que se puede
advertir en los supuestos subyacentes que dan
sentido a la forma de comportamiento y
desempeo en el trabajo.

Con base en este conocimiento se debe preparar un

marco de referencia que fundamente a razn por la
que surge la necesidad de auditar
 MUCHAS
GRACIAS POR
SU ATENCION
 ETAPAS DE LA AUDITORIA

Preparacin In Situ Informe

ELABORAR Y
REUNION
INICIO ENTREGAR
DE APERTURA
INFORME

REVISION DE
TRABAJO DE
DOCUMENTO FINALIZACIO
CAMPO
S N

PLAN DE REUNION DE
AUDITORIA CIERRE
 ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA
INICIO DE LA AUDITORA ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU
Designacin del auditor jefe Reunin de apertura
Definicin de los objetivos, alcance Comunicacin durante la auditoria
y criterios de auditoria. Funciones y responsabilidades de guas y
Determinacin de la viabilidad de observadores
la auditoria Recopilacin y verificacin de la
Establecimiento del equipo auditor informacin
Establecimiento de los contactos Generacin de hallazgos de auditoria
iniciales con el auditado Preparacin de las conclusiones de la
auditoria
Realizacin de la reunin de cierre
REVISIN DE LA DOCUMENTACIN

PREPARACIN DE LAS ACTIVIDADES
DE AUDITORA IN SITU
INFORME DE AUDITORA
Preparacin del informe de auditoria
Aprobacin y distribucin del informe
de auditoria

Preparacin del plan de auditoria TERMINACIN DE LA

Asignacin de trabajo al equipo auditor AUDITORA
Preparacin de los documentos de Conservacin de los documentos
trabajo Finalizacin de la auditoria
 INICIO DE LA AUDITORIA

DESIGNACIN DEL AUDITOR JEFE

El responsable del programa de auditoria deben

designar el auditor jefe.
En las auditorias conjuntas, las
organizaciones auditoras deben acordar las
responsabilidades especficas de cada
organizacin, particularmente la autoridad del
auditor jefe designado.
 INICIO DE LA AUDITORIA

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Determinar el grado de conformidad del

sistema de gestin del auditado, o parte de l,
con los criterios de auditoria;

Evaluar la capacidad del sistemas de gestin

para asegurarse del cumplimiento con
requerimientos legales o contractuales;

Evaluar la eficacia del sistema de gestin

para lograr los objetivos especificados, o

Identificar reas potenciales de mejora del

sistema de gestin.
 INICIO DE LA AUDITORIA

CRITERIOS DE AUDITORA

Los criterios de auditoria y los documentos de

referencia pueden incluir:

Normas
Regulaciones

Requisitos

Legislacin
Procedimientos aplicables
Documentacin del sistema de gestin.
 INICIO DE LA AUDITORIA

SELECCION DEL EQUIPO AUDITOR

La independencia del equipo auditor

La capacidad de los miembros del equipo
auditor para trabajar juntos, y lograr la
combinacin de conocimiento,
capacidades y atributos personales que
se necesitan para desarrollar la auditoria.
El idioma de la auditoria y la comprensin
de las caractersticas particulares del
auditado
 INICIO DE LA AUDITORIA

CONTACTOS INICIALES CON EL AUDITADO

Establecida entre los responsables del programa

de auditoria o el auditor jefe de manera informal
o formal.

Con el propsito de:

establecer la comunicacin con el auditado;
confirmar la aprobacin para la auditoria;
informacin la agenda propuesta y la
composicin del equipo auditor;
solicitar acceso a documentos
definir las reglas aplicables al lugar;
preparar la auditoria
acordar la necesidad de acompaantes
 REVISION DE LA DOCUMENTACION

Previo a la preparacin del plan de auditoria.

Permite determinar la conformidad de la
documentacin del sistema, segn documentacin, con
los criterios de auditoria.
La documentacin incluye documentos y registros
relevantes del sistema de gestin e informes de
auditorias previas.

RESULTADO DE LA REVISION DE LA DOCUMENTACION:

ENTENDER EL SISTEMA DE GESTION
TEMAS PARA DESARROLLAR EL TRABAJO DE CAMPO

Si la documentacin es inadecuada no se deben asignar

nuevos recursos hasta que estos problemas se resuelvan.
 REVISION DE LA DOCUMENTACION

IDENTIFICAR
NECESIDADES Y
REQUISITOS LEGALES
CICLO DE PRODUCTO
PRODUCTOS
SOPORTE
IDENTIFICAR LOS RECURSOS
PROCESOS CONTROLES

OBJETIVOS DE LOS PROCESOS

PRODUCTOS
ENTENDER ASPECTOS AMBIENTALES
LOS PROCESOS RIESGOS

PLANES
CONTROLES EN LAS:
Operaciones
ENTENDER LA GESTION Entradas al proceso
DE LOS PROCESOS DOCUMENTOS
REGISTOS
 TIPOS DE DOCUMENTOS
Documentacin acerca del sistema de gestin de la
calidad. Manuales de calidad.
Documentacin acerca de la aplicacin del sistema de
gestin de calidad. Planes de calidad.
Documentos que establecen requisitos.
Especificaciones.
Documentos que establecen recomendaciones o
sugerencias. Guas.
Documentacin acerca de cmo desempear las
actividades o procesos. Procedimientos,
Instrucciones, Planos.
Documentacin que proporciona evidencia objetiva de las
actividades realizadas o de los resultados logrados.
Registros.
 ESTRUCTURA
ESTRUCTURADEDELA
LADOCUMENTACION
DOCUMENTACION
DEL
DELSISTEMA
SISTEMADE
DECALIDAD
CALIDAD

POLITICA CLIENTES
ESTRUCTURA MANUAL GERENCIA
DESCRIPCION DEL DE AUDITORES
SISTEMA CALIDAD

PROCESOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLES

DEL SISTEMA DEL PROCESO

INSTRUCTIVOS
TAREAS OPERADORES

REGISTROS DE CALIDAD
 PREPARACIN ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

PLAN DE LA AUDITORIA

Planeacin
Consolidacin y anlisis
de la informacin
Entrevistas:
Responsables de los
procesos
Criterios de la Hallazgos de la
Personal operativo y Auditoria auditoria
administrativo

Hallazgos de la
Conformidades
auditoria
Revisin de documentos

CONCLUSIONES DE LA
AUDITORA
Recoleccin de evidencias RECOMENDACIONES
 PREPARACIN ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

PREPARACIN DEL PLAN DE AUDITORA

El plan de la auditoria es preparado por el auditor jefe y

proporciona la informacin necesaria para el equipo de
auditoria, al auditado y al cliente de la auditoria. Describe:
Objetivos, alcance de la auditoria, criterios y
documentos de referencia
Fechas y lugares, incluyendo agenda de la auditoria en
campo con actividades, hora y duracin estimadas
Ubicacin, unidades organizacionales y funcionales,
actividades o procesos del sistema de administracin a
ser auditados para el logro de los objetivos de auditoria
Las responsabilidades del equipo auditor y los
acompaantes.
La asignacin de los recursos necesarios a las reas
crticas de la auditoria.
 PREPARACIN ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

ASIGNACION DEL EQUIPO AUDITOR Y SU

ORGANIZACION
Establecer las responsabilidades de:

el auditor lder
los auditores calificados
los auditores en formacin
el custodio de los documentos

La distribucin del trabajo

Las reuniones de intercambio y anlisis de
informacin
La elaboracin del informe
Los observadores
 PREPARACIN ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

PREPARACION DE LOS
DOCUMENTOS DE TRABAJO

Procedimientos de auditoria.
Listas de chequeo
Planes de muestreo.
Formatos para registrar informacin.
Registros de reuniones.
Registros de hallazgos de auditoria.

El uso de documentos de trabajo, tales como listas de chequeo y

formatos, no debe restringir el alcance de las actividades de
auditoria.
 PREPARACIN ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

LISTAS DE CHEQUEO

El Auditor Lder junto con su equipo de trabajo debe

preparar las listas de verificacin a utilizar
durante el trabajo de campo.

El propsito de una lista de verificacin es recordar

al auditor la informacin que debe ser obtenida
y los hechos que deben ser verificados.

El tipo de lista de chequeo depende de la auditoria

y las competencias de los auditores. Pueden ser:

un Resumen de Temas,
una Gua detallada,
Preguntas abiertas.
ELABORACION DE LISTAS DE CHEQUEO

reas que sern auditadas de acuerdo con

el alcance de la auditoria.
Puntos especficos y temas a evaluar.
Para cada tema a evaluar revisar la
regulacin o normas corporativas
existentes e identificar los requisitos que
se deben evaluar.
Determinar las tcnicas de auditoria para
recoger la informacin.
Preparar borrador de la lista de chequeo.
 PREPARACIN ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

ELABORACION DE LISTAS DE CHEQUEO

Para elaborar listas de chequeo siempre

recuerde los siete amigos del Auditor:

COMO? PORQUE? DONDE?

CUANDO? QIUIEN? QUE ?
MUESTREME?
 EJEMPLO FORMATO LISTAS DE CHEQUEO

Proceso y Area
Fecha de Auditora:
Auditada:

Auditor Principal: Auditores:

Numeral Cump
Item
de la Criterio Aspectos a Verificar l. Comentarios
No.
Norma S/N

Aspectos adicionales a verificar:

 EJEMPLO -LISTAS DE CHEQUEO POR TEMAS
AUDITORIA DE RESIDUOS PELIGROSOS

ETAPAS DE LA AUDITORIA OBSERVACIONES

1. Permisos para:

Vertimiento de aguas residuales industriales sobre cuerpos de agua superficiales

Disposicin de residuos en el sitio de la planta

Descarga a un sistema de alcantarillado

2. Concepto tcnico del Ministerio del Medio Ambiente sobre la expansin

de las instalacin, el incremento de la produccin y los cambios de
proceso

3. Manejo de las aguas de escorrenta

4. Agua de enfriamiento; purgas de agua de enfriamiento

5. Mantenimiento y calibracin de::

Muestreadores compuestos

Medidores de flujo de los vertimientos

Equipos de monitoreo en lnea

Equipos de control
EJEMPLO -LISTAS DE CHEQUEO
PREGUNTAS ABIERTAS
ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

Reunin de apertura
Comunicacin con el auditado
Recoleccin y verificacin de la
informacin
Hallazgos de la auditoria
Preparacin de las conclusiones de la
auditoria
Reunin de cierre con el auditado
ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

REUNION DE APERTURA

Reunin inicial para formalizar la visita de campo y la

manera como se desarrollara:

revisar el plan de auditoria;

proporcionar un pequeo resumen de cmo se
llevaran a cabo las actividades de auditoria;
conformar los canales de comunicacin; y
proporcionar la oportunidad al auditado de
realizar preguntas
ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

AYUDA PRACTICA- REUNION DE APERTURA

Confirmacin de la durante la auditoria, el auditado ser

informado del progreso de la auditoria;
Confirmacin de los recursos y facilidades necesarias para el
equipo auditor, que necesita tener disponibles;
Confirmacin de los asuntos relacionados con la
confidencialidad;
Confirmacin de los procedimientos relevantes de seguridad
en el trabajo, emergencia y seguridad para el equipo auditor;
Confirmacin de la disponibilidad, funciones e identidades de
los guas;
Mtodo de presentacin del informe incluyendo la
clasificacin de las no conformidades;
ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

RECOLECCIN DE LA INFORMACIN

FUENTES DE INFORMACION:

1. Entrevistas con el personal;

2. Observacin de actividades, condiciones
y puestos de trabajo;
3. Revisin de documentos y datos
4. Pruebas
 LA ENTREVISTA EFECTIVA
El xito de cualquier auditoria depende de la
comunicacin.
La meta de la entrevista es obtener informacin
vlida.
La informacin que se recibe depender de la
forma como el auditor haga preguntas.
Cuando se comunique durante una auditoria
asegrese de:

Conocer la audiencia.
Mantener el mensaje sencillo.
Que la comunicacin alcance su objetivo.
Considerar el lugar y el tiempo.
Usar el mtodo ms efectivo.
RECOLECCION DE INFORMACION Y EVIDENCIAS:

LAS ENTREVISTAS

Explicar la razn de la entrevista

Personas de diferentes niveles y funciones
En el sitio de trabajo normal
Se sienta a gusto durante la entrevista
La primera pregunta
Preguntas abiertas
Analizar significado
Resumir lo dicho
Administrar el tiempo
Agradecer la cooperacin
DURANTE LA ENTREVISTA, PROVOQUE RESPUESTAS

Presentando una situacin Supongamos ... Qu pasara si ...

hipottica

Pidiendo una explicacin Lo siento, no entiendo. Pudiera explicarme eso de

nuevo ?

Quedndose callado A veces el silencio es oro. Despus de una breve

respuesta, asienta con la cabeza y cllese un
momento. Seguramente el entrevistado le dar
ms
informacin.

Haciendo preguntas obvias Convierte al empleado en el experto y le da

confianza para discutir el proceso o procedimiento
en cuestin. Tambin sirve como un recordatorio al
auditor para no hacer suposiciones.
 OBSERVACION

La
Laobservacin,
observacin, ooel
elexamen
examenfsico,
fsico,es
esuno
unode
delos
los
mtodos
mtodosms
msconfiables
confiablespara
paraconseguir
conseguir
evidencias.
evidencias.

Se
Seaplica
aplicaaatodo
todolo
loque
quesea
seaobservable
observable(supone
(suponela
la
existencia
existenciafsica
fsicadel
del objeto
objetode
dela
laobservacin).
observacin).

Sin
Sinembargo,
embargo, lalainspeccin
inspeccinestablece
estableceooconfirma
confirma
la
laexistencia
existenciafsica,
fsica,pero
perono
noel
elfuncionamiento
funcionamiento
adecuado.
adecuado.
 PRUEBAS

Actividades de verificacin que se utilizan para incrementar la

confianza en la evidencia de la auditora y en los sistemas de
control que posee o diseados para la instalacin.

Puede ser una herramienta fundamental para ayudar al auditor a

lograr los objetivos de la auditora.

Mtodos de prueba: anlisis de muestras representativas, es

decir apropiadas al tamao o naturaleza de la poblacin.
 GENERACION DE HALLAZGOS DE LA
AUDITORA
Evaluar la evidencia recolectada contra los criterios
de auditoria.
Generar los hallazgos:
Conformidades y No Conformidades.
Las Conformidades deben ser resumidas de forma
tal que se indique cuando menos, las ubicaciones,
funciones o requisitos auditados, cuando no se
hayan observado no conformidades.
Las No Conformidades deben ser revisadas con un
representante del auditado para obtener el
reconocimiento.
Las No Conformidades deben estar basadas en las
evidencias de la auditoria.
 EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA

Responsabilidades y autoridades
Competencia del personal
Suficiencia de los recursos y ambientes de trabajo
Adecuacin de la documentacin que describe los
mtodos operacionales
Aplicacin de acciones correctivas y preventivas
Evidencia del mejoramiento continuo
Disponibilidad de registros
Identificar oportunidades de mejoramiento y
fortalezas
 PREPARACIN DE LAS CONCLUSIONES

Revisar y elaborar lista de los hallazgos y otra informacin

recolecta en la auditoria;
Acordar papeles y tareas para la reunin de cierre;
Preparar recomendaciones, si son requeridas y el
seguimiento de la auditoria, si es aplicable;
Las conclusiones de la auditoria deben sealar aspectos
tales como:
la extensin del grado de conformidad con los criterios;
la efectiva implementacin y mantenimiento del SG
la capacidad del proceso de revisin del sistema
 REUNIN DE CIERRE

El propsito de la reunin es presentar las conclusiones de la

auditoria y acordar las las fechas para la terminacin de las
acciones correctivas y entrega del informe. Durante la reunin se
debe:
Hacer un breve resumen del alcance de la auditoria
Presentar los hallazgos encontrados
Discutir y resolver de ser posible cualquier divergencia notable
entre el equipo de auditoria y el auditado.
Si es requerido por la auditoria, el auditor lder puede presentar
las recomendaciones del equipo para el mejoramiento,
enfatizando que las recomendaciones no son obligatorias.
Se deben mantener registros de las reuniones de cierre.
INFORME DE AUDITORIA
 INFORME DE LA AUDITORA

Contenido del informe:

Identificacin de la organizacin auditada y sus

representantes del auditado, cliente de la auditoria,
equipo de auditores, objetivos, alcance, y criterios de
la auditoria.
El plan acordado de auditoria, con las fechas y lugares
donde se realiz las actividades de auditoria de
campo;
La identificacin de las unidades organizacionales y
unidades funcionales o procesos auditados y el
perodo de tiempo cubierto;
Los hallazgos de la auditoria;
Las conclusiones de la auditoria.
EJEMPLO INFORME DE AUDITORIA
 LOS REPORTES DE NO CONFORMIDAD

Los Reportes de No Conformidad son una manera de

registrar el no cumplimiento de un requisito.
Cada No Conformidad debe generar un RNC e indicar
el criterio que lo origina.
Los RNC deben incluir:
Un encabezamiento que referencie los detalles de la
auditoria.
Un numero nico.
Una seccin para registrar los detalles de la No
Conformidad.
Una seccin para que el auditado registre la accin a
tomar.
Una seccin para confirmar que la accin ha sido
tomada y fue efectiva.
EJEMPLO FORMATO RNC
 CALIFICACION DE LA NO CONFORMIDAD

No Conformidad Mayor:
Falla contra una clusula de la norma que
atente contra la integridad del sistema.
Ausencia del cumplimiento de un requisito.

No Conformidad Menor:
Una falta simple del cumplimiento de un
requisito.

El auditor puede generar una matriz de NC

para el anlisis de las mismas.
 FINALIZACIN DE LA AUDITORA
Los documentos que pertenecen a la auditoria deben
conservarse o destruirse de comn acuerdo entre las
partes participantes y de acuerdo con los procedimientos
del programa de auditoria y con los requisitos legales o
contractuales aplicables.
Salvo requisito legal, el equipo auditor y los responsables
de la gestin del programa de auditoria, no deben revelar
el contenido de los documentos, cualquier otra informacin
obtenida durante la auditoria, o el informe de la auditoria,
a ninguna otra parte sin la aprobacin explcita del cliente
de la auditoria y, cuando sea apropiado, del auditado. Si
se requiere revelar los contenidos de un documento de la
auditoria, el cliente de la auditoria y el auditado deben ser
informados tan pronto como sea posible.

La auditoria finaliza cuando todas las actividades incluidas

en el plan de auditoria se han ejecutado y el informe de la
auditoria ha sido aprobado y distribuido.
 SEGUIMIENTO DE LA AUDITORA

Las conclusiones de la auditoria pueden indicar la necesidad de

acciones preventivas, correctivas y de mejora, segn sea
aplicable.
Las acciones no se consideran parte de la auditoria y son
emprendidas por el auditado en un perodo de tiempo acordado.
El auditado debe mantener informado al cliente de la auditoria
sobre el estado de estas acciones
La finalizacin y efectividad de la accin correctiva y/o
preventiva debe verificarse de acuerdo con el procedimiento.
Esta verificacin puede ser parte de una auditoria posterior.
El programa de auditoria puede incluir el seguimiento por parte
del equipo auditor, actividad que puede aportar valor al hacer
uso de la pericia de los miembros del equipo auditor. En estos
casos, se debe tener cuidado para mantener la independencia en
las actividades de auditoria posteriores.
PROGRAMAS DE
AUDITORIA
 GESTION DEL PROGRAMA DE
AUDITORAS

La gestin de un programa de auditoria incluye:

El establecimiento de la autoridad, los

objetivos y el alcance del programa de
auditoria;
El establecimiento de responsabilidades,
recursos y procedimientos para el programa
de auditoria;
La implementacin de programas de
auditoria;
El monitoreo y la revisin del programa de
auditoria para mejorar su eficacia;
El mantenimiento de registros.
 OBJETIVOS DE UN PROGRAMA
DE AUDITORIA

Cumplir los requisitos para la certificacin de

un sistema de gestin estndar;
Asegurar la conformidad con los requisitos
contractuales;
Obtener y mantener la confianza en la
capacidad de un proveedor.
Contribuir a la mejora del sistema de gestin
 PROGRAMAS DE AUDITORIA

La gestin de un programa de auditoria incluye la

planificacin, la provisin de recursos y el
establecimiento de procedimientos apropiados para realizar
las auditorias dentro del programa.

Ejemplos:

una serie de auditorias internas para cubrir un sistema de

gestin de la calidad en toda la organizacin para el ao
en curso;
las auditorias de certificacin/registro y de seguimiento
llevadas a cabo por un organismo de certificacin/registro
por tercera parte sobre un sistema de gestin dentro de un
periodo de tiempo acordado contractualmente entre el
organismo de certificacin y el cliente;
las auditorias del sistema de gestin de segunda parte de
los proveedores potenciales de productos crticos para ser
realizadas en un perodo de seis meses.
 APLICACIN DEL PHVA EN LA
GESTIN DE UN PROGRAMA DE
AUDITORA
Autoridad para el programa de
auditoria (5.1)

Establecimiento del programa de

auditoria (5.2, 5.3)

- Objetivos/extensin PLANIFICAR
- Responsabilidades
- Recursos
- Procedimientos

Competencia y
Implementacin del programa de Evaluacin de los
Mejora del
auditoria (5.4, 5.5) auditores (7)
programa de
auditoria (5.6) HACER
- Evaluacin de auditores
- Asignacin de los equipos auditores Actividades de
- Direccin de actividades de auditoria auditoria (6)
- Registros

Seguimiento y revisin del

programa de auditoria
(5.6)
- Identificacin de oportunidades de Verificar
mejora
 IMPLEMENTACIN PROGRAMAS DE
AUDITORA
La implementacin de un programa de auditoria debe
establecer:

La documentacin y comunicacin del programa.

La coordinacin y programacin de actividades.
La asignacin de auditores y equipos de
auditoria.
El suministro de los recursos requeridos.
El desarrollo del programa.
La recoleccin y revisin de registros de
auditoria.
La distribucin de los informes de auditoria al
cliente y otros grupos interesados.
El seguimiento a las auditoras.
LAS COMPETENCIAS
DE LOS AUDITORES
 COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

La competencia del auditor se basa en la demostracin de:

Atributos personales
Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades en:
Sistemas de gestin,
Principios, procedimientos y tcnicas de auditoria,
Documentos de referencia y del sistema de gestin,
Situaciones de la organizacin para permitir al auditor
entender el contexto de sus operaciones,
Legislacin aplicable, reglamentos y otros requisitos
relevantes

Las competencias de los auditores deben ser evaluadas. Los

auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a
travs del contino desarrollo profesional y de la participacin
regular en auditorias.

La confiabilidad del proceso de auditoria depende

de la competencia de los auditores.
 COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
ATRIBUTOS PERSONALES DEL AUDITOR

tico imparcial, sincero, honesto y discreto;

De actitud abierta dispuesto a considerar ideas o puntos de
vista alternativos;
Diplomtico de mucho tacto en las relaciones con la gente;
Observador constante y activamente consciente de los
entornos fsicos y las actividades;
Perspicaz - instintivamente consciente y capaz de entender y
adaptarse a las situaciones;
Verstil - capaz de adaptarse a diferentes situaciones;
Tenaz - persistente, orientado hacia el logro de los objetivos;
Decidido - alcanza conclusiones oportunas basadas en el
razonamiento lgico y el anlisis;
Seguro de s mismo - acta y funciona independientemente a
la vez que se relaciona eficazmente con otros.
 COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
APLICACIN DE CONOCIMIENTOS Y
HABILIDADES

Un auditor debe ser capaz de:

Aplicar los sistemas de gestin a diferentes organizaciones;

Entender la interaccin entre los componentes del sistema de
gestin;
Entender las normas de sistemas de gestin de la calidad o
ambiental, los procedimientos u otros documentos del sistema de
gestin utilizados como criterios de auditoria;
Reconocer las diferencias y el orden de prioridad entre los
documentos de referencia;
Aplicar los documentos de referencia a las diferentes situaciones de
auditorias;
Conocer los sistemas de informacin y tecnologa para la gestin,
autorizacin, seguridad, distribucin y control de documentos, datos
y registros.
 COMPETENCIA

CALIDAD MEDIO AMBIENTE

Conocimientos Conocimientos Conocimientos y

y habilidades y habilidades habilidades
especficos de genricos ambientales
calidad especficos

Formacin Experiencia Formacin Experiencia

acadmica laboral como auditor en auditorias

Atributos personales

Algunos de los conocimientos y habilidades son comunes para los

auditores de sistemas de gestin de la calidad y ambiental y
algunos son especficos para los auditores de cada una de las
disciplinas.
ILUSTRACION DE INDICADORES DE
COMPETENCIA DE AUDITORES
 MANTENIMIENTO Y MEJORA DE LA
COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

Desarrollo profesional continuo: para el

mantenimiento y la mejora de los conocimientos,
habilidades y atributos personales.
Mantenimiento de la capacidad auditora: a travs
de la continua participacin en auditorias de
sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental.
Evaluacin del auditor: para identificar las
necesidades de formacin y de mejora de otras
habilidades.
 MONITOREO Y REVISION DEL PROGRAMA
DE AUDITORA

En el monitoreo se utilizan indicadores de desempeo tales

como:
Desempeo del auditor y del equipo de auditoria;
Cumplimiento del programa
Retroalimentacin del cliente de la auditoria, el
auditado y los auditores.

La revisin debe ser realizada, teniendo en consideracin

aspectos como:
Resultados del monitoreo;
Los procedimientos y la eficacia del programa de
auditoria;
Conformidad con los requisitos;
Requisitos desarrollados y expectativas de los grupos
interesados;
Los registros de auditoria;
Prcticas nuevas o alternativas.