You are on page 1of 45

Organizacin

La organizacin como funcin administrativa dene la


distribucin de funciones y actividades inherentes al
plan.
Como etapa del proceso administrativo es consecuente
con la planeacin. Su importancia radica en el hecho de
que se establecen las relaciones funcionales de la
direccin, los niveles de responsabilidad y las funciones
de todos los integrantes de la empresa.
Principios de la organizacin
1. Unidad de direccin. La estructura de organizacin ecaz y efectiva se produce
cuando ca- da individuo contribuye al logro de objetivos de la empresa. Si la
organizacin facilita a cada uno de sus integrantes el aporte efectivo de su
contribucin se logra unidad de direccin

2. Eciencia. Los objetivos, las metas, las jerarquas y las relaciones funcionales
deben estar perfectamente denidos con el mnimo de costos o consecuencias
indeseables.

3. Tramo de control. A mayor complejidad, mayor control. El lmite de trabajadores


que pue- den ser supervisados por el administrador depende de las variables
contingentes, por ello la complejidad en la estructura de organizacin exige mayor
control.

4. De la jerarqua. A mayor precisin de lneas de autoridad, mayor efectividad en la


toma de decisiones y en la comunicacin.
Principios de la organizacin
5. De la delegacin. La delegacin adecuada es la que asegura el logro de resultados.

6. De la responsabilidad absoluta. La responsabilidad de los subordinados ante sus


superiores por la ejecucin de sus actividades es absoluta. De igual forma, el superior es
responsable por las actividades del trabajo de sus subordinados.

7. De la igualdad de autoridad y responsabilidad. La autoridad delegada para su


efectividad requiere del mismo grado de responsabilidad.

8. Del nivel de autoridad. Para que la delegacin surta el efecto planeado, cada nivel
de autoridad debe tomar las decisiones que sean de su competencia, sin permitir que
se transeran a otros niveles de autoridad.
Principios de la organizacin
9. De la divisin del trabajo. La base de la organizacin formal es la divisin del
trabajo nece- sario para lograr los objetivos de la empresa. Las actividades de la
empresa deben denirse y agruparse en torno a los objetivos previamente
diseados.
10. Del equilibrio. La estructura de organizacin debe ser de tal modo explicitado
que seale los puntos contingenciales, que deben ser compensados para evitar
el desequilibrio de la organizacin.

11. De la exibilidad. Consiste en la previsin de mecanismos para adaptarse e


incorporar ele- mentos o tcnicas necesarios para que la estructura de la
organizacin pueda cumplir con sus propsitos.

12. De liderazgo. De la forma en que la estructura de organizacin apoye el


liderazgo de sus administradores depende el buen desempeo y el desarrollo de
las potencialidades.
Elementos de la organizacin
formal
Divisin del trabajo. Implica dejar por escrito los diferentes niveles de
especialidad.
Denir funciones y actividades. Esto es, cules son operativas, cules
directivas, cules de administracin, cules son fundamentales y
cules accesorias, etctera.
Establecer jerarquas. Dejar claros los niveles de direccin y autoridad.
Determinar el sistema de organizacin. Indicando si ste es lineal,
funcional, matricial, etctera.
Establecer los sistemas de comunicacin.
Determinar normas y reglamentos.
Normas
Denicin
Las normas son sealamientos de observancia general que se establecen
para orientar la conducta en sentido positivo.

Funcin
La funcin de las normas en la organizacin es establecer sealamientos
generales para orientar las acciones del personal hacia el logro de los
objetivos organizacionales, mantener la disciplina y el orden.

Importancia
Su importancia radica en sealar lneas generales y requisitos para ejecutar
las actividades.
Normas
Requisitos
Fijarse por escrito. Las normas tienen la caracterstica de que indican la
necesidad de realizar las actividades conforme a ciertos sealamientos, si no se
jan por escrito es difcil que las personas sepan qu se espera de su trabajo.
Darse a conocer. Adems de jarse por escrito, las normas deben difundirse
por toda la organizacin a n de asegurar que los trabajadores y directivos de la
organizacin las conozcan.

Ejemplos
Todo el material e instrumental de ciruga deber llevar doble envoltura.
La ventanilla de atencin al pblico deber ser atendida con eciencia.
El personal de nuevo ingreso deber ser capacitado.
El personal deber anotar diariamente sus actividades en la hoja
Reglas
Concepto
Las reglas son sealamientos imperativos, los cuales estn sujetos a sancin en
caso de no ser aplicados.

Funcin
La funcin esencial de las reglas es establecer medidas disciplinarias, ordenar y
jar requisitos para el funcionamiento adecuado de la organizacin. Las reglas
se establecen en documentos denominados reglamentos.

Importancia
Las reglas y los reglamentos son importantes porque representan la seguridad
de que las accio- nes de todos los integrantes son las adecuadas. Son
importantes porque permiten la convivencia armnica del personal, apoyan la
disciplina y las acciones correctas.
Reglas
Requisitos al elaborar reglas
1. Expresar por escrito las normas e integrarlas en un documento especial que se denomina
reglamento.
2. Darse a conocer a todos los miembros de la organizacin.
3. Asegurar su observancia y cumplimiento.
4. Servir de control efectivo.
5. Deben estar acordes con las leyes respectivas. Al elaborar los reglamentos se deber cuidar que
no haya violaciones a la legislacin. Prever su aprobacin jurdica.

Ejemplos
Queda prohibido permanecer en la institucin fuera de las horas de trabajo
No introducir comida a los servicios
Slo se asistir a los servicios debidamente uniformado
Manuales
Denicin
Un manual es la concentracin sistemtica de los elementos administrativos propuestos para alcanzar un objetivo.
Se presentan stos en un folleto o libro fcil de manejar.

Funcin
La funcin de los manuales en una organizacin es garantizar la conducta uniforme en las activi- dades que as lo
requieran. Adems, tambin es una funcin de los manuales orientar a quien los consulta sobre los aspectos
relacionados con tcnicas, procedimientos y organizacin.

Objetivos
1. Precisar funciones en un documento denominado manual, con el propsito de que los miembros de la
organizacin tengan una fuente de informacin adecuada para realizar su trabajo.
2. Unicar criterios en la realizacin de las acciones de la empresa o institucin.
3. Simplicar el trabajo, actuando como elemento de consulta para realizar bien el trabajo y no tener que
repetirlo.
4. Orientar la seleccin de personal, por medio de las descripciones de puesto, perl del trabajador, descripcin
de trabajos.
5. Establecer rutinas de trabajo.
6. Permitir el mejor aprovechamiento de recursos.
Manuales
Elaboracin
Para elaborar los manuales es conveniente recurrir a documentos legales y a personal operativo y directivo, adems de
la observacin directa en el trabajo. La informacin debe ser uniforme y utilizar la terminologa correcta. Para sta, se
integra una comisin con directivos, personal de nivel operativo y el especializado en el rea de que se trate.

Difusin
Los manuales deben ser conocidos por todos los involucrados a efecto de que efectivamente cumplan su funcin. Se
entregarn en forma gratuita y en sesiones de instruccin y aclaracin de dudas.

Clasicacin
Por su rea de aplicacin, los manuales se clasican en:
Macroadministrativos
Microadministrativos
Por su contenido, en manuales de:
Organizacin
De procedimientos
Mltiples
Manuales de organizacin
Contienen los elementos administrativos referentes a funcionamiento. Se
subdividen en:
a) Manual de objetivos

b) Manual de programas
c) Manual de polticas
d) Manual de organigramas
e) Manual de descripciones de puestos
f) ) Manual de reglamentos
Un manual de organizacin necesita para su funcionamiento contener e integrar
los si- guientes aspectos:
Datos generales
Manuales de organizacin

Contienen los elementos administrativos referentes a


funcionamiento. Se subdividen en:
a) Manual de objetivos
b) Manual de programas
c) Manual de polticas
d) Manual de organigramas
e) Manual de descripciones de puestos
f) Manual de reglamentos
Manuales de organizacin
Un manual de organizacin necesita para su funcionamiento contener e integrar
los si- guientes aspectos:
Datos generales
Contenido (por captulos)
Introduccin
Directorio (principales funcionarios)
Antecedentes histricos de la institucin
Base legal
Estructura y organizacin
Organigramas
Descripcin de puestos
Otros manuales
Bibliografa
Se cuidar que los manuales se elaboren en hojas que puedan cambiarse
fcilmente cuando sea necesario hacer correcciones, con la nalidad de que
Manual de procedimientos

Contiene la secuencia cronolgica de las operaciones de un determinado


trabajo.
Para su elaboracin es necesario establecer los siguientes aspectos:
1. Datos generales. Se incluyen en este apartado el nombre y la razn social
de la institucin, el nombre genrico de los procedimientos, fecha y directorio.
2. Contenido. Se reere al ndice de contenido.
3. Introduccin. Se sealan las razones por las cuales se elabor el manual y
la justicacin del mismo.
4. Procedimientos. Los procedimientos se describen incluyendo objetivos del
procedimiento, reas de aplicacin, descripcin por pasos, grcas.
5. Bibliografa.
Manual mltiple

Contiene aspectos relativos al funcionamiento de la


organizacin y, al mismo tiempo, aborda procedimientos
generales.
Para su elaboracin, debe seguirse el orden que se da a
los manuales de organizacin. Un ejemplo de manuales
mltiples son los manuales de bienvenida, que contienen
aspectos de organizacin y procedimientos generales
para personal que ingresa a la empresa como: rutinas de
trabajo, papelera que se maneja, etctera.
Anlisis de puestos

Denicin
Es el estudio cientco y la exposicin de todas las circunstancias que concurren
en un puesto. Puesto es la descripcin del trabajo que ha de efectuarse y de las
aptitudes necesarias para ha- cerlo bien.
Si se quiere obtener la mxima productividad es necesario colocar en el puesto
a la persona adecuada, en vez de adecuar el puesto a las capacidades de la
persona.
Objetivos
Optimizar los sistemas de trabajo. Cuando se ajusta el trabajo a los
sealamientos decla- rados en la investigacin sobre los puestos necesarios,
evidentemente se mejora la forma de trabajar
Orientar la distribucin y seleccin de personal. Un anlisis de puestos,
adems de mos- trar la forma ms adecuada de dividir el trabajo, permite al
departamento de Recursos Humanos una seleccin ms acorde con las
Anlisis de puestos
Elaboracin
El estudio debe ser realizado por una comisin integrada por un asesor jurdico,
un representan- te sindical, un supervisor, un jefe de servicio y un miembro del
personal.

Ventajas
Delimita funciones y responsabilidades
Permite una remuneracin ms justa
Contribuye a una mejor seleccin de personal
Propicia la elaboracin de manuales
Asegura una mejor planeacin y distribucin de personal
Permite mejorar los sistemas de trabajo
Acta como instrumento de informacin en los programas de orientacin e
introduccin al puesto
Anlisis de puestos
Para elaborar un anlisis de puestos es necesario aplicar el mtodo cientco.
Los aspectos motivo de la investigacin sern:
1. Habilidad y capacidad mental que requiere el puesto.
2. Esfuerzo fsico necesario.
3. Responsabilidad y salud mental.
4. Condiciones de trabajo.
5. Riesgos de trabajo.

Nadie conoce mejor los detalles exactos del puesto que el que lo realiza, por
tanto, la informacin pertinente al puesto se debe recabar no slo a nivel
directivo sino al del personaloperativo. Los datos recabados deben ser lo ms
objetivos posible; se separarn las caractersticas especiales de la persona que
ocupe el puesto.
Una vez recabada la informacin, el anlisis de los resultados se hace
separando aquellos datos que constituyen el trabajo de los datos que se reeran
Descripcin de puestos
Denicin
Es el documento en el cual se consignan las funciones, relaciones, jerarquas, requisitos y
percepciones referentes al puesto. La descripcin de puestos tiene en la actualidad una
importancia distinta al modelo neoclsico, que fue quien le dio origen.
Objetivos
Delimitar funciones. La descripcin de puestos reeja exactamente qu le
corresponde hacer a cada nivel de responsabilidad
Orientar al personal. Cuando es necesario, el personal puede consultar su descripcin
de puesto y actuar en consecuencia
Facilitar la supervisin. Cuando se adiestra, se orienta o se ensea al personal la
descripcin de puestos suele ser ampliamente signicativa. En la evaluacin de personal
super- visado es tambin verdaderamente til la descripcin de puestos
Apoyar la valuacin de puestos. Para determinar el valor del trabajo que cada quien
rea- liza, la descripcin de puestos facilita el proceso
Mejorar la administracin de personal. La administracin de personal incluye desde la
planeacin, pasando por las tcnicas de integracin y el control. En cada una de las
funciones administrativas, la descripcin de puestos representa una herramienta muy
Descripcin de puestos

Aspectos necesarios al describir un puesto


Con el modelo neoclsico los aspectos necesarios para
describir un puesto fueron anndose e incluyeron a
detalle todas las funciones y actividades que requiere un
puesto para cumplir con los objetivos de la organizacin.
Descripcin de puestos
El propsito fundamental de la descripcin de puestos fue originalmente utilizar al
mximo los recursos y controlar la productividad al distribuir adecuadamente todas las
acciones necesarias para ejecutar un plan.
Los aspectos a considerar para describir un puesto son:
1. Ttulo del puesto.
2. Ubicacin.
3. Especicacin de funciones y actividades.
4. Jerarquas de puesto.
5. Requisitos para ocupar el puesto.
6. Habilidad y destreza necesarias.
7. Capacidad fsica apropiada al puesto.
8. Capacidad mental.
9. Responsabilidad.
10. Condiciones de trabajo.
Descripcin de puestos

Con el modelo de calidad, las descripciones de puestos tienen otra


orientacin, pero se constituyen en elementos importantes en
todas las reas funcionales.
Actualmente, la descripcin de puestos se utiliza para establecer
estndares de calidad, cada aspecto o actividad a realizar tiene
parmetros de medicin.
En la reingeniera se aplican para denir los procesos y para
integrar aspectos dispersos.
Valuacin de puestos
Denicin
La valuacin de puestos consiste en determinar el valor de cada puesto,
estableciendo diferencias en el salario asignado segn el trabajo que se desempee.
Lo anterior se realiza de acuerdo con parmetros, mismos que se delimitan segn el
mtodo utilizado para valuar el puesto.

Objetivos
Equidad en los salarios. La valuacin de puestos se realiza conforme al principio
de igual
trabajo, igual salario.
Percepcin acorde con las funciones. De acuerdo con el grado de conocimientos
y complejidad
que requiere determinado trabajo, se establece el pago correspondiente
por el mismo.
Valuacin de puestos
Funcin
La funcin de la valuacin de puestos es primordialmente el manejo racional de los
recursos nancieros de la organizacin.

Desventajas
La delimitacin de funciones y su valor dependen de las posibilidades econmicas
con que cuente la empresa.

Elaboracin
Interviene una comisin integrada por un asesor jurdico, un representante
sindical, un jefe de departamento y un miembro del personal aplicativo del puesto
en cuestin.
Mtodos
Los mtodos ms usuales son:
Por grados
Por series
Por comparacin
Por puntos
Para valuar puestos se clasican las funciones, se asignan valores a las actividades y
la sumatoria determina el valor del puesto.
Aspectos que se consideran al valuar puestos:
Grado de complejidad de las funciones y actividades
Preparacin y experiencia para el puesto
Habilidades y destrezas requeridas
Esfuerzo necesario
Riesgos de trabajo
Condiciones laborales
Nivel de autoridad inherente al puesto