CLASE 06 ADM PERSONAS Y SUBCONT 2016-1 v1

DuocUC
ADMINISTRACIN DE PERSONAS Y
SUBCONTRATOS
Sesin 6 Ejecucin y gestin de contratos
PROFESOR: Nelson Rojas Ruiz

ASIGNATURA : Administracin de Personas y Subcontratos
UNIDAD II: ADMINISTRACIN DE CONTRATOS

SESIN 6:
Ejecucin de un contrato
Martes 5 y Jueves 5 Mayo: Evaluacin 2.1 (20%). Informe

PRODUCTO. Primera entrega parcial 20%. Informe escrito y
defensa oral.
Constitucin de la Sociedad.
Metodologa a utilizar en la Obra, la que deber estar

subdividida en Introduccin, Desarrollo y Conclusiones.
Jueves 26 Mayo: Evaluacin 2.2 (30%). Prueba escrita y caso

aplicado.
Caso Aplicado: Qu est

pasando?
Ejecucin y gestin de
contratostienen algo que ver?
QU ES UN CONTRATO?
Es un acuerdo entre el comprador y proveedor donde existen obligaciones y

derechos para ambas partes.
En el caso de Convenios Marcos los derechos y obligaciones estn establecidos

en las Bases que cre ChileCompra y en el contrato correspondiente.
IMPORTANTE:
Un Contrato puede variar desde una simple orden de compra y su

aceptacin hasta un contrato escriturado complejo o muy extenso. Entre
ambos extremos podemos encontrar distintos matices, con contratos
escriturados ms simples y breves.
Qu es un Contrato de
Servicios?, tiene algo que ver
con este caso?
QU ES UN CONTRATO DE SERVICIOS?
Segn el Art. 10 del nuevo reglamento, un contrato de servicios es aquel

mediante el cual las entidades de la administracin del Estado encomiendan a
una persona natural o jurdica la ejecucin de tareas, actividades o la elaboracin
de productos intangibles.
Estos contratos de servicios se clasifican en:
1. Servicios 2. Servicios
Generales Personales
Son servicios comunes, Son aquellos que

estndares o rutinarios. Ej: demandan un intensivo
Aseo, fotocopiado, etc. desarrollo intelectual.
2. Servicios
Personales
Son aquellos que demandan un

intensivo desarrollo intelectual.
2.2 Servicios Personales

Especializados: Es un servicio
2.1 Servicios Personales
entregado por expertos o quien
Propiamente Tales: Ej. Asesoras
tenga habilidades muy especficas.
generales, etc.
Ej: asesoras especficas,
acadmicos especializados, etc.
IMPORTANTE: Cada institucin es responsable de clasificar los

servicios y fundamentarlos
Luego, para la contratacin de servicios personales
especializados se deben seguir estos dos
procedimientos:
Servicios Personales
1 especializados
mayores a 1000 UTM
(Art. 107 NR)
Licitacin pblica
Se realiza un llamado pblico para el servicio especializado
mediante una Resolucin o Decreto Alcaldicio fundado.
Luego, se preseleccionan a quienes ofertan de acuerdo a su

Preseleccin idoneidad tcnica establecida en las bases (primeros criterios de
seleccin). Ej: evaluacin de curriculum, experiencia en el rubro,
estudios, etc).
Publicacin de Ranking Se crea y publica una lista con los preseleccionados y sus
puntajes. Esto lo deben subir los compradores. Ej: cuadro
comparativo.
Seleccin de las ofertas El comprador selecciona del ranking a los oferentes de mayor
que participarn en el puntaje, de acuerdo a cmo se establecido en las bases.
proceso
ETAPA DE PRESELECCIN
ETAPA DE SELECCIN
Se comunica a los oferentes seleccionados, quienes

Aviso a oferentes
seguidamente debern presentar sus ofertas tcnicas y
seleccionados y econmicas dentro del tiempo que indican las bases (plazo
presentacin de ofertas mnimo de 10 das corridos desde la notificacin a los oferentes
seleccionados).
Inicio del proceso de Luego de recibir las ofertas se evalan segn los criterios de
evaluacin establecidos en las bases, confeccionando un
seleccin de oferta y ranking con los puntajes obtenidos.
evaluacin
De sta lista de oferentes ordenados por puntajes se elegir el

Desea S ms alto, con el cual se PODR negociar los trminos de su
oferta, lo que no podr alterar la esencia del servicio ni superar el
negociar la 20 % del monto total ofertado. Si no se llega a acuerdo con este
oferta con el proveedor se podr seguir con el siguiente en la lista o en su
proveedor defecto declarar desierto el proceso.
(voluntario)?
NO
Se debe adjudicar la oferta al ms conveniente del ranking
Adjudicacin y resultado (Aqu finaliza el proceso de compra).
final
Servicios Personales
2 especializados
menores a 1000 UTM
(Art. 107 NR)
Contratacin directa con
un proveedor Bajo 1000 UTM se podr efectuar una contratacin directa
con un determinado proveedor previa verificacin de su
idoneidad. La resolucin fundada que autorice este trato
directo debe sealar la naturaleza especial del servicio y
justificar la compra.
Elaboracin TDR y
Se establecen los requisitos y necesidades del
requisitos del proveedor servicio.
Contar con estimaciones referenciales del valor de los

Estimacin del costo del servicios a contratar.
servicio
Si el proveedor no fuese idneo o no se presentare, se

Invitacin a travs del sistema podr invitar a otro proveedor en las mismas
al proveedor que cuente con condiciones (Este procedimiento se debe realizar
las competencias mediante la emisin de una O.C. directa).
El proveedor enviar por el sistema la oferta tcnica y
econmica, la cual se evaluar segn los criterios
contenidos en los TDR. Se podr solicitar al
Seleccin del proveedor proveedor mejorar su oferta tcnica o econmica
segn lo solicitado.
Se adjudica al proveedor elegido y se publica en el
sistema de informacin el contrato respectivo, si lo
Adjudicacin y resultado hubiere.
final
Revisemos el Proceso de
Abastecimientoen donde
estamos?
INICIO
PROCESO DE
ABASTECIMIENTO
Definicin de
requerimiento
1 Seleccin del
mecanismo de
compra
2 Llamado y recepcin
de ofertas
3 Evaluacin de
ofertas
4
Adjudicacin
oferta
5
Recibo de
producto o
FIN
servicio
6
Seguimiento y
monitoreo de
la compra
7
De que depende el contenido del

contrato?
DE QU DEPENDE EL CONTENIDO DEL CONTRATO?
Depender de la complejidad de la adquisicin, encontrando

contratos para:
1. COMPRAS ESTNDARES
Son compras realizadas de manera habitual. Compras que

necesitamos frecuentemente y cuyas adquisiciones no conllevan mayor
complejidad.
2. COMPRAS COMPLEJAS
Son compras que requieren mayor especificacin en sus

requerimientos, aumentando la probabilidad de que el contrato sea
extenso y complejo. En estas compras la escrituracin de los acuerdos
suele ser indispensable. De estas compras se obtiene principalmente
el plan de compras.
CMO IDENTIFICAMOS UNA COMPRA COMPLEJA?
Segn la importancia estratgica para nuestra organizacin.

Compra de ejecucin diferida en el tiempo. Donde el
proveedor debe ir cumpliendo paulatinamente sus obligaciones
(Ej. Informes mensuales).
Compra de montos altos adjudicada directamente a un proveedor
sin un llamado previo (A travs de mecanismo excepcional).
Cuando el producto o servicio tiene un alto componente tcnico
especializado.
3. QU UTILIDAD TIENE PARA EL COMPRADOR EL

ESCRITURAR UN CONTRATO?
Tener una herramienta clara y precisa al relacionarse

contractualmente con el proveedor (obligaciones y derechos de ambas
partes).
Detallar y especificar de manera completa y con anexos el
requerimiento.
Qu significa gestionar los

contratos?
VI. QU SIGNIFICA GESTIONAR LOS CONTRATOS?
Significa realizar acciones eficaces y eficientes en la administracin de

un contrato. Para que esto resulte, se necesita haber definido bien las
reglas del juego entre la entidad compradora y el proveedor,
minimizando los riesgos del proceso.
EJEMPLO SOBRE LA IMPORTANCIA DE GESTIONAR UN CONTRATO
Imaginemos que deseamos contratar una consultora para estimar la demanda de un

nuevo servicio de nuestra organizacin.
El estudio dura 5 meses, donde el proveedor debe entregarnos un informe de avance al

tercer mes y un informe final con la demanda estimada para nuestra organizacin. El
valor es de $25.000.000, la mitad se paga contra aprobacin del primer informe y el
resto contra aprobacin del informe final. Adems se explicita que por cada da de
atraso el proveedor debera pagar una multa de 3 UF. Todos estos antecedentes
quedaron establecidos en el contrato.
La oferta del proveedor tena previsto recopilar la informacin histrica en el transcurso

del primer mes, sin embargo, este insumo no fue remitido en este tiempo, provocando un
atraso en la entrega del informe de avance, como tambin, atraso en la entrega del
informe final.
Estas circunstancias no previstas podran entenderse como incumplimiento del proveedor

con el consecuente pago de multas. No obstante, ambas partes estn de acuerdo en que
las causales no son imputables al proveedor.
CMO GESTIONAR LOS CONTRATOS?
La gestin de contratos debe ser una tarea permanente y no responder slo a

eventos aislados, lo que nos permitir comprar lo que realmente necesitamos.
Las actividades claves para la gestin de contratos de cualquier tipo de compra
son:
A. Elaborar un buen contrato (establecer unas buenas bases de licitacin).
B. Definir roles y responsabilidades claras.
C. Gestionar la relacin con el proveedor.
D. Gestionar la entrega del producto o servicio.
E. Gestionar el pago.
F. Gestionar la modificacin o trmino anticipado del contrato (revisar segn

programa fechas de trmino o renovacin).
G. Gestionar los servicios post entrega.
H. Registrar y evaluar el contrato.

A. ELABORAR UN BUEN CONTRATO

Dejar claramente establecidas las reglas del juego entre proveedor y comprador.
Definir muy bien los requerimientos.
Recordar que los Trminos de Referencia o Bases de Licitacin son la base
del futuro contrato. Si algo queda fuera de las Bases de Licitacin slo puedo
modificarlas con una Resolucin fundada antes del cierre.
Identificar como mnimo: (1) individualizacin del comprador y proveedor , (2)

los requerimientos, (3) fechas de entrega, (4) forma de pago, (5) monto o precio
y (6) obligaciones de las partes.
Un buen contrato debe minimizar riesgos tales como: (1) Productos o servicios
no entregados, (2) Atrasos en la entrega, (3) Subcontratacin no deseada de
servicios, (4) Productos o servicios entregados con menos calidad que la
acordada, etc. Todos estos elementos deben considerarse en las Bases de
Licitacin.
Contar con clausulas que puedan determinar la posibilidad de:(1) modificar,
extender o renovar el contrato, (2) terminarlo anticipadamente, (3) cobrar
garantas o multas, entre otras.
B. DEFINIR ROLES Y RESPONSABILIDADES CLARAS
Determinar un responsable comprador para que el contrato llegue a

buen trmino (Esto debe quedar estipulado en el contrato).
En el caso de compras sencillas es suficiente que una sola

persona sea responsable por todas las compras.
En el caso de compras complejas o estratgicas es recomendable

que exista un equipo de trabajo experto permanente para esa
compra. Recordar que sobre 1000 UTM las ofertas deben ser
evaluadas por una comisin de al menos tres funcionarios pblicos
(Art.37. Reglamento).
C. GESTIONAR LA RELACIN CON EL PROVEEDOR
Mientras ms compleja sea la compra, mayor importancia reviste

manejar una buena relacin con el proveedor (relacin abierta y
constructiva).
Una buena relacin entre el comprador y proveedor entrega mejoras

importantes para ambas partes, por ello es trascendente contar con
contratos flexibles que permitan hacer cambios en el transcurso del
proyecto, pero siempre de manera transparente.
Un ejemplo de flexibilidad es establecer una clusula en donde se

explicite podr requerirse un 15% ms de lo adjudicado, siempre que
est en las bases.
D. GESTIONAR LA ENTREGA DEL PRODUCTO O SERVICIO
Una vez ejecutada la compra, el bien o servicio deber ser

provisto de la manera en que fue acordada en el contrato. Una
adecuada gestin de la entrega significa asegurar que el
producto o servicio fue entregado en:
La cantidad acordada
La calidad acordada
En la fecha, hora y lugar pactado

E. GESTIONAR EL PAGO
Importante es preocuparse de cumplir el plazo de pago con los

proveedores, situacin que nos permitir estar en mejores
condiciones para exigir a la contraparte, siendo reconocidos como
buenos compradores (ver Directiva n 3. Instructivo Presidencial).
F. Gestionar la modificacin o trmino anticipado del contrato

(revisar segn programa fechas de trmino o renovacin).
Los contratos deben ser elaborados de antemano con las opciones de

cambiarse o modificarse (flexibilidad), adaptndose a nuevas circunstancias.
El fundamento para adoptar cualquiera de estas dos medidas tiene

que enmarcarse dentro de las causales que admite la Ley 19.886 de Compras
Pblicas, entre las que estn:
Mutuo acuerdo de las partes.
Incumplimiento grave de las obligaciones del contratante
(proveedor).
Notoria insolvencia del contratante.
Inters pblico o seguridad nacional.

Causales que establezcan las bases de licitacin y el respectivo
contrato.
IMPORTANTE
No olvidar que la modificacin o terminacin anticipada de un contrato debiese ser un

mecanismo de uso excepcional.
En tal caso, pueden establecerse en las Bases de Licitacin clausulas de

indemnizacin y compensaciones por trmino anticipado de contrato.
La garanta debe ser asociada al monto de la compra. Se pueden pedir garantas

parcializadas y devolver en la medida que se ejecute el proyecto. En caso de contratacin
de servicios, se entender, SIN NECESIDAD DE ESTIPULACIN EXPRESA, que las
garantas constituidas para asegurar el fiel cumplimiento del contrato caucionan tambin
el pago de las obligaciones laborales y sociales con los trabajadores de los
contratantes(Art.31,43 garanta de seriedad y Art. 68 garanta de cumplimiento).
(Art. 4 Reglamento) el manual de procedimientos deber contemplar un procedimiento

para la custodia, mantencin y vigencia de las garantas, indicando los funcionarios
encargados y mtodos para informar al jefe de servicio sobre el cumplimiento de stas.
Este manual deber ser publicado en el sistema de informacin.
G. GESTIONAR LOS SERVICIOS POST ENTREGA
En algunos casos la gestin de contratos no finaliza con la entrega final

del producto, sino que va ms all cuando se mantienen obligaciones que
debe cumplir el proveedor, como por ejemplo compromisos de garantas o
servicios post venta en caso de fallas.
Es importante en el caso de que exista algn problema con el

proveedor, mostrarle la conveniencia de mantener una buena relacin
contractual para realizar otras compras a futuro.
Recordar: En contratos de servicios superiores a 1000 UTM la garanta

de fiel cumplimiento debe tener vigencia hasta 60 das hbiles despus de
culminado el contrato (Art. 11 Ley de compras).
H. REGISTRAR Y EVALUAR EL CONTRATO
Debemos contar con un registro (base de datos) que nos permita

ubicar rpidamente el contrato, las boletas de garanta, etc. Adems, tal
informacin nos servir de material de consulta y para futuras toma de
decisiones.
Tales registros deben tener campos que nos permitan evaluar a

nuestros proveedores.
A. CMO EVALUAMOS A NUESTROS PROVEEDORES?
Para evaluar a nuestros proveedores es importante que la unidad de

abastecimiento establezca mecanismos que permitan peridicamente
conocer la satisfaccin de los clientes internos respecto a las compras
realizadas.
B. EJEMPLO SOBRE COMO REGISTRAR UN CONTRATO
REGISTROS SUGERIDOS QU REGISTRAMOS?
1 Contrato N u otro dato que lo identifique
2 ID N ID www.mercadopublico.cl o sin ID (proceso no realizado en
www.mercadopublico.cl)
3 Ubicacin Dnde encontrar el archivo fsico y/o digital
4 Nombre de la compra Nombre de la compra
5 Tipo de contrato Nuevo o renovado
6 Proveedor Nombre y/o n u otro dato
7 Mecanismo de compra Convenio Marco, Licitacin Pblica, Licitacin Privada (tipo de
excepcin), Trato Directo (tipo de excepcin)
8 Rubro Rubro de la compra
9 Monto En Pesos y/u otra moneda (UF, USD o EUR)

10 Fecha inicio Fecha inicio del contrato
11 Fecha de trmino Fecha de trmino del contrato
12 Breve descripcin de la compra Breve descripcin de la compra
13 Entrega oportuna de producto o servicio S o No
14 Si no fue oportuna: Motivos (Opcional) Sealar motivos por los cuales la entrega no fue oportuna
15 Modificaciones o extensiones del contrato S o No
16 Si hubo modificaciones o extensiones: Motivos Sealar motivos cuando hubo modificaciones o extensin de contrato
(Opcional)
17 Trmino anticipado del contrato S o No
18 Si hubo trmino anticipado: Motivos (Opcional) Sealar motivos cuando hubo trmino anticipado
19 Calificacin general del Proveedor 1,0 a 7,0 u otra escala

Qu pas entonces en el caso

descrito?
Qu pas y que podemos hacer?
Qu caractersticas deba tener la empresa adjudicataria?

Qu relaciones existen entre el Concesionario y el MOP?
Qu Garantas se exigen?
Qu responsabilidades tiene el Inspector fiscal?
Qu atribuciones tiene DGOP?
Qu pas con la Auditora Ambiental?
Qu tipos de infracciones y multas existen?
Se consideran los daos a terceros?
Qu elementos de la etapa de construccin podran ser relevantes?, puede

subcontratar?
Se puede extinguir la concesin?
Qu se plantea respecto de la construccin de las obras?
Existe algn plan de prevencin de riesgos y medidas de contingencia?
Dudas y Consultas?
UNIDAD II: ADMINISTRACIN DE CONTRATOS

PRXIMA SESIN 7:
Administracin financiera de un contrato

Administracin tcnica de un contrato
Martes 5 y Jueves 5 Mayo: Evaluacin 2.1 (20%). Informe

PRODUCTO. Primera entrega parcial 20%. Informe escrito y
defensa oral.
Constitucin de la Sociedad.
Metodologa a utilizar en la Obra, la que deber estar

subdividida en Introduccin, Desarrollo y Conclusiones.
Jueves 26 Mayo: Evaluacin 2.2 (30%). Prueba escrita y caso

aplicado.

CLASE 06 ADM PERSONAS Y SUBCONT 2016-1 v1

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UNIDAD II: ADMINISTRACIN DE CONTRATOS

Martes 5 y Jueves 5 Mayo: Evaluacin 2.1 (20%). Informe

Metodologa a utilizar en la Obra, la que deber estar

Jueves 26 Mayo: Evaluacin 2.2 (30%). Prueba escrita y caso

Caso Aplicado: Qu est

Es un acuerdo entre el comprador y proveedor donde existen obligaciones y

En el caso de Convenios Marcos los derechos y obligaciones estn establecidos

Un Contrato puede variar desde una simple orden de compra y su

Segn el Art. 10 del nuevo reglamento, un contrato de servicios es aquel

Estos contratos de servicios se clasifican en:

Son servicios comunes, Son aquellos que

Son aquellos que demandan un

2.2 Servicios Personales

IMPORTANTE: Cada institucin es responsable de clasificar los

Luego, se preseleccionan a quienes ofertan de acuerdo a su

Se comunica a los oferentes seleccionados, quienes

De sta lista de oferentes ordenados por puntajes se elegir el

Contar con estimaciones referenciales del valor de los

Si el proveedor no fuese idneo o no se presentare, se

De que depende el contenido del

DE QU DEPENDE EL CONTENIDO DEL CONTRATO?

Depender de la complejidad de la adquisicin, encontrando

Son compras realizadas de manera habitual. Compras que

Son compras que requieren mayor especificacin en sus

CMO IDENTIFICAMOS UNA COMPRA COMPLEJA?

Segn la importancia estratgica para nuestra organizacin.

3. QU UTILIDAD TIENE PARA EL COMPRADOR EL

Tener una herramienta clara y precisa al relacionarse

Qu significa gestionar los

VI. QU SIGNIFICA GESTIONAR LOS CONTRATOS?

Significa realizar acciones eficaces y eficientes en la administracin de

EJEMPLO SOBRE LA IMPORTANCIA DE GESTIONAR UN CONTRATO

Imaginemos que deseamos contratar una consultora para estimar la demanda de un

El estudio dura 5 meses, donde el proveedor debe entregarnos un informe de avance al

La oferta del proveedor tena previsto recopilar la informacin histrica en el transcurso

Estas circunstancias no previstas podran entenderse como incumplimiento del proveedor

CMO GESTIONAR LOS CONTRATOS?

La gestin de contratos debe ser una tarea permanente y no responder slo a

A. Elaborar un buen contrato (establecer unas buenas bases de licitacin).

B. Definir roles y responsabilidades claras.

C. Gestionar la relacin con el proveedor.

D. Gestionar la entrega del producto o servicio.

F. Gestionar la modificacin o trmino anticipado del contrato (revisar segn

G. Gestionar los servicios post entrega.

H. Registrar y evaluar el contrato.

A. ELABORAR UN BUEN CONTRATO

Identificar como mnimo: (1) individualizacin del comprador y proveedor , (2)

CMO GESTIONAR LOS CONTRATOS?

B. DEFINIR ROLES Y RESPONSABILIDADES CLARAS

Determinar un responsable comprador para que el contrato llegue a

En el caso de compras sencillas es suficiente que una sola

En el caso de compras complejas o estratgicas es recomendable

CMO GESTIONAR LOS CONTRATOS?

C. GESTIONAR LA RELACIN CON EL PROVEEDOR

Mientras ms compleja sea la compra, mayor importancia reviste

Una buena relacin entre el comprador y proveedor entrega mejoras

Un ejemplo de flexibilidad es establecer una clusula en donde se

CMO GESTIONAR LOS CONTRATOS?

D. GESTIONAR LA ENTREGA DEL PRODUCTO O SERVICIO

Una vez ejecutada la compra, el bien o servicio deber ser

En la fecha, hora y lugar pactado